Kiezen tussen Power BI & Excel? Dit zijn de verschillen

Hoor jij tegenwoordig ook steeds vaker het volgende: “Power BI gaat Excel toch vervangen?” Ik hoor dit regelmatig. Voor een deel is dit waar, maar niet voor alles. In dit artikel leer je wanneer je Power BI inzet en wanneer Excel.

Waarom hebben we BI-tools zoals Power BI nodig?

Microsoft Excel is al heel veel jaren één van de belangrijkste softwareprogramma’s. Op nagenoeg elke pc en laptop is Excel te vinden. Met dit programma kun je eenvoudige berekeningen, maar ook de meest complexe berekeningen maken. Maar waarom hebben we dan BI-tools nodig?

Organisaties zijn steeds meer processen gaan digitaliseren, er is steeds meer data gekomen en er is een steeds grotere behoefte om deze data te ordenen en overzichtelijk te presenteren. Data zijn leuk, maar als je er informatie van maakt kun je er echt wat mee. De software die gemaakt is om deze data te presenteren staat bekend als business intelligence (BI) tools. Naarmate organisaties steeds complexere gegevens hebben verkregen en deze data ook nog uit verschillende bronnen afkomstig is, worden ook de grenzen van Excel bereikt.

Data zijn leuk, maar als je er informatie van maakt kun je er echt wat mee.

Het ontstaan van BI-tools als bijvoorbeeld Power BI zijn noodzakelijk geworden om de hoeveelheid data en bronnen aan te kunnen. Power BI is ontworpen met specifieke, meer geavanceerde toepassingen van Excel in gedachten, waardoor complexe en herhaalde gegevensanalysetaken sneller en efficiënter kunnen dan Excel aan kan.

Power BI is ontworpen om processen zo vaak als nodig te herhalen, met ongelooflijke snelheid en weinig tot geen verdere handmatige actie. Excel is daarbij niet overbodig geworden. Het is wel noodzakelijk om te weten wanneer je Excel inzet en wanneer Power BI.

Excel of Power BI?

Excel is al jarenlang dé tool van professionele organisaties en zal ook de komende jaren in bijna elke organisatie wel een rol blijven spelen. Als je kijkt naar het maken van rapportages, en niet naar wat Excel nog meer kan, zal je wel zien dat de rol zal worden overgenomen door Power BI.

Wanneer kies je voor Power BI?

In de volgende gevallen kies je voor Power BI:

1. Het leveren van een voortdurende analyse

Het proces van het verzamelen van gegevens en deze omzetten naar een rapportage kan volledig worden geautomatiseerd in Power BI. Het kost niet alleen minder tijd, maar je hebt ook real time overzicht.

2. De rapportage gebaseerd is op meerdere gegevensbronnen

Power BI maakt een koppeling met de software, laadt de gegevens in en zet het om naar een overzichtelijke rapportage. De koppeling tussen de software is een stuk makkelijker en intuïtiever dan in Excel.

3. Het zoveel als mogelijk voorkomen van menselijke fouten

Hoe complexer de berekeningen en hoe meer data, hoe groter de kans op fouten. Doordat in Power BI de koppeling met de data is gemaakt, is de kans op fouten in Power BI kleiner dan in Excel. Zeker als je eenmaal die rapportage hebt opgesteld.

4. Rapportages gebaseerd op grote hoeveelheden gegevens

Power BI kan vrijwel onbeperkte hoeveelheden data aan en is ontworpen om op servers en in de cloud te werken. De verwerking is daardoor veel sneller, efficiënter en betrouwbaarder.

5. Het delen van rapportages

Rapporten gemaakt in Power BI kunnen eenvoudig gedeeld worden via samenwerkingsplatformen. En nog belangrijker, ze zijn altijd beschikbaar en up-to-date.

Wanneer kies je voor Excel?

In de volgende gevallen kies je voor Excel:

1. Een eenvoudige rapportage maken

Heb je één dataset dan is Excel de gemakkelijkste manier om snel een ​​eenvoudige grafiek te maken en gegevens te analyseren.

2. Voor het eerst een rapportage maken

Als je aan het brainstormen bent over hoe de rapportage er uit moet komen te zien dan kun je in Excel snel een rapportage opzetten en ook weer aanpassen als je besluit dat het toch anders moet.

3. Iets anders maken dan een rapportage

Wat als je een planningsoverzicht, leveranciersbeoordeling of actielijst wilt hebben? Iets anders dus dan een rapportage. Het is heel goed mogelijk om dit in Excel in te bouwen.

4. Een (eenmalige) analyse maken

Vanwege de snelheid waarmee je in Excel eenvoudige berekeningen kunt maken, is het vaak de beste keuze voor een analyse die maar één keer wordt uitgevoerd.

Bedenk, er is geen wet van Meden en Perzen, elke situatie is toch weer anders en ook elke organisatie vraagt weer wat anders. Waar de één eerder kiest voor Excel omdat het een bekende tool is, zal een ander voor een rapportage toch eerder gaan voor de mogelijkheden die Power BI biedt.