Event-etiquette: wees de ideale bezoeker met deze 5 tips

Aan tafel, in het openbaar vervoer… Er zijn genoeg plekken waar geschreven of ongeschreven etiquetteregels gelden. De drang naar fysiek ontmoeten tijdens en na de lockdown heeft er inmiddels weer voor gezorgd dat fysieke evenementen terug zijn van weggeweest. Maar welke event-etiquette geldt daar als bezoeker? In dit artikel doe ik 5 suggesties.

1. Registreer je op tijd

Sinds corona zie ik het bij vrijwel alle typen events terug. Mensen registreren zich pas op het laatste moment voor een event. Ontzettend vervelend in de planning als organisator en als gast, als het ineens uitverkocht is. Ik probeer dit te voorkomen door standaard aantrekkelijke early bird-kaarten aan te bieden. Maar het liefst heb je natuurlijk dat mensen zich op tijd inschrijven.

Vaak worden events maanden van te voren aangekondigd. Waarom zou je dan een week van tevoren pas een kaart kopen, als je gelijk al weet dat je wil gaan?

Als je weet dat je een event wil bijwonen, registreer je dan direct. Het geeft de organisator de mogelijkheid om een goede inschatting te maken van zaken als catering en eventswag en verspilling te voorkomen. Maar ook: eventueel een grotere locatie te zoeken of een bestaande uit te breiden, als het aantal inschrijvingen boven verwachting is. Krijg je een uitnodiging? Reageer dan en doe dit binnen 24 uur.

In een eerder artikel schreef ik over het hoge aantal ‘no shows’ bij veel events. Dit wordt veroorzaakt door mensen die zich niet netjes afmelden. Kun je toch niet komen nadat je jezelf hebt aangemeld? Meldt dit dan altijd. Het is een kleine moeite, maar helpt organisatoren ontzettend om verspilling tegen te gaan en mensen op de wachtlijst blij te maken.

2. Kom op tijd

Toen ik vroeger de TED-events organiseerde, deed ik veel data-onderzoek, waaronder rondom de registratie. Wat blijkt? 90% van de gasten komt pas 10 minuten voordat het programma begint binnen. Dit resulteert in een lange rij mensen die ongeduldig worden omdat het programma al begint. Het zorgt daarnaast voor ongemakkelijke situaties van mensen die langs het zittende publiek moest glippen die in een lange rij stoelen zitten, om bij die enige lege stoel te komen.

90% van de gasten komt pas 10 minuten voordat het programma begint binnen.

Bij de meeste events houd ik de deuren tijdens de sessies gesloten tijdens de sessies en kunnen laatkomers enkel bij een volgende sessie de zaal in. Uit verschillende questionnaires na events kreeg ik namelijk van bezoekers terug dat zij zich echt ontzettend storen aan de laatkomers, die, terwijl zij aandachtig luisteren naar de spreker of host, met lawaai alsnog een stoel zoeken. Er zijn ook veel (zenuwachtige) sprekers die hierdoor worden afgeleid, wat hun presentatie niet ten goede komt.

Veel events hebben een inloop, waar de warme koffie klaarstaat. Wees gewoon op tijd en kijk van tevoren wat de verkeerssituatie is om vertraging te voorkomen. Dan kun je gelijk met andere bezoekers netwerken en even je hoofd leeg maken, voordat je jezelf in de zaal onderdompelt in alle content.

Als organisator programmeer ik altijd topsprekers direct aan het begin van het programma, om bezoekers ook echt te prikkelen op tijd te komen (en niet pas aan het einde).

3. Lezen in plaats van vragen

Nu kom ik zelf ook nog weleens websites van events tegen, waar ik met meer vraagtekens achterblijf dan met antwoorden. Maar over het algemeen zijn de websites goed up-to-date en staan alle belangrijke details er. Toch verbaas ik mij altijd over de overvolle mailboxen van de organisatie, met mails van mensen die duidelijk niet even de moeite hebben genomen om de website te bekijken. Ik heb het bijvoorbeeld over de datum, tijden, locatie en andere praktische maar belangrijke details, die vaak standaard op de homepage staan.

Nu hoor ik van collega event-organisatoren dat men dit soort mails (met dit soort vragen) vaak negeert en niet beantwoordt of simpelweg een screenshot van de website stuurt. Maar uiteraard houd je de communicatie in aanloop naar een event ook graag zo positief mogelijk.

Kijk eerst eens op de site en socials van een event, voordat je vragen afvuurt op de organisatie. Noteer de details in je agenda en klik mails vanuit de organisatie in aanloop naar het event niet zomaar weg. Vaak scheelt het je onnodige moeite om berichten naar de organisatie te sturen en kun je gelijk vervolgactie ondernemen.

Als organisator zorg ik dat bij het design van de site, de FAQ knop gelijk duidelijk in het zicht is, net als de basisinformatie (datum, locatie). En vraag altijd aan 1 of 2 vrienden of zij het deze informatie snel kunnen vinden, om dit te testen.

4. Je bent niet alleen

Het is heel handig als je snel weg wil, als de sprekers bijvoorbeeld tegenvallen, maar dat de andere bezoekers daardoor allemaal verplichte yoga-moves moeten doen, is wat minder vriendelijk. Je ziet ze bij elk event. Mensen gaan aan de zijkant van een rij stoelen zitten en semi-blokkeren daarmee een hele rij. Ongemakkelijk voor je mede bezoekers. Vooral voor de vele mensen die niet durven te vragen of ze er langs mogen.

Denk bij het aanwezig zijn op een event ook eens aan je medebezoeker. Ruim de troep die je maakt achter je op, zodat de plaats gelijk vrij en schoon is voor een volgende bezoeker. Ga niet de openbare wifi overbelasten door Netflix leeg te downloaden of alle apparaten die je bij je hebt erop aan te sluiten. De wifi op events wordt steeds sneller, maar is nog niet op glasvezelniveau.

Besteed ook aandacht aan jouw telefoon- en tabletgebruik in de zaal. Voortdurend oplichten, trillen of tikkende geluiden maken, zal de aandacht van iedereen om je heen afleiden. Niet alleen dat: je bent bij de sessie (als het goed is) om geïnspireerd naar buiten te lopen. Voortdurend op je telefoon zitten vermindert de aandacht die je hebt om te horen wat de spreker te zeggen heeft. Terwijl die zoveel tijd heeft gestoken in zijn verhaal.

Wat u niet wilt dat u geschiedt doe dat ook een ander niet.

Dit leerde mijn moeder mij altijd vroeger. Je vindt het zelf ook fijn als je makkelijk kunt gaan zitten, op een schone plek, en vol aandacht kunt luisteren naar de sprekers.

Als organisator of host van een event benadruk ik het elke sessie duidelijk richting het publiek. ‘Check even of alles uit staat’. Moet je werken? Ga dan achterin de zaal zitten. Als het mogelijk is, kun je ook prima achterin de zaal werkplekken maken (tafels met stroomaansluiting), zodat mensen daar kunnen werken en ondertussen nog wat meekrijgen van het programma.

5. Netwerken

Laatst sprak ik als organisator op een event een gast aan, waarover ik een opmerking kreeg van een andere gast. Hij zou zeer opdringerig aan het pitchen zijn. Deze accountmanager antwoordde dat hij “zonder 5 visitekaartjes niet terug op zijn werk hoefde te komen”. Ik denk dat mensen die een kaartje van hem hebben aangepakt, dat vooral hebben gedaan om van hem af te komen.

Netwerken is nog steeds een van de twee belangrijkste redenen voor bezoekers om naar een event te komen. Het is ook dé reden waarom veel organisaties weer fysieke events organiseren, in plaats van virtuele, waar het netwerken een stuk lastiger gaat. Toch gaan we standaard als kuddedieren bij de mensen staan die we al kennen. Zonde!

Probeer bij de lunch of borrel eens in gesprek te gaan met een andere bezoeker die je nog niet kent. In plaats van gelijk te beginnen met ‘wat doe je’, kun je ook het gesprek aan gaan over een goede spreker, de reden waarom je het event bijwoont of ontwikkelingen in de branche. Dit zorgt naar mijn mening niet alleen voor een veel geloofwaardiger en natuurlijker gesprek, maar ook voor een betere emotionele verbinding. Een verbinding die een goede basis kan zijn om daarna rustig af te tasten of je elkaar ergens mee van dienst kunt zijn.

Face-to-face of online

Als face-to-face netwerken niet jouw ding is, ga dan online met andere deelnemers aan het evenement in gesprek. Of je nu tweet, een foto op Instagram plaatst of een LinkedIn-artikel publiceert over het evenement dat je bijwoont. Ik hoor vaak leuke reacties van mensen die op die manier snel ‘likeminded’ bezoekers hebben ontmoet, wat uiteindelijk alsnog resulteerde in een fysieke ontmoeting.

Als het evenement een hashtag heeft, zorg er dan voor dat je deze in je berichten gebruikt. Dan kunnen mensen die op zoek zijn naar anderen die over het evenement praten, je makkelijk vinden. Het plaatsen van de berichten zorgt er als laatste voor dat je de organisator van het event een handje helpt om het event verder te promoten.

Het hoeft maar één persoon te zijn die je, door goed te netwerken, leert kennen en waar je uiteindelijk vervolgstappen mee gaat zetten. Commercieel of juist niet: het is altijd deze uitkomst bij een event, waar ik veel bezoekers nog lang over hoor napraten.

Als organisator zie ik in zowel de mailing, maar ook andere communiqués rondom de events, heel duidelijk op wat voor manieren mensen allemaal kunnen netwerken. Daarnaast hang ik ook vaak posters of borden door de hele locatie, om het met qr-codes mensen nog makkelijker te maken om bijvoorbeeld een event-app te downloaden of een netwerkkanaal te joinen.

Een kleine moeite, een groot effect

Het is belangrijk om iedereen die aan het werk is te bedanken. Van de barista die de koffie maakt tot de schoonmaker die alles fris maakt. Het is een kleine moeite en zorgt vaak voor een glimlach op het gezicht van de ontvanger.

Ook op events kun je dit gratis en voor niets doen. De mensen die de hele dag voor jou klaarstaan om de tafel af te ruimen en de koffie in te schenken, maar ook de mensen van de techniek, de sponsoren en de organisatie zelf. Ook al ben je nog zo goed voorbereid en organiseer je het event al jaren, ik werd na 10 jaar TED-events organiseren ook nog elke keer weer geconfronteerd met een wervelwind aan onverwachte uitdagingen.

Waardering krijgen als persoon voor jouw inzet is dan ook heel fijn. Al is het maar één woord, blijkt ook uit onderzoek van de universiteiten als Harvard en Berkely.

Probeer je op het volgende event waar je naartoe gaat te gedragen als een bezoeker waar de organisatie van droomt. Het is een kleine moeite om je aan deze event-etiquette te houden, maar het heeft een groot positief effect.