Interne communicatie & digitale samenwerking: 10 trends voor 2023

2022 was een bewogen jaar: onze kantoren gingen weer open, onze collega’s hadden het zwaar en we zagen fascinerende nieuwe toepassingen van technologieën als virtual reality en artificial intelligence. Maak je borst maar nat voor 2023. In dit artikel lees je over de trends voor interne communicatie en digitale samenwerking.

In mijn 10 trends hieronder kunnen jullie een aantal trends herkennen van vorige jaren. Niet zo gek, want het zijn grote onderwerpen als hybride werken, medewerkersbeleving en inclusieve communicatie. Die zijn natuurlijk niet in een jaar opgelost, Maar om eerlijk te zijn boeken we met z’n allen wel teleurstellend weinig progressie.

Dat komt vast omdat het om grote en ingrijpende veranderingen gaat in de manier waarop we (hybride) samenwerken en communiceren. Veranderingen ook waarbij communicatiemensen andere afdelingen nodig hebben, zoals HR, IT en management. Daarvoor is dan weer afstemming en prioritering nodig, wat meestal betekent dat leiders erover moeten beslissen. En die lijken nog niet helemaal doordrongen van de grote kansen, maar ook de urgente noodzaak van deze veranderingen.

Hoe komen we dan toch vooruit? Ik zal bij de trends hieronder steeds een voorzet doen voor acties die jullie als (communicatie-)team zelfstandig kunnen initiëren – om op de ontwikkelingen voor te sorteren en om anderen mee te krijgen. Laat je dus niet tegenhouden!

• 1. We zijn nog niet klaar met hybride werken
• 2. De dekselse DEX
• 3. Meeten in de metaverse
• 4. ChatGPT: aye aye of aiai?
• 5. Welzijn of er niet meer zijn
• 6. Hybricultuur
• 7. Authentieke goblins
• 8. Grenzen aan gedrag
• 9. Generatie Z: je bent jong en je wilt wat
• 10. Niet zo somber!

1. We zijn nog niet klaar met hybride werken

Voor het derde jaar met stip op nummer 1: hybride werken. Natuurlijk besef ik dat minder dan de helft van de werkende Nederlanders hybride werkt, zoals cijfers van TNO uitwijzen. Maar door automatisering kan steeds meer werk, zelfs in sectoren als zorg en industrie, (deels) op afstand gedaan worden. Dat zal ook wel moeten, want volgens onderzoek van AT&T wil bijna 9 op de 10 mensen hybride werken. 

Zakenblad De Economist koos hybride werken als het woord van het jaar. Ze betogen ook dat het nog lang niet af is, waar ik het hartgrondig mee eens ben. Zo mag flexibiliteit niet ontaarden in een free-for-all en moet je een goede structuur neerzetten, als team en als organisatie. Bijvoorbeeld met ‘ankerdagen’ waarop iedereen op kantoor moet zijn. Die zijn belangrijk om sociale banden en een gedeelde cultuur te onderhouden (of op te bouwen), en voor generatieve bijeenkomsten, zoals strategiesessies of brainstorms. En dan niet toch mensen laten inbellen! 

Sommige bedrijven schieten hierin door, met als bekende voorbeelden Tesla en Twitter, waar Elon Musk eist dat iedereen weer voltijds op kantoor is. Dat geeft blijk van wat Microsoft ‘productiviteitsparanoia’ noemt in hun laatste Work Trend Index Report. Uit onderzoek onder 20.000 mensen in 11 landen blijkt dat 87% van medewerkers vindt dat ze productief zijn, terwijl maar 12% van hun leiders daar vertrouwen in heeft. Dat is verbijsterend, zeker als je weet dat biljoenen gebruiksgegevens van Microsoft apps lijken te bewijzen dat de medewerkers gelijk hebben. Ze werken harder dan ooit, ook buiten kantooruren. 

De oplossingen? Wees helder over doelen, creëer een open bedrijfscultuur en introduceer nieuwe asynchrone en transparante manieren van werken. Minder vergaderen en meer delen, dus.

Actie
In een eerder artikel beschreef ik al 5 initiatieven voor hybride werken waar je direct mee aan de slag kunt, van het ondersteunen van leiders tot het inclusiever maken van communicatie. Een aantal daarvan komen hieronder terug. Maar richt hybride werken vooral ook goed in met je eigen team: maak duidelijke afspraken, kies goede tools en evalueer vaak.

2. De dekselse DEX

Succesvol hybride werken is per definitie afhankelijk van goede digitale tools en content, van chat tot samenwerken aan bestanden en van een kennisbank tot online communities. Die Digital Employee Experience (DEX) is bij veel organisaties een onoverzichtelijke ratjetoe. 

Met name voor nieuwelingen is dat een ramp. Onlangs deed ik bij een grote bank een online vragensessie met IT’ers en hun CTO. Allemaal klaagden ze over de gebrekkige onboarding. Maar ze kwamen ook met maar liefst 100 ideeën om het beter te doen – en rolden als vanzelf in een Teams community om dit soort zaken aan te pakken. 

De DEX heeft een technologische kant, natuurlijk meestal belegd bij ICT. Het goede nieuws is dat hun favoriete leverancier nu aan de weg timmert met een nieuw platform, Microsoft Viva: betrouwbaar en veilig voor ICT, best gebruiksvriendelijkheid en flexibel voor de rest van ons. 

Maar de DEX heeft ook een contentkant. Wat staat waar? Wat communiceren we via welke kanalen? Welke vorm kiezen we daarvoor? Ook dat is bij veel organisaties onduidelijk, zowel voor de contentmakers als voor de gebruikers. Probeer dit in kaart te brengen en vooral te versimpelen. 

Actie
Begin ermee om niet hetzelfde bericht te kopiëren op al je kanalen. Kijk waar je verschillende doelgroepen actief zijn en pas je boodschap aan hen en aan het kanaal aan. 

3. Meeten in de metaverse

De ultieme DEX voor hybride werken wordt ongetwijfeld de metaverse. Deze zomer schreef ik er een longread over, geïnspireerd door het boek Reality+ van techfilosoof David Chalmers, die ik later ook op het Amsterdamse Brainwashfestival tegenkwam. Kort gezegd gaat hij er (goed onderbouwd) vanuit dat op termijn virtual reality niet meer te onderscheiden zal zijn van de echte realiteit. Daar verbindt hij overigens de (weer goed onderbouwde) conclusie aan dat we met zijn allen hoogstwaarschijnlijk allang in een metaverse leven, maar dat terzijde.

Op werkgebied staat virtual reality nu nog in de kinderschoenen, maar er is al meer mogelijk dan veel mensen denken. Zo zijn er virtuele werkomgevingen in bijvoorbeeld Microsoft Mesh en Meta Horizons, waarin je via VR-headsets bijeenkomsten kunt houden. Nu nog met cartooneske avatars, maar binnenkort met levensechte representaties van onszelf, zoals Meta onlangs liet zien. 

De metaverse is eigenlijk kantoor en thuiswerken ineen. Je kunt iedereen met een druk op de knop persoonlijk ontmoeten, waar ze zich ook fysiek bevinden, en er is ook altijd een (virtuele) vergaderruimte beschikbaar. De vraag is trouwens wel of dat niet leidt tot meer in plaats van minder vergaderen. 

Actie
Huur een paar VR-headsets (of leen ze van je gamer-vrienden of kinderen) en ervaar hoe het is om je teammeeting in virtual reality te doen.

4. ChatGPT: aye aye of aiai?

We hebben de metaverse gehad, dan komt nu natuurlijk artificial intelligence (AI). Want wat zou een trendslijst zijn zonder ChatGPT? Deze schrijvende AI-chatbot, getraind op enorme hoeveelheden (internet) content, roept verbazing, enthousiasme, maar ook angst op. 

In de context van interne communicatie kun je dit soort technologie vandaag al gebruiken om razendsnel content te maken voor verschillende doelgroepen en in verschillende formats, stijlen en talen. Als je nu denkt: dat lukt toch nooit met onze unieke content, dan zeg ik: probeer het maar eens. 

Zo lieten wij ChatGPT (als proef!) een intern klantbericht over een nieuwe marketingstrategie herschrijven. We waren verbaasd hoe accuraat en gebruiksklaar de gegenereerde tekst was. Binnenkort komen er bovendien systemen waarin je alle documenten en communicatie van je eigen organisatie kunt uploaden om daarmee nieuwe content te genereren. 

Dus ja, ChatGPT, beeldengenerator DALL-E (beide van OpenAI, waarin Microsoft net 10 miljard heeft geïnvesteerd), videogenerator Make-a-Video van Meta en andere AI-tools kunnen een bedreiging zijn voor communicatieprofessionals. Maar alleen als je jezelf als traditionele contentmaker en redacteur ziet, en zelfs dan kunnen ze je ondersteunen als ‘copilot’ en werkversneller. 

Als je je rol definieert als moderator, aanjager en facilitator van communicatie, dan zijn de mogelijkheden eindeloos. Deze tools stellen iedereen in je organisatie in staat zich te uiten, zelf professionele content te maken en hun creativiteit te ontplooien. Then you just ride the wave!

Actie 
Simpel: maak een account aan en ga experimenteren, zoals ik heb gedaan met de plaatjes bij dit artikel. Of ga jezelf omscholen tot prompt engineer! 

5. Welzijn of er niet meer zijn

Zo, genoeg over de spannende toekomst van werk. Terug naar het hier en nu, waar het voor veel van onze collega’s al spannend genoeg is. Hun welzijn en de mentale veerkracht nemen schrikbarend af. Cijfers van Gallup laten zien dat onder Nederlandse werknemers 39% zich grote zorgen maakt, 30% veel stress ervaart, 15% vaak bedroefd is en 9% vaak boos. 

Niet meer dan 12% is betrokken bij hun werk (in de VS is dit 34%). De rest draait hun uurtjes of is op zoek naar een andere baan. Dat leidt tot het fenomeen ‘quiet quitting’: je werk blijven doen terwijl je mentaal al afscheid hebt genomen.

Hoe komt dit? Hybride werken wordt toch vaak als het beste van twee werelden gezien? Met de inspiratie en camaraderie van kantoor en de flexibiliteit en rust van thuiswerken? Maar klopt dat wel? De Economist vraagt zich terecht af of het in voor geestelijk welzijn niet juist het slechtste van twee werelden is.

Sociale isolatie ligt op de loer: uit onderzoek blijkt dat de kans dat je een willekeurige collega tegenkomt met 64% afneemt als je 3 in plaats van 5 dagen per week op kantoor werkt. En zelfs met 84% als je er maar 2 dagen per week bent. We hebben ook allemaal aan den lijve ondervonden dat videovergaderen veel vermoeiender is dan fysieke bijeenkomsten. 

Ook hiervoor is het zaak om teams en individuele medewerkers een goede structuur te bieden, met betekenisvolle interacties op kantoor en sociale digitale tools om vanuit huis verbonden te blijven. 

Actie
Geef een grote zwengel aan je sociale kanalen. Ga niet zenden, maar betrek mensen (de @ is heilig!) en help ze onderling verbinding te leggen.

6. Hybricultuur

Voor het welzijn van medewerkers is een goede bedrijfscultuur een voorwaarde. Maar hoe bouw of onderhoud je die in een hybride wereld? Volgens Gartner moeten we van verbinding door osmose (vermenging) naar verbinding door werk. Dat betekent dat we onze collega’s bewust moeten maken van hun waarde voor de organisatie. 

Emotionele nabijheid moet fysieke nabijheid vervangen. Belangrijk daarbij zijn een aansprekende missie en als organisatie een positieve impact maken in de maatschappij, zoals met ESG-doelen (Environment, Social, Governance) en acties. Grappig genoeg kan de stemming hierover wel snel omslaan. Zo is sinds de oorlog in Oekraïne defensie ineens geen vies woord meer en moesten multinationals zich als de wiedeweerga terugtrekken uit Rusland.

Ook moments that matter, waarin mensen zich gezien voelen, zijn belangrijk. Die momenten moet je in een hybride wereld als organisatie actief creëren, zowel op kantoor (ankerdagen!) als online. Omdat je veel minder grote evenementen kunt organiseren moet je ze vooral faciliteren op teamniveau.

Actie
Start dialogen over cultuurthema’s op je sociale kanalen en faciliteer cultuurdragers om online communities of practice of communities of interest op te zetten. 

7. Authentieke goblins

Bij communicatie over cultuur en welzijn is één ding essentieel: authenticiteit. Het is de nummer 1 kwaliteit van een manager om hen te helpen goed werk te leveren, zegt 85% van werknemers in de eerder genoemde Work Trend Index. 83% van die managers verwacht dat op hun beurt van leiders.

Authentiek betekent geloofwaardig, origineel en persoonlijk. Help leiders dus om een eigen stem te vinden in hun communicatie. Moedig ze aan om een mening te verkondigen of een eigen standpunt in te nemen, bijvoorbeeld over de eerder genoemde ESG-onderwerpen. De nieuwe Stories en Leadership corner in Microsoft Viva Engage zijn hier heel geschikt voor. Die Stories lenen zich natuurlijk bij uitstek voor storytelling, een manier van communiceren die een emotionele verbinding oproept, vaak door verhalen persoonlijk te maken. Dat kan best een schokkerige selfievideo zijn, want overgeproduceerde content voelt niet authentiek.

En die goblins dan? Nog een woord van het jaar, nu van de Oxford Dictionary: ‘goblin mode’. Ontstaan tijdens de pandemie, toen we allemaal in onze joggingbroeken languit op de bank werkten, gaat dit over het verwerpen van sociale normen. De strakke pakken waren we al een tijdje kwijt, maar nu wordt het steeds normaler om in je T-shirt op een videocall te verschijnen. Lekker authentiek!

Actie
Pas storytelling toe in je werk en stimuleer leiders om persoonlijke berichten te delen. 

8. Grenzen aan gedrag

Authentieke leiders dus, maar als werknemer moet je net zo goed jezelf kunnen zijn. Gelukkig is hier nu veel aandacht voor. Zo was ik afgelopen jaar betrokken bij een online sessie over diversiteit en inclusie bij een grote bank waar maar liefst 10.000 medewerkers aan meededen. Een psychologisch veilige werkomgeving is essentieel voor inclusiviteit. Die is er helaas nog lang niet overal: vakbond CNV rapporteert dat bijna 3 miljoen werkenden zich weleens geïntimideerd voelt op hun werk. Wel worden de grensoverschrijdende horken met Trumpiaanse trekjes (waar ik eerder over schreef) gelukkig steeds vaker aan de schandpaal genageld – zoals bijvoorbeeld Matthijs van Nieuwkerk en Khadija Arib. 

Hoe creëer je een veilige werkomgeving? Harvard-professor Amy Edmonson spoorde leiders op het recente Amsterdam Business Forum aan meer bescheidenheid, nieuwsgierigheid en empathie aan de dag te leggen. Gartner pleit voor ‘menselijke leiders’, met empathie, veranderbereidheid en, daar heb je het weer: authenticiteit. 

Let ook speciaal op je digitale kanalen, want sommige mensen menen zich daar meer te kunnen veroorloven. Denk maar aan de bekende reaguurders en roeptoeters in social-mediabubbels. Spreek collega’s hierop aan. 

Actie
Maak deze thema’s bespreekbaar en zorg voor veilige manieren om grensoverschrijdend gedrag te kunnen melden. 

9. Generatie Z: je bent jong en je wilt wat

Jonge medewerkers lopen vaak extra risico om zich onveilig te voelen op het werk – en ze zijn er extra allergisch voor. De nieuwe generatie Z is veeleisend: naast integriteit willen ze een goede balans tussen werk en privé en een werkgever die maatschappelijke impact heeft. De bovengenoemde thema’s dus, maar dan met een schepje er bovenop. En anders zijn ze met de aanhoudend krappe arbeidsmarkt zo weer weg. 

Jongeren willen zich volgens het Microsoft trendrapport persoonlijk verbonden voelen met hun managers (80%) en leiders (78%). Ze willen ook deel uitmaken van een community met ‘werkvrienden’ (79%). Daar komen de bedrijfscultuur en authenticiteit dus weer om de hoek kijken.

Een interessante manier om dit te bewerkstelligen is door omgekeerd mentorschap, waarbij jongeren hun managers en leiders coachen. Niet alleen over het gebruik van digitale tools en kanalen, maar ook over thema’s als diversiteit en duurzaamheid. Ondertussen leren leiders over de opvattingen en drijfveren van jongeren – als medewerkers, maar ook als klanten.

Actie
Neem eens de tijd voor een diepgravend gesprek met de stagiair. 

10. Niet zo somber!

Nog iets waar jongeren vaak beter in zijn: optimisme. Corona, oorlog en inflatie, en op het werk prestatiedruk, automatisering en sociaal isolement: er is genoeg om ons zorgen over te maken. Maar kijk eens met een positieve blik naar al die veranderingen. Corona heeft hybride werken wel een enorme impuls gegeven, en als we dat samen goed inrichten kan het wel het beste van twee werelden worden. 

Nieuwe technologie biedt grote kansen om fijner samen te werken. Niet alleen de metaverse en AI, maar ook doodgewone chat en online communities, die we al kennen uit ons privéleven. Met nieuwe generaties medewerkers en leiders kunnen we werkomgevingen creëren waarin iedereen zich lekker voelt, tot zijn of haar recht komt en waardevol werk kan afleveren. 

Goede communicatie – toegankelijk, inclusief, authentiek – speelt bij dit alles een cruciale rol. Communicatiemensen dus ook. Niet als verslaggevers of spreekbuis van het management, maar als facilitators, aanjagers en coaches. 

Actie
Zet je roze bril op, trek een goblin T-shirt aan en maak een opbeurende selfie-video. 

Mijn laatste trend is meer een wens. De uitdagingen zijn groot, maar als we die positief durven aan te gaan kunnen we veel bereiken, voor onze organisaties, voor onze collega’s en voor onszelf. Met de juiste aanpak rondom interne communicatie, goede digitale tools en een flinke portie enthousiasme denk ik dat we het kunnen, maar ik ben dan ook een rasoptimist!

Alle afbeeldingen van dit artikel zijn gemaakt door Rik Mulder met de hulp van Dall-E.