Remote-first werken: dit zijn de 4 grootste uitdagingen voor bedrijven

Flexibiliteit in je baan is inmiddels meer een must dan een nice to have. Met de gekte op de arbeidsmarkt doe je er dan als bedrijf ook goed aan om hier tijd en geld in te steken. 37% van de bedrijven geeft aan dat ze huidige functies flexibeler willen maken. Flexibeler qua werktijd en én werklocatie. Dit sluit dus aan bij de wens van werkzoekenden, maar zorgt ook voor een aantal grote uitdagingen.

Bedrijven die zich volledig focussen op een flexibele werkomgeving, noemen we ‘remote-first bedrijven’. Misschien heb je de term ‘remote friendly’ al eens voorbij zien komen. Wat is eigenlijk het verschil?

In tegenstelling tot bedrijven die zichzelf remote friendly noemen waar medewerkers af en toe mogen thuiswerken, zien remote-first bedrijven plaatsonafhankelijk werken niet als een voordeel maar als een principe. – Remote

In dit artikel duik ik in het onderzoeksrapport van Remote, waarin ze de grootste uitdagingen voor remote-first bedrijven bespreken.

De wens voor een flexibele werkomgeving

Werkzoekenden letten sinds de digitalisering en coronapandemie op hele andere arbeidsvoorwaarden dan daarvoor. Zo is de wens voor een flexibele werkomgeving bijvoorbeeld enorm gestegen.

Volgens het onderzoek is de klassieke 9-tot-5 baan op z’n retour. Dat wisten we natuurlijk al een tijdje. Recruiters voegen al een aantal jaar ‘geen 9-tot-5-mentaliteit’ toe aan vacatures. Al is dat, naast deze 5 andere missers in vacatureteksten, ook vaak een irritatiefactor. Want: betekent dit dat je zelf mag bepalen wanneer je werkt, of dat je geheid overuren moet maken? Als het aan Millennials en Gen-Z ligt, zijn overuren in ieder geval verleden tijd.

Werknemers willen flexibele werktijden. 73,3% van de 10.000 ondervraagde fulltime medewerkers noemt ‘flexibele werktijden’ als belangrijkste voordeel van een toekomstige werkgever. Daarnaast wordt de mogelijkheid voor parttime werken ook een steeds belangrijker criterium. 63,4% geeft aan dit een belangrijk onderdeel te vinden bij de keuze voor een nieuwe baan.

Nog een voordeel (en leuk feitje): we besteden per jaar gemiddeld €2.416 euro aan lunches als we op kantoor zijn. Dit komt neer op ruim 200 euro per maand. Thuis lunchen is een stuk goedkoper.

Naast flexibele werktijden, stijgt ook de wens voor flexibele werkplekken. We willen dus kunnen werken waar en wanneer we dat willen. Klinkt ideaal, maar is dat wel zo?

De uitdagingen voor remote-first bedrijven

Remote-first bedrijven passen zich aan op de wensen van de huidige arbeidsmarkt. Als je dit als bedrijf goed aanpakt, kan deze bedrijfscultuur je veel voordelen opleveren. Denk aan een hogere productiviteit, minder kosten voor kantoorruimte en je kunt talent werven buiten de landsgrenzen. Zeker gezien de krappe arbeidsmarkt in Nederland, is dit een fijne mogelijkheid.

Maar de remote-first cultuur brengt ook uitdagingen met zich mee. Want hoe ga je als bedrijf om met medewerkers in verschillende landen en tijdzones? En hoe zorg je ervoor dat je collega’s zich verbonden met elkaar voelen, ondanks ze elkaar (bijna) nooit ‘in het echt’ zien?

Uitdaging 1: asynchroon werken

Met werknemers in verschillende landen en tijdzones is het onmogelijk om van 9 tot 5 te werken. De focus ligt daarom op asynchroon werken en hoe je dit goed faciliteert. Online meetings en telefoongesprekken worden daardoor automatisch een minder belangrijk communicatiemiddel. Dit is immers bijna niet te organiseren. De juiste keuzes voor andere communicatiemiddelen zoals e-mail, goede tools voor online brainstormen en projectmanagement-tools voor online samenwerken zijn daardoor een belangrijke basis voor de organisatie.

Ondanks dat veel werknemers flexibiliteit willen en daarom vragen, gelooft 58% van de werknemers niet dat hun huidige bedrijf beschikt over de juiste tools om asynchroon te werken.

Los van deze uitdagingen gelooft 35% van de werknemers dat synchroon werken de toekomst van de arbeidswereld is. En 61% vindt dat synchroon werken een positief effect heeft op hun werk-privébalans.

Uitdaging 2: hybride meetings

Uit een studie van Barco blijkt dat meer dan 50% van de werknemers die deelnemen aan hybride vergaderingen vindt dat voorzitters zich vaak te veel richten op de fysiek aanwezige deelnemers. Hoe verdeel je als voorzitter of spreker tijdens een hybride meeting op zowel de fysiek als de online aanwezigen? Misschien is het iets waar we nog aan moeten wennen, aan de andere kant doen we dit al sinds corona. Zou dit niet al ‘als vanzelf’ moeten gaan?

Het blijkt daarnaast dat iets meer dan 25% van de werknemers het lastig vindt om überhaupt aan het woord te komen in een online vergadering. Er moet dus een werkwijze worden opgezet om deze gebreken uit de weg te ruimen. Een combinatie van de juiste tools en een duidelijk meeting-format kan hierin de uitkomst bieden.

Uitdaging 3: de relatie tussen werknemers

Naast dat we graag werken wanneer en waar ze willen, hechten we ook veel waarde aan een goede relatie en regelmatig contact met collega’s. Volgens een onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid mist 49% van de werknemers collega’s tijdens het thuiswerken.

Maar hoe zorg je voor binding tussen werknemers die wél op kantoor rondlopen en werknemers die in Argentinië op hele andere tijden alleen online werken? 37% van de medewerkers op kantoor geeft aan dat ze het lastig vinden om relaties op te bouwen met hun remote-collega’s. En uit onderzoek van Microsoft (onder hun eigen medewerkers) kwam naar voren dat de complete switch naar remote werken zorgde voor een verslechtering van de onderlinge communicatie.

Hoe zorg je er als bedrijf voor dat je al je medewerkers het gevoel geeft volwaardig deel te zijn van het team?

*Proximity Bias is de onbewuste psychologische neiging om mensen bij je in de buurt te bevoordelen.

Waar flexibiliteit aan de ene kant zorgt voor een verhoogde productiviteit van werknemers, staat daar tegenover een ander onderzoeksresultaat. In een onderzoeksrapport geschreven door Dr. Jacqueline Rietveld wordt een gebrek aan verbondenheid tussen collega’s gekenmerkt als een van de belangrijkste oorzaken van verminderde productiviteit.

Wil je als bedrijf succesvol zijn in remote-fist en daar ook de vruchten van plukken, dan is het dus belangrijk om je goed te verdiepen in het onderhouden van hybride relaties.

Uitdaging 4: het werven van internationale kandidaten

Hoe werf je kandidaten buiten de landsgrenzen? Naast een andere aanpak voor de recruitment-afdeling, zijn de wensen van werkzoekenden in andere landen niet altijd gelijk aan die in Nederland. Je moet rekening houden met culturele verschillen, lokale omstandigheden én wetten. Doe je dit niet, dan kun je grote boetes om je oren krijgen.

30% van de besluitvormers bij bedrijven noemt de naleving van lokale wetten als de grootste uitdaging bij het beheren van wereldwijde payrolls. – Remote

Het rapport deelt een aantal voorbeelden van verschillende regelgeving en bijbehorende boetes. Hieronder een van deze voorbeelden:

Daarnaast zijn de behoeften van medewerkers in verschillende landen ook leeftijds- en generatie-afhankelijk. Zo heeft ‘betaald verlof’ de hoogste prioriteit bij boomers (86%) en hecht Generatie Z hier minder belang aan (70%). Voor Generatie Z zijn betaalde ziektedagen (75%) weer veel belangrijker. De belangrijkste voordelen per generatie vind je terug in het onderzoeksrapport.

Job van der Voort, CEO van Remote: “Het is belangrijk dat werkgevers begrijpen welke kansen ontstaan wanneer ze hun bedrijf strategisch op ‘remote-first’ oriënteren. Zo kunnen ze wereldwijd talent gaan werven en het tekort aan goed opgeleid personeel in Nederland omzeilen. Maar zelfs de meest efficiënte medewerkers zullen geen succes boeken zonder de juiste technische setup, of als lange communicatiekanalen de workflow in de weg zitten. Daarom is het belangrijk om zo snel en soepel mogelijk over te stappen van synchroon naar asynchroon werken.”