Zucht, elke dag een volle mailbox… Creëer rust met deze 5 mappen

Voor werkgerelateerde communicatie is e-mail nog altijd het meestgebruikte communicatiemiddel. Veel werkdagen beginnen dan ook met het opstarten van je computer, om vervolgens je mailbox te openen. Het is altijd een verrassing hoeveel mailtjes er dit keer op je staan te wachten. En misschien staan er ook nog wel mailtjes van gister, of de dag daarvoor, of van vorige week? Geen stress!

Stress is nergens goed voor. Zeker niet voor het beantwoorden van mails, wat vrijwel nooit bloedspoed heeft. (Gaat er iemand dood als je niet reageert?) Je moet het alleen wel goed managen. Wat heeft prioriteit en wat kan blijven liggen?

Ondanks dat we niet zoveel fysieke post meer ontvangen als voorheen, is een mailbox te vergelijken met je deurmat. Stel, je komt thuis van werk en ziet een blauwe envelop, een geboortekaartje en een wijkbericht liggen. Wat doe je met deze 3 berichten?

• Het geboortekaartje maak je meteen open. Leuk nieuws! En je bent benieuwd van wie het kaartje is. Je besluit direct een kaartje terug te sturen, want het is wel zo leuk als daar een felicitatie-kaartje op de deurmat valt. Je staat meteen in de actie-stand.
• De blauwe envelop maak je misschien nog niet eens open. Daar heb je nu geen zin in. Of je handelt belasting altijd op vaste momenten af, bijvoorbeeld één keer per maand. Dit is er een voor op je to-do-stapel.
• Het wijkbericht over het opknappen van de speeltuin in de buurt scan je snel. Het boeit je niet echt, maar het is wel fijn om te weten. Deze brief belandt vervolgens in de prullenbak.

Zo werkt het ook met je mailbox. Krijg je een mail binnen? Beslis dan in welke categorie die mail valt.

1. De inbox (deurmat)

De inbox is alleen bedoeld voor inkomende e-mails. Gebruik deze niet als to-do lijst of archief. Dan raak je namelijk al snel het overzicht kwijt. Alleen ongelezen e-mails behoren in de inbox te staan. Verwerk deze e-mails vervolgens consequent door voor elke e-mail een beslissing te nemen: verwijderen, nu actie ondernemen, later actie ondernemen, doorsturen of bewaren.

Het is niet nodig om elke e-mail direct af te handelen, daarvoor is de actiemap. Het belangrijkste is dat je gelezen e-mails uit de inbox verwijdert, zodat elk bericht slechts één keer onder ogen komt en je aan het einde van de dag een lege mailbox hebt.

2. Actiemap (geboortekaartje)

Niet alle e-mails kun je direct afhandelen. Daarom is er de actiemap. Hierin plaats je e-mails waarop je nog actie moet ondernemen. Dit kan variëren van het versturen van een uitgebreid antwoord tot het uitvoeren van een opdracht. Zet deze e-mails in de actiemap en zie dit als jouw to-do-lijstje.

Op deze manier zijn deze triggers uit je inbox verwijderd en wordt je onbewuste niet constant belast als je je inbox opent. Dat geeft rust.

3. ‘Voor later’-map (blauwe envelop)

In deze mail zet je mails die een hogere mate van concentratie van je verwachten, en niet per se direct opgepakt hoeven te worden. Vraagt een collega bijvoorbeeld om cijfers van een bepaalde campagne, wordt je gevraagd om een artikel te schrijven over een specifiek onderwerp of komt er een factuur binnen die in de aankomende maand moet worden verwerkt? Voor dit soort mails is dit the place to be.

Tip: reserveer tijd in je agenda om te werken aan taken uit deze mailmap. Deze taken zijn namelijk niet minder belangrijk dan die in de actiemap, maar vragen wel om een ander soort concentratie.

4. Archief (wijkbericht)

Het is aan te raden om alle afgewerkte en gelezen mails in je archief te stoppen. Dat kan simpelweg door op de knop ‘archiveren’ te klikken. Op die manier zijn ze niet weg (prullenbak), maar wel uit het zicht. Maak vooral geen verschillende archiefmappen aan. Dat heeft geen zin. Zoek je een specifieke mail? Dan is deze zo gevonden, door bijvoorbeeld op het onderwerp, de naam van de afzender of het bedrijf te zoeken. De zoekfunctie in mailprogramma’s werkt sneller dan het zoeken in ‘welke map ook al weer?’.

5. ‘Wachten op’-map

Om het overzicht te bewaken van met wie je lopend contact hebt, of bij wie je nog wacht op een reactie, is dit een hele fijne map. Personen met een minder goed georganiseerde mailbox laten het namelijk wel eens na om te reageren. Dus dan kun jij ze nog eens een seintje geven.

Het handige is dat je deze mails automatisch in dit mapje kunt laten verschijnen. Verstuur je een mail waarop je een reactie verwacht? Dan kun je jezelf in de bcc zetten (de ontvanger ziet dit niet). In je mailprogramma kun je vervolgens een regel aanmaken, waarbij de binnenkomende mails met jouw e-mailadres als afzender verplaatst worden naar de ‘Wachten op’-map. En voilà, je net verstuurde mail verschijnt.

Bonus-tips voor meer rust

Naast het hebben van een overzichtelijke mappenstructuur, zijn er natuurlijk nog meer handigheidjes om je dag minder door de mailbox te laten bepalen. Er zijn zelfs bedrijven die helemaal afstappen van het gebruik van e-mail. Zou dat voor jouw bedrijf werken? Hieronder een paar minder ingrijpende tips:

1. Meld je af voor irrelevante mails

Gooi je bepaalde mails (van bepaalde partijen) altijd meteen in de prullenbak? Meld je dan af. Dat scheelt een notificatie én een handeling (en een ergernis).

2. Zet je mail-notificaties soms uit

Werk je aan iets waar concentratie voor is vereist? Zet je mail-notificaties dan even uit, of sluit je browser waar je mail in binnenkomt.

3. Stel het verzenden van een mail uit

Je hoeft een geschreven mail niet direct te verzenden. De kans is dan namelijk aanwezig dat je die dag nog een reactie ontvangt, waar je weer iets mee moet. Als je van tevoren al weet dat je daar geen tijd voor hebt, stel het verzendmoment dan uit. Dat kan met de knop ‘verzenden inplannen’.

4. Gebruik templates

Als je vaak dezelfde vraag binnenkrijgt via de mail, waarop je altijd ongeveer hetzelfde antwoord geeft, dan kun je daar een mailtemplate van maken. Op die manier hoef je niet iedere keer dezelfde tekst te typen.

5. Gmail-tips?

Benieuwd naar meer tips, specifiek voor Gmail? Lees dan dit artikel: 11 handige Gmail-tips om je inbox mee te tackelen.

6. Bellen is sneller

Dan hoeft je mail ook niet naar de ‘wachten op’-map. 😉

Heb je zelf nog een gouden tip voor meer rust in je mailbox? Laat het weten in de comments.