Een project op de plank? Zo rond je ’t succesvol (en met plezier!) af

Een nieuwe website lanceren, je eigen podcast opnemen of toch dat jaarverslag in een nieuw format gieten. We hebben allemaal wel zo’n project op de plank liggen dat we altijd nog eens willen oppakken. Hoe zorg je ervoor dat je hier daadwerkelijk aan begint, zonder dat het “een moetje” wordt? Met deze 8 stappen breng je jouw project met succes (en vooral plezier!) naar de eindstreep.

Maak het af – en dan écht

Ironisch genoeg lag het idee voor dit artikel er al een poosje. Toch duurde het weken voor de letters op papier stonden. Geen tijd, geen inspiratie, komt later wel. Ook op mijn werk kan ik weleens tegen grote projecten aanhikken. Een toffe campagne lanceer je niet ‘even’ en ook een nieuwe bedrijfsvideo staat niet binnen een dag online.

Gelukkig ben ik niet de enige die soms de nodige hobbels moet nemen om een creatief idee uit te voeren. Speciaal voor alle ‘makers’ schreven Maarten Bruns en Maria Postema daarom het boek Maak het af – de gids naar een afgerond project (affiliate). Het staat boordevol inzichten en tips om jouw project écht af te maken. En zo’n project kan werkelijk van alles zijn: een boek schrijven of je eigen film maken, maar ook het organiseren van een evenement of het verbouwen van je keuken.

Het stappenplan van Maarten en Maria is gericht op creatievelingen en daarmee goed toepasbaar binnen het marketing- en communicatievak. Want ook als je een rapportage of campagneplan moet opleveren, kun je je voordeel doen met deze tips.

Stap 1: bereid je voor

Het is een beetje een open deur, maar een goede voorbereiding is de eerste stap om van jouw project een succes te maken. Denk maar aan schilders: die beginnen ook niet met een klus zonder de boel eerst grondig af te plakken en te schuren. Deze tips geven jou een vliegende start:

• Visualiseer je einddoel

Maak het eindresultaat dat je wil bereiken zo concreet mogelijk. Ga je een campagnevideo maken? Bedenk dan wie je doelgroep is en welk type video bij dit publiek past. Liever aan de slag met een podcastserie? Maak het thema concreet, kies een passend format en bedenk wie jouw potentiële luisteraars zijn.

• Bedenk wat jouw project je gaat opleveren

Misschien wil je dat mensen jouw artikelen lezen of je video bekijken. Maar het kan ook zijn dat je een presentatie of pitch moet voorbereiden, waarmee je straks die nieuwe klant binnenhaalt. Door inzichtelijk te maken wat je project je straks oplevert, kun je met plezier naar de eindstreep toewerken.

• Hak je project in stukjes

Een jaarverslag opleveren houdt veel meer in dan het schrijven van teksten alleen. Je haalt informatie op uit alle hoeken van de organisatie, denkt na over vormgeving en zoekt bijpassende foto’s en video’s. En wat dacht je van het structureren van al die informatie? Beschrijf al deze subtaken, zodat je precies weet wat er allemaal moet gebeuren.

Stap 2: zorg voor de ideale maakomstandigheden

De plek waar je werkt doet ertoe. Ga daarom voor jezelf na aan welke eisen je werkplek moet voldoen om er fijn te kunnen werken. Gefocust werken doet de een het liefst thuis, terwijl de ander juist liever tussen de mensen werkt.

Maak daarnaast een lijst met spullen die je nodig hebt, zoals een laptop, videocamera of de hulp van externen. En zorg voor financieel overzicht. Welke inkomsten en uitgaven heb je om je project uit te voeren? Hoeveel budget denk je nodig te hebben? En hoe ga je dat regelen? Door dit inzichtelijk te maken, voorkom je dat je je project halverwege moet staken of het ‘met minder’ moet doen.

Stap 3: zet de tijd naar je hand

Deze stap vind ik zelf vaak de moeilijkste. Mijn agenda loopt nu eenmaal snel vol en dat zal voor jou niet heel anders zijn. Volgens Maarten en Maria is het daarom belangrijk om toegewijde tijd vrij te maken. Dit is de tijd die je volledig besteedt aan je project of opdracht.

Dat doe je zo:

• Bepaal een vast tijdstip waarop je aan je project werkt. Op welke dag, hoe laat en hoeveel uur maakt niet uit. Het gaat erom dat je deze tijd vrijhoudt en dan ook echt aan je taken werkt.
• Gebruik positieve routines of opstartrituelen om in de juiste flow te komen. Zelf start ik een schrijfsessie het liefst met een wandeling. Eerst mediteren, een goede kop koffie drinken of sporten kan natuurlijk ook.
• Laat je niet afleiden. Leg je telefoon aan de andere kant van de ruimte en zet je mail uit. Of gebruik een timemanagement techniek om gefocust te werken, zoals de Pomodoro-techniek. Daarbij werk je in meerdere korte tijdsblokken gefocust aan je project.

Stap 4: vind je vaardigheden

Wil je aan de slag met een project of opdracht, dan is het handig om te weten wat je al kunt en wat nog niet. Misschien is het slim om eerst nog een instructiefilmpje te kijken over videobewerking voordat je start met filmen en monteren. Pas wel op dat je jezelf niet verliest in de voorbereidingen. Anders ben je daar straks drukker mee dan met het (af)maken van je project zelf.

Wees daarnaast eerlijk over karaktertrekken die je belemmeren om je project af te ronden. En verzin manieren om die valkuilen te omzeilen. Ben je bijvoorbeeld snel afgeleid? Zorg er dan voor dat je een werkplek kiest waar je niet continu gestoord wordt.

Als je weet wat je vaardigheden zijn, kun je uitdagende en haalbare doelen voor jezelf stellen. Dat is belangrijk, want als je uitdaging in balans is met je vaardigheden, kom je in een flow. En als je in een flow bent, dan ben je productief en heb je plezier in wat je doet!

Stap 5: breng structuur aan

Veel creatieve makers zijn op zoek naar vrijheid. Maar wil je iets afmaken, dan heb je naast flexibiliteit ook structuur nodig. Die structuur kun je aanbrengen door in etappes aan je project te werken.

Als het goed is, heb je jouw project eerder in stukken opgeknipt en de verschillende taken inzichtelijk gemaakt. Per etappe kies je nu een of meerdere van deze taken, die je uitwerkt en afmaakt. Pas daarna ga je verder met de volgende etappe. Je kunt de etappes visueel maken om je voortgang bij te houden. Bijvoorbeeld met een tool als Trello of op papier.

Een paar tips uit het boek die ik zelf vaker wil toepassen:

• Vul je etappes (vooral in het begin) niet met te veel of te ingewikkelde klussen. Juist de eerste paar keer heb je de succeservaring nodig van het afronden van een taak. Zo blijf je gemotiveerd!
• Bepaal voor jezelf wanneer een taak klaar is. Zo voorkom je overbodig werk of teleurstellingen.
• Knip te grote taken op. Dit kun je doen door T-shirtmaten aan je klussen te koppelen. Een redelijk kleine en eenvoudige taak krijgt de letter M. Op basis van deze ‘ijktaak’ bepaal je de grootte van je andere taken. XL- of XXL-taken kun je waarschijnlijk beter opknippen in subtaken. Zo voorkom je dat je als een berg opziet tegen een taak en hierin vast blijft zitten.

Stap 6: laat de inspiratie stromen

Als maker weet je waarschijnlijk maar al te goed dat creativiteit en inspiratie niet (altijd) zomaar op je neerdalen. Lees daarom boeken die je interessant vindt, bekijk inspirerende filmpjes of bezoek plekken zoals een museum of het theater.

Het is niet voor niets dat ik in mijn vakanties vaak de meeste inspiratie heb. Juist dan lees ik veel boeken en bezoek ik plekken die mijn creativiteit aanwakkeren. Ook rust doet wonderen voor je creativiteit. Dus zoek de natuur op, mediteer, of doe iets anders waarbij je niet hoeft na te denken.

Deze tips kunnen overigens ook werken als je tijdelijk vastzit in je werk. Soms is het voldoende om met een ander te praten over je project, zodat je het geheel weer overziet of zelfs een doorbraak forceert. Gewoon beginnen aan een kleine, eenvoudige taak werkt ook. Dan kom je vanzelf in de werkstand.

Stap 7: organiseer feedback

Bruikbare feedback helpt je om je project succesvol af te maken. Volgens Maarten en Maria kun je zulke feedback het beste ophalen met de methode ‘waarderend vragen’. Daarbij probeer je te ontdekken wat er goed is aan jouw project en hoe je die positieve kern kunt vergroten.

Stel daarvoor open, maar concrete vragen. Dus niet: “wat vind je ervan?” Maar: “wat vind je mooi aan dit schilderij en waarom?” Laat daarbij iets concreets zien waarop je feedback wil krijgen, zoals een videoscript of de opzet van je campagneplan. Selecteer daarnaast de juiste mensen aan wie je feedback vraagt. Dit kunnen de eindgebruikers zijn of experts van wie je hun mening waardeert.

Tot slot: je hoeft niet alle feedback klakkeloos over te nemen. Hoewel feedback negeren ook geen strak plan is. Het belangrijkste is dat je feedback duidt. Kortom, kijk wat de rode draad is en verwerk die in je eindproduct.

Stap 8: maak het af en laat het los

Zeggen dat je project ‘af’ is, is misschien wel een van de spannendste stappen die je tijdens je maakproces zet. Want het betekent dat je niets meer aan je project gaat doen én dat anderen er een mening over kunnen hebben. Toch moet je de sprong op een gegeven moment wagen. Simpelweg omdat je project anders nooit af is. Maar óók omdat je het risico loopt om je creatie te verprutsen als je er te lang aan blijft knoeien.

Zo rond je goed af:

• Vertel jezelf én anderen dat je project af is!
• Maak van de afronding een feestelijk moment. Nodig mensen uit om het eindresultaat te bekijken of plaats je eindresultaat online, zodat anderen erop kunnen reageren.
• Vier je succes voor jezelf, omdat je jouw project hebt afgemaakt. Ga bijvoorbeeld uit eten, naar die ene film die je altijd nog wilde zien, of koop iets moois voor jezelf dat je al lang wilde hebben.
• Ruim je werkplek op en maak je hoofd leeg. Zo rond je je project fysiek én mentaal af. Grote kans dat er vanuit de rust weer nieuwe ideeën ontstaan!

Met welk project ga jij in 2023 écht aan de slag?