Blijf waarde creëren: in 4 stappen afstemming in hybride teams

Natuurlijk wil je je producten en diensten blijven optimaliseren, zodat je organisatie nog meer waarde kan creëren. Maar in de tijd van hybride werken, kan de afstemming hierover nog wel eens lastig zijn. Hoe kun je dit aanpakken?

Value streams zijn alle stappen die nodig zijn om producten of diensten te leveren waarvoor je klanten bereid zijn te betalen. Door je value streams goed te begrijpen, kun je gericht aanpassingen aanbrengen. En je producten of diensten optimalisere. Deze aanpak gaat je helpen bij de afstemming en flexibiliteit in hybride teams. Hoe? Ik deel 4 stappen met je.

Organisaties die hun bedrijfsprocessen inrichten rond hun value streams en agile opereren verbeteren daarmee zowel de productiviteit als de klantentevredenheid. Je profiteert hiermee van efficiëntieverbeteringen tot maar liefst 30% . Je hoeft dan namelijkminder taken over te dragen. Deze aanpak vermindert de overhead en zorgt voor een scherpere focus op het eindresultaat. Op deze manier ben je in staat om in sneller tempo te leren en klanten toegevoegde waarde te bieden.

Waarde versus inefficiënties

Sommige onderdelen van je organisatie zullen een bijdrage leveren aan de gewenste output. Dit terwijl andere bedrijfsfuncties te veel tijd innemen, middelen op de verkeerde manier benutten of onnodige stappen aan processen toevoegen. Deze inefficiënties kunnen allerlei vormen aannemen die van negatieve invloed zijn op de bedrijfsprestaties. Hoe kun je inefficiënties nu precies identificeren en de value streams opschonen? Heel simpel: door ze in kaart te brengen en alle stappen onder de loep te nemen.

Vaak treden er inefficiënties op door de aanwezigheid van organisatorische silo’s. Dat houdt in dat experts van elkaar worden gescheiden door hun afdeling, specialisatie of locatie. Sommige van deze silo’s zijn nodig om efficiënte, gestroomlijnde werkprocessen te waarborgen. Maar ze kunnen het moeilijk maken voor bedrijven om flexibel in te springen op marktontwikkelingen en veranderingen in de vraag.

Hybride teams: lastig effectief communiceren

Veel van de beoogde waarde van silo’s gaat verloren in het huidige tijdperk van hybride werken, waarin teamleden niet fysiek bijeenkomen. Dit maakt het lastig voor hen om effectief te communiceren en samen te werken. De silo’s raken steeds meer van elkaar vervreemd en dat levert alleen maar meer inefficiëntie op.

Silo’s neigen niet alleen inefficiënties te creëren, maar maken het ook een stuk moeilijker om na te gaan welke afdeling of bedrijfsfunctie op welke manier aan het eindresultaat bijdraagt. Maar als je zorgt voor een helikopterview van de manier waarop je een dienst of product levert, wordt het vrijwel onmogelijk om de obstakels in dit proces over het hoofd te zien.

Met het in kaart brengen van je value streams kun je perspectief krijgen. Dit wordt value stream mapping genoemd, en het kan je organisatie helpen om werkwijzen helder te krijgen en de kloof tussen silo’s te overbruggen. Je kunt een efficiëntere en flexibelere omgeving binnen je organisatie in het leven roepen door de hoeveelheid inefficiënties te verminderen en de doelstellingen tussen de verschillende silo’s af te stemmen.

Hoe je de value streams van je hybride teams effectief in kaart brengt

Stap 1: breng de juiste mensen bij elkaar

Het kan lastig zijn om value streams in kaart te brengen in een hybride werkomgeving waarin mensen in verschillende werelddelen en uiteenlopende tijdzones werken. Hoe meer mensen in staat zijn om aan je initiatief deel te nemen, hoe eenvoudiger het wordt. Je kunt dan samen verbeterpunten identificeren en zien op welke punten er al doeltreffend wordt gewerkt.

Stap 2: brainstorm en kies een specifieke value stream uit

Kies een product of de dienst om onder de loep te nemen. Binnen je organisatie zal er hoogstwaarschijnlijk sprake zijn van verschillende value streams. Probeer er daarom zoveel mogelijk samen te brainstormen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om value streams als “Klanten voor diensten factureren” of “Een nieuw product op de markt brengen”.

Om een gefragmenteerde aanpak te voorkomen, kun je het beste één value stream kiezen om je brainstormsessie aan te wijten. Breng de belangrijkste stappen van de value stream in kaart om te voorkomen dat je in details verzandt. Richt je focus op een niveau dat van praktisch nut is voor het beschrijven van de value stream. Beginnen met een helikopterview zal het eenvoudiger maken om gebieden te identificeren waarin alles soepel en efficiënt verloopt of juist verbetering nodig is.

Stap 3: verdeel de verantwoordelijkheden

Met het oog op het functieoverstijgende karakter van value streams is het vrijwel onmogelijk om alle wijzigingen die je moet doorvoeren centraal te beheren. Het is belangrijk om duidelijk te maken wie voor welke stap verantwoordelijk is tijdens het in kaart brengen van de value streams. Op die manier kun je de juiste navolging garanderen. De teamleden weten dan wat zij moeten doen om te voorkomen dat het stadium waarvoor zij verantwoordelijk zijn tot een bottleneck uitgroeit.

Stap 4: bijhouden, analyseren en identificeren voor voortdurende verbetering

Definieer hoe het optimale scenario eruitziet voor het product of de dienst waarvoor je de value stream in kaart brengt. Stel een duidelijke overkoepelende intentieverklaring op over de waarde die je klanten met die value stream wil bieden. Dit zal het eenvoudiger maken om overtollige stappen in het proces te identificeren. En gebieden uit te lichten die geen toegevoegde waarde opleveren.

Zodra je weet hoe het ideale scenario eruitziet, kun je relevante KPI’s definiëren die je naar het beoogde doel kunnen leiden. Er is een goede kans dat je bedrijfssystemen al relevante benchmarkdata vastleggen. Deze datafeeds kun je integreren met je virtuele value stream map om het bijhouden van de voortgang in real-time te vereenvoudigen. Kom na het doorvoeren van de wijzigingen binnen je value stream regelmatig terug naar de kaart om de KPI’s te analyseren. En waar nodig nieuwe aanpassingen aan te brengen.

Krachtig instrument

Value streams kunnen een enorm krachtig instrument zijn om je organisatie vooruit te helpen. Als je als leiders value stream mapping omarmt, kun je je organisatie aan de flexibiliteit en afstemming helpen die nodig zijn om concurrerend te blijven in het tijdperk van hybride werken.