Hybride werken: hoe organiseer je dat?
De coronapandemie heeft onze manier van werken stevig opgeschud. Voordat de eerste zogeheten intelligente lockdown werd afgekondigd, in maart 2020, werkten mensen maar mondjesmaat thuis. Ineens moest nagenoeg iedereen vanuit huis werken.
Inmiddels krijgt het nieuwe normaal vorm. Welke effecten heeft het gedwongen thuiswerken gehad op onze manier werken? Wat zijn onze voorkeuren? Dat hoeft niet langer óf-óf te zijn – óf op kantoor óf vanuit huis – maar steeds vaker zien we een combinatie: én-én. Is dit zogenaamde hybride werken het nieuwe normaal? En als dat zo is, hoe geven we dat dan vorm?
Een jaar thuiswerken
Aan het ICTU onderzoek ‘Hybride werken in het Rijk; Hoe dan?’ werkten ruim 10.000 rijksmedewerkers mee. De mensen werkten toen al een jaar lang thuis. Slechts 1 procent werkte gedurende die twaalf maanden op kantoor. Van de thuiswerkers werkte 83 procent volledig en 16 procent gedeeltelijk vanuit huis. Van de thuiswerkers ervoer 60 procent dat als positief. Voor slechts 18 procent was deze ervaring negatief. De resterende 22 procent had geen uitgesproken mening.
Negatief en positief
Mensen hadden onder meer moeite met het vinden van een goede balans tussen werk en privé. Ook hadden velen geen goede thuiswerkplek. Wie dan toch naar kantoor ging, vond het lege kantoor weinig positief. Respondenten die thuiswerken als positief hebben ervaren, de overgrote meerderheid, zeggen dat zij daardoor juist een betere werk-privé balans bereikten. Ook bracht het gezondheidsvoordelen met zich mee in de vorm van meer rust, meer tijd voor ontspanning en een gezondere levensstijl.
Tijdbesparing
Op de vraag hoe vaak iemand op kantoor zal werken, antwoordt bijna tweederde (63%) dat ze één of twee keer per week naar kantoor zullen gaan. Eén op de tien rijksmedewerkers (11%) heeft geen vast aantal kantoordagen in gedachten. Een van de voornaamste voordelen van het hybride werken zit in de tijdbesparing vanwege minder reistijd (76%). Daarnaast is het belangrijk om werk- en privétijd beter te kunnen indelen (61%) en/of productiever te kunnen werken (60%). Ook verwachten medewerkers een bepaalde flexibiliteit te vinden doordat men zelf kan bepalen op welke locatie (51%) en/of welke tijden (49%) men werkt. Bij de minpunten weegt het gemis aan direct contact met collega’s weegt daarbij het zwaarst (61%).
De praktijk
De Raad van Bestuur van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) wil dat medewerkers in niet patiëntgebonden functies gemiddeld de helft van hun dienstverband op kantoor aanwezig zijn. Dit komt in de praktijk meestal neer op minimaal twee dagen in de week. Caroline de Vogel, senior adviseur strategie en patiëntparticipatie, probeert op haar afdeling het hybride werken in goede banen te leiden. Zij en haar medewerkers verzorgen de monitoring op wet- en regelgeving en zijn een actieve partner in het vormgeven en implementeren van kwaliteitsbeleid. “Hier speelt voor ons een issue”, vertelt De Vogel. “Toen corona begon waren er zorgen om gedwongen thuis te werken. Mensen wisten niet hoe ze dat moesten doen, ze misten hun collega’s en gaven zelfs aan er depressief van te worden. Maar nu is dat sentiment gekanteld naar het tegengestelde. De meesten werken nu veel liever thuis en zeggen dat als ze contact willen met collega’s ze wel appen of Teamsen.”
Kantoortuin
Volgens De Vogel is er sprake van een spanningsveld tussen de verkregen autonomie – je bent eigen baas en niemand zegt er iets van als je koffie drinkt of de hond uitlaat – en verbonden willen zijn, de sociale context van ergens bij willen horen – de meerwaarde van het fysieke contact, het aangehaakt blijven. “Die beide kanten van het spectrum hebben de afgelopen periode andere waarden gekregen. We hebben nu moeite om mensen weer naar het kantoor te krijgen.”
Haar afdeling werkt op een grote kantoortuin, die pré corona de medewerkers nauwelijks voldoende plaats bood. “Er was sprake van ruimtegebrek, waardoor mensen regelmatig op hun laptop moesten werken ergens op een plekje in het LUMC in plaats van een vaste werkplek met dockingstation. Inmiddels is er geen sprake meer van een gebrek aan werkplekken. Integendeel. Waar we nu tegenaan lopen is dat we fysiek én online moeten kunnen werken en dat laatste kan niet echt in een kantoortuin. Teams-sessies werken verstorend in die grote open ruimte. Hiervoor zetten we nu enkele kleine kantoortjes in die in het verleden alleen voor MT-leden beschikbaar waren.”
Organisatieopstellingen
Een van de initiatieven van De Vogel om te doorgronden wat er speelt is het doen van organisatieopstellingen. “Dat is een beetje vergelijkbaar met familieopstellingen”, legt ze uit, “maar dan voor een organisatie. Middels zo’n opstelling werk ik een thema uit met collega’s om te achterhalen welke factoren in deze nieuwe situatie een rol spelen, positief en negatief. Een van de inzichten die ik hieruit heb gehaald, is dat de verkregen autonomie en het ergens bij willen horen, zich in ons hoofd presenteren als twee polariteiten. Het gaat over ‘behoud en vernieuwing’. Teveel behoud leidt tot verstarring, maar is ook de kracht die ervoor zorgt dat ons systeem/team niet uit elkaar valt en kennis en ervaring een plek hebben en gevonden kunnen worden. Vernieuwing en autonomie zorgt voor het flexibel kunnen zijn en meegroeien (innoveren) met de omgeving. Bij hybride werken gaat het dus, zoals altijd, om de balans vinden als individu en als team. Maar het is duidelijk dat we deze nieuwe manier van werken opnieuw met elkaar moeten uitvinden.”
Transitie
Tevredenheidsonderzoeken wijzen uit dat de mensen hun collega’s missen. “Ook hebben mensen duidelijke werkplek-wensen,” vertelt De Vogel, “zoals minimaal twee werkschermen, een eigen kamer en dergelijke. Natuurlijk hebben wij wat dat aangaat enkele beperkingen. Maar het toont wel aan dat mensen vaardiger zijn geworden met IT. In het verlengde daarvan is ook de apparatuur verbeterd, zoals goede camera’s in de schermen en in vergaderruimtes kun je nu gewoon met een draadloos toetsenbord inloggen zodat niemand meer struikelt over kabels. We zitten nu midden in die transitie, waardoor nog niet alle werkplekken nieuwe dockingstations hebben. Dat zijn we nu allemaal aan het inrichten. En om een en ander te ondersteunen, hebben we de applicatie FlexWhere in gebruik genomen.” Met deze app kunnen medewerkers snel en eenvoudig hun werkplek op kantoor reserveren.
Veranderprocessen
Danielle Braun en Jitske Kramer, twee organisatie-antropologen, beschrijven de verschillende fases in veranderprocessen. Toen iedereen aan het begin van de pandemie ineens thuis moesten werken, was dat voor veel mensen, zeker leidinggevenden, best eng. Maar dat bleek heel goed te gaan, al vonden velen het wel erg stil en misten ze hun collega’s. En als ze dan een keer naar kantoor kwamen, was er bijna niemand. Nu wordt duidelijk dat we niet meer terug kunnen naar de situatie van vóór COVID. Organisaties ontkomen er niet aan om hierop in te spelen. Het oude was niet goed, tijdens de veranderfase was het niet goed, dus is het nu de tijd om het oude zo goed mogelijk te combineren met het nieuwe.
Tussentijd
Het motto van Braun en Kramer luidt: ‘leren van wat we al weten’. Op veel hedendaagse vraagstukken van samenwerking, leiderschap en nieuw organiseren bestaan allang antwoorden. We hoeven dus alleen maar om ons heen te kijken en te observeren hoe overal om ons heen verandering plaatsvindt. In het westen gaan we ervan uit dat verandering in twee lineaire stappen gebeurt: van IST (het oude) naar SOLL (het nieuwe). Maar in werkelijkheid verlopen veranderingen in drie stappen. het is te vergelijken met de ontwikkeling die een kind doormaakt op weg naar volwassenheid. Iemands puberteit kun je beschouwen als een tussentijd. In organisaties kunnen we veel meer gebruikmaken van de kracht van die tussentijd. Ook met betrekking tot het huidige hybride werken, is het niet zo dat na het afsluiten van fase 1 (het einde van de pandemie) automatisch fase 2 opstart (het nieuwe normaal).
Waarde
Wellicht is dat nog wel de voornaamste toegevoegde waarde van een app als FlexWhere. We zitten nu in een tussentijd, zoals Braun en Kramer die beschrijven. Een reserveringstool helpt om een werkplek te vinden én collega’s. Wie graag met bepaalde collega’s samenwerkt, kan dat via de tool eenvoudig organiseren. Dat kan een belangrijke motivatie zijn om een tool als FlexWhere in te zetten.
Nu de zomer voorbij is komen meer mensen weer graag naar kantoor. Dat is met de huidige energiecrisis goedkoper dan je eigen huis de hele dag te moeten verwarmen. Soms is er dan geen werkplek op kantoor meer beschikbaar. Doordat je dit vooraf kunt plannen, voorkom je dat mensen voor niets naar kantoor reizen, wat weer minder CO2-uitstoot betekent. Alle kleine beetjes helpen.
