Reken af met dwaze deadlines & drukte: 5 praktische strategieën

Heb jij ook een to-do list die aan het eind van de dag langer is dan aan het begin? Is de werkdruk zo groot dat je er slapeloze nachten van hebt? Durf je niet aan taken te beginnen omdat je bang bent de deadlines toch niet te halen? Daar is een remedie voor. Doen helpt. Dit artikel geeft een overzicht van de technieken die jou kunnen helpen. Dan kun je kiezen wat het best bij jou past.

Wie weet heb je zelf niet zoveel moeite om jouw prioriteitenlijst af te werken, maar hoor je collega’s om je heen steen en been klagen over werkdruk en stress. Dan kun je hen helpen met onderstaande tips.

Deadlines laten je dingen doen

Stop vooral met deadlines als dreigementen te zien. Een einddatum is simpelweg een indicatie van wanneer iets afgerond moet zijn. Meer niet. Aan jou de uitdaging om te zorgen dat die datum wordt gerealiseerd. Dan kun je daarna weer iets anders leuks gaan doen. Beschouw het als een spel. Maak er een game van. Bedenk de strategie of de tactiek om te winnen en de klok of kalender te verslaan. Daarvoor kun je een leuke trukendoos gebruiken. Laat ik beginnen met mijn persoonlijke top 5:

1. Compartimentering

Deze techniek zorgt dat je met één taak tegelijk bezig bent en je daarop concentreert. Dat zorgt voor rust in je hoofd. Denk aan een ladekast met 10 laden. Stop in elke lade een specifieke taak die belangrijk genoeg is om tijd voor vrij te maken. Dan trek je een lade open. Je werkt een uur aan deze taak en aan niets anders. Dan schuif je de lade weer netjes dicht. Na een eventuele pauze kies je een volgende lade en herhaalt de procedure: een uur met focus werken en je niet laten afleiden door andere zaken.

 

2. Kanban

Het Japanse woord voor ‘kaartje’ is de naam van het systeem waarmee je grote projecten te lijf kunt gaan: kanban. Je verdeelt het hoofddoel in allerlei onderdelen (to do’s). Vervolgens geef je op een groot bord (fysiek of online) aan in welk stadium deze sub-taken zich bevinden. Daarbij heb je keuze uit to do, doing en done. Zo sla je twee vliegen in een klap: je geeft jezelf overzicht en de endorfine-kick van steeds weer een kaartje mogen verplaatsen naar de volgende kolom. Bovendien geeft het alle stakeholders inzicht in de voortgang. Dat scheelt een hoop vragen en communicatietijd.

3. Triage

Een oplossing voor het vraagstuk: ‘Heeft het eigenlijk wel nut om hier tijd aan te besteden?’, komt vanuit een Frans veldhospitaal, uit de tijd van Napoleon. Na een verloren veldslag, werd geanalyseerd waarom er zoveel soldaten waren omgekomen. Uit de analyse bleek dat deze oversterfte kon worden voorkomen als voor een mogelijke behandeling enkele vragen werden gesteld, zoals: ‘Overleeft deze gewonde soldaat zonder hulp?’ en ‘Sterft deze gewonde soldaat ondanks hulp?’. Zo werd er efficiënter met de schaarse zorg omgegaan. Zo kun je dus ook naar (dagelijkse) taken kijken. Welke impact heeft het om het als ik dit wel of niet doe. Dat geeft lucht.

4. Batching

Batching is het Engelse woord voor bundelen. In dit geval heeft het betrekking op de bundeling van taken. In sommige gevallen kan het kosten besparen door zaken gebundeld aan te pakken. Denk aan het verzamelen van wasgoed, in plaats van elke kledingstuk apart te wassen. Dat betekent dat sommige elementen moeten wachten, tot er voldoende kritische massa is. Maar soms zijn problemen zo urgent, dat ze om een directe oplossing vragen. Natuurlijk komen er ook uitdagingen op je pad, die op den duur uit zichzelf verdwijnen. Denk dus goed na in welk van deze drie categorieën iets valt, als je dat tijdens een project tegenkomt. Dan weet je of je moet wachten, negeren of aanpakken.

5. Cirkel van invloed

Bij dit door Steven Covey bedachte concept gaat het erom dat je jezelf bewust maakt van waar het nut heeft om je druk over te maken. Als je de oefening wil doen, teken je drie cirkels in elkaar. De binnenste beslaat alles waar jij controle over hebt (bijvoorbeeld hoe hoog je thuis de thermostaat zet). De cirkel daaromheen beschrijft de zaken waar jij invloed op kunt uitoefenen (bijvoorbeeld wat voor energiecontract jouw huishouden afsluit). In de buitenste cirkel staan de zaken waar jij je zorgen over maakt, maar die dus buiten je invloedsfeer vallen (bijvoorbeeld de gasprijzen). Je snapt dat je de focus hierbij het best op de middelste twee cirkels legt. Dan gebruik jij je energie het best.

En weg was de werkdruk…

Gaan deze 5 methoden jou nu echt helpen om deadlines makkelijker te halen? Ik denk dat ze zeker een bijdrage kunnen leveren. Maar er zijn nog veel meer mogelijkheden. Het boekje Doen (affiliate) beschrijven Mikael Krogerus en Roman Tschäppeler ze stuk voor stuk, overzichtelijk gecategoriseerd. Zo leggen ze uit:

• Hoe je jezelf ertoe zet om dingen te doen. Bijvoorbeeld met de 5-seconden regel: je gaat dan hardop terugtellen van 5 naar 1 en dan gewoon beginnen.
• Wat je daarbij vooraf moet bedenken. Onder meer met de Delphi-methode, waarbij je adviezen van verschillende experts door andere deskundigen laat wegen.
• Hoe je anderen dingen laat doen. Bijvoorbeeld door te brainstormen en zo ideeën van iedereen verzamelt, en ze daarna door de teamleden laat rangschikken.
• Hoe je dingen anders kunt doen. Leer bijvoorbeeld aan de hand van jouw competentiecirkel de grenzen van jouw expertise kennen en zeg soms gewoon dat je het niet weet.
• Hoe je terugkijkt naar wat je hebt gedaan. Bijvoorbeeld door successen te vieren. Het Mattheuseffect leert ons dat zichtbaar succes leidt tot meer succes.

Maak deadlines minder dodelijk

Elk van bovengenoemde hoofdstukken staat vol met tips om te zorgen dat je beter grip krijgt op je dagelijkse werk. Je haalt de deadlines makkelijker. Ook op langere termijn boek je resultaten, zonder de werkdruk te verhogen. Soms met voor de hand liggende tips, zoals:

• Maak to-do-lijstjes. Breek grote taken op in stukjes die behapbaar zijn. Die kun je stuk voor stuk afstrepen als je ze hebt volbracht. Dat geeft een dopamine kick. Daar word je vrolijk van.
• Voorkom uitstelgedrag. Vraag je bijvoorbeeld af hoe het voelt als je het werk niet doet, wat een productief persoon in jouw plaats zou doen. Bedenk wat je zou kunnen doen om het doel te bereiken en welke stap je nu onmiddellijk zou kunnen zetten.
• Gebruik de pomodoro-techniek. Daarbij zet je een kookwekker, jawel: in de vorm van een tomaat, op 25 minuten en neem je na die periode geconcentreerd werken 5 minuten pauze. Als je dit vier maal achter elkaar doet, ben je twee uur verder. Het zal je verbazen wat je dan allemaal voor elkaar hebt gekregen!

Af en toe gaat het boek ook een slag dieper en verder. Dan wordt uitgelegd waar je de energie vandaan kunt halen om het allemaal te doen.

De 3S-methode als energiebron

Een pakkend voorbeeld is de 3S-methode, die uitlegt waar je de energie vandaan kunt halen om het allemaal te doen. Die 3S’en staan voor Structuur, Stimulans en Schouderklopjes. Ze zijn op een 3D-assenstelsel uitgezet en als je de punten op elk van de assen met elkaar verbindt en inkleurt, ontstaat een soort zeil, waarmee het je voor de wind kan gaan.

Bij structuur gaat het dan om duidelijke afspraken, procedures en routines. Daar heeft ieder mens, van groot tot klein, behoefte aan. Stimulans is de mate waarin je – intellectueel – geprikkeld wordt door de taken die je verricht. We zijn op zijn tijd allemaal op zoek naar uitdagingen. Tot slot gaat het bij Schouderklopjes niet alleen over complimenten en aandacht maar ook om feedback en kritiek. Zonder wrijving immers geen glans. Die feedback geeft immers ook aan dat jij en jouw werk of mening serieus wordt genomen. Hopelijk kun je regelmatig het grootzeil hijsen…

Gewoon ‘Doen’ dus

De verhaaltjes in het compacte boekje ‘Doen’ zijn leuk geschreven en doorspekt met goed te begrijpen voorbeelden. Ze zijn eerder in het Zwitserse Tages-Anzeiger gepubliceerd. Van de  Duitse oorsprong van de tekst is  niets te merken. De vertalers Sandra van Oudenaarden en Sylvia Wevers hebben hun werk perfect gedaan. Geen opgeblazen verhalen of loze beloftes. Geen Tsjakka-achtige zelfhulpstijl. Gewoon lekker praktisch. Prettig voor eenieder die gebukt gaat onder werkdruk.

De toegevoegde tekeningen verluchtigen het verhaal, maar illustreren vooral wat de tekst beschrijft. Misschien houd je niet van deadlines, maar als je elke dag een van de 40 paragraafjes leest, kun je het boek nog voor het eind van het jaar uit hebben. Wie weet ga jij dan in het nieuwe jaar van werkdruk naar werkgeluk! Gewoon ‘Doen’ dus…

Illustraties uit het boek ‘Doen‘ (affiliate) van Mikael Krogerus en Roman Tschäppeler.