Hybride werken? Heb oog voor individuele behoeften en zorg voor structuur

2,5 jaar sinds de uitbraak van de coronapandemie in Nederland ziet onze wereld er anders uit. Ook op kantoor. Vooral het thuiswerken heeft een vaste plaats gekregen in ons leven. Hybride werken leidt – naast bekende geneugten – ook tot nieuwe discussies en uitdagingen op de werkvloer.

In 2019 werkte 2,4% van de werknemers volledig vanuit huis. Bijna 40% deed dat af en toe. Dat kwam voor deze groep neer op zo’n 6 uur per week (Hooftman e.a., 2020a). Maar sinds corona heeft het hybride werken een vlucht genomen. We zijn vooral gelukkig met de tijdswinst die het oplevert. Ook voelen we meer autonomie over het werk. Werkgevers zien op hun beurt kostenbesparingen en merken dat sommige collega’s thuis productiever zijn.

Niet alleen maar voordelen

Maar het thuiswerken brengt ook nieuwe kwesties met zich mee voor werkgevers. Zij moeten zorgen voor goede en veilige thuiswerkplekken voor hun personeel. Daarnaast is het lastiger voor managers om op afstand problemen te signaleren.

Maar ook de medewerker ervaart niet alleen de voordelen. Dat de energierekening thuis sneller oploopt, is nog tot daaraan toe. Uit onderzoek van TNO en ISZW (februari 2021) blijkt vooral gebrek aan contact een punt van zorg. Thuis ervaren we minder sociale steun. Samenwerken vanuit huis is ook lastiger. En onze zichtbaarheid in de organisatie kan afnemen, evenals ons gevoel van verbondenheid en betrokkenheid bij collega’s en het bedrijf.

Zorgtaken kunnen thuis gaan schuren met het werk – of andersom. En ook fysiek zijn er risico’s. Onze lichaamshouding blijkt thuis vaker niet in orde (Ja, ga maar even rechtop zitten!). Daarnaast bewegen we thuis minder en zitten we langer stil. We werken langer en pakken ook minder vaak pauzes. Dat alles kan weer een negatief effect hebben op ons lerend vermogen en onze creativiteit.

Tip! Check de adviezen op het Arboportaal om vitaal te blijven tijdens het thuiswerken.

Kantoorplicht

Een kantoorplicht dan maar? Nou… Wie dat overweegt, kan beter nog eens goed nadenken. Juridisch gezien mag het. Een werkgever mag zijn werknemers verplichten om naar kantoor te komen. Omgekeerd mag de werknemer niet eisen dat hij thuis mag werken. Bij een verzoek daartoe volstaat een ‘nee’ van de werkgever, ook zonder nadere onderbouwing.

Maar let op, onderzoek van KPN (maart 2022) laat zien dat 1 op de 3 werknemers in ons land op zoek gaat naar een nieuwe baan als ze volledig op kantoor moeten werken. En wil de baas bepalen op welke dagen je present moet zijn? Dan stuit dat bij 85% op weerstand.

40% van het personeel vindt het trouwens sowieso onnodig om nog naar kantoor te gaan, maar voelt zich hiertoe gedwongen, omdat anderen dat wél doen. Dat is overigens niet helemaal onterecht. Wie meer dan de helft van de week thuis werkt, terwijl collega’s wel op kantoor zijn, wordt overgeslagen bij leuke projecten en promoties, zo blijkt uit andere onderzoeken.

Een nieuwe wet

Volgens het KPN-onderzoek gaan we inmiddels steeds vaker terug naar kantoor. Zo’n tweederde van de werknemers zit weer 2 of 3 dagen per week op de werkplek. Een minderheid zelfs 4 dagen. Vooral de dinsdag en donderdag zijn populair. Bijna de helft wil dan naar kantoor. Dat zien ook de Nederlandse Spoorwegen. Zij riepen reizigers onlangs op om die dagen thuis te blijven. Op dinsdag is het zelfs drukker in de trein dan voor corona. En ook op de weg is het inmiddels drukker dan in 2019.

Een nieuw wetsvoorstel van GroenLinks en D66 wil ervoor zorgen dat medewerkers straks zelf mogen bepalen waar ze werken. De Eerste Kamer heeft nog wat vragen, maar gaat de wet waarschijnlijk gewoon aannemen. Maar ook in dit nieuwe voorstel kunnen werkgevers thuiswerkverzoeken afwijzen bij een redelijk bezwaar. Redelijk kan bijvoorbeeld zijn dat het personeel 1 dag per week naar kantoor moet komen om niet compleet vervreemd te raken van elkaar.

Individuele verschillen

Hoogleraren en andere experts wijzen ondertussen op het belang van goede afspraken vanuit een open dialoog en begrip. Daarmee kom je ook tegemoet aan de individuele verschillen die rond dit thema kunnen bestaan. Waar de één zich vooral thuis kan concentreren, is de ander juist productief op kantoor. Dat versterkt de behoefte aan maatwerk bij hybride werken. Als mensen individuele afspraken kunnen maken met hun leidinggevende, voelen ze zich bovendien meer gewaardeerd. Dat bevordert motivatie en prestatie, zegt psycholoog en bijzonder hoogleraar Aukje Nauta. Win-win voor alle partijen dus.

Zeker lijkt dat medewerkers hoe dan ook meer vrijheid gaan krijgen om hun eigen keuzes te maken. In redelijkheid dus. Dat wel. Wie écht helemaal niet naar kantoor wil, kan toch beter een beetje zin gaan maken. Nauta geeft als tip om het, op zijn Nederlands gezegd, gezellig te maken voor jezelf en elkaar. Dat kan al door met die ene leuke collega af te spreken dat je allebei naar kantoor komt, of door de werkborrel in ere te herstellen.

(Overigens – niet verrassend, wel opvallend – de vrijdagmiddagborrel is door bovenstaande ontwikkelingen bij veel bedrijven een stille dood gestorven en geleidelijk vervangen door de donderdagmiddagborrel.)

Organisaties zijn aan zet

Het komt er dus op aan dat collega’s ook rekening houden met elkaars wensen. Daarin zien we, algemeen gesteld, ook verschillen tussen groepen. Zo willen vooral jongere medewerkers op kantoor begeleiding krijgen en kunnen netwerken met het oog op een mogelijke promotie. Ook willen zij gehoord en gezien worden door de leidinggevende. Maar ja, die behoefte botst soms weer met de belangen van oudere medewerkers, die vaker verplichtingen thuis hebben en dus liever vanuit huis hun werk doen.

Organisaties zijn dus aan zet. Kijk goed naar de samenstelling van je groep. Ga het gesprek niet uit de weg, maar praat erover met elkaar. En maak goede afspraken. De olifant maar een beetje in de kamer laten staan, hoe verleidelijk misschien ook, gaat te zeer voorbij aan individuele behoeften en het feit dat mensen ook op het werk uiteindelijk gebaat zijn bij een duidelijke structuur.

Zes op de tien werknemers heeft inmiddels afspraken met de werkgever over de invulling van het hybride werken. Sommige organisaties gaan uit van een vast aantal kantoordagen per maand, maar laten de dagkeuze vrij. Hoe gaat jouw organisatie om met thuiswerken? Tips of andere inzichten? Laat je reactie achter onder dit artikel.