Een succesvolle workation, welke afspraken moet je maken?

Onze werkplek is de afgelopen jaren flink veranderd. Waar dat eerst vooral het kantoor was, werd dat vervolgens thuis en is het nu hybride. Bedrijven en medewerkers zijn zoekende naar de beste vorm. Voor de één is werken vanuit huis een uitkomst, de ander wil graag met collega’s op kantoor zijn. Er is veel flexibiliteit ontstaan in onze werkplek. En als dat niet per se op kantoor hoeft te zijn, dan kan dat dus ook vanuit het buitenland. Maar welke afspraken moet je dan maken?

Remote werken en workations zijn steeds populairder geworden. Iedereen ziet zichzelf immers wel op een parelwit strand zitten met een laptop erbij. Toch is remote werken niet voor iedereen weggelegd. Dat kan zijn omdat je er zelf geen behoefte aan hebt, maar er zijn ook nog genoeg werkgevers die dit niet zien zitten en het (nog) niet toestaan. Dat laatste is nog regelmatig vanwege een gebrek aan kennis.

Het is zaak om duidelijk te krijgen wat de behoefte precies is. Wil iemand een week vanuit Barcelona werken of is de wens om 5 maanden naar Bali te gaan? Daar zit nogal wat verschil tussen. Vaak is een workation in het buitenland, maar dat hoeft niet altijd. Een change of scenery kan ook dichtbij huis zijn. Het is al fijn om even uit je eigen omgeving te zijn, nieuwe prikkels, minder stress. Ga je een weekje werken vanaf een andere plek dan is er vaak niet zo veel aan de hand, maar als je maanden je collega’s niet echt ziet is dat wel anders. De kans om de verbinding met je team te verliezen is dan groter.

Goede afspraken maken

Zo merkt ook arbeidsjurist Suzanne Meijers. “Stel, je krijgt nu een verzoek van je werknemer om volledig thuis te werken. Of hij verkast elke winterperiode voor een halfjaar naar zijn vakantiehuis in Andalusië. Dan neem je dat verzoek serieus in overweging. Niet meer dan dat. Ervan uitgaande dat de wet ‘Werken waar je wilt’ in werking treedt, moet je zo’n gemotiveerd verzoek naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid beoordelen. Dat houdt dus op zijn minst een zorgvuldige afweging in en zeker niet zomaar een afwijzing.

Niet iedereen heeft behoefte aan andere werkplek voor een langere periode. Maar wat als je werknemer gedeeltelijk wil werken tijdens haar vakantie? Dan noem je dat een workation. Het fenomeen wint steeds meer terrein en is niet alleen maar weggelegd voor freelancers. Ook gewone werknemers ervaren het als een heel fijne arbeidsvoorwaarde. Blijf vooral alert op het feit dat je werknemer met het gedeeltelijk opnemen van vakantie in combinatie met werken toch nog voldoende tijd krijgt om te herstellen. Daarvoor is vakantie namelijk bedoeld. Maak verder goede afspraken over de beschikbaarheid van je werknemer, het internet, de werkplek en de verwachtingen over de werkzaamheden.”

Behoefte achterhalen

Het moge duidelijk zijn dat de jonge generatie behoefte heeft aan veel vrijheid. Vooral millennials en gen Z verwachten flexibiliteit van hun werkgever en denken out of the box. Niet voor niets heeft ook de kantoorhond zijn intrede gedaan bij menig Amsterdams bedrijf. De wereld verandert en je werkplek verandert mee. Dat wil niet zeggen dat je elk verzoek moet inwilligen, maar het is wel raadzaam om minstens een gesprek te voeren.

Zie te achterhalen wat de behoeften zijn. Waarom wil iemand remote werken? Wat is het beeld wat ze zelf hebben van een workation? Welke randvoorwaarden ga je overeenkomen? Keep your eyes on the price, remote werken omarmen en daarmee iemands droom waarmaken levert je als werkgever loyaliteit en werknemerstevredenheid op. Iemands droom ‘dwarsbomen’ daarentegen kan leiden tot een exit. Zeker als de concurrent wel die vrijheid biedt. Er zijn inmiddels voldoende werkgevers met een remote-werk-beleid die jouw talent met open armen ontvangen.

Employer branding

Wat onderscheidt jouw organisatie van een ander, waarom moet iemand echt voor jou kiezen, wat bied jij meer dan je concurrent? En dan heb ik het zeker niet alleen over het salaris. Natuurlijk is een goed inkomen belangrijk, maar er zijn tal van andere arbeidsvoorwaarden van belang. Daarbij is je werkplek en de manier van werken voor veel mensen ook doorslaggevend. Vrijheid krijgen en een flexibele werkgever hebben is steeds belangrijker. Daarmee krijg je ook al snel de vraag, wat is het beleid rondom remote werken? Steeds meer organisaties buigen zich over dit vraagstuk en bekijken met de HR-afdeling wat er mogelijk is. “Voor jou tien anderen” ging altijd over de medewerkers, maar nu zijn dat de werkgevers geworden.

Welke afspraken moet je maken voor je workation?

Om een remote werkavontuur succesvol te laten verlopen is het belangrijk dat werkgevers en werknemers afspraken maken met elkaar. Dat schept duidelijkheid vooraf en beperkt de risico’s van een negatieve ervaring. Hierbij 8 stappen die leiden naar een succesvolle werkvakantie.

1. Een workation van een vakantie onderscheiden

Niet voor niets is het woord ‘work’ verwerkt in de term workation. Het is niet hetzelfde als vakantie. Je blijft gewoon je werk doen, maar dan vanaf een andere plek. In je vrije tijd kun je op pad en genieten van je werkavontuur.

Bepaal vooraf hoe lang je weg kunt gaan. Hoe lang kun je op kantoor gemist worden? Wat is de wens vanuit de medewerker en wat vindt de werkgever de maximale duur. Houd er ook rekening mee dat als je een aantal maanden remote wil werken je in veel landen te maken hebt met vergunningen en verzekeringen.

2. Wanneer ga je dit doen?

Wanneer is een geschikte periode om naar het buitenland te gaan? Voorkom dat iemand cruciale face-to-face meetings of events mist. Niet al het werk is volledig online te doen. Ga ook niet weg in de drukste week van het jaar, als de werkdruk skyhigh is dan is dat niet het moment voor een workation. Het is zonde als je te weinig tijd hebt om je nieuwe bestemming te ontdekken, of enorme stress ervaart. Een workation moet juist de stress verlagen, doordat je positieve energie op doet.

Workations kunnen het hele jaar door. Zeker als je een zonaanbidder bent of last hebt van winterdepressies kan het een verademing zijn door even te ontsnappen aan de Nederlandse winter en ergens de zon op te zoeken. Ook in Europa zijn er genoeg bestemmingen waar het in de winter rond de 18 graden is met een zonnetje. Ik kan je uit eigen ervaring vertellen dat het heerlijk is om Vitamine D op te doen in Valencia in januari.

Hoe lekker zou het zijn om de Blue Monday in januari om te zetten naar een blue sky en juist uit te gaan kijken naar iets leuks, in plaats van de meest deprimerende dag van het jaar.

3. Gesprek met je werkgever

Spreek verwachtingen naar elkaar uit, maak goede afspraken en stel randvoorwaarden op. Een medewerker moet goed aangeven welke behoeften er zijn, daartegenover staat dat een werkgever duidelijk moet zijn in de mogelijkheden en regels. Bereid zo’n gesprek goed voor en zet alles op papier. Dat hoeft geen formeel document te worden, maar voorkomt onduidelijkheden en verkleint daarmee de risico’s.

4. Je bestemming bepalen

Voorkom het liefst tijdsverschil als je remote gaat werken. Samenwerken met je collega’s, klanten en leveranciers in verschillende tijdzones is een uitdaging. Iets eerder opstaan om de werkdagen synchroon te laten verlopen kan natuurlijk wel, maar als je opeens middenin de nacht videomeetings hebt, is dat verre van ideaal.

5. Je werkweek voorbereiden

Plan hoe de werkweek eruit komt te zien. Hoeveel uur moet je werken? Wil je extra vrij nemen of misschien tijdelijk 6 uur per dag werken in plaats van 8 uur? Welke belangrijke meetings heb je waarvoor je absoluut in een rustige werkruimte moet zitten? Het zijn dingen die je vooraf kunt voorbereiden om jouw workation zo soepel mogelijk te laten verlopen.

6. Een geschikte werkplek zoeken

Zorg voor een veilige internetverbinding, bereikbaarheid en een rustige werkomgeving, liefst ergonomisch. Een onbeveiligde internetverbinding is uit den boze. Doe vooraf je huiswerk voor een goede werkplek op je bestemming, zodat je productief kunt werken. Zo weet je welke plekken op jouw bestemming geschikt zijn om te werken. Lees hiervoor bijvoorbeeld blogs met tips voor coworkingspaces en check reviews van werkcafés.

Vol in de zon ben je amper zichtbaar in een meeting dus dat is niet handig als je serieus genomen wilt worden met werken op afstand. Afleiding van een hoop pratende mensen om je heen in een cafe is ook niet fijn werken. Daarnaast ben je onverstaanbaar als je moet bellen of een videomeeting hebt. Al helpen noise cancelling koptelefoons wel een hoop.

7. Je (werk)tas inpakken

Denk naast je laptop, telefoon en opladers, ook aan een powerbank, koptelefoon/oortjes, goede laptoptas en kabeltjes voor een 2e scherm of vaste internetlijn. Heb je een zware internetverbinding nodig, controleer dan vooraf de kwaliteit van de wifi op de werkplek. Denk ook na over een professionele outfit voor videomeetings. Zeker als je voor klanten werkt wil je er altijd representatief uit zien. Eigenlijk moet niemand merken dat je vanaf een andere plek werkt.

8. Ervaring delen

Tot slot, deel je ervaring. Was het wat een medewerker verwacht had van remote werken? Vindt de HR-afdeling het voor herhaling vatbaar? Moeten de randvoorwaarden worden bijgeschaafd? Misschien is dit wel de aanleiding om een beleid op papier te zetten, of het bestaande beleid bij te schaven. We doen met z’n allen steeds meer workation-ervaring op. Deel ervaringen daarom met anderen en leer van elkaar.

Hoe ziet het beleid eruit?

Is een workation toestaan of misschien zelf aanbieden een marketing-tool? Ja. Zelfs meer dan dat. Marketing meets HR meets recruitment. Als vrijheid en flexibiliteit arbeidsvoorwaarden zijn waar behoefte aan is dan moet HR hier rekening mee houden. Werkgeluk wordt daarmee steeds belangrijker in alle facetten van een organisatie. Waar je vroeger gestrikt kon worden met een mooie leaseauto is dat nu met een workation of de vrijheid om een tijdje remote te werken. Wil je talent aantrekken en de war for talent winnen dan kan het slim zijn om naar buiten te brengen dat jouw organisatie hierin een soepel beleid heeft.