Microsoft Viva Engage: 10 dingen die je moet weten over het nieuwe Yammer

Sinds deze zomer maakt Microsoft veel tamtam over Viva Engage, maar wat is het nou eigenlijk? Hoe verhoudt het zich tot Yammer en Teams? Wat zijn de nieuwe functies Storyline en Story? En wat kun je er als communicatieprofessional wel en niet mee? In dit artikel 10 dingen die je moet weten over Engage.

• 1. Engage is het nieuwe Yammer
• 2. Waarom is dat nu belangrijk?
• 3. Geïnspireerd door consumentenapps
• 4. Wat zijn Storylines en Stories?
• 5. Zitten we hierop te wachten?
• 6. Wat kun je met Storyline?
• 7. Waar moet je voor oppassen met Storyline?
• 8. Wat kun je met Stories?
• 9. Wat moet je niet doen met Stories?
• 10. Het grotere plaatje: Engage, Viva en Teams
• Conclusie: engage medewerkers met leiders

1. Engage is het nieuwe Yammer

Om met de deur in huis te vallen: Viva Engage is stiekem gewoon een nieuwe versie van Yammer, het interne sociale platform van Microsoft. Dat Yammer, en andere interne sociale netwerken, is in veel organisaties een beetje weggestopt. De communicatieafdeling repost er berichten van het intranet, een paar teams hebben het omarmd voor makkelijke afstemming, en enkele groepen proberen er brede aandacht te krijgen voor thema’s als diversiteit, innovatie of duurzaamheid. En dat is jammer (pun intended), want bijdetijdse, sociale en inclusieve (digitale) communicatie heeft enorme voordelen voor organisaties.

Microsoft probeert daar verandering in te brengen door sociale communicatie met Engage beter te integreren in Teams, en met notificaties ook in Outlook. Engage is bovendien onderdeel van Microsoft’s Employee Experience Platform Viva, waarover later meer. Het blijft, net als Yammer, wel gewoon beschikbaar binnen alle zakelijke Microsoftlicenties.

Over de rebranding is trouwens nog wel wat te doen. Eerst was er Yammer, toen werd dat in Teams Communities genoemd, en nu dus Viva Engage. Maar de naam Yammer bestaat ook nog, voor toegang via de browser en de app. De content is in alle versies hetzelfde. Ik denk zelf dat Microsoft nog wat tijd nodig heeft om alle Yammer-functies, zoals toegang voor externen, in Engage in te bouwen. Daarna zal de naam Yammer wel verdwijnen.

2. Waarom is dat nu belangrijk?

De lancering van Viva Engage is ondertussen de uitgelezen kans voor organisaties – en hun communicatie-afdelingen – om bedrijfsbrede sociale en leiderschapscommunicatie een flinke nieuwe impuls te geven. Hieronder leg ik uit welke interessante nieuwe functies Engage heeft. Maar alleen het feit al dat Microsoft het flink aan het pushen is, vooral ook bij IT-afdelingen, geeft ons communicatiemensen de wind in de rug.

En ik ben niet de enige die er zo over denkt: bij de webinar die wij onlangs over Engage organiseerden hadden we een grote toeloop. Ongeveer 60 communicatiemensen deden actief mee, van onder meer Heineken, ING, Nestlé, Philips en ABN AMRO. We vroegen hen naar het gebruik van hun interne sociale kanalen.

De uitkomsten van onze mini-enquête vielen mee en tegen. Het gebruik van interne social media door medewerkers was groter dan gedacht: bij ongeveer de helft van de respondenten zag een meerderheid van hun medewerkers de strategische posts die ze plaatsten. In onze laatste Social Collaboration Maturity Scan (pdf) was dat maar een kwart.

De tegenvaller was de activiteit van leiders. De deelnemers aan de webinar rapporteerden dat gemiddeld maar een kwart van hun leiders aanwezig was op hun sociale platform, en dat maar 15% daarop actief was. In onze benchmark was ruim de helft aanwezig en bijna een kwart actief.

Hoe dan ook, zowel de activiteit van leiders als van medewerkers kan – en als je het mij vraagt moet – veel hoger. Tijdens de webinar vertelden we het verhaal van onze klant Booking.com, waar binnen een week na lancering 93% van de medewerkers actief was, vooral door de voortrekkersrol van de CEO. Dat leidde direct tot veel beter begrip van de missie van het bedrijf en hogere betrokkenheid, maar ook tot productverbeteringen en oplossingen voor knelpunten.

3. Geïnspireerd door consumentenapps

Het gebruik van sociale tools op het werk moet dus omhoog. En waar kijk je dan voor inspiratie? Daar waar het al helemaal ingeburgerd is, natuurlijk: thuis. Meta deed dat met Workplace, een werkversie van hun consumentenapp Facebook. Door de controverses rondom het moederbedrijf is het nu minder populair.

Microsoft gaat de andere kant op: met Viva Engage proberen ze het oorspronkelijk nogal saaie Yammer meer zoals consumentenapps te maken. Dat zie je in de vernieuwde interface, die visueler is en meer mogelijkheden biedt voor personalisatie, en aan de nieuwe functies Storyline en Stories.

4. Wat zijn Storylines en Stories?

Een Storyline is een persoonlijke tijdlijn. Met deze functie kun je ervoor kiezen om content te delen op je eigen Storyline, en daarmee niet in een groep of op de algemene tijdlijn (All Company). Deze content verschijnt dan op een tijdlijn op je eigen profielpagina en je volgers krijgen er een notificatie van. Net als op LinkedIn. Storyline is begin september gelanceerd. Als admin kun je het voor je organisatie aanzetten.

Stories zijn afgekeken van Instagram (en Facebook, Snapchat en TikTok). Het is een nieuw content-format, naast een gewone post. Stories zijn visueel: het zijn foto’s of korte video’s van maximaal 90 seconden (vergelijkbaar met Instagram Reels dus eigenlijk). Zoals bij consumentenapps kun je er teksten, stickers en andere verfraaiingen aan toevoegen. Je kunt Stories publiceren op je eigen Storyline, maar ook in een groep, zoals je team, project of afdeling, of voor iedereen (als je daar rechten voor hebt).

Net als op Instagram worden Stories in Engage getoond in een carrousel boven de tijdlijn. Maar anders dan op Instagram worden ze niet automatisch na 24 uur gearchiveerd. De Stories-functie gaat nog in oktober live.

Ik geloof gewoon niet dat, terwijl we in ons privéleven al zeker 15 jaar communiceren via tijdlijnen en chat, we op ons werk zouden willen vasthouden aan e-mail.

5. Zitten we hierop te wachten?

Nu denk je wellicht: gepimpte meme-achtige filmpjes van allerlei collega’s, zitten we daarop te wachten? Als je het zo uitlegt waarschijnlijk niet, nee. Maar je kunt er ook anders naar kijken. Later ga ik in op de specifieke do’s en dont’s van Storyline en Stories, maar in algemene zin denk ik dat we op het werk veel meer zouden moeten communiceren zoals we dat thuis doen.

Ik geloof gewoon niet dat, terwijl we in ons privéleven al zeker 15 jaar communiceren via tijdlijnen (Facebook, LinkedIn, Instagram) en chat (Skype, WhatsApp, Snapchat), we op ons werk zouden willen vasthouden aan e-mail. Dat heeft een functie, bijvoorbeeld voor officiële communicatie met externen (net als thuis), maar niet binnen teams, voor afstemming en voor dialoog. Hoog tijd voor verandering, zoals ik hier al eens eerder schreef.

Binnenkort komt er bovendien een generatie medewerkers aan die al niet meer anders weet. De meeste jongeren lezen geen e-mails en gebruiken een telefoon nooit om te bellen. Maar niet alleen zij zijn verknocht aan social media. Bijna overal gebruiken medewerkers hun eigen sociale apps, vooral WhatsApp, als hun werkgever ze niet aanbiedt. Veel organisaties doen daarbij alsof hun neus bloedt, maar een aantal Wall Street-banken hebben nu een bloody nose met boetes van 1 miljard voor WhatsApp-gebruik.

Natuurlijk zijn er wel verschillen tussen werk- en privé-communicatie. Een essentieel onderscheid is dat je als organisatie normen en omgangsvormen kunt vaststellen (dat zou privé ook een verademing zijn!). Ook kun je waardevol gedrag en interacties stimuleren en een structuur aanbrengen waardoor informatie bewaard en vindbaar blijft. De communicatieafdeling speelt daarin vaak een belangrijke rol. Hieronder leg ik uit hoe je dat kunt doen.

6. Wat kun je met Storyline?

Storylines zijn dus persoonlijke tijdlijnen. Vanuit communicatieoogpunt zijn die vooral interessant voor leiderschapscommunicatie. Leiders kunnen op een Storyline hun persoonlijke kijk op zaken geven en benaderbaar zijn voor medewerkers. James Tyer van Microsoft HQ, die gastspreker was op onze webinar, denkt daarbij onder andere aan het belichten van de persoonlijke kant en drijfveren van een leider. Dit filmpje laat mooi zien wat de kracht is van verbinding leggen op persoonlijk vlak.

Wij denken dat Storyline juist een krachtig instrument is voor leiders om te laten zien wat zij belangrijk vinden en wat ze bezighoudt. Wij noemen dat strategische narratieven. Dat kan de missie zijn, zoals in het Booking-voorbeeld hierboven, maar ook bijvoorbeeld een strategie, een verandertraject of inclusiviteit. Daar hebben leiders meestal wel hulp bij nodig van communicatiemensen, overigens.

Begin volgend jaar komen er nog meer mogelijkheden om het profiel van leiders op Engage vorm te geven. Dan komt Leadership corner beschikbaar, waar ik tegen die tijd wel eens dieper op in zal gaan.

Behalve leiders kunnen ook anderen zich natuurlijk profileren via hun Storyline. Bijvoorbeeld experts op een bepaald vakgebied, waarover ze hun visie kunnen uiteenzetten en kennis uit hun externe netwerk kunnen delen. Of mensen die bepaalde thema’s willen agenderen, zoals duurzaamheid of diversiteit. Die personen kunnen dan vindbaar en benaderbaar zijn over hun onderwerp, en anderen kunnen ze volgen om er updates over te ontvangen.

7. Waar moet je voor oppassen met Storyline?

Bedenk wel dat je voor expertises en thema’s soms beter een groep kunt oprichten op je sociale platform, vooral als er meerdere mensen actief zijn met het onderwerp. Geïnteresseerden kunnen dan lid worden van deze groep en zelf ook bijdragen. Op die manier houd je je platform ook overzichtelijk.

Een gevaar van Storylines is dat meerdere mensen op hun eigen tijdlijn over hetzelfde onderwerp gaan praten. De dialoog daarover wordt dan erg gefragmenteerd of komt helemaal niet van de grond. Ook krijgen bijdragen van ieder afzonderlijk minder aandacht, waardoor ze sneller afhaken. Het is daarom belangrijk een goed doordachte indeling van onderwerpen en doelgroepen te maken voor je sociale platform. Dat noemen wij een content-architectuur.

De zichtbaarheid van Storylines is voor een groot deel afhankelijk van volgers. Mensen volgen kennen we natuurlijk van privé sociale apps, maar op het werk is dit vaak nieuw. Denk er dus over na hoe je mensen ertoe aanzet om leiders en andere collega’s te gaan volgen. Als je dat goed doet kunnen er hele waardevolle interne netwerken ontstaan!

Andersom moet je er natuurlijk ook voor zorgen dat de Storylines van vooral leiders niet leeg blijven. Help ze met het uitwerken van de strategische narratieven die ze willen communiceren, met het maken van een contentkalender, en door het aanreiken van contentideeën (of als het moet: content). Het is cruciaal om dit goed te plannen, zodat er een aantrekkelijke balans in content ontstaat. Zet Storylines pas aan als je weet dat dit voor belangrijke leiders geregeld is.

8. Wat kun je met Stories?

Zoals ik hierboven al uitlegde, zijn Stories een nieuw, visueel contentformat. Nog even voor de helderheid: je kunt Stories plaatsen op je Storyline, maar ook bijvoorbeeld in een groep. En op je Storyline kun je ook andere content plaatsen, zoals gewone berichten, al dan niet met foto’s en video’s.

In consumentenapps worden stories duidelijk anders gebruikt dan gewone berichten. Het is vaak tijdelijke, uit de losse pols gemaakte en grappige content die is bedoeld als een soort snoepje voor wie die dag online is. Veel mensen, en zeker jongeren, zullen met die ogen ook naar Engage Stories kijken, hoewel die niet na 24 uur verdwijnen.

Ik denk daarom dat je Stories op het werk moet gebruiken en stimuleren voor persoonlijke en laagdrempelige visuele content: korte filmpjes opgenomen met je telefoon of een paar foto’s met tekst erop. Met een Story kun je bijvoorbeeld:

• Live verslag doen van een evenement, terwijl het officiële verslag later volgt in een bericht.
• De uitkomsten van een brainstorm-meeting vastleggen, waarna je de uitwerking daarvan netjes op een rijtje zet in een bericht.
• Of samen successen vieren, die in een bericht officieel worden aangekondigd.

Stories hebben als voordeel dat ze snel te maken en makkelijk te consumeren zijn, vooral voor visueel-ingestelde (jonge) mensen. Zorg er dan wel voor dat iedereen ze kan, mag en durft te maken. Die omstandigheden schep je met een goede content-architectuur en duidelijke normen voor het plaatsen in algemene groepen. Daarmee voorkom je ook een overload aan Stories.

9. Wat moet je niet doen met Stories?

We concludeerden hierboven al: werkplatformen zijn niet bedoeld voor flauwe grapfilmpjes. Als medewerkers die met elkaar willen delen, laat ze dat dan in een privé WhatsApp-groep doen, als vrienden onderling. En leg dan direct uit dat werkgerelateerde zaken daar niet thuishoren.

Dat wil niet zeggen dat alle werkcontent serieus moet zijn. Als je Stories gaat gebruiken, beschouw ze dan echt als een nieuw format: snel, persoonlijk, betrokken, voor en door iedereen. Dat kan best een grappig, enigszins schokkerig en rommelig filmpje zijn. Maar ook hier geldt: maak een plan, leg dat goed uit en zorg voor goede voorbeelden. Hier en daar wat experimenteren met Stories op je platform werkt averechts. LinkedIn Stories en Twitter Fleets, allebei inmiddels ter ziele, laten zien dat stories niet vanzelf werken.

Hoe het in ieder geval niet moet: een aantal jaren geleden heb ik een videoplatform gebouwd voor een grote multinational, die daar persoonlijke verhalen (storytelling!) van over de hele wereld op wilde verzamelen. Wie een verhaalidee had, kon dat melden, en als het goed genoeg was stuurde HQ een filmploeg langs. Het gevolg? Overgeproduceerde video’s, een gebrek aan authenticiteit en weinig interactie.

Maar schiet ook niet te ver door de andere kant op. Jolige, bestickerde filmpjes van oudere leiders hebben ongetwijfeld al snel een ‘OK, boomer’-effect. Help leiders een vorm te vinden die bij ze past. Bij de CEO van een eerdere klant was dat bijvoorbeeld alleen audio, omdat hij zich daar comfortabel bij voelde. Het waren vaak de meestgelezen (of eigenlijk beluisterde) berichten van de week. 

10. Het grotere plaatje: Engage, Viva en Teams

Storyline en Stories zijn goede voorbeelden van het nieuwe ‘Employee Experience-denken’ bij Microsoft. Terwijl het bedrijf bij velen synoniem was met blauwgrijze programma’s met veel te veel functies, lijken ze nu een omslag te maken. Onder de naam Viva komen steeds meer op medewerkers gerichte apps en functies samen op een ‘Employee Experience Platform’.

Engage is daarin een sociale laag die de verschillende apps van Viva verbindt:

• Het is de sociale feed in Viva Connections, de nieuwe voorkant van het SharePoint-intranet.
• Het maakt het leren van Viva Learning sociaal, bijvoorbeeld met cursusgroepen.
• Je kunt er Communities of Practice oprichten die de onderwerpen in AI-gedreven kennisbank Viva Topics beheren.
• Medewerkers kunnen er steun en input vinden voor de productiviteits- en welzijnsvragen waar Viva Insights ze op attent maakt.

En hoe zit het dan met Teams? Als het aan Microsoft ligt, ga je via Teams naar al je Viva-apps toe. Maar Teams heeft natuurlijk zelf ook chat en tijdlijnen, net als Engage. Volgens mij is Teams vooral geschikt voor teamcommunicatie en samenwerking, zoals de naam al zegt. Engage is er voor teamoverstijgende (twee-weg!) communicatie, kennisdeling en betrokkenheid.

In tegenstelling tot wat sommige mensen denken, is het best logisch om niet alles op één platform te doen. Privé communiceer je ook met vrienden via WhatsApp en met je zakelijke netwerk via LinkedIn. Alles mixen kan snel leiden tot overload en verwarring.

Bovendien zijn Engage en Teams echt anders ontworpen. Zoals we hebben gezien heeft Engage specifieke functies die brede dialogen en verbinding ondersteunen. Naast het al genoemde Leadership corner worden daar begin volgend jaar ook functies als Answers (crowdsourcing) en Amplify (campagne management) aan toegevoegd. Daarover wellicht in een volgend artikel meer.

Medewerkers snakken naar moderne, sociale communicatietools, en leiders naar alignment en verbinding.

Conclusie: engage medewerkers met leiders

Viva Engage is veel meer dan oude wijn in nieuwe zakken. Met een verbeterd design, nieuwe functies als Storyline en binnenkort Stories, en integratie in Viva en Teams is het vaak sluimerende Yammer nu klaar voor een relaunch in jullie organisaties.

En dat wordt tijd ook, want medewerkers snakken naar moderne, sociale communicatietools, en leiders naar alignment en verbinding. Aan jullie als communicatiemensen de mooie taak om ze bij elkaar te brengen. Maar zoals wel vaker: bezint eer ge begint. Hopelijk heb ik jullie daar met deze 10 punten wat houvast voor gegeven.