Makkelijk virtuele events organiseren: top 5 favoriete platformen

Ook al vond het eerste virtuele event al plaats in 1993, de echte doorbraak qua aantallen was tijdens de coronacrisis. Het was geen interessante mogelijkheid, maar pure noodzaak geworden om events door te laten gaan. Ook al puilt mijn agenda momenteel weer uit van spreekbeurten op fysieke events, het gros van de organisaties waar ik mee werk, blijft meer dan de helft of zelfs álle events virtueel organiseren. De platformen hiervoor zijn er in overschot, maar welke kun jij het beste gebruiken? In dit artikel deel ik mijn favorieten.

Nu moet ik eerlijk bekennen dat ik het heerlijk vind om weer fysieke events te bezoeken en organiseren. Maar de vele voordelen van het organiseren van virtuele events zijn vaak een reden om ze volledig ‘in the cloud’ te produceren, ook al mogen we nu weer fysieke events genieten. Inmiddels geeft 71% van mijn collega-eventorganisatoren aan dat zij virtuele events blijven organiseren.

Vlak na de eerste lockdown schreef ik al over de vele voordelen. Op het gebied van duurzaamheid, vanwege het wegvallen van het gereis van bezoekers en soms ook sprekers. Ook het gemak waarmee sprekers en bezoekers aan een dergelijk event kunnen deelnemen, zorgt voor beide groepen voor een grotere betrokkenheid. Grotere namen die makkelijker toezeggen voor het virtuele podium, meer bezoekers en een lagere no-show.

Begin met de why, who & how van je event

Er bestonden al een handvol platformen waarmee je dit soort events virtueel succesvol kunt opzetten. En in de afgelopen jaren zijn er meer bijgekomen. Voor mij begint de zoektocht naar een platform altijd eerst met het uitwerken van het event zelf. Ik zie vaak organisatoren gelijk al een paar platformen op een rij zetten en inrichten, zonder eerst scherp te hebben gekeken naar de why van een event. De reden dat het virtueel en live moet én de doelen die je wil bereiken als organisatie met het organiseren van het event.

Maar ook de who: wat voor archetypen gasten verwacht je? En wat zijn hierbij de wensen en aandachtspunten? Heb je al digital native bezoekers die veel gewend zijn om online te doen? Of juist een groep senioren die meer ondersteuning nodig heeft in aanloop naar en tijdens het event? Ik zie bij virtuele events dat er soms andere doelgroepen komen dan op fysieke events. Iedere doelgroep heeft eigen wensen en aandachtspunten. Daarom is het extra belangrijk om dit goed onder de loep te nemen.

En denk dan aan de how: de opzet en invulling van het programma. Veel organisaties maakten en maken nog steeds de fout een event, dat oorspronkelijk fysiek zou plaatsvinden, een-op-een te kopiëren naar virtueel. Het is een van de veelgemaakte fouten, waar ik eerder over schreef. Virtueel zijn er echt een aantal andere kaders waar je rekening mee moet houden, waaronder de optimale duur van bijvoorbeeld keynotes en sessies.

Met al deze input, kun je de eerste stap maken in de zoektocht naar het perfecte platform dat aansluit op jouw doelen.

De meestgebruikte functies van eventplatformen

Als je zoekt naar een geschikt eventplatform, dan kijk ik altijd eerst naar de meestgebruikte functies bij veel events:

• Branding: is het mogelijk om het platform naar jouw eigen wens in te kleuren, in lijn met de eigen huisstijl? Denk aan logo en kleuren.
• Inschrijven: is het mogelijk om het hele registratieproces binnen het platform te laten plaatsvinden?
• Communicatie: is het mogelijk om mailings naar gasten te sturen?
• Welkomstlobby & sponsor desks: is het mogelijk om virtuele ruimtes in te richten met content om bezoekers te verwelkomen en sponsoren uit te lichten?
• Breakouts: is het mogelijk om ook workshops / breakout-sessies in te richten, naast het hoofdprogramma?
• Interactie: hoe kan het publiek worden betrokken bij het event? Zijn er opties zoals livechat, live polling etc?
• Netwerken: is er een mogelijkheid om het publiek te laten netwerken met elkaar? Of is het mogelijk om een platform zoals Wonder.me hiervoor te integreren?
• Analytics: wat voor statistieken kun je verkrijgen rondom het event over de bezoekers en sessies?
• Integratie: werkt het met andere platformen die je voor het event wil inzetten? Van betalingen met iDeal en creatieve sessies in Miro tot netwerken in Wonder.me?

Voordat je een platform kiest, is het als laatste goed in het achterhoofd te houden hoe je dit concreet gaat bedienen en voor wie je dit doet. De platformen hebben soms wel tientallen functionaliteiten die het event prachtig kunnen verrijken, maar heb je ook echt tijd om dit allemaal voor te bereiden? Is er iemand tijdens het event vanuit jouw team (of als je dit zelf doet: heb je hier zelf tijd voor) om dit allemaal te faciliteren?

Zijn deze functionaliteiten écht nodig om het event tot een succes te maken en jouw doelen te bereiken? Is het publiek hier ook echt klaar voor, of kunnen deelnemers juist overprikkeld raken door de overkill aan mogelijkheden die je ze biedt? En hoe werkt het platform voor jou als organisator? Is het plug & play? Of heb je ook externe support nodig om technisch complexe functies ordelijk in te vullen?

1. Microsoft Teams & Zoom

Aangezien het programma en de aanvullende wensen vaak niet zo heel gek waren, ben ik bij veel klanten snel uitgekomen bij Microsoft Teams en Zoom. Beide platformen die we vooral kennen van videovergaderen, bieden geweldige mogelijkheden om complete events in te organiseren. Naast de reguliere videobel-functionaliteiten, kun je in beide ook uitgebreid werken met break-outsessies en tools als Miro en Mentimeter, waarmee je bijvoorbeeld polls kunt houden of een creatieve sub-sessie kunt inrichten.

Het grote voordeel van beide platformen is dat mensen vaak Teams en Zoom al op hun computer of tablet hebben staan en gewend zijn aan het gebruik ervan. Daarnaast heb je als organisatie ook al betaald voor veel functionaliteiten, wat uiteraard fijn is voor het budget.

Beide platformen bieden een breed scala aan mogelijkheden voor grotere, uitgebreidere events, tegen betaling. Hier is the attendee-sky is the limit. Ik heb in Zoom een event voor 10.000 man gehouden dat vlekkeloos liep en Microsoft Teams hetzelfde voor duizenden collega’s van een multinational. De platformen zijn ontzettend veel verkeer gewend, dus de stabiliteit is vaak erg goed.

2. Hopin

Opgericht nog geen jaar voordat corona onze wereld plat legde, werd Hopin in korte tijd een van de grootste platformen wereldwijd voor het organiseren van virtuele events. Het is door investeringen, onder andere van de oprichter van de Web Summit, inmiddels meer dan $7.5 miljard waard.

Hopin zet ik in, omdat het ontzettend makkelijk is om te gebruiken voor zowel de organisator als de gebruiker. Het biedt echt alle mogelijkheden die ik eerder beschreef, van branding tot communicatie en analytics.

Zelf vind ik de innovatieve mogelijkheid voor speed networking ook erg fijn. Partners en sponsoren gaven bij me aan dat zij de mogelijkheid om interactieve sponsorgedeelten in te richten heel erg fijn vonden. Het platform heeft events met honderdduizenden bezoekers gefaciliteerd, dus je hoeft je ook geen zorgen te maken over de capaciteit.

3. Bizzabo

Bizzabo ken ik nog uit mijn tijd toen ik TED-events organiseerde en het enkel nog een app had voor fysieke events om bezoekers op een unieke manier met elkaar in contact te brengen. Het Israëlische bedrijf heeft de afgelopen jaren haar platform doorontwikkeld tot een compleet ‘Event Experience Operating System’. Bij virtuele events waarbij het in contact komen van bezoekers belangrijker is dan de content van sprekers, is dit mijn keuze qua platform.

Het heeft talloze, krachtige manieren om bezoekers met elkaar in contact te brengen. Voor organisatoren die ook sterk gericht zijn op de ROI (return on investment) heeft het zeer uitgebreide mogelijkheden om het event te analyseren, realtime en aan het einde met uitgebreide rapportages. Zelf vind ik de mogelijkheid om het platform in te zetten bij hybride events, dus ook met fysiek publiek, ook erg fijn. Hier kun je op een vernuftige manier beide publieken met elkaar in contact brengen.

4. Webex Events (voorheen Socio)

Ook Webex Events staat in mijn rijtje van favoriete platformen vanwege hun geweldige mogelijkheden rondom gamification en custom apps. Als je het publiek maximaal wil betrekken bij een event en wil belonen voor hun interactiviteit, dan is dit platform een serieuze optie. Je kunt op allerlei manieren het publiek belonen voor het invullen van surveys, het vinden van verborgen content op het platform, het bijwonen van sessies etc. Je kunt er zelfs een scoreboard van bijhouden en realtime publiceren.

Daarnaast geeft Webex Events de mogelijkheid om eigen event apps te publiceren binnen de Apple App-store en Google Play-store, volledig in eigen huisstijl.

5. BigMarker

Als jouw event vooral georganiseerd wordt als marketinginstrument en niet bijvoorbeeld als een intern inspiratie-event, dan is BigMarker een interessante optie. Het platform heeft waanzinnig veel mogelijkheden om onlinemarketing-events op te zetten. Je krijgt nog moeite met welk format je gaat kiezen binnen het platform. Het heeft bijvoorbeeld alleen al 10 soorten webinars, waaronder automatische webinars, na bijvoorbeeld een X-aantal inschrijvingen. Daarnaast gaan marketeers smullen van de talloze integraties met marketing- en CRM-platformen, van ActiveCampaign tot Salesforce.

Andere eventplatformen

Het aantal platformen voor virtuele events is de afgelopen twee jaar met 2800% gegroeid. Er is dus uitgebreid aanbod en elk platform heeft zijn eigen voor- en nadelen. Naast de eerder beschreven platforms, zijn er ook nog grotere enterprise-oplossingen, waarmee je hele virtuele 3D-congreshallen kunt inrichten, zoals VFairs, FXAgency en Inxpo. Maar deze tools zijn een stuk complexer om te gebruiken en kosten veel meer tijd om in te richten, wat voor een normaal event in mijn optiek verspilde tijd is.

Daarnaast mocht ik recent ook al de eerste events en trainingen organiseren in de metaverse. Dit geeft voor het publiek, maar ook zeker de organisatie weer een nieuwe dimensie aan de beleving van een event.

Belangrijkste blijft om een platform te vinden bij jouw doelen. Ga niet pas doelen formuleren nadat je een platform hebt uitgezocht. Dat heb ik nog nooit goed zien gaan. Vraag een testrun aan bij het platform en probeer vanuit de archetypen gasten het event stap voor stap door te lopen en te beleven. Is het makkelijk om te registreren, te navigeren naar het virtuele hoofdpodium en bijvoorbeeld aanvullende content te raadplegen?

Doe een post mortem

Eerder schreef ik over de flaters die ik nog vaak zie gebeuren bij virtuele events. Doe aan het begin van de organisatie van een event een postmortem- oefening. Hierbij ga je ervan uit (inderdaad, voordat het überhaupt heeft plaatsgevonden) dat een event helemaal gefaald is en er van alles fout is gegaan. Probeer goed in te beelden wat er allemaal fout ging en hoe je dit in de organisatie van tevoren al kunt voorkomen, door zaken te communiceren richting gasten of in te stellen op het platform.

Kijk naar de kansen van virtuele events

Kijk naast uitdagingen ook naar de vele kansen die virtueel ten opzichte van fysiek biedt. Eerder schreef ik over zaken als Spotify-sessies, virtuele pepermuntjes en hybride handjes schudden, die bij veel eerdere virtuele events een groot succes bleken te zijn.

Laten we hopen dat het organiseren van virtuele events nooit meer een noodzaak wordt, maar voor altijd een prachtige nieuwe mogelijkheid als bedrijf om marketing- en communicatiedoelstellingen te behalen.