De perfecte mix tussen on- en offline: 5 kansen voor hybride events

Overal waar we kijken, zien we fysieke en online werelden samensmelten. Dit zorgt op allerlei manieren voor positieve verbeteringen van de meest uiteenlopende dagdagelijkse activiteiten. Van werken tot sporten, van reizen tot winkelen en van feesten tot daten. Soms zijn de virtuele oplossingen zó goed, dat voor de fysieke variant is bedankt. Maar ik zie juist heel vaak dat ze elkaar prachtig complementeren en samen juist voor een nóg betere klantbeleving zorgen. Zo ook bij events. In dit artikel deel ik mijn top 5 gave mogelijkheden.

Er is een kleine polarisatie tussen organisatoren die virtuele events weer volledig in de ban doen en organisaties die nooit meer grote fysieke meetings gaan organiseren. Maar toch zie ik ook veel events waar prachtig the best of both worlds in een hybride feestje wordt neergezet. Zoals ik al eerder schreef, is dat enerzijds noodzaak. Bezoekers zijn door de vele virtuele mogelijkheden van de afgelopen tijd verwender geworden, en daardoor ook kritischer. Daarnaast is het natuurlijk zonde als je als organisator niet kijkt hoe je die kruisbestuivingen zelf kunt faciliteren.

1. Spotify sessies

Een van mijn favoriete onderdelen van hybride events, is on-demand content. Rondom bepaalde sprekers is zoveel interessante content te fabriceren en publiceren, dat je er meerdere events mee kunt vullen. De combinatie van een korte live keynote met aanvullende on-demand content, is goud. Je kunt dit op verschillende manieren strategisch inzetten voor een event.

Door de on-demand content drupsgewijs door het jaar online te publiceren, kun je prachtig een community opbouwen, onderhouden en enthousiasmeren voor het volgende event. Je kunt deze content ook enkel toegankelijk maken voor bijvoorbeeld premium tickets, om zo meer inkomsten te generen. In een tijd waar de aandachtspanne van mensen steeds kleiner wordt, is het daarnaast een uitkomst om het publiek beter betrokken te houden. Geen ellenlange keynotes meer die mensen al tig keer hebben gezien. Ga voor korte verhalen die het publiek prikkelen om aanvullende content online op te zoeken.

Dit zorgt er ook voor dat het beter behapbaar is voor mensen. En dat ze niet hele dagen semi-verplicht moeten afschrijven om ergens live in een zaal te zitten, maar echt alles op eigen tempo kunnen consumeren.

2. Virtuele pepermuntjes & bragging rights

Goodybags hebben een snelle evolutie doorgemaakt. De pennen en pepermuntjes zijn inmiddels vervangen door doe-het-zelf swag en virtuele cadeau’s. Duurzaamheid is een van de hoofdthema’s in de event branche geworden en dat zorgt ervoor dat je niet zomaar meer onnodige rommel op het publiek kan dumpen. Big data van virtuele cadeau’s zorgt er daarnaast voor dat je het effect en enthousiasme van de ontvanger prachtig in kaart kunt brengen, wat ook interessant is voor sponsoren. Daarnaast zijn er zoveel technologische innovaties, die weer heel veel nieuwe mogelijkheden bieden voor organisatoren.

De inzet van NFT’s

Naast virtuele goodybags met vouchers van partners, zet ik ook steeds vaker NFT’s in. Geïnspireerd door onder andere de Oscars, waar alle bezoekers een NFT kregen van een prachtig digitaal kunstwerk en Consensus, waar de 30.000 bezoekers een NFT-swag-bag kregen, vol NFT’s van sponsoren. Je kunt bijvoorbeeld voor alle bezoekers een uniek virtueel kunstwerk laten maken. Maar je kunt NFT’s bijvoorbeeld ook inzetten als digitale event-badge met extra functionaliteiten. Eerder schreef ik al over POABs en partijen als Playboy en club Amnesia, die NFT’s inzetten om bepaalde bezoekers, bepaalde toegangsrechten te geven.

Op het laatste grote fysieke event waar ik was voordat corona uitbrak, het World Economic Forum in China, werd al geëxperimenteerd met digitale badges die toegang gaven tot bepaalde sessies. Zelfs in combinatie met een gezichtsscan. Dit is niet alleen een stuk veiliger, doordat dit op de blockchain staat is er niet mee te frauderen en kan scalping (doorverkopen van gewilde tickets tegen woekerprijzen) bijvoorbeeld worden voorkomen. Maar door de digitale check-ins kun je bijvoorbeeld ook live jouw locatie delen voor het netwerken. Iets wat ik al zie gebeuren op de grote TED-events en SXSW.

Ook hier kun je bepaalde NFT-elementen gebruiken voor de upsell van typen eventtickets. NFT’s worden soms ook weleens gezien als ‘digital bragging rights’: het digitale bewijs dat je iets unieks bezit of op een unieke bijeenkomst bent geweest. Een lunch met een bijzondere spreker, een speciale sessie voor genodigden, je kunt het zo gek niet verzinnen of je kunt dit soort zaken programmeren in een NFT en daarmee persoonlijke hybride belevingen makkelijk mogelijk maken om te delen met het netwerk van de individuele bezoekers.

3. Blended belevenissen

Onderzoek laat zien dat meer dan de helft van de organisatoren het heel lastig vindt om virtueel unieke en memorable belevenissen te creëren, vergeleken met fysieke events.

Toegegeven, het kan soms ook lastig zijn om echt een ‘unified’ ervaring neer te zetten, die voor zowel het fysieke als virtuele publiek leuk en werkbaar is.

Hier zet ik zelf eerder in op hybride belevenissen, die voor beide publieken echt apart zijn of ‘blended’, waar bezoekers moeiteloos kunnen wisselen tussen fysieke en online belevenissen. Een mooi voorbeeld is Tomorrowland, wat voor haar Winter Festival in maart, een online NFT-speurtocht heeft opgezet, waarbij de winnaars toegang krijgen tot exclusieve gedeelten op het festivalterrein.

4. Hybride handjes schudden

Vóór corona waren er al talloze event-apps voor het delen van informatie rondom het event. De afgelopen twee jaar zijn die mogelijkheden waanzinnig uitgebreid en zie je niet alleen krachtige AI-gebaseerde matchmaking, maar juist ook allerlei hybride mogelijkheden. Netwerken blijft naast inspiratie de belangrijkste reden voor mensen om een event te bezoeken. Daarom is het zaak om dit als event-organisator goed te faciliteren. Als er een hybride publiek is, dan is het ook belangrijk om hier extra aandacht aan te geven.

Ik zie hier nog te vaak dat beide vormen van publiek van elkaar worden afgesloten in aparte netwerkomgevingen. Een gemiste kans. De afgelopen tijd zag ik zelf bij events dat de bezoekers echt met ‘het andere publiek’ wilde connecten, omdat daar ook interessante mensen zaten. Het is belangrijk om dit heel goed van te voren uit te werken en goed te faciliteren tijdens het event zelf.

Bedenk hoe je zelf als fysieke bezoeker het liefst met een virtuele bezoeker zou netwerken. Zittend op een comfortabele stoel en met stabiele wifi. Omdat videobellen stroom vreet, het liefste ook gelijk met een stekkerdoos of stopcontact in de buurt.

Faciliteer de ontmoetingen ook online, door bijvoorbeeld in het programma virtuele breakout-sessies en speeddating te organiseren waar het fysieke publiek ook naartoe wordt gelokt. Dat kun je bijvoorbeeld doen door sprekers hier ook virtueel uit te nodigen, om na te praten.

Vaak wordt na het programma snel de livestream afgekapt en het virtuele platform gesloten. Houd dit tot de dag na het event open en toegankelijk voor iedereen en zorg daarnaast dat je rekening houdt met de tijdzones van de bezoekers.

5. Meeten in de metaverse

Een van de grootste buzzwords momenteel is natuurlijk de metaverse, waar ik eerder over schreef en wat volgens Forbes ‘the next big things for events and conferences’ is. De afgelopen tijd heb ik hier zelf al uitgebreid mee geëxperimenteerd. Van het organiseren van een event tot er een hosten in de metaverse. De mogelijkheden zijn eindeloos. Je hebt geen harde conferentie-zaalmuren en je kunt dus helemaal zelf een virtuele event space ontwerpen. ‘The Sims’ voor events. Maak je de omgeving een groot Frankwatching-groene omgeving met rondlopende virtuele panters? Of laat je de redactie virtueel een welkomstliedje zingen bij het inchecken? Je kunt als creatieveling echt helemaal losgaan.

Maar daar ligt ook gelijk de uitdaging. De technologie is nog erg nieuw en daardoor zal het veel tijd kosten om iets dergelijks helemaal uit te werken en te ontwikkelen. Daarnaast zie ik ook nog heel veel gebruikers stoeien met het simpelweg deelnemen via een VR-bril. Maar de mogelijkheden zijn eindeloos en gaan heel veel waarde toevoegen aan events. Dat laten de events die al hebben plaatsgevonden in de metaverse heel duidelijk zien.

Voor nu kan ik enthousiastelingen vooral aanbevelen om eerst eens te verkennen hoe alles eruitziet en werkt, bijvoorbeeld tijdens de wekelijkse Nederlandse metaverse meetup. Een tussenweg is het werken met een Cardboard-app, zoals wij een paar keer ook bij TEDx hebben gedaan:

Nadat we een tijd lang geen fysieke events mochten beleven, zie ik nu veel organisatoren hier weer vol op inzetten. Toch zie ik het hybride normaal snel ontwikkelen en ook veel waarde toevoegen. Bij elk event wat ik organiseer, testen sprekers en bezoekers positief op corona. Dan ben ik blij dat alles hybride toegankelijk is. Zoals dat met veel technologische ontwikkelingen gaat: gradually, then suddenly. Ik kijk dan ook ontzettend uit naar alle gave ontwikkelingen rondom hybride events die nog komen.