Zo behoud je jouw concentratie: 3 tips voor laserfocus

Je geeft ze graag de schuld: je praatgrage collega, de pop-ups op je scherm vanuit Teams en je telefoon die jou om de haverklap laat weten dat iemand jouw aandacht nodig heeft. Concentratie-killers en dé redenen voor jouw gebrek daaraan.

Daar geef ik je deels gelijk in. Het is inderdaad onmogelijk om je vast te bijten in een taak als jouw focus constant wordt weggerukt door een zoveelste ‘spoedje’ of storende geluiden op de achtergrond. Toch is dat maar een deel van het probleem, want naast dat deze externe afleiding met je focus knoeit, is daar ook nog interne afleiding. Iets waar veel kenniswerkers maar al te snel overheen kijken.

Want het is niet alleen een telefoontje hier of een vraag daar… Het zijn ook je eigen gedachten en ingevingen die jou van je werk afhouden. En indien je dáár geen rekening mee houdt, kun je wel tig stilteplekken opzoeken: afgeleid zul je blijven.

Maak daarom korte metten met beide afleidingsbronnen. Met zowel de externe als interne prikkels. En kom weer in je concentratiebubbel. Niet alleen krijg je dan veel meer gedaan, je voert het ook nog eens minder gestresst uit.

Daarvoor deel ik 3 concentratie-tips met je:

1. Neem weerstand weg door duidelijkheid te creëren

Het is heel eenvoudig: als jij met lichte (of zelfs grote) tegenzin aan een klus werkt, vind je altijd wel redenen om ‘even’ iets anders op te pakken, of nog erger: het door te schuiven naar het ‘Land van Oneindige Productiviteit’ (ofwel ‘morgen’). De reden daarvoor is simpel: je vindt de klus niet leuk, vindt hem intimiderend of je weet gewoon niet waar je moet beginnen.

Niet alleen krijg je zo niets gedaan, je creëert ook ruimte om afgeleid te worden. Door voordat je begint te zorgen voor voldoende motivatie en vooral duidelijkheid neem je in ieder geval die factor weg.

Wat je daarom doet

Voordat je aan die concentratieklus begint, neem je even de tijd om duidelijkheid te creëren. Doe je dat niet? Dan zul je merken dat je jouw werkzaamheden om de haverklap onderbreekt vanwege interne afleiding.  ‘Hoe zat dit ook alweer?’, ‘… moest ik daar Ben niet voor bellen?’ of ‘… poeh, wat ingewikkeld. Laat ik dat later maar doen.’

In plaats daarvan bedenk jij je vooraf wat de klus inhoudt:

• Wat moet er precies gebeuren?
• Is er een deadline?
• Naar welk resultaat werk je toe?
• En welke stappen moet je precies zetten om daar te komen?
• Specifieker nog: wat is de allereerste stap die jij moet zetten?

Schrijf dit desnoods voor jezelf op een stuk papier en schrijf gelijk erachter hoeveel tijd je hiermee kwijt denkt te zijn. Dit helpt later bij het plannen van je werkzaamheden.

Als je dit vooraf doet, zul je merken dat je hiermee de angel uit de klus haalt. Ineens voelt het minder intimiderend (want je hebt de klus in stukken gehakt) en ook de onduidelijkheid is weg (want je weet wat je moet doen en waar je moet beginnen).

Blijkt dan enkel nog het ontbreken aan ‘zin’ een factor? ‘Je voelt het niet’ of ‘meh, doet liever iets anders…’? Suck it up. Je wordt betaald om je werk te doen en niet iedere klus kan rozengeur en maneschijn zijn. In plaats van te zwelgen in zelfmedelijden rooster je de taak gewoon zo vroeg mogelijk op de dag in. Dan ben je er tenminste van af (van die taak én van je afleidende gedachten). Of zoals Mark Twain zei:

Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.

2. Creëer rust door realistisch te plannen

Zodra duidelijk is waaraan je gaat werken, help je jouw concentratie een handje door de de boel te plannen en te organiseren. Weer om die interne afleiding tegen te gaan (‘wanneer moest dit ook alweer gebeuren?’ en ‘heb ik daar wel tijd voor?’), maar ook zodat je minder snel wordt onderbroken door collega’s of verzoekjes van anderen.

Door te plannen weet je namelijk waar jouw focus moet liggen en of je ruimte hebt om daarmee te schuiven mocht er zich iets belangrijks voordoen. Je kunt hierdoor zelfverzekerd ‘ja’ zeggen tegen een klus, maar ook krachtiger ‘nee’ indien je weet dat het gewoonweg niet binnen je planning past.

Met andere woorden: vooraf je werkzaamheden plannen helpt je prioriteiten te stellen. Hierdoor weet je dat je met de juiste taak op het juiste moment bezig bent. Dat geeft ontzettend veel rust.

Wat je daarom doet

Plan je al werkzaamheden en verantwoordelijkheden in één timemanagementsysteem. Daardoor zie je in één oogopslag wat er vandaag, morgen maar ook volgende week moet gebeuren en geef je op basis daarvan invulling aan je werkdag. En of dat systeem uit tig van submapjes, programma’s en apps moet bestaan? Zeer zeker niet: slechts één agenda en één takenlijst zijn voldoende om de chaos in je hoofd te temmen.

Waar zet je wat?

Plaats al je afspraken en de klussen die langer dan een half uur duren in je agenda.

Klussen die je binnen een half uur kunt uitvoeren plaats je op je takenlijst.

Vervolgens kun jij je werkdag plannen. Je roostert die zware concentratie klus het liefst zo vroeg mogelijk op de dag en in de week in (bijvoorbeeld op maandag rond 10.00 uur). Al jouw andere taken en verantwoordelijkheden plan je daaromheen. Wees hierbij wel terughoudend: plan niet meteen alles vol, maar houd rekening met onverwachte dingen. Dingen lopen namelijk niet altijd zoals verwacht en soms doet er zich een noodgeval of een mooie kans voor. Daar wil je op kunnen anticiperen.

Reserveer zo’n 20% van je werkdag voor onvoorziene klussen.

Reserveer daarom zo’n 20% van je werkdag voor onvoorziene klussen. Niet alleen zodat je kunt schuiven mocht er zich iets voordoen, het biedt ook mentale rust. Mocht jouw belangrijke klus uitlopen dan heb je daar de bandbreedte voor.

3. Kies de juiste werkomgeving

Uiteindelijk moet je ook kritisch naar je werkomgeving kijken: stikt het er van externe afleidingsbronnen? En kun jij hier zelf invloed op uitoefenen?

Jij denkt dat je hier geen invloed op hebt. Vaak heb je namelijk het idee dat je geleefd wordt door je collega’s, telefoon en een e-mailbox die overstroomt. ‘Zo gaat dat hier. Dat is de werksfeer die hier heerst. Ik heb daar geen invloed op.’

Maar dat heb je wel. Met slechts een paar kleine aanpassingen in je eigen werkgedrag kun je in ieder geval voor jezelf een einde maken aan die druk-druk-druk-doenerij. Aan het eind van de dag gaat het er namelijk niet om hoe hard je gerend hebt, maar hoe productief je in werkelijkheid bent geweest.

Wat je daarom doet

Zet alle notificaties van al je devices en programma’s uit. Geen enkel bliepje of piepje gaat jouw concentratie nog verstoren. Geen melding van je telefoon, geen pop-up van een Teams-chat, geen binnenkomende e-mail.

‘Ja, maar wat als ze me dringend nodig hebben?’ Allereerst is dat zelden het geval. ‘Dringend’ is namelijk een relatief begrip en de meeste van jouw collega’s gaan daar nogal losjes mee om.

Want wat is ‘dringend’ nou precies? Nou, dat zijn zaken die absoluut niet kunnen wachten en waar jij jouw concentratie voor moet onderbreken. Doorgaans is dat niet aan de orde.

We worden te vaak gestoord (of onderbreken zelf ons werk) voor zaken die prima op een later moment zouden kunnen. Er is geen man overboord als ze later opgepakt worden. Vaak is het gewoon gemakzuchtige adhoc.

Het zijn zaken waarvan ik gemerkt heb: als ik er niet ben of als ik in een meeting zit kunnen ze prima wachten of lossen ze zich vanzelf op. Geen zaken dus waarvoor ik me moet laten afleiden als ik nu echt even geconcentreerd moet werken.

Ik hanteer daarom zelf de volgende stelregel:

Moet ik dit persé nu doen of kan ik eerst afmaken waar ik mee bezig ben?

In de meeste gevallen blijkt het nergens voor nodig om je werk te onderbreken. Zet dus gerust je telefoon een uurtje op stil en pauzeer je inbox. Je checkt beiden op een later moment (nadat je klaar bent met je belangrijkste klus of op een gezet tijdstip). Geloof me, de wereld vergaat niet.

Zoek daarnaast een prikkelarme omgeving op. Werk in die lege vergaderzaal of spendeer de komende uurtjes op die stilteplek. Alles is beter dan die kantoortuin. Door gelijk een noise cancelling headset op te zetten, filter je overig omgevingsgeluid uit.

Je hebt invloed op je concentratie

Concentratie lijkt misschien een vluchtig iets, maar in de praktijk heb je daar veelal toch invloed op.  Zo heb je vaak invloed op de plek en het moment waarop je je werkzaamheden uitvoert. Vroeg in de ochtend als collega’s nog geen rumoerige belafspraken gepland hebben staan of toch temidden van de kantoortuin? Jij kunt die keuze maken. Net als de keuze om je telefoon uit te zetten of om enkele minuten de tijd te nemen om je werkzaamheden uit te schrijven: wat moet er (vandaag) gebeuren en wat is de eerste stap die ik daarin kan zetten? Plan dat ook gelijk.

Je zal zien dat wanneer je dit doet, jij eindelijk toekomt aan het werk dat er ligt. Geconcentreerd en wel!

Wat je daarom voortaan doet, voor die laserfocus:

1. Neem weerstand weg door duidelijkheid te creëren: hak de concentratieklus in stukken en bepaal de stappen.
2. Creëer rust door realistisch te plannen: plan de klus in je agenda en takenmanager, en houd ruimte over voor onverwachte dingen.
3. Kies de juiste werkomgeving: ga voor een rustige plek, zet je notificaties uit, reageer alleen op echt dringende zaken.