Kantoorwerk onproductief? Thuiswerken is niet de oplossing

Veel organisaties zijn bezig met de vraag ‘Wat te doen wanneer de corona-beperkingen opgeheven worden?’. Weer naar kantoor, soms, een beetje of nooit meer? Het antwoord lijkt een mengvorm tussen momenten en plaatsen van werken, oftewel hybride werken. Het zou jammer als thuiswerken de oplossing wordt voor slecht kantoorwerk. Want dat is geen oplossing.

Grote aantallen kenniswerkers geven aan niet meer compleet op kantoor te willen werken, maar er zijn er ook die niet kunnen wachten tot ze weer terug mogen. Kennelijk bestaat er zoiets als een ‘kantoorsmeker’. We konden misschien meer op afstand dan we dachten en merkten ook dat bepaalde zaken niet zo lekker liepen.

‘De toekomst van werk is asynchroon’

Een aantal auteurs op het vlak van productiviteit is er wel uit: we gaan allemaal op andere plaatsen en tijden werken, oftewel asynchroon. Immers, dan zijn we flexibeler, mengen we werk en privé makkelijker, kunnen we talent overal vandaan werven, bekorten we werkdagen door minder te reizen en kunnen we als we geen inspiratie hebben even gaan hardlopen om later de klus op te pakken waar we mee vastzaten. 

Hybride werkvormen worden steeds gebruikelijker. Driekwart van de organisaties die deelnamen aan het onderzoek verwacht dat 30 procent van de werknemers met regelmaat op afstand blijft werken. Een kwart van de ondervraagden gaat zelfs uit van 70 procent. Met name in overlegstructuren groter dan tien personen wordt er steeds vaker alleen voor gerichte bijeenkomsten op kantoor afgesproken. En hoewel de balans tussen thuiswerken en kantoortijgeren net wat anders opgemaakt wordt in kleinere bedrijven, ligt het dus in de lijn der verwachting dat de meeste werknemers anderhalve dag per week niet meer op kantoor zullen werken. (Uit Capgemini’s Future of Work-rapport)

Publicaties te over waarin de voordelen van niet op kantoor werken uitgebreid worden besproken. Daarbij is niet tegelijkertijd werken, dus asynchroon, een belangrijk gegeven. Immers, dan is in tijd en plaats de afstand tussen teamleden het grootst.

• The Next Great Disruption. is Hybrid Work – Are We Ready? Microsoft Work Trend Index: 2021 Annual Report
• Werk heeft het gebouw verlaten, Jitske Kramer
• The end of the office, Seth Godin
• De Mentale Reset. Hoe hybride werken en leven je veerkracht vergroten, Elke Geraert
• The Joys Of Hybrid Work, Josh Bersin
• The Future of Work – Capgemini: Remote work is here to stay
• Thuiswerkrevolutie. Succesvol samenwerken op afstand, Tsedal Neeley

Veel publicaties benadrukken dat leidinggevenden nog een stap te maken hebben om te realiseren dat veel kenniswerkers behoefte hebben aan meer afstand in tijd en plaats en meer flexibiliteit in hoe, waar, waaraan en met wie ze werken.

More than three-quarters of C-suite executives recently surveyed by McKinsey report that they expected the typical “core” employee to be back in the office three or more days a week. While they realize that the great work-from-home experiment was surprisingly effective, they also believe that it hurt organizational culture and belonging. They are hungry for employees to be back in the office and for a new normal that’s somewhat more flexible but not dramatically different from the one we left behind. Embracing a test-and-learn culture will entail a real mindset shift for some leaders. The big answers may not emerge for years. (Uit: It’s Time for Leaders to get Real about Hybrid).

Leaders are out of touch with employees and need a wake-up call (Uit: Microsoft Trend Report)

Eindelijk geen kantoorgedoe meer

Een bijzondere plek in de besprekingen van hybride werken en vaker in tijd en plaats gescheiden werken, was de bevrijding van allerlei onproductieve gewoonten in samenwerking. Denk aan:

• Slechte georganiseerde vergaderingen en vergaderingen die geen vergadering hadden moeten zijn.
• Onrustige werkplekken en onnodige onderbrekingen door collega’s als je aan het werk bent.
• Iemand die een e-mail verstuurt en je direct daarop aanspreekt over die e-mail.
• Onnodige fysieke aanwezigheid die verwacht wordt, ofwel presenteïsme.
• Werken op momenten dat jij niet op je fitst of creatiefst bent.

Dat zijn zonder meer problemen die je van je beste werk afhouden en die frustrerend zijn. Soms is het ronduit een gebrek aan respect voor elkaars tijd en aandacht om op deze manier samen te werken. Om frictie tegen te gaan, is het onder andere handig om voorafgaand aan de samenwerking afspraken te maken over communicatiemiddelen. 

Eindelijk tijd voor dat diepe werk

In een onderzoek naar de bevindingen van thuiswerken gaven respondenten (circa 55-70%) aan dat hun productiviteit gestegen is, ze zich beter konden concentreren en ze vaker aan eigen gekozen taken werkten dan aan vragen van anderen. Dat klinkt positief.

‘Diep werk’ (affliate) van Cal Newport is zo’n boek geworden, waarvan de titel veel gebruikt wordt als verwijzing naar focuswerk. Langere tijd onafgebroken aan een klus werken in plaats van allerlei ad-hocwerk of switch tasken. Degenen die het boek van Newport (wel) gelezen hebben zien adviezen als onderstaande.

• Plan elke minuut van je dag.
• Stop met social media.
• Word moeilijk om te bereiken.
• Als je communicatief werk hebt, doe dat dan enkele dagen per week of weken per jaar en wees die andere tijd met diep werk bezig.
• Maak het lastiger om jou via bijvoorbeeld e-mail werk te bezorgen.

De meeste adviezen worden genuanceerd in de erop volgende tekst. Bijvoorbeeld als je werk is om social media te managen, dan mag het wel. Ook als er iets opduikt op een dag dat je niet gepland hebt, mag je het doen. Maar zonder plan had je geen beoordeling of kader om te beslissen of dat ongeplande voor mag gaan. Maar de adviezen zijn sterk gericht om jou van de wereld af te schermen.

Je kunt werk mengen

Het zijn de soort adviezen die uiteraard hun nut hebben maar productiviteit helaas gelijkstellen met alleen werken, je plan volgen en heel kritisch zijn op onderbrekingen door anderen. Het lijkt aantrekkelijk als je heel vaak aan het eind van de dag denkt: ‘Wat heb ik nou helemaal gedaan?’ en vooral ongepland en ad-hocwerk gedaan hebt. Maar als dat ook je werk is, dan heb je een nuttige dag gehad.

Het kan raadzaam zijn om te zien hoe je óók je eigen, geplande werk een plek op een dag of in de week geeft. Misschien plan je te veel op een dag en zul je hoe dan ook ontevreden zijn. Misschien kun je grote klussen afbreken in kleinere, waardevolle acties om er makkelijker aan toe te komen, misschien moet je iemand van niet-urgent werk een eerste versie beloven zodat je een reële deadline hebt voor die taak. Kortom, je hoeft echt niet óf diep werk te doen óf te switch tasken. Je kunt soorten werk mengen.

Daarnaast is het diepe werk klassiek dat van de maker, terwijl de manager en de minder (zorgdrager) veel meer communicatief werk hebben en naar zijn aard veel vaker anderen nodig hebben. Als je dan per se onbereikbaar wil zijn en je eigen plan wil volgen, heb je vast meer stress van de onvermijdelijke onderbrekingen en de altijd voorzienbare hoeveelheid onvoorzienbaar werk. Een onderbreking is pas een storing als het je enige frictie bezorgt.

Rodin had het mis

Je kent vast het beeld De denker van Rodin. Een man alleen, verdiept in zijn gedachten, fysieke en mentaal naar binnen gekeerd.

In The extended Mind. The Power of Thinking Outside the Brain maakt Annie Murphy Paul aannemelijk dat veel denkwerk juist gebeurt in:

• interactie met anderen (bevraging, debat, elkaar aanvullend),
• interactie met materialen (tekenen, mindmappen, prototypen maken),
• beweging (wandelend, in de natuur, op een inspirerende locatie).

Kortom, het beeld van het gekwelde genie alleen in gedachten verzonken is maar één, en volgens Paul, niet de beste manier van denken. 

Het kan bevredigend, leuk en uitdagend zijn te improviseren als iemand een vraag stelt, een opgedoken probleem op te lossen of een telefonische vraag van een klant te beantwoorden. Om met anderen en voor anderen te werken. De kunst is dat te mengen of af te wisselen met werk dat ook bij jouw rollen en verantwoordelijkheidsgebieden hoort. Maar het één boven het ander verkiezen, is niet nodig.

In het eerder genoemde onderzoek gaven respondenten aan dat ze communicatiemiddelen misten die zorgden voor sociale cohesie. Er waren veel zorgen over effectiviteit (in plaats van efficiëntie), creativiteit en persoonlijk veerkracht op lange termijn. Kortom, alleen en op afstand werken heeft zijn nut maar samenwerken is soms simpel weg samen werken.

Tijd voor communicatierichtlijnen

Een manier om samenwerken, waar ook in tijd en plaats, beter te laten lopen, is die samenwerking te beginnen met het nadenken over hoe je die samenwerking vormgeeft. In het boek I AM TAO. Stroomlijn je communicatie in vijf stappen noem ik het ‘communicatierichtlijnen’, maar als dat woord niet voor je werkt, kan elk woord werken, zoals convenant, best practices, uitgangspunten, et cetera.

Het idee is dat je nadenkt over vijf aspecten van samenwerking en daar afspraken over maakt. Je kunt het ook zien als een manier om hybride werken concreet te maken. Maak afspraken over de volgende punten.

1. Spreek af welke communicatiekanalen je waarvoor gebruikt

Langs welke kanalen gaan welke typen boodschappen met welke verwachte reactietijd?

2. Maak afspraken over bereikbaarheid en aanwezigheid

Wie is op welke dagen of momenten bereikbaar? Wie is op welke locatie aanwezig? Wat zijn binnen die locatie afspraken over bereikbaar en beschikbaar zijn?

3. Maak afspraken over het gezamenlijk bijhouden van prioriteiten, projecten en taken

Waar kun je zien wie met wat bezig is en wat de status is van bepaalde taken of projecten? Hoe verdeel je werk? Hoe meld je het als iets af is?

4. Maak afspraken over bestandsnamen

Waar staat informatie die nodig is om het werk te doen? Wat zijn slimme bestandsnamen?

5. Maak afspraken over reflectie, beslismomenten en onderhoud

Met welke regelmaat is er overleg waarover? Wie houdt wanneer welke mappen of borden bij?

Soms is de beste manier om zulke afspraken te maken, even lekker je ergernissen in kaart te brengen over vergaderen, e-mail, Slack of kantoorgedrag. Het spiegelbeeld zijn dan je richtlijnen.

Laat hybride werken geen vlucht zijn

Nadenken over hybride werken is meer dan zinnig. Het kantoor verlaten heeft veel nieuwe inzichten gebracht en al was het geen ideaal experiment (gedwongen thuiswerken, soms een slechte thuiswerkplek, voor deze en gene enkele weken belast met thuisonderwijs) zijn er wijze lessen uit deze periode te trekken. Laat het alleen geen vlucht zijn van het oplossen van communicatieproblemen op kantoor, of productiviteit gelijkschakelen met vooral voor je eigen werk zorgen.