Sociaal intranet, Teams of Slack: welk platform kies je voor een digitaal gesprek?

Het wemelt van de digitale tools als Teams, Zoom, Slack en Yammer. En in talloze zorg-, onderwijs- en (semi)overheidsinstellingen vind je sociale intranetten. Maar sinds zo’n anderhalf jaar is er een probleem met deze systemen: in steeds meer organisaties vind je niet slechts één van deze apps, maar twee, drie of zelfs meer. Veel meer! Ze worden ook allemaal gebruikt, parallel aan elkaar… alleen niet door iedereen tegelijk en zeker niet door iedereen op dezelfde manier. Daarom is een interessante en prangende vraag: welk digitaal platform kies je voor welke vorm van digitale communicatie en samenwerking?

Verschillende digitale communicatie en samenwerkingen

Eerder dit jaar schreef ik al eens over verschillende soorten van werken, samenwerken en communiceren. En ik denk dat kijken naar die verschillen ook helpt om te kiezen welk platform je voor welk doel inzet. Niet alleen vanuit het perspectief van de medewerker – dat is weliswaar het belangrijkste, maar ‘slechts’ één van de perspectieven op digital employee experience – evenals vanuit het perspectief van de organisatie.

Je kunt grofweg op vier verschillende manieren met elkaar samenwerken en communiceren, namelijk als:

1. Projectteam
2. Afdeling of dienst
3. Community
4. (Gehele) organisatie

Op alle vier ga ik hieronder verder in. En voor elke vorm van samenwerken en communiceren doe ik een paar suggesties voor (typen) platforms waarop die digitale communicatie dan zou kunnen plaatsvinden.

1. Samenwerken en communiceren als projectteam

Samenwerken en communiceren als projectteam kenmerkt zich door:

1. Een kleine, vaste groep mensen met soms uiteenlopende expertise;
2. Een beperkte set van vastomlijnde taken;
3. Een beperkte tijdspanne (dus met een deadline);
4. Vooraf gedefinieerde producten of deliverables.

Samenwerken en communiceren gebeurt in de vorm van documenten, planningen en andere projectgerelateerde deliverables, maar natuurlijk ook inhoudelijk: specificaties, ontwerpen, backlogs enzovoort. Maar kenmerkend hiervoor is de beperkte groep, set taken en tijdspanne. Daarom past dit type (samen)werken in principe meer in een gesloten platform.

Wat is een ‘gesloten platform’? Denk aan Microsoft Teams, JIRA, Trello of Basecamp. Voor een project nodig je de juiste mensen uit. Die zien de stroom berichten en documenten, werken mee aan de deliverables, et cetera. Personen die je niet hebt uitgenodigd, zien die inhoud natuurlijk niet, maar worden er dus ook niet door overspoeld. En daarmee zijn dit allemaal gesloten systemen.

Chat kan ook zinvol zijn in de context van projectgerelateerde samenwering en digitale communicatie. Maar dat is weer zó gesloten – immers: je stuurt een bericht naar een of slechts enkele personen – dat andere collega’s niets aan de informatieuitwisseling hebben, en dat gaat voor veel organisaties weer te ver. Bovendien: “chat is like e-mail on steroids!”

2. Samenwerken en communiceren als afdeling of dienst

Samenwerken en communiceren als afdeling of dienst, zeg maar binnen de hiërarchie van je organisatie, heeft als kenmerken dat het gaat om:

1. Een grotere, soms wisselende, groep personen;
2. Een grotere set van meer uiteenlopende taken;
3. Werk dat terugkerend van aard is;
4. Werk zonder vast tijdpad of deadline;
5. Soms zonder of eventueel met beperkte concrete deliverables;
6. Werk/deliverables zijn mogelijk relevant voor meer mensen dan alleen de groep.

Deze vorm van ‘hiërarchisch’ samenwerken en communiceren is wat lastiger te definiëren. En de keuze voor een platform hangt af van (a) de openheid/beslotenheid van de groep, (b) eventuele concrete deadlines en/of (c) duidelijke producten of deliverables.

Wanneer de groep duidelijk gedefinieerd is, het werk een deadline heeft en ook concrete deliverables, dan lijkt het sterk op projectmatig samenwerken en past het in een gesloten platform. Maar is van één of meer van deze dingen geen sprake, dan past een open platform beter.

Open versus gesloten

Wat bedoel ik met ‘open platform’? Bijvoorbeeld Yammer, Slack, Workplace (Meta), of de activity feed van je sociaal intranet zoals Embrace, Iris, Harmonics of Viadesk. Voorwaarde is wel dat je kanalen en groepen in beginsel open zijn, natuurlijk, want anders zijn dit effectief toch weer gesloten platforms. En met open kanalen blijven berichten, documenten en reacties op zo’n platform niet beperkt tot de afdeling of dienst, maar zijn ze vindbaar, zichtbaar en bruikbaar voor meer mensen uit de rest van je organisatie.

Natuurlijk kun je dit type werk op zich ook in die gesloten platforms doen (Teams, Slack, enzovoort), en veel organisaties doen dat dan ook. Een praktisch probleem is dat je groep per definitie beperkt is tot de personen die je uitnodigt. Zelfs als je in Teams je team op ‘open’ zet, dan moet iemand eerst zelf actief lid worden om te zien wat er allemaal gebeurt. En zo mis je dus de meer open samenwerking en digitale communicatie die past bij de open platforms. Soms kan dat een bewuste keuze zijn, maar vaak staan organisaties hier (nog) niet bij stil.

3. Samenwerken en communiceren als community

Samenwerken en communiceren als grotere groep rond een bepaald thema kenmerkt zich door:

1. Een ongedefinieerde, grote(re) groep mensen;
2. Zonder of met alleen een ongedefinieerde set van zeer diffuse taken;
3. Zonder tijdpad of deadline;
4. Vaak zonder producten of deliverables.

Denk aan een online gesprek in jouw organisatie over diversiteit en inclusie. Dat is vaak wat meer formeel en waarschijnlijk ook bewust georganiseerd rond thema’s die niet per se bij de reguliere werkzaamheden horen, maar ook (nog) geen projectmatig aanpak hebben. Denk ook aan sociale interactie tussen de fietsliefhebbers of hobbykoks onder je collega’s. Dat is al veel meer bottom-up en ad hoc en mensen maken hun eigen groepjes. Maar hier past ook working out loud (WOL) bij, dat steeds meer mensen lijken te doen.

Deze vorm van samenwerken en communiceren hoort echt thuis in wat wel een enterprise social network (ESN) heet: een open platform, zoals de al genoemde Yammer, Slack en Workplace, net als veel socialintranettools. Maar denk ook aan Jive, Google Currents, Open Social en IBM Connections.

4. Samenwerken en communiceren als (gehele) organisatie

Tot slot: samenwerken en communiceren als (gehele) organisatie is een stuk ingewikkelder dan de voorgaande drie. Maar deze laatste vorm lijkt inhoudelijk sterk op de derde, namelijk de community. Want in een organisatie heb je bijna vanzelf verschillende community’s of groepen rond het werk, gedeelde thema’s, hobby’s of ervaring, maar de organisatie als geheel is in wezen ook een community.

Daar kenmerkt samenwerken en communiceren als (gehele) organisatie zich in nog sterkere mate door het volgende:

1. Een ongedefinieerde, (zeer) grote groep mensen, want het gaat om alle collega’s;
2. Zonder concrete taken, want die zijn in afdelingen, projecten en community’s ondergebracht;
3. Zonder tijdpad of deadline, want dat wordt in afdelingen en projecten georganiseerd;
4. Zonder deliverables, het werk wordt immers anders georganiseerd.

Misschien kun je onder samenwerken en communiceren als gehele organisatie vooral ook de top-down communicatie vatten. Daarvan op de hoogte blijven hoort immers ook bij het dagelijks werk. En wat dacht je van sociale interactie, de spreekwoordelijke koffieautomaat die de afgelopen maanden ook digitaal is geworden? Ook working out loud kun je hier misschien weer onder verstaan.

Het lijdt geen twijfel dat samenwerken en communiceren als (gehele) organisatie bij uitstek in een open platform past, zoals Yammer, Currents, Jive, socialintranettools, enzovoort.

Alle vormen komen voor… dus wat nu?

Misschien heb je voor jouw eigen organisatie de conclusie uit het voorgaande al getrokken: alle vormen van samenwerking en digitale communicatie komen bij ons voor. Zowel projectmatig, als binnen een afdeling of dienst. En zowel binnen community’s als met de hele organisatie.

Hoe kies je dan de passende toolset? Betekent dit dat je alle mogelijke tools moet (blijven) gebruiken? Én Teams én Yammer én Slack én een sociaal intranet? Dan schiet je met dit hele verhaal natuurlijk niet zo veel op. Maar op welke gronden moet je kiezen voor welke systemen, en welke dus niet? Daar is volgens mij geen pasklaar antwoord op.

Keer op keer kom ik erachter dat je je toolset, je digitale werkomgeving als geheel, primair moet afstemmen op de verwachtingen en behoeften van je medewerkers. Die moeten voorop gaan, leidend zijn. Niet centraal staan, zoals vaak gezegd wordt, omdat daarmee de beweging kan ontstaan dat alle belanghebbenden bij de digitale werkomgeving content en tools gaan aanbieden.

Maar als de medewerker voorop gaat, is het aan die belanghebbenden om te volgen. En naast de behoeften en verwachtingen van de medewerker, zijn de visie en strategie van de organisatie mede bepalend voor hoe je je digitale werkomgeving vormgeeft en inkleurt.

Handvatten om over na te denken

Over dat perspectief van de medewerker en dat van de organisatie schreef ik, samen met Tabhita Minten, het boekje ‘Digital employee experience: met je medewerker voorop richting een menselijke digitale werkomgeving’. Daarin, maar ook in verschillende artikelen op Frankwatching, geven we organisaties handvatten om na te denken over deze vraagstukken en een fundament te leggen waarop je keuzes kunt baseren.

Lees bijvoorbeeld:

• Communicatie, samenwerking & ondersteuning: het intranet van Alliander
• De 5 pijlers voor een succesvol intranet
• Digitaal (samen)werken is meer dan alleen videobellen aan de eettafel
• Talloze taken en tools? Zo krijg je overzicht in je digitale werkomgeving
• De basis van je digitale werkomgeving: bereiken, bedienen & betrekken
• Dienstverlening is het ondergeschoven kindje van de digitale werkomgeving

En ik hoop dat dit artikel je ook weer een stapje verder zal helpen. Zoals gezegd niet naar een pasklaar antwoord. En misschien zelfs niet naar een kant-en-klare werkwijze. Maar ik vrees dat het in deze dynamische tijd van lichtere en zwaardere coronamaatregelen, van terug naar kantoor naar thuiswerken, van verschillende vormen van hybride werken, nieuwe tools en systemen uit de koker van Microsoft en Google enzovoort, simpelweg niet anders is.