Hybride werken: 5 valkuilen en 5 tips voor je digitale werkplek

Vorige maand bezocht ik het (virtuele) Digital Workspace Event van Frankwatching, met keynotes van James Robertson over de Digital Employee Experience (DEX) en Isabel de Clerq over hybride werken. Door de verscherpte coronamaatregelen zijn deze onderwerpen nu extra actueel en belangrijk, vooral omdat veel organisaties hierin verkeerde (of geen!) keuzes maken. In dit artikel bespreek ik 5 valkuilen van hybride werken en leg ik uit hoe de Digital Employee Experience kan helpen deze te vermijden.

1. Vrijheid blijheid

Hybride werken blijft, daar zijn we het met z’n allen wel over eens. We zijn duidelijk nog niet van het periodieke (al dan niet dringende) thuiswerkadvies af. Maar belangrijker: we willen de voordelen van thuiswerken niet meer opgeven. Veel organisaties zijn dan ook op zoek naar een effectieve inrichting van hybride werken.

De insteek is daarbij vaak, bewust of onbewust: laat iedereen doen wat voor hem of haar individueel goed voelt. Dat klinkt heel mensgericht, maar het heeft onbedoelde – en schadelijke – gevolgen. Want als je iedereen een eigen keuze laat maken, dan blijven seniors lekker thuis. Die weten wat ze moeten doen, hebben thuis een goede werkplek en internetverbinding, en vinden het er heerlijk rustig. Juniors daarentegen zitten allemaal op kantoor, want die hebben input nodig en kunnen thuis juist niet lekker werken, met hun lawaaierige huisgenoten of op hun kleine kamertje.

Dit is desastreus voor samenwerking, groei en verbondenheid. Zoals onderzoek van Killian Wawoe van de VU onder meer dan 7000 werkenden tijdens de coronacrisis aantoont: de afleiding die de senior op kantoor ervaart is juist het leermoment van de junior. “Het gaat niet om ‘jij’, maar om ‘wij’. Kenniswerk is teamsport”, zegt hij.

2. Voor mij werkt het prima!

Er is één uitzondering op bovenstaande ‘senioriteitsregel’: leidinggevenden. Volgens Slack’s recente wereldwijde Pulse survey wil 75% van executives (bijna) voltijds terug naar kantoor, tegen maar 34% van werknemers. Niet alleen omdat ze een oogje op hun team willen houden, maar ook omdat ze hun positie hebben verworven in het oude systeem en ze daar dus in geloven.

Daarom is het moeilijk leidinggevenden mee te krijgen in verandering en in nieuwe ideeën voor de inrichting van werk. Isabel de Clerq gaf het voorbeeld van David Salomon, de CEO van investeringsbank Goldman Sachs, die werken op afstand een “dwaling” noemt, die “zo snel mogelijk moet worden rechtgezet.” Zijn collega Jamie Dimon van JPMorgan Chase, de grootste bank in de VS, legt uit:

Working from home doesn’t work for people who want to hustle, doesn’t work for culture, doesn’t work for idea generation.”

Probeer nieuwe ideeën over hybride werken maar eens te verkopen aan dit soort mastodonten.

3. Plug-in hybrids: online onboarding van nieuwe medewerkers

Even terug naar de andere kant van het spectrum: wat geldt voor juniors, geldt in versterkte mate voor nieuwelingen. Gelukkig is er de laatste tijd veel meer aandacht voor goede onboarding. Met de krappe arbeidsmarkt en hoge verloopcijfers is dat ook wel nodig. Maar hoe combineer je dat met hybride werken?

Een voorbeeld van Killian Wawoe: één van zijn studenten had tijdens de lockdown stage gelopen bij een grote Nederlandse multinational. “Wat vond je van het bedrijf?”, vroeg hij. “Geen idee”, was het antwoord, “ik heb alleen mijn slaapkamer gezien.” Wawoe hangt het 70-20-10 model van leren op het werk aan: kennis vergaar je voor 10% van formeel leren, 20% door coaching en 70% door afkijken. Vooral dat laatste is online natuurlijk veel lastiger.

4. De online ervaring van non-desk-medewerkers

Nog een veelgemaakte denkfout: non-desk medewerkers worden niet geraakt door de veranderingen in de manier van werken. Die zijn immers onderweg of werken in de fabriek, op de afdeling of de bouwplaats. Hybride werken is voor deze mensen geen optie, behalve bijvoorbeeld voor hun administratiemiddag.

Deze medewerkers betrekken bij de organisatie, en niet alleen bij hun eigen team, was zelfs pre-covid al een grote uitdaging. De coronamaatregelen maken bedrijfsfeesten en -uitjes nu onmogelijk, en in de kantine moeten ze afstand houden.

Maar ook daarna zal contact met (hoofd-)kantoor moeilijker blijven, want niet iedereen is er als de collega’s uit het veld eens langskomen, bijvoorbeeld om HR-zaken te regelen of om gewoon even bij te kletsen. Ook cursussen en trainingen zullen (deels) online blijven.

5. In het verleden behaalde resultaten…

Maar volgens mij de grootste valkuil is een vals gevoel van zelfvoldaanheid: we hebben ons toch maar mooi door die lockdowns heengeslagen. Iedereen heeft de schouders eronder gezet en zich supersnel aangepast. “10 jaar verandering in hoe we werken gebeurde in 10 dagen”, zoals James Robertson het uitdrukt.

De boel is niet in in elkaar gedonderd, zelfs niet toen we ineens 100% vanuit huis moesten werken. Dan lukt hybride werken ook wel, denken we. Maar ik ben ervan overtuigd dat we nog steeds teren op de werkrelaties van voor de pandemie; dat de bedrijfscultuur vervliegt; dat innovatie opdroogt omdat we niet meer over de grenzen van onze teams kijken.

Hybride werken is niet het beste van twee werelden: vergaderingen waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en de rest online, werken minder goed dan 100% virtuele vergaderingen: de online deelnemers worden vaak genegeerd, maar het kan ook dat iedereen zich juist alleen maar op het scherm richt.

Een ander, vast herkenbaar voorbeeld: als de ene collega op maandag/woensdag/vrijdag werkt en de andere op dinsdag/donderdag, of als teams om beurten op kantoor vergaderen, dan zien ze elkaar nog steeds nooit.

De Digital Employee Experience to the rescue

In onze naïviteit en flexibiliteit dreigen we dus volledig de mist in te gaan met hybride werken. En dat is gevaarlijk met valkuilen op je weg. Hoe kunnen we die vermijden? Hybride werken gaat natuurlijk over op afstand van elkaar werken, dus dat communicatietechnologie een belangrijke rol speelt is een inkopper.

James Robertson, voor velen een oude bekende van eerdere congressen en ditmaal online spreker vanuit Australië op het Digital Workspace Event van Frankwatching, kijkt hiervoor naar de Digital Employee Experience, ofwel de DEX: “the sum of the digital interactions within the work environment.” En dan komt nu de zesde bonusvalkuil: denken dat de huidige ICT-systemen wel voldoen.

Werken ‘in de cloud’ heeft een enorme vlucht genomen sinds corona. We kunnen nu overal bij onze bestanden, samenwerken aan documenten, videobellen. Maar dat dekt niet alle communicatievormen die we missen van kantoor. Niet voor niets creëren veel medewerkers hun eigen ‘shadow-DEX’, bijvoorbeeld met WhatsApp- en LinkedIn-groepen.

5 valkuilvermijders

Om de hierboven beschreven valkuilen van hybride werken te omzeilen, moeten we in onze Digital Employee Experience op de volgende dingen letten:

1. Faciliteer inhoudelijke verbindingen tussen verschillende senioriteitenniveaus en functies. Bijvoorbeeld met online communities of practice voor rollen en communities of interest rondom kennisthema’s.
2. Geef leidinggevenden een expliciete rol en ondersteun ze daarin. Bij KPMG, klant van ons Plek-platform, had de vorige CEO bijvoorbeeld een wekelijkse podcast. Dat was vaak het bericht met het grootste bereik.
3. Richt een goede online onboarding in en trek deze door naar je communities of practice en interest, en naar je e-learning. Leren houdt natuurlijk niet op na je eerste week of maand in je nieuwe baan.
4. Maak je Digital Employee Experience laagdrempelig en uiteraard volledig mobiel, zodat iedereen er overal toegang toe heeft. Dit is vooral belangrijk voor non-desk-medewerkers.
5. Creëer een online omgeving die sociale interactie stimuleert, vooral over de grenzen van teams en afdelingen heen.

Kijk nu nog eens naar je Digital Employee Experience en de applicaties en systemen die daar deel van uitmaken. Denk vanuit de verschillende persona’s in je organisatie en hun specifieke thuiswerkgedrag en -behoeften. Kun je bestaande systemen slim(mer) inzetten? Zijn ze wel geschikt voor nieuwe vormen van sociale communicatie? Of vallen er gaten? Hoe is je onboarding geregeld? Welke interne communities kun je initiëren? Hoe activeer je medewerkers om mee te doen? Zo kom je stap voor stap naar een Digital Employee Experience die werkt voor hybride werken.

Een bakkie met de baas

Tot slot een aardig – en succesvol – voorbeeld waar veel van bovenstaande tips in samenkomen. Harvard Business School onderzocht de inzet van virtual water coolers bij een grote Amerikaanse corporate. De stagiairs die zo, tijdens hun corona stage-op-afstand, in contact werden gebracht met senior managers hadden hier veel profijt van: zij presteerden beter, werden hoger gewaardeerd – en kregen vaker een baan aangeboden. En nu maar hopen dat ze daar hun (virtuele) onboarding ook goed op orde hadden…