Verzuim voorkomen? Bestrijd stress & spanning in je organisatie [5 tips]

Zie jij de trappelende eenden in je organisatie? Aan de buitenkant lijkt alles prima te lopen, maar onder de oppervlakte worstelen mensen om hun koppie boven water te houden. Organisatiedeskundige Adrian Gostick en leiderschapsexpert Chestor Elton noemen dit het ‘eendensyndroom’. Dit soort verborgen spanningen en stress kunnen uiteindelijk leiden tot verzuim. En dat verzuim wil je voorkomen.

Hoe urgent dit probleem is, blijkt uit deze cijfers: in de eerste helft van het jaar had het verzuim in Nederland voor 21% een stressgerelateerde oorzaak. Dat is best veel. Hoe bestrijd je die stress en spanning in jouw organisatie om dat verzuim te voorkomen of verminderen? Geen zorgen… relax! 🙂 Ik deel 5 tips.

1. Leider: laat zien dat je feilbaar bent!

Adrian Gostick en Chester Elton pleiten met hun boek ‘Spanning op het werk‘ (affiliate) voor een menselijke aanpak waarbij psychische klachten als gevolg van spanningen en onzekerheid niet alleen bespreekbaar worden, maar ook effectief worden aangepakt met compassie. Voor hun boek hebben zij uitgebreid onderzoek gedaan naar succesfactoren bij het werken aan stresspreventie en stressmanagement in diverse grote en kleinere organisaties.

Leiders hebben een belangrijke rol, zo blijkt. De belangrijkste ijsbreker is om als leider te laten zien dat je het ook niet altijd weet, dat je ook fouten maakt en dat je hier niet voor wegloopt. Kortom: dat je jouw team laat zien dat feilbaarheid menselijk is en prima is. Dit is een sterk middel in deze prestatiegerichte wereld die mensen gevoelig maakt voor faalangst.

2. Doelen zijn niet heilig, gezonde medewerkers staan voorop

Het is lastig om open te zijn over het ervaren van spanning, onzekerheid of angsten. Het kan voelen als falen. Dit kan extra spanningen geven en medewerkers onzeker maken over hun baan. In een poging om deze kwetsbaarheid niet te laten merken, kunnen zij daardoor nog harder gaan werken. Ongemerkt gaat dit steeds een stukje verder. Ze raken makkelijk in de knel, omdat ze voelen dat zij moeten blijven presteren. Terwijl niemand weet dat ze onder de oppervlakte uitgeput raken van het harde werken, het compenseren.

Op het moment dat je merkt dat er spanningen zijn bij mensen en in teams, is het belangrijk om de druk weg te nemen en het voortouw te nemen om een stapje terug te zetten. Hiermee geef je een duidelijk signaal af: dat het werk belangrijk is, maar dat het welzijn van mensen voorop staat. Er is altijd ruimte voor flexibiliteit om ervoor te zorgen dat de balans weer terugkomt als blijkt dat de druk te hoog is. Door dit bespreekbaar te maken, wordt het ook makkelijker voor mensen om naar hun leidinggevende te stappen. Zo kan er eerder worden ingegrepen.

3. Van conflictvermijding naar gezonde discussies

Veel medewerkers gaan ongemakkelijke situaties uit de weg en zijn terughoudend in het geven van eerlijke feedback. Vertrouwen en openheid is nodig om dit te doorbreken. Als leidinggevende kun je dit creëren door basisregels vast te stellen, iedereen te stimuleren om zich uit te spreken, ruzies te de-escaleren en teamleden te vragen hun mening te onderbouwen met feiten. Leiders zouden de voortgang moeten bewaken door middel van duidelijke plannen en tijdlijnen.

Leidinggevenden kunnen conflictvermijdende medewerkers ondersteunen door ze te coachen in het aangaan van moeilijke gesprekken:

1. Benader het probleem, de waarde en de oplossing
2. Stel niet uit
3. Beperk je tot de feiten
4. Gebruik je woorden,
5. Ga uit van positieve bedoelingen
6. Maak een plan
7. Geef en neem
8. Voel je op je gemak bij het ongemakkelijke

4. Iedereen hoort erbij: wees een bondgenoot

Uit angst voor oordelen van anderen, kunnen mensen het moeilijk vinden om zichzelf te zijn. Dit kan spanning en onzekerheid geven en heeft effect op hun motivatie en betrokkenheid. Een tegengif is volgens Gostick en Elton als managers een cultuur scheppen waarin mensen zichzelf durven te zijn. Dan kunnen er drastische sprongen in de prestaties worden behaald, want iedereen kan alle aandacht op het werk richten. Ze geven als tip om teamleiders, ongeacht of ze zelf tot een traditionele minderheidsgroep horen, minstens één verhaal over het verhullen van identiteit te laten vertellen. Waarom? Om kwetsbaarheid te tonen en het bespreekbaar te maken.

5. Zeg vaker dankjewel

Mensen effectief bedanken voor hun inzet leidt tot vooruitgang in teamprestaties en zorgt voor verlaging van spanningsniveaus. Erkenning van prestaties helpt mensen zekerder te worden. En het werkt ook als geruststelling. Ook zorgt dit voor een stevigere basis voor momenten waarop prestaties moeten worden gecontroleerd.

Wat het jou oplevert: de puntkomma op de werkvloer

Waarom het jou veel oplevert om met deze thema’s aan de slag te gaan in jouw organisatie? Hier zijn de schrijvers van ‘Spanning op het werk‘ (affiliate) heel helder over. Als je spanningsgevoelens uit de taboesfeer haalt, ontstaat er waardering voor individualisme, daalt de onnodige, schadelijke spanning en wordt iedereen die ergens mee worstelt, vol compassie geaccepteerd.

Gostick en Elton gaan verder: “De puntkomma staat symbool voor ‘ervoor’ en ‘erna.’ (…). In de wereld ervoor was het praten over onderwerpen als spanningsgevoelens taboe, was het een te grote moeite om mensen die niet doorsnee waren in onze kring op te nemen en bij te staan, en kwamen vooroordelen en oordelen te vaak voor. In de wereld erna is er waardering voor individualisme, daalt de onnodige spanning en wordt iedereen die ergens mee worstelt, vol acceptatie geaccepteerd.”

Heb jij nog aanvullende tips om de spanning in je team of organisatie te verminderen of verzuim te voorkomen? Laat het weten in de reacties hieronder.