7 tips om elke dag om 15:00 uur klaar te zijn

Elke dag om 15:00 uur klaar zijn met je werk is niet alleen een mooie belofte, maar ook een zinnig streven. Experimenten in Zweden tonen aan dat een minder lange werkdag of werkweek ervoor zorgt dat werknemers hun tijd effectiever inzetten, waardoor ze meer gedaan krijgen in minder tijd.

Björn Deusings schreef het boek ‘Elke dag om 15.00 klaar‘ (affiliate). Met dit handige boekwerk leert hij je effectiever werken, zodat je tijdwinst realiseert. Cursisten geven aan 2 uur tijd te besparen met de zeven tips uit zijn productiviteitsboek.

1. Focus je op één taak

Veel mensen denken dat ze kunnen multitasken. Dat is een misverstand: multitasken is vaak niets anders dan twee dingen verpesten op hetzelfde moment. Je doet er goed aan om je te focussen op één taak. Zonder je af of luister naar zogenoemde bineural beats, die je concentratie verhogen.

Multitasken is vaak niets anders dan twee dingen verpesten op hetzelfde moment.

 2. Hanteer een takenlijst voor klusjes

Nadat ik Grip heb gelezen – de officieuze productiviteitsbijbel – plan ik elke taak apart in mijn agenda. Terwijl sommige van die taken met een kwartiertje gefixt zijn. Deusings raadt aan een takenlijst te maken, waarop je deze kleine klusjes plaatst. Plan grotere taken (>30 minuten) altijd in, omdat deze meer tijd en concentratie vergen. De auteur is sowieso een voorstander van lijstjes:

• Op de Land-van-Ooit-lijst plaats je dingen die je ooit nog eens wil doen.
• Op de 1-op-1-actielijst plaats je zaken die je nog met iemand wil bespreken, bijvoorbeeld tijdens een terugkerende vergadering.
• De wachten-op-actie-lijst is een lijst met alle punten die nog uitstaan en waarvoor je nog op een reactie wacht.

Het voordeel van deze lijstjes is dat ze een extern geheugen vormen. Dat is beter doorzoekbaar en betrouwbaarder dan je interne geheugen, dat vaak genoeg dingen vergeet.

3. Bepaal samen wat dringend is

Elk verzoek kan dringend zijn. Spreek met collega’s een SLA – service level agreement – af waarin je bijvoorbeeld vastlegt hoe snel mails van klanten of collega’s beantwoord dienen te worden. Zo voorkom je onderlinge frustratie en teleurstellingen. Door vlot terugkoppeling te geven (‘ik wil hier goed naar kijken, ik kom er uiterlijk vrijdag op terug’) zorg je er in elk geval voor dat iemand zich gezien en/of gehoord voelt.

4. Check regelmatig alle verzamelplekken

Elke dag ontvangen we nieuwe informatie, maar dat gebeurt niet alleen in het postvakje van ons (zakelijke) mailadres. Toch moeten we alle informatie die we ontvangen verwerken. Daarom is het nodig om regelmatig alle verzamelplekken – waar misschien ook WhatsApp, Slack en LinkedIn bij horen – te controleren op nieuwe input. Verwerk die info meteen, zodat je er niet langer mee rondloopt dan nodig. Bepaal bijvoorbeeld of de informatie weggegooid of gearchiveerd moet worden, er een directe actie vereist is, het op je takenlijst thuishoort of gedelegeerd moet worden.

5. Organiseer miniscrums

De reden waarom veel projecten blijven liggen, is dat veel ambities niet vertaald worden in taken. Je kunt projecten behapbaar maken met een miniscrum. Bepaal tijdens zo’n scrum welke acties er nodig zijn, wat ervoor nodig is om die acties af te ronden, de volgorde waarin deze acties uitgevoerd moeten worden en wie waarvoor verantwoordelijk is. Hanteer een schema, bepaal deadlines en check de voortgang regelmatig. Zo tackel je een hoofdpijndossier wél.

6. Zoek een BAL tijdens de vergadering

Vergaderingen, het perfecte excuus om niet te hoeven werken. Zorg dat er altijd een BAL op tafel ligt tijdens vergaderingen. BAL staat voor: BesluitActieLijst. Met andere woorden: wat wordt er besloten? En welke acties komen er voort uit deze vergadering? Zo wordt de oorzaak en output een vergadering een stuk concreter. Andere handige tips: vind je jezelf terug in een vergadering waar je niets te zoeken hebt? Verlaat ‘m dan gewoon. En zorg voor wat uitwerk-tijd na een vergadering, zodat je actiepunten direct kunt noteren.

7. Ga anders met je smartphone om

Een van de grootste afleidingen: je telefoon. Zorg ervoor dat je niet meer afgeleid wordt door appjes en mailtjes, maar plan elke dag tijd in om deze berichten te beantwoorden. Spreek met anderen af hoe ze je kunnen bereiken als iets echt dringend is (zoals ouderwets bellen). Zet notificaties uit en verwijder apps waar je niet altijd toegang tot wil hebben. Zo voorkom je het verstorende effect op je brein.

Een andere aanrader in dit thema is overigens Digitaal Minimalisme, waarin nog meer tips staan voor een gezondere relatie met technologie.

Al met al lijkt Elke dag om 15:00 klaar (affiliate) te doen wat het belooft: het boek voorziet je van handige en bruikbare tips om effectiever te werken, vergaderen en plannen. Skills die iedereen wel kan gebruiken. Welk van deze tips helpen jou het meeste op weg om nog effectiever te werken? Ik hoor het graag in de comments!