Terug op de werkvloer? 10 tips voor succesvol reboarden

Voor veel organisaties, waaronder in sectoren als de retail en hospitality, was het een rampjaar. Na ruim een jaar geheel of gedeeltelijk dicht te zijn geweest, gloort er langzaam weer wat licht aan de horizon. Het ziet ernaar uit dat in de komende maanden winkels, cafés, sportcentra en andere ondernemingen weer voorzichtig open kunnen. Tijd voor organisaties om aan de slag te gaan met de reboarding van frontline medewerkers.

Frontline medewerkers vormen het gezicht van je merk en zijn degenen die het grootste deel van hun werkdag op de been zijn. Zij vormen het contactpunt met de klanten en bepalen voor een groot deel het beeld van de organisatie. Een goed reboarding-proces helpt je om te zorgen dat zij zo snel mogelijk weer gemotiveerd en betrokken aan het werk kunnen.

Wat is reboarding?

Het reboarding-proces is een onderdeel van de werknemerservaring dat misschien minder in het oog springt vergeleken met andere topics, zoals interne communicatie of onboarding. Daarom zal ik het kort toelichten. In tegenstelling tot onboarding, vindt reboarding plaats als iemand al in dienst is, of dat voorheen al is geweest. De medewerker dient opnieuw vertrouwd te raken met dingen die veranderd zijn. Denk hierbij aan veranderingen in de werkomgeving, bedrijfsprocedures, of specifieke taken die bij een functie horen.

Op dit moment hebben veel frontline medewerkers te kampen met een verstoring van hun werkzaamheden die voorheen voor velen (waaronder mijzelf) ondenkbaar was: een verstoring door het gevolg van een pandemie, covid-19. Sommige frontline medewerkers zullen het werk weer snel oppakken, anderen zullen het gevoel hebben weer helemaal opnieuw te moeten beginnen. Om organisaties te helpen hun reboarding plannen vorm te geven, deel ik in dit artikel een checklist met 10 tips voor een succesvol reboarding-proces.

1. Communiceer de maatregelen en hoe lang ze van kracht zijn

Duidelijke communicatie vormt de sleutel tot een succesvol reboarding-proces. Geef een overzicht van de veiligheids- en gezondheidsmaatregelen die zijn genomen. Denk aan maatregelen zoals bezoekregistraties, regelmatige gezondheidscontroles, beperkingen op het maximum aantal klanten. Houd ook rekening met het communiceren van de verwachtte duur van deze maatregelen.

2. Zorg voor een FAQ-documentatie

Ongetwijfeld zullen er veel vragen zijn. Het is daarom handig om alvast wat veelgestelde vragen en antwoorden op papier te hebben en vooraf te delen binnen jouw organisatie. Het type FAQ verschilt natuurlijk per organisatie en situatie, maar denk bijvoorbeeld aan vragen rondom tijdelijke gezondheidsmaatregelen. Enkele voorbeelden:

• Hoe zorg je ervoor dat er niet meer dan het maximum aantal bezoekers in de winkel aanwezig is?
• Bij welke gezondheidsklachten kun je beter thuis blijven?

Vermeld dit op het interne communicatieplatform en zorg dat je tijd inplant om eventuele vragen te beantwoorden.

3. Communiceer veranderingen

De pandemie heeft ongetwijfeld een flinke impact gehad op de business. Er zal veel onzekerheid zijn binnen de organisatie. Deel de verwachte veranderingen die plaatsvinden op korte-, middellange- en lange termijn. Moet er bijvoorbeeld door de pandemie op korte termijn bezuinigd worden op personeelskosten? Of worden er budgetten en functies vrijgemaakt om in de toekomst klanten beter online van dienst te kunnen zijn? Deel deze verwachtingen vroegtijdig met je team.

4. Herintroduceer de kernwaarden en (aangepaste) bedrijfsdoelen

Organiseer een kick-off waarin je de kernwaarden en bedrijfsdoelen presenteert. Is één van jullie kernwaarden bijvoorbeeld ‘wees een teamplayer’, haal dan mooie praktijkvoorbeelden uit het verleden aan, die dit laten zien.

Maak iedereen enthousiast over jullie plannen om weer terug te keren naar het normaal.

5. Organiseer teambuilding activiteiten

Jouw team heeft elkaar al een geruime tijd niet of nauwelijks gezien. Tijd dus om weer eens bij te praten onder het genot van een quiz, borrel, of een andere leuke activiteit. Nu kun je eindelijk weer door elkaar heen praten, zonder dat je de Zoom-meeting verstoort.

6. Zorg dat je onboarding-modules up-to-date zijn

Zijn er functies gewijzigd, of nieuwe functies gecreëerd? Zorg ervoor dat je een onboarding-stappenplan klaar hebt, om nieuwe medewerkers te verwelkomen. Wat moet er voor-, tijdens-, en na de eerste werkdag worden geregeld? Denk aan praktische zaken zoals: werkkleding, een overzicht van toekomstige collega’s en andere informatie die relevant is voor de functie.

Zorg ervoor dat je op de eerste werkdag samen met de nieuwe medewerker een plan uitstippelt voor het onboarding-proces. Stel samen een 30-, 60-, 90- dagen plan op. Creëer digitale onboarding-modules en maak van de onboarding een leuke en interactieve ervaring.

7. Aan de slag met digitale trainingen

Komen er nieuwe campagnes aan, of wil je gewoon het geheugen opfrissen na een lange tijd van afwezigheid? Plan trainingen om het kennispeil zo snel mogelijk weer op te krikken. Dit kunnen fysieke trainingen zijn, maar om eenvoudig veel mensen te bereiken kun je ook aan de slag gaan met e-learnings of microlearnings. Dit zijn interactieve en gebruiksvriendelijk digitale trainingen die medewerkers op elke plaats en elk moment kunnen volgen. Ideaal dus voor organisaties die in veel verschillende shifts en op verschillende locaties werken.

8. Luister naar jouw medewerkers

Betrek je medewerkers bij beslissingen en vraag hen om waardevolle feedback, bijvoorbeeld via enquêtes. Zij zijn het contactpunt met de klanten en bepalen voor een groot deel het beeld en succes van jouw organisatie. Hen succesvol maken is dan ook essentieel. Hoe ervaren zij het reboarding-proces? Wat gaat goed en wat zijn volgens hen verbeterpunten?

9. Meet de impact

Gebruik de inzichten die je vergaart van de werkvloer om het reboarding-proces te optimaliseren. Hoe reageren de winkelmedewerkers bijvoorbeeld op de maatregelen? Wat voor impact heeft dit op de klanttevredenheid?

10. Geef elkaar een high-five

Zijn de voorzorgsmaatregelen niet meer nodig? Stop direct met de elleboogboks en gooi je mondkapje in de prullenbak. Tijd om elkaar een klassieke high-five te geven en te vieren dat alles weer normaal is!

Door het volgen van deze tips en te investeren in goede interne communicatie, medewerkersbetrokkenheid en trainingen zorg je voor een succesvol reboarding-proces. Jouw frontline medewerkers zullen snel weer gemotiveerd en betrokken op de werkvloer staan.