7 trends voor een succesvolle digitale werkplek in 2021

Misschien is dit wel het gekste moment om voorspellingen te doen. We weten niet hoe de wereld eruitziet over zes tot twaalf maanden. De ontwikkelingen op het digitale vlak en dan vooral ‘hoe mensen met elkaar werken’ heeft een enorme vlucht genomen. Op basis van mijn observaties, gesprekken met collega’s en opinies van derden schets ik een aantal trends en ontwikkelingen over de digitale werkplek. Noot: sommige trends zou ik graag zelf zien gebeuren 😉 en ik borduur verder op een aantal voorspellingen van de vorige editie.

• 1. Skills for all
• 2. Aandacht voor de duurzame digitale werkplek
• 3. Teams as a platform
• 4. Rise of no-code & de citizen developers
• 5. Meer aandacht voor werkafspraken
• 6. Adoptie is pas adoptie als je de mens centraal stelt
• 7. As a service (werkplek en werkpleksucces)

1. Skills for all

In de vorige editie benoemde ik ‘aandacht voor digital dexterity’ als zesde trend. Dit keer start ik met dit punt. Allereerst een kleine verbetering van de betekenis van digital dexterity. Men spreekt van het vermogen van organisaties om zich dusdanig digitaal vaardig te maken (lees: de mens centraal) dat ze het meest profiteren en gebruikmaken van de digitale mogelijkheden die er zijn. Dat gaat dus verder dan alleen het verbeteren van ‘digitale vaardigheden’. En het is dé voorwaarde voor succesvolle digitale transformatie van de hele organisatie.

Met de wetenschap van wat ons in 2020 is overkomen, moet dit nog prominenter op de agenda van elke Chief Digital Officer, CIO of zelfs CEO. Focus op skills for all. In een veranderde samenleving is het nog belangrijker dat iedereen de juiste vaardigheden heeft om een bijdrage te kunnen leveren. Of dat nu in de gezondheidszorg, de advocatuur of het publieke domein is. De kaarten liggen simpelweg anders op tafel dan 12 maanden geleden. Elke organisatie moet zich hier druk om maken:

Hoe zorg ik ervoor dat ál mijn medewerkers in staat zijn (of het vermogen hebben) om in een ultra veranderde wereld succesvol te zijn?

De nadruk ligt op ‘al’ of ‘alle’. Niet alleen de koplopers, die zich toch wel redden in een sterk digitale samenleving, maar iedereen.

• Niemand buitensluiten, hoe doe je dat?
• Hoe neem je mensen mee in een noodzakelijke verandering op hun eigen manier?
• Hoe verhoog je duurzaam de digitale vaardigheden?
• En misschien wel de belangrijkste vraag: hoe zorg je dat mensen daar blij mee zijn?

Dit gaat niet over het geven van allerlei trainingen aan mensen om nieuwe applicaties beter te gebruiken. Het gaat om mensen zo te begeleiden dat ze begrijpen waarom iets anders van hen verwacht wordt, dat ze intrinsiek gemotiveerd worden en dat ze – samen met collega’s – op een voor hun passende manier meegenomen worden in deze verandering. En als laatste: dat dit blijvend is. Het is een continu proces.

Wellicht niet een trend maar een observatie, een wens en zeker een oproep!

2. Aandacht voor de duurzame digitale werkplek

Anno 2021 moet ook de digitale werkplek een bijdrage leveren aan de duurzaamheidsgolf die nu rondgaat. Organisaties gaan meer en meer bewust om met de impact die deze verandering heeft. Dus naast de inhoudelijke en technische verandering met betrekking tot de digitale werkplek, is dit een ander aspect wat onmiskenbaar invloed heeft. Voorbeelden van ontwikkelingen die een bijdrage leveren aan een duurzame digitale werkplek zijn onder andere:

• Transitie naar de cloud (ondanks de groei van IoT, datacenters, …) levert een besparing op in CO_2.
• Aandacht voor circulaire componenten aan de hardware (laptop of smartphone) of uitstel van vernieuwing omdat het gewoon nog voldoet. Niet meer automatisch na 3 jaar vervangen omdat het afgeschreven is.
• Een goede digitale ‘thuiswerkplek’ zorgt voor minder CO₂-uitstoot door afname van woon-werkverkeer.
• En last but not least is een duurzame digitale werkplek ook een inclusieve werkplek. Zeker in deze tijden van verplicht thuiswerken en een nieuw normaal waar een combinatie zal bestaan is een inclusieve werkplek een must.

Het artikel ‘De Digitale Paradox‘ biedt een interessante inkijk in de wereld van vooruitgang en innovatie versus energieverbruik en uitstoot.

3. Teams as a platform

In de vorige editie gaf ik aan ‘Microsoft Teams – winner takes all‘. Gegeven de gebruikscijfers (115 miljoen gebruikers dagelijks) is dat inderdaad zo. Liever had ik een andere oorzaak gezien, maar het was er toch wel van gekomen. Natuurlijk zijn er andere oplossingen die de afgelopen maanden veel gebruikt zijn zoals Zoom en Hangouts voor beeldbellen. Maar de standaard is of wordt Teams.

Wat met Teams gaat gebeuren, is de inzet als platform. Het is een sterke wens van Satya Nadella (CEO Microsoft) en het is ook een logische stap.

Waarom en wat is het?

Waar we voorheen in veel verschillende applicaties los van elkaar werkten (on premise, cloud of hybride) zien we dat veel werk en communicatie zich nu in of rondom Teams afspeelt. Je kunt stellen dat Teams de basis is voor een digitale werkplek waar veel relevante informatie bij elkaar komt. Gegeven het feit dat Teams deel uitmaakt van een groter geheel waar Microsoft (beter dan voorheen) heeft nagedacht over integratie, is het logisch dat Nadella deze wens heeft. Sterker nog, met de kansen die het Power Platform biedt op het gebied van no-code, kan Teams uitgroeien tot een sterke generieke digitale werkplek.

Kortom, de opmars van Teams (deels ingegeven door COVID-19) wordt voortgezet in het uitbreiden en het gebruik als een platform.

Noot: het feit dat er ingezet wordt op Teams as a Platform betekent juist dat er ruimte is voor add-ons (zoals Ichicraft), ‘schil’-producten (zoals Debble en Valo) of goede niche oplossingen (zoals LiveTiles).

4. Rise of no-code & de citizen developers

Eén van de ontwikkelingen die een grote bijdrage gaat leveren aan het succes van de digitale werkplek is die van no-code en citizen developers.

No-code

Allereerst de opmars van no-code. Ik breng dat in verband met het vorige punt ‘Teams as a Platform’. Als we dit als generieke werkplek zien, biedt het platform ruimte om uitbreidingen te doen waardoor het waarde toevoegt voor de gebruiker. Het Power Platform (no-code) van Microsoft is onderdeel van M365 en zal veel vaker gebruikt worden om uitbreidingen mee te realiseren.

Citizen developers

Het tweede punt is de opmars van de citizen developer. Helaas worden nog te vaak klassieke ontwikkelaars gebruikt bij het toepassen van no-code en low-code. Dit is jammer, want het biedt vooral de mogelijkheid voor mensen met een businessachtergrond om snel een prototype te realiseren. Hiermee kun je in korte tijd vaststellen of je een oplossing hebt voor een businessuitdaging.

Om no-code goed te laten gebruiken door mensen met een niet-technische achtergrond, is het niet alleen belangrijk dat ze begrijpen hoe het platform (Power Platform, BettyBlocks, …) werkt, maar juist snappen hoe je te werk gaat om een probleem op te lossen. Bijvoorbeeld: hoe stel je vast wat je daadwerkelijk wil oplossen? Hoe betrek je stakeholders? En hoe zorg je voor succes, adoptie en governance?

Kortom, de citizen developer is een professional die de vertaalslag maakt van mensen en de business naar technologie en andersom. Ik hoop dat organisaties dit inzien en in 2021 meer investeren in citizen developers.

5. Meer aandacht voor werkafspraken

Om meer succes te bereiken met de digitale werkplek, zal er meer aandacht moeten zijn voor de werkafspraken of governance die daarbij hoort. Er is voldoende functionaliteit beschikbaar, ongeacht welke oplossing je gebruikt. Maar waar het vaak misgaat of wat ontbreekt: heldere werkafspraken. En dat gaat over hele simpele zaken zoals hoe je documenten een naam geeft, tot werkafspraken over taken en samenwerken.

Het lijkt triviaal maar dat is het niet. Te vaak blijft dit onderbelicht en blijft men werken zoals men deed. Of men zoekt het persoonlijk uit. Maar er is geen team-, afdeling- of organisatiebrede werkafspraak.

Wellicht wat minder een trend maar een suggestie: besteed hier voldoende aandacht aan en het succes groeit vanzelf.

6. Adoptie is pas adoptie als je de mens centraal stelt

Bij adoptie gaat het helaas nog te vaak over het trainen van mensen. De gedachte ‘als we ze maar voldoende trainen, dan komt het goed’ overheerst nog. Adoptie gaat over het centraal zetten van mensen. Niet over ‘proberen technologie op zodanige manier te verpakken (lees: training) met het idee dat het wel zal werken’. Nee, adoptie betekent dat je echt goed snapt wat je wil oplossen, voor wie en wat de impact van die verandering is. Als je dat goed in kaart hebt, kun je bedenken hoe je die doelgroep meeneemt in die verandering en zorgen dat de adoptie maximaal is.

Ik verwacht dat steeds meer organisaties adoptie gaan zien als een continu proces waarbij de mens centraal staat in plaats van het overmatig aanbieden van trainingen en dergelijke.

7. As a service (werkplek en werkpleksucces)

Waar op vele andere vlakken de ‘as a service’-gedachte gemeengoed is, geldt dat mindere mate voor de werkplek. En dan specifiek voor het succes ervan. Dat is eigenlijk vreemd. Veel zaken die je als ‘as a service’ afneemt, neem je af omdat je wil dat iemand anders zorgt voor die dienst, oplossing of het product. En dat het continu wordt bijgesteld of verbeterd.

Bij een digitale werkplek geldt hetzelfde. Mensen veranderen, omstandigheden veranderen en (business)vraagstukken veranderen. Kortom, om een digitale werkplek succesvol te laten zijn, zal je continu aandacht moeten hebben voor zowel de oplossing als het adoptiestuk. Dat is een oneindig proces en kan daarom beter in een service verpakt worden.

In 2021 worden de eerste stappen genomen.