Timemanagement: op het juiste moment (n)iets doen

Voor elk werk zijn pauzes van belang. Even opladen en verfrist weer door. Je voorraad aandacht en energie is, voor kenniswerkers net zo goed als fysiek werk, eindig. Met de toename in thuiswerken is het voor sommigen lastiger om pauzes te nemen. Velen van ons gebruiken de weggevallen reistijd eerder als extra werktijd dan als kans om met een wandelingetje de dag te beginnen of af te sluiten. Uiteindelijk maakt dat doorwerken je minder productief, dus goed om eens bij stil te staan.

Kenniswerk versus fysiek werk

Kenniswerk is anders dan fysiek werk. Dat lijkt een open deur, maar te vaak worden gewoonten uit fysiek werk gebruikt om kenniswerk te organiseren. Zoals de klassieke indeling in werktijden. Voor fysiek werk is daglicht erg prettig en is samenwerken nodig, dus begin je met een team ’s ochtends vroeg met werken. Voor kenniswerk zijn vaak zowel daglicht als de aanwezigheid van anderen niet per se nodig. Sterker nog, ongeveer 20 procent van de kenniswerkers behoort tot de zogenaamde uilen die pas later op de dag echt alert zijn en dan hun beste werk doen.

Uur werk = uur opbrengst?

Ideeën over productiviteit worden net zo goed vaak bepaald door fysiek werk: een extra uur werk is een extra uur opbrengst. Als het jouw taak is om goede ideeën te hebben of een strategie te bedenken voor een nieuw product, dan is de kwaliteit van je aandacht zo belangrijk dat extra uren juist minder toevoegen. Wie heeft niet de beste ingevingen gehad ’s ochtends na een goede nachtrust, onder de douche of tijdens een wandelingetje? En juist niet tijdens een extra uur werk na een lange werkdag met veel besprekingen.

Welk werk kan efficiënter?

Tony Crabbe, auteur van Nooit meer te druk (affiliate), zette tijdens de GTD Summit twee soorten werk tegenover elkaar: werk met een duidelijke uitkomst en werk dat om creativiteit vraagt. Het eerste soort werk kun je door goed na te denken efficiënter doen. De tweede soort niet. Als je 100 pagina’s van een document moet vormgeven en alles is voor jou bepaald, dan is het een kwestie van uren maken en doorwerken. Als jou gevraagd wordt wat er in die 100 pagina’s mist of dat de opbouw anders kan, dan zijn afstand en momenten van reflectie wezenlijk. De Taylorachtige studies hoe werk sneller kan met een stopwatch in de hand hebben alleen zin als het proces en de uitkomst duidelijk zijn.

Welke soorten werk heb je op jouw lijstje staan?

De meesten van ons hebben niet alleen maar voorgedefinieerd werk of strategisch of creatief denkwerk. Het is vaak een mix. Organiseer je taken eens op de soort energie die ze van je vragen. De meeste takenmanagers kennen labels of tags die je daarvoor kunt gebruiken. Je kunt je voorstellen dat je taken kunt ordenen naar:

• Routine: relatief kort, kan met weinig energie
• Focus: lang en vraagt veel focus
• Creatief: kan kort en vraagt veel creatieve, denk-energie
• Controle: lang en vraagt kritische energie

Als je dan van jezelf weet wat voor chronotype je bent, wanneer op de dag jij dus welke energie natuurlijk voor handen hebt, dan kun je voorkomen dat je routine-taken doet als je erg scherp bent en dat je probeert een harde noot te kraken als je gaar bent. Het kan ook betekenen dat je liever besprekingen niet plant op momenten die voor jou erg goed zijn wat betreft energie. Dan kun je beter andere taken doen.

In het praktische en zeer leesbare When: The Scientific Secrets of Perfect Timing van Daniel Pink kun je zien hoe je test welk chronotype jij bent en hoe jouw dag er dan idealiter uitziet.

“How do I explain to my wife I am working when I am looking out of the window?”

De dichter Joseph Conrad vraagt zich af hoe hij uitlegt dat hij werkt als hij uit het raam staart. We laten het beeld dat het van zijn relatie geeft maar even voor wat het is maar het zal de gemiddelde Nederlander met een calvinistisch arbeidsethos bekend voorkomen dat uit het raam kijken, dagdromen, suffen of een tukje overdag meestal niet gezien worden als investeringen in je werk.

Inmiddels weten we dat juist even de hersenen met rust laten zo wezenlijk is. Theo Compernolle heeft een reeks boeken gemaakt die lezen als pamfletten, waarin hij betoogt dat onze hersenen juist rust nodig hebben om kennis te verwerken en verbanden tussen oude en nieuwe kennis te leggen. Juist even offline of bewegen zijn dan investeringen. En zoals eerder gezegd, na een periode rust zoals een goede nacht slaap zie je soms verbanden scherp die ’s avonds nog niet scherp waren.

In Hyperfocus wijdt Chris Bailey deel II van het boek aan snipperfocus, creatief denken. Zijn uitgangspunt voor die creatieve, laterale, meanderende manier van denken is dat het een andere energie is dan focus-denken:

Je brein kan focus en ergens over nadenken niet combineren.

Lopend bellen

Velen van ons zitten nu langer achter een beeldscherm dan wanneer je op een kantoor zou werken. De natuurlijke onderbrekingen van een collega die wat vraagt, een spontane brainstorm of een gesprekje bij de koffiemachine zijn er doorgaans niet. Ook de kijkrichting is alleen werkend een andere. Op een kantoor is er vaker wat te zien en gaat je blik vaker van je scherm dan thuis. Veel videobellen maakt ook nog eens dat je de typische blik hebt van iemand die naar het scherm kijkt en daardoor niet echt oogcontact maakt. Of juist naar de camera kijkt en dan het scherm mist.

Deze typische inspanning vraagt om afwisseling. Dat kan zo eenvoudig zijn als regelmatig de blik van je scherm afhalen en de verte inkijken, als je werkruimte verte kent. Maar ook regelmatig beweging.

Welke taken kun je bijvoorbeeld lopend doen? Er zijn vast telefoongesprekken waarbij je niet allerlei documenten nodig hebt of aantekeningen hoeft te maken die je lopend kunt doen. Of die je combineert met eenvoudige huishoudelijke taken (strijken!). De invalshoek van een presentatie bedenken of bedenken hoe je lastige feedback geeft, kan vast ook lopend. Daar kun je dus best een wandelingetje naar de bakker of je espressobar voor gebruiken. Neem eventueel een handige app mee op je smartphone om ideeën snel vast te leggen, zoals Braintoss. Voorkom dat je beweegtaken zittend doet en bundel ze voor een verkwikkende wandeling. De extra zuurstof die je al lopend krijgt, is een denk-bonus.

Stop als het lekker gaat

Stoppen met werken is best een kunst. Je bent lekker bezig, eindelijk eens aan dat lastige klusje begonnen, geen tijdverlies door files of trein die je moet halen. Tegelijkertijd is op een gegeven moment je creatieve energie wel op. En is het wel zo gezond ook tijd te maken voor andere dingen dan werk. Je kunt de gewonnen reistijd ook gebruiken om uitgebreider te koken, toch? Daarnaast is een van de zaken die nu meer dan ooit een probleem kunnen zijn, de snelle overgang van het ene naar het andere systeem. Kortom, tijd voor een stop.

Hemingway schijnt het al eens gezegd te hebben: stop als je lekker bezig bent. Dan heb je een prettige herinnering aan je werkdag en weer zin om de draad op te pakken. Stop je als je aan het worstelen bent met een klus, dan is dat een zuur einde van je werkdag. Maar ook de Benedictijnen wisten dat al.

Ophouden is vooral moeilijk wanneer je verantwoordelijk bent en er veel op je bord ligt. De neiging die mensen vaak hebben is weinig rust nemen. Te lang doorgaan is bijna synoniem aan ’fouten maken’ en rust en ontspanning is nodig om fris en levendig te blijven. Naast een overvolle agenda kan ook het feit dat het net zo lekker loopt, de oorzaak zijn dat we niet ophouden. Benedictijns ophouden is ook weer niet alleen het fysiek ophouden als de klok dat aangeeft, het is ook innerlijk echt een punt erachter zetten.

Uit: Een Levensregel Voor Beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijkse leven (affiliate), Wil Derkse.

Als je het lastig vindt te stoppen, kun je ook zorgen dat je moet stoppen door ’s avonds iets af te spreken, bijvoorbeeld samen sporten, (uitgebreid) koken of een virtuele borrel.

Rond je dag echt af

Onlangs verschenen er berichten van kenniswerkers die ’s ochtends moeilijk op gang kwamen, aangezien het hele ritme van een normaal begin van een werkdag weg was. De oplossing: loop naar de trein of metro. Oftewel de fake commute. Dat kleine tripje zet je in de werk-modus. Hetzelfde geldt voor stoppen met werk.

Als je thuis werkt, ga je met het dichtklappen van je laptop meteen over van je professionele naar je privé-wereld. Stel dat je een pittig overleg gehad hebt en je sluit af, dan is de kans groot dat je nog met je hoofd bij dat overleg zit. Als je op kantoor was, had je een andere omgeving en daarna nog een reisje naar huis om de overgang te vergemakkelijken.

Minddump

Je aandacht is niet zo maar van een taak of bespreking omgezet naar een andere wereld. Je moet uit het ene systeem een overgang maken naar het andere. Een goede en relatief compacte manier om dat te doen is de minddump uit Getting Things Done (affiliate) van David Allen.

Open een leeg document of neem een notitieboekje en ga eens na wat je aandacht heeft. Wat trekt aan je, wat zit er in je hoofd? Leg dat vast in een lijstje. Het kunnen ideeën zijn, concrete acties, een intrigerend citaat, een vage notie. Door het in een lijstje te zetten, krijg je controle. Immers:

• Je neemt initiatief. In plaats van af te wachten wat er wanneer bovenkomt, ga je actief op zoek naar wat je aandacht heeft. De losse eindjes komen heus een keer boven, maar meestal als je er geen zin in hebt. Bijvoorbeeld ’s avonds op de bank, als je wil gaan slapen, tijdens het sporten of onder de douche.
• Je ordent een probleem of kluwen gedachten in taal. Op het moment dat je een vaag gevoel kunt benoemen, heb je er meer controle over.
• Je isoleert elementen. In plaats van allerlei kluwen gedachten of malende gedachten benoem je ze één voor één en ontwar je de kluwen.
• Je kunt een lijst afvinken. Hoewel de minddump vaak nog geen concrete acties oplevert, heb je wel meer een idee waarvoor je opgesteld staat dan wanneer het onbenoemd blijft.
• Je kunt een lijst nummeren, prioriteren en items doorstrepen. Immers, niet alles wat je noteert is per se een actie of op korte termijn een actie.
• Je lijst is eindig. Soms kun je blijven schrijven maar doorgaans ben je een keer ‘leeg’ en heb je alles dat je aandacht had vastgelegd.

Doorgaans geeft zo’n minddump een gevoel van controle. Wat je aan/in je hoofd had, heb je vastgelegd. Morgenvroeg kun je er met een frisse blik beslissingen over nemen en indien nodig verder mee aan de slag.

Ritueel om af te sluiten

Als je van jezelf weet dat je lastig loskomt van werk, kun je zo een minddump inbedden in een afsluitritueeltje:

• De juiste muziek op
• Bestanden van je bureaublad opruimen
• Kijken naar de agenda van morgen
• Werkplek leegmaken
• Uitchecken met een laatste bericht op Teams of Slack

Te veel focus of vermoeidheid kan averechts werken

Voor veel kenniswerkers geldt dat extra uren niet leidt tot meer productiviteit. Sterker nog, voor een aantal taken werkt te veel focus of vermoeidheid juist averechts. Met wat praktische ingrepen kun je bewuster naar je dag kijken en met pauzes en afwisseling een betere dag hebben.