6 flaters bij online events & hoe ze te voorkomen

Het najaar is normaal een periode waarin de eventkalender helemaal afgetopt is, maar onzekerheid en wegvallende (sponsor-)budgetten heeft deze top als sneeuw voor de nazomerse zon zien verdwijnen. Veel organisaties bouwen een bestaand event om naar een virtueel event of organiseren hun eerste event online. Dat gaat vaak goed, maar ik zie helaas wel vaak dezelfde fouten terugkomen. In dit artikel deel ik 6 lessen die ik leerde bij het organiseren van verschillende online events en congressen, het afgelopen half jaar.

Van halfnaakte partners tot aan bommeldingen

De vliegensvlugge virtuele transformatie is voor veel mensen en organisaties nog wennen. Dit zie je ook terug in de veelheid aan online events. En vooral ook, wat daar eigenlijk niet zou moeten gebeuren. Iemand die ondertussen een joint rolt of een halfnaakte partner die binnenloopt, daar kunnen de meeste mensen nog wel om lachen. Maar bommeldingen of masturberende deelnemers absoluut niet.

Virtuele successen zijn er alom. Tommorrowland trok meer dan een miljoen betalende bezoekers en onderzoek laat zien dat 90% van de eventorganisatoren in 2020 een virtueel event organiseert of al heeft georganiseerd. Ook al is een meerderheid van de organisaties fysieke events aan het ombouwen naar een online versie, 95% van de organisatoren ziet online events de fysieke varianten nooit helemaal vervangen. Er is nog wel een hoop werk aan de winkel! Naar aanleiding van vragen en reacties op mijn artikel over het organiseren van online events, deel ik 6 flaters en hoe je ze voorkomt.

1. Why doen we dit ook alweer?

Veel organisaties duiken direct in praktische details en productie. Maar eigenlijk  moet je eerst een stap terugzetten om het geheel te herijken. De reden om iets online te organiseren in plaats van fysiek, begint veelal met de letter ‘c’. Maar de achterliggende reden om iets te organiseren is vaak vooral gedreven door een dwang vanuit management of statuten. Ook al is het aantal fysieke events dit najaar geïmplodeerd, iedereen kan in 1 minuut een webinar opzetten en een blik op mijn LinkedIn-feed laat zien dat ook veel mensen dat zijn gaan doen.

Het is echt noodzakelijk om eerst een analyse te maken:

• Zit het verwachte publiek hier wel op te wachten?
• Kunnen de gestelde doelen überhaupt wel bereikt worden?
• Doet de virtuele variant geen afbreuk aan de naam van je organisatie en/of community?

Uit die analyse zie ik alsnog veel organisaties de plannen in de ijskast zetten tot volgend jaar.

2. Interactie, wat is dat?

Veel organisatoren zien online events vooral als een soort circus. Kijken naar het kunstje en klappen op het juiste moment. De verschillende onderzoeken naar succesvolle online events laten zien dat interactie echt het belangrijkste element is om een event te laten slagen. Geen eindeloze Powerpoints of sprekers die meer dan 20 minuten praten.

Je moet er op verschillende manieren voor zorgen dat bezoekers betrokken zijn, meepraten en denken. Dat is dus heel wat meer dan alleen een handvol vragen uit de chatbox door een spreker laten beantwoorden. Ook tijdens het event constant de reacties via bijvoorbeeld hashtags monitoren en (waar nodig) bijsturen, is sterk aan te raden.

3. Slechte content, context of controle

Content is en blijft ‘king’ in events. Iets wat een event kan maken of breken. Helaas zie ik op online vlak veel fouten in content, context en controle. Sprekers waarvan geen goede ‘background check’ is gedaan en totaal niet in de context passen, laat staan de geframede autoriteit blijken te zijn.

Maar ook in de voorbereiding gaat het zichtbaar, te vaak fout. Het standaard riedeltje blijkt dan ineens niet zo vloeiend te gaan via een camera, te lang om het publiek geboeid te houden, niet passend in de tijdgeest of zelfs niet geschikt voor een klein scherm. Een venster is zo weg geklikt! Hoewel ik het aantal deelnemers bij online events soms wel 3-5 keer zo hoog zie als bij de fysieke variant, zie je mensen ook sneller de digitale zaal uitvluchten bij slechte content.

Stem de inhoud en tijd ruim te voren af met de individuele sprekers en host. Dit kan veel ongemakkelijke situaties voorkomen. Spreek ook duidelijk de verwachtingen uit van hoe een spreker in beeld verschijnt qua verzorging, achtergrond en omgeving. Dit versterkt de kwaliteit van het event alleen maar.

4. Geen veelzijdig programma verzorgen

Naast een goede interactie, is het ook écht essentieel om na te denken over andere elementen in het programma, om het publiek enthousiast en betrokken te houden. Breakout sessies zijn in mijn optiek een waardevolle toevoeging, omdat ze discussie en interactie tussen bezoekers zeer sterk vergroten en ook de mogelijkheid tot gezamenlijke creatieve onderdelen faciliteert.

Naast sprekers zijn acts ook zeker interessant om aan het programma toe te voegen. Een bijzonder stukje muziek, zang, dans of iets anders, wat het publiek even de ruimte geeft om eerder gehoorde content te verwerken en overdenken.

Een hybride mix van live en van tevoren opgenomen content, kan tot een prachtige symfonie worden samengebracht. En op fysieke events waren ze al populair, dus waarom zou je geen virtuele goodybags uitdelen?

5. Techniek testen, moet dat nog?

Er is in 2020 geen excuus meer voor. De geweldige technologische oplossingen om een event online neer te zetten zijn er in overvloed. Maar het van tevoren uitdenken, doortesten en bruikbaar maken voor het publiek, wordt helaas te vaak vergeten. Doorloop de hele klantreis op technisch vlak, van registratie tot inloggen, van interactie tot feedback. Alles kan fout gaan! Veel van die fouten kun je voorkomen door het publiek van tevoren een duidelijke instructie te sturen en op D-Day een goede supportdesk in te richten. Veel mensen weten Teams of Zoom wel op te starten, maar missen verdere technische kennis om succesvol deel te nemen.

Ik heb events die normaal 10.000 bezoekers fysiek zien langskomen, ineens online zien uitgroeien naar 100.000. Dit brengt uiteraard ook vraagstukken rondom capaciteit met zich mee. Dit kun je in de voorbereiding nog prima ondervangen, maar op de dag zelf is het een stuk lastiger. Denk een plan B en plan C uit, voor als bepaalde techniek even niet meewerkt. Dat voorkomt dan ook veel stress. Denk aan back-uptools, back-uponderdelen voor het programma of een protocol wie wat met de deelnemers communiceert.

6. Geen security screening doen

In het echt heb ik het slechts tweemaal meegemaakt dat een fysiek event werd verstoord door demonstranten. Online lijkt het wel een sport te zijn geworden. Op Twitter worden constant inlogcodes en publieke URL’s gedeeld, om te Zoombomben. Heb je zoveel tijd gestoken in een mooi event, komen er ineens lolbroeken de zaak verstoren met pornografische en racistische content. Zorg in aanloop van het event, voor een uitgebreide ‘security screening’, om trollen voor te zijn en nare situaties te voorkomen.

Dit waren 6 punten waar je op moet letten bij het organiseren van online events. Heb jij nog aanvullingen of vragen? Laat het weten via de reacties hieronder.