Zo beheer je meerdere websites wél efficiënt

Veel grote organisaties hebben meer dan één website in de lucht. Hoe meer websites, hoe complexer het beheer. En hoe hoger de kosten. Nog uitdagender is het als die websites ook nog eens verschillende interne eigenaren hebben. Bekend probleem? Het kan eenvoudiger. Met een multisite beheer je maar één omgeving.

Toekomstbestendig beheermodel voor websites

Ondanks de razendsnelle ontwikkeling van webtechnologie, worstelen veel organisaties met het efficiënt beheren van hun websites. Met iedere website die ze toevoegen aan hun online landschap stijgen beheerslast en kosten evenredig. Dat is geen toekomstbestendig model. De toenemende eisen aan de beveiliging van websites en van wetgeving (AVG, toegankelijkheid) maakt efficiënt beheer extra complex.

Je wil snel kunnen inspelen op veranderingen in de markt. Daarvoor heb je een schaalbaar en flexibel model nodig om snel nieuwe sites te kunnen lanceren, staken of aanpassen, met minimale invloed op de beheerslast en kosten. Too good to be true? Valt mee.

Met een multisite-architectuur beperk je structurele kosten en beheertaken, ongeacht het aantal websites. Je beheert immers maar één omgeving.

Schaalbaarheid en flexibiliteit worden steeds belangrijker om in te spelen op veranderingen in de markt.

Multisite: één kern – onbeperkt aantal websites

Met een multisite-architectuur beheer je meerdere websites efficiënter. Een multisite-architectuur bestaat uit één centrale technische kern. Meestal is dat een CMS in combinatie met één of meerdere databases. Deze kern is de basis voor alle websites in de architectuur. Kies je voor een degelijk CMS, dan is het aantal websites dat je ermee kunt beheren vrijwel onbeperkt.

Dit biedt meerdere voordelen. Allereerst hoef je maar één omgeving up-to-date te houden en diens veiligheid te monitoren. Ten tweede kun je content en features hergebruiken voor al je websites. Ook beheer je gebruikers, rollen en rechten op één plek. En je hoeft –hier worden redacteuren blij van– maar één CMS te leren kennen.

Multisite: waarom heeft niet iedereen dit al?

Oplossingen voor multisites bestaan al langer. Alleen is de kans klein dat je er echt iets mee kon. Het waren vooral incomplete modules voor open source CMS’en en enterprise-systemen voor grote organisaties. Geen effectieve of rendabele oplossing voor het gros van de bedrijven.

Wat ook meespeelt is de levensduur van een website. Als je net hebt geïnvesteerd in een nieuwe corporate website, dan hoop je daar een aantal jaar mee te doen. Niet iedereen is daarom in staat direct te kunnen profiteren als een nieuwe kans zich voordoet.

Investeer in een duurzaam model, waar je jaren op kunt voortbouwen.

Kies je CMS

Tegenwoordig zijn er een aantal stabiele open source-oplossingen voor multisites beschikbaar voor vrijwel ieder budget. Uit persoonlijke ervaring kan ik de CMS’en Drupal en Umbraco van harte aanbevelen. Drupal wordt bijvoorbeeld gebruikt door vrijwel alle Australische overheidsinstanties, Umbraco wordt gebruikt om alle merken van Carlsberg Group te beheren.

Maar ook ziekenhuizen, scholenkoepels, gemeenten, projectontwikkelaars en restaurantketens zetten steeds vaker multisite-oplossingen in. Werk jij met een CMS waarmee je meerdere websites tegelijk eenvoudig kunt beheren? Laat van je horen in de comments. Ik ben benieuwd welke andere CMS’en deze feature volwassen hebben ontwikkeld.

Hoe meer sites, des te lager de kosten

Naast efficiëntie, zit een grote meerwaarde in het kostenmodel van een multisite-architectuur. Met iedere website die je eraan toevoegt, daalt de total cost of ownership (TCO). De in verhouding grootste investering is het opzetten van de architectuur en de eerste website. Iedere daarop volgende website is goedkoop omdat je gebruikmaakt van een bestaand CMS, modules, templating en hosting.

Structurele kosten voor aanvullende websites zijn beperkt. Het ligt uiteraard aan de leverancier, maar over het algemeen betaal je alleen een fee per website voor het onderhoud van het hele systeem en eventueel een surplus voor de hosting als de traffic flink toeneemt.

Waar je bij een traditioneel landschap van websites meer in je innovatiekracht wordt geremd naarmate de omvang toeneemt, is het bij een multisite-architectuur juist omgedraaid. Nieuwe features zijn automatisch voor alle bestaande (en toekomstige) websites beschikbaar.

Complexe organisatie – eenvoudig beheer

Kent jouw organisatie meerdere interne eigenaren per website? Dan kan het een uitdaging zijn ervoor te zorgen dat alle websites veilig zijn, huisstijlconform en aan alle wetgeving voldoen zoals de AVG, EN 301 549 (toegankelijkheid) of Wet Hergebruik Overheidsinformatie (WHO). Met een multisite-architectuur stroomlijn je deze essentiële processen. Je regelt rollen en rechten namelijk allemaal op één plek.

Ik zie dat bij organisaties hierdoor meestal een natuurlijke eigenaar voor de architectuur ontstaat. Eén aanspreekpunt die de omgeving up-to-date en compliant houdt. Daarmee kunnen de verschillende eigenaren van websites zich volledig op het doel van de website richten.

Case: PCBO Apeldoorn

De onderwijsorganisatie PCBO in Apeldoorn heeft 27 basisscholen onder haar hoede. Iedere school is uniek, maar wat een schoolsite moet doen en kunnen is vrijwel gelijk. Na samen behoeftes in kaart te hebben gebracht, is een platform ontwikkeld voor PCBO dan nu alle schoolsites ondersteunt. Eén technisch systeem dat iedere school de vrijheid geeft zichzelf met een eigen look & feel te presenteren.

Case: Volvo dealersites

Alle 68 Volvo-dealers in België en Luxemburg maken gebruik van hetzelfde platform. Het biedt een kant-en-klare site die individuele dealers naar wens kunnen uitbreiden. Op basis van een modulair blokkensysteem in de juiste huisstijl, bouwen dealers zelf hun pagina’s op. Volvo stelt veel inhoud ter beschikking die in het platform aanwezig is, zodat dealers zich op de inhoud kunnen concentreren.

Case: Maastricht Universitair Medisch Centrum

De multisite-architectuur van het MUMC+ telt circa 100 websites. Voorheen had iedere afdeling een eigen website, in wisselende staat van onderhoud en actualiteit. Eigenaarschap was diffuus: wie was verantwoordelijk voor technische veiligheid en inhoudelijke kwaliteit? Na het realiseren van een multisite-architectuur kregen afdelingen een offer they couldn’t refuse: goedkoop een eigen website en zonder omkijken naar de techniek.

Inmiddels zijn alle afdelingen vrijwillig overgestapt. Naast dat de organisatie technische kosten bespaart, is de inhoudelijke kwaliteit van informatie flink toegenomen.

Breng eerst jouw landschap van websites in kaart.

Overtuigd? Dan aan de slag

Heeft je organisatie meer dan één website, dan is de kans groot dat een multisite-architectuur zinvol is. Inventariseer eerst het landschap en breng de behoeftes en huidige knelpunten in kaart.

• Hoeveel websites telt je organisaties?
• Bij hoeveel verschillende leveranciers?
• Wat zijn de totale kosten?
• In hoeverre voldoen ze aan veiligheidseisen, huisstijl/communicatie-eisen, intern beleid en landelijke wetgeving?

Zo kun je straks makkelijker het verschil met een aanbod voor een multisite-oplossing vergelijken. In grotere organisaties bouw je hiermee ook een sterk dossier op waarmee je later draagvlak wint in je organisatie voor vernieuwing. Probeer ook grip te krijgen op de innovatie-achterstand en het concurrentienadeel dat ontstaat omdat het online landschap onvoldoende schaalbaar en flexibel is om kansen te pakken.

Waar je rekening mee wil houden

Vendor lock-in

Het is hartstikke efficiënt je landschap van websites onderbrengen in één systeem en bij één leverancier. Het risico is dat je daarmee vast komt te zitten aan één partij. Maak daarom afspraken over de overdraagbaarheid van het systeem en kies bij voorkeur voor een open source-CMS waarvoor voldoende aanbieders zijn in Nederland.

Slimme UX/templates

Je haalt maximaal profijt uit een multisite-architectuur als je templates kunt hergebruiken. Dat betekent echt niet dat al je sites er hetzelfde uitzien: als je herbruikbare UX-elementen ontwikkelt met een paar variabelen kom je een heel eind. Denk aan een kleurvlak met titel, tekst en button. Variabelen zijn bijvoorbeeld het kleurvlak (kleur, gradient, foto), de hoeken (scherp of met afronding), de lettertypes, button-vorm en de positie van de content in het kleurvlak.

Je hebt altijd nog de optie om iedere website van een uniek template te voorzien. Hoewel je dan minder profiteert van hergebruik, beperken de extra kosten zich tot het maken van een nieuw template – dat valt reuze mee.

Doe onderzoek

Als je een CMS kiest dat nog geen volwassen multisite-oplossing heeft, of een leverancier met onvoldoende ervaring, dan bestaat de kans dat je kunt fluiten naar efficiëntiewinst en kostenbesparing. Vraag leveranciers naar referenties en bel met hun klanten voor ervaringen uit eerste hand. Het is aan te bevelen dat je je eigen situatie en behoeftes vooraf in kaart hebt gebracht, zodat je gericht kunt vragen naar jouw casus.

Wat zijn jouw ervaringen?

Werk je voor een marketing- of internetbureau of heb je als organisatie meerdere websites? Laat van je horen in de comments. Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen met meerdere sites tegelijk beheren.