Succesvol veranderen: een zachte aanpak voor harde resultaten

Als een bedrijf een veranderingsproces inzet, associëren we dat vaak direct met de komst van nieuwe technologie. Toch klopt die aanname in de praktijk niet. Weliswaar gaan veel veranderingen of transformaties gepaard met nieuwe technologieën, maar technologie alleen is onvoldoende om oprecht te veranderen en de daarmee gestelde doelen te bereiken.

Echte verandering gaat namelijk over de mate waarin de mensen binnen en jouw organisatie deze verandering omarmen en op dagelijkse basis toepassen.

Je hebt er elke dag mee te maken en weet dat het belangrijk is: de organisatiecultuur. Toch blijft het ongrijpbaar, zweverig en vooral lastig om te verbeteren. Het wordt vaak gezien als ‘zacht’, zeker als je het afzet tegen de ‘harde’ cijfers of resultaten. Er waren dan ook in de jaren tachtig al meer dan 160 verschillende definities van het begrip cultuur.

De meeste definities zijn vaag en stellen vooral dat cultuur ‘complex’ is en ‘onzichtbaar’ zijn werk binnen een organisatie doet.

Maar hoe vang je dan iets dat ze sinds de jaren ’80 al niet eens in woorden weten te vangen?

Entrepreneur.com definieert de bedrijfscultuur als “een mix van waarden, overtuigingen, taboes, symbolen, rituelen en mythen die alle bedrijven in de loop van de tijd ontwikkelen.” Met andere woorden: de bedrijfscultuur is de persoonlijkheid van een organisatie vanuit het perspectief van de werknemer en omvat de missie, verwachtingen en werksfeer van het bedrijf.

Of het nu is opgeschreven, gesymboliseerd in het bedrijfslogo of gewoon een onuitgesproken maar begrepen definitie is, de cultuur bepaalt de omgeving van een bedrijf.

De voordelen van een goede bedrijfscultuur

Veel bedrijven hanteren momenteel toch nog steeds een moordende, high performance georiënteerde, take-no-prisoners-cultuur om hun zakelijke succes aan te drijven.

Echter laat een groeiend aantal onderzoeken zien dat zo’n omgeving niet alleen schadelijk is voor de productiviteit op de lange termijn. En dat een positieve omgeving juist zal leiden tot veel grotere voordelen voor werkgevers, werknemers en het resultaat onderaan de streep.

De voordelen van een sterke cultuur worden nu ondersteund door deze verschillende onderzoeken. Een gezonde bedrijfscultuur en gelukkige werknemers zorgt namelijk voor:

• 20% stijging in productiviteit (Forbes)
• 37% toename van de omzet (Harvard)
• 14% aandeelwaardestijging per jaar (Forbes)

Maar zelfs buiten de cijfers om weten we allemaal diep van binnen dat we ons beste werk doen als we ons veilig, ondersteund en geïnspireerd voelen.

Culture eats strategy for breakfast.

Deze pakkende quote van Peter Drucker verklaart volgens Jaap Boonstra (Nederlands arbeids-en organisatiepsycholoog en hoogleraar Organisatiedynamiek aan ESADE Business School in Barcelona en bij Vienna University for Economics and Business) waarom we zo worstelen met organisatiecultuur in tijden van veranderingen.

Als hoogleraar en adviseur heeft hij ervaren dat een organisatiecultuur traag beweegt. Daarom is verandering geen kwestie van uitrollen en opleggen, maar begint veranderen juist bij het organiseren van welwillendheid bij de medewerkers.

Dat klinkt simpel en toch verlopen de meeste verandertrajecten zeer moeizaam. Dat komt volgens Boonstra omdat bedrijven bij het bepalen van een veranderstrategie vooral nadenken over de omgeving, de externe coalities, het gewenste gedrag plus de benodigde kwaliteiten en competenties.

Vervolgens blijft de uitrol steken op gebruiken en gewoonten, normen en waarden en de identiteit van de organisatie. Waarom? Omdat het gemiddelde veranderplan nauwelijks rekening houdt met deze cruciale elementen. Hoe goed en slim een strategie ook is, als de bedrijfscultuur geen serieuze aandacht krijgt dan maakt de verandering geen schijn van kans.

Pak verandering niet hard maar juist soft aan

Je kunt een bedrijfscultuur helaas niet afdwingen, je kunt alleen de omgeving creëren waarin het natuurlijk kan ontstaan. Als leider kan je deze omgeving maken of breken.

Als het draait om innovaties of inspelen op de veranderende omstandigheden, dan gaan veel bedrijven namelijk vaak tot harde actie over. Ze starten direct met het implementeren van nieuwe werkwijzen, tools, systemen of strategieën, maar staan niet stil bij:

Hoe vertaal ik dit naar het dagelijks werk en wat voor invloed heeft dat op onze medewerkers?

Begin daarom altijd eerst met het stellen van de juiste vragen en help medewerkers bij het omgaan met de dilemma’s die verandering met zich meebrengt. Altijd eerst de softe kant, voordat je de harde tools gaat implementeren. Het gebruik van nieuwe software bijvoorbeeld betekent voor medewerkers vaak een geheel nieuwe werkwijze. Een werkwijze die afwijkt van degene waar ze al jaren aan gewend zijn. Een behoorlijk dilemma dus, ook al zie je als leiding vaak niet deze spreekwoordelijke ‘’beren op de weg’.

Veranderen? Stel de juiste vragen

Als je een cultuurverandering in gang wil zetten is het belangrijk om eerst te kijken welk aspect van de cultuur je dan precies zou willen veranderen en welke impact dit heeft op de huidige manier van werken.

Stel vragen als:

• Waar sta jullie nu als organisatie?
• Welke verandering zie je precies voor je?
• Hoe is de situatie na deze verandering binnen de organisatie?
• Kan je die specifieke verandering ook vertalen naar concreet of wenselijk gedrag?

Als dat beeld helemaal helder is, kun je gaan nadenken hoe je die verandering wilt gaan bewerkstelligen en welke impact dit heeft op de mensen die erdoor getroffen worden. Zonder die aspecten zou jij je moeten afvragen waarom je überhaupt iets zou willen veranderen dat niemand echt begrijpt. En waarvan niet duidelijk is hoe het de resultaten binnen de organisatie zal beïnvloeden.

Een bedrijfscultuur is daarnaast continu aan verandering onderhevig is en heeft dus altijd aandacht nodig. Of je hier nu net mee begint of al jaren stevig mee op weg bent, cultuur is ‘work in progress’.

Het is een constant proces van verbinding, actief luisteren en duidelijk communiceren met iedereen binnen de organisatie. Ga dus vooral geen gedragsregels opstellen waar mensen zich koste wat het kost aan moeten houden. Cultuur is nu eenmaal geen vastomlijnd begrip en is niet bedoeld om mensen te verstrengelen.

Cultuur: verzameling van handelingen en gedrag binnen een bedrijf

De meest praktisch aanpak is om de cultuur te zien als een verzameling van handelingen en gedrag binnen een bedrijf. Dit gedrag observeer je, verzamel je en geef je terug aan de groep door erover met elkaar in gesprek te gaan en op te acteren. Maar je moet vooral niet proberen om meteen ‘de hele cultuur’ te veranderen. Je kan veel beter beginnen met het oplossen van concrete problemen binnen de organisatie. Dat doe je vooral door je te richten op specifieke gedragingen en dat stapje voor stapje uit te breiden.

Welk gedrag zou je meer willen zien, welke minder en welke vooral helemaal niet meer?

Door je focus te leggen op gedrag wordt deze uitdaging namelijk concreet, bespreekbaar en meetbaar. Een cultuurverandering wordt op deze manier ‘gewoon’ een gedragsverandering, waarbij je je kunt richten op bepaalde factoren van menselijk gedrag zoals vaardigheden, motivatie en de werkomgeving.

Het blijft overigens wel de uitdaging om gedrag niet tijdelijk maar duurzaam te veranderen. Dat gebeurt alleen door iedereen te betrekken bij dit proces, harde afspraken met elkaar hierover te maken en elkaar er ook op aan te spreken. Pas dan wordt het een gedragen verandering.

Door de focus te leggen op wenselijk en concreet gedrag maak je dan ook wollige zaken zoals een cultuurverandering veel tastbaarder. Het is een flexibel fenomeen dat verandert door tijd en sociaal gedrag binnen de organisatie. Er moet constant rekening mee worden gehouden en aan gewerkt worden.

Ga dan ook voor een zachte aanpak als je harde resultaten wil realiseren.