Communiceren met burgers via een livestream [learnings & tips]

Bestuurders en politici zijn sinds de coronacrisis proactief aan de slag gegaan om toch te blijven communiceren. Je ziet dat er veel gebruikgemaakt wordt van livestreams op Facebook, Instagram en dat webinars bijvoorbeeld via Zoom worden gehouden. Hoe zorg je ervoor dat jouw livestream een succes wordt?

De livestream lijkt op het eerste gezicht een ideaal medium om op afstand persoonlijk contact te leggen met je publiek en de banden aan te halen. Ook is het heel belangrijk dat gemeenten kunnen blijven doorgaan. Ze moeten voorkomen dat processen vertragen en ervoor zorgen dat de democratie gewaarborgd blijft.

Veel gemeenten kiezen ervoor om een online livestream in te zetten als vervanging voor fysieke bijeenkomsten. Hierdoor kan een groot gedeelte van het het werk ook online doorgaan. Sinds maart dit jaar nam het aantal livestreams vanuit gemeenten dan ook flink toe.

Er zijn hele goede voorbeelden van livestreams die dichtbij de beleving komen van een fysieke bijeenkomst, maar er zijn ook een hoop livestreams die niet het gewenste effect hebben en vaak verspilde moeite zijn. Hoe voorkom je dat? En hoe zorg je ervoor dat jouw livestream wel een succes wordt? Ik geef je graag praktische tips en belangrijke aandachtspunten mee.

Waar zet je een livestream voor in?

Een livestream zou je kunnen zien als een persconferentie. Je hebt een spreker die en een publiek dat vragen kan stellen. Een handige tool dus als je fysiek niet bijeen kunt komen. Groot voordeel is dat je met een online livestream meer mensen bereikt met minder middelen. Livestreams kun je op verschillende manieren inzetten:

• Online persconferentie
• Q&A (interactie)
• Participatie en inspraak
• Interne communicatie en bijeenkomsten
• Informerend
• Congres of events

Een livestream (online event) is een goed alternatief voor de fysieke bijeenkomst, als je deze goed inzet.

Livestreamen kan via verschillende tools. Daarin onderscheid ik betaalde software (zoals Zoom en GoToWebinar) en de gratis streamoptie op Facebook en Instagram. Ook LinkedIn biedt sinds 2019 livestreams aan op het platform. Dit laatste is met name interessant voor zakelijke zakelijke communicatie en minder voor burgerparticipatie. Vandaar dat ik dit platform buiten beschouwing laat en me richt op Facebook en Instagram, waar het gros van de Nederlanders dagelijks actief op is.

Waarom een livestream op Facebook of Instagram?

Livestreamen op Facebook en Instagram geeft jou de kans om realtime het gesprek aan te gaan met jouw doelgroep. Onderzoek wijst ook uit dat livestreams op Facebook beter worden bekeken dan video’s die eerst worden gemaakt en dan achteraf worden geplaatst. Facebook zelf geeft in het algoritme eveneens de voorkeur aan livestreams. Dit betekent dat de video ook sneller ‘naar boven komt’, waardoor jouw doelgroep eerder zal aanhaken.

De interactie via livestreams is één van de belangrijkste redenen om te kiezen voor livestreamen via Facebook of Instagram. Veel mensen vinden de drempel om te reageren op een live video veel lager dan wanneer ze naar een reguliere video kijken. De interactie met je publiek krijg je direct vanuit je doelgroep. De kijkers zien ook onderling wie reageert en ze zullen ook op elkaar reageren. Zo creëer je reuring en heb je snel de gewenste interactie met je publiek.

Voordelen Facebook

Een livestream starten op Facebook is snel gedaan: een kwestie van één druk op de knop en de livestream kan beginnen. Na afloop kan de livestream op de pagina blijven staan, zodat deze kan worden teruggekeken. Handig om zelf te analyseren wat er goed of fout ging en fijn voor de mensen die er live niet bij konden zijn. Zij kunnen nadien nog vragen stellen die je eenvoudig kunt beantwoorden. Tot slot heeft Facebook in potentie een groot sociaal bereik en is er geen extra software voor nodig. Het is kosteloos te gebruiken, dit in tegenstelling tot de meest gebruikte webinar-tools.

Sinds de coronacrisis zien we dat de livestreams op Facebook en Instagram door politici een vlucht hebben genomen. De trend werd, al dan niet onder druk, gezet door burgemeesters. Zij zijn de meest aangewezen persoon om inwoners te informeren en ze bemoedigende woorden toe te spreken. De insteek van deze livestreams is om op persoonlijke wijze zo snel mogelijk zoveel mogelijk inwoners toe te spreken. Facebook live kan in deze behoefte voorzien: niet te ingewikkeld en lekker persoonlijk.

Livestream met burgemeester

Hieronder een mooi en succesvol voorbeeld van burgemeester Frank Dales van de gemeente Velsen. In een uur tijd praat hij zelfstandig inwoners bij via de livestream op Facebook. Hij informeert inwoners over de stand van zaken rondom het coronavirus, de impact op zijn gemeente én hij beantwoordt vragen van bezorgde inwoners. Dit doet hij realtime door de vragen in de chat af te lezen.

De livestream is maar liefst 40.000 keer bekeken! Bovendien kreeg de video meer dan 350 likes en kwamen er 250 reacties in de discussie. In totaal verzorgde burgemeester Dales 5 livestreams over corona. De gemeente Velsen kan terugkijken op zeer interactieve en succesvolle sessies. Bekijk hier de eerste live-sessie.

Cyclemedia deed een kort interview met gemeente Velsen.

Waarom koos de burgemeester van Velsen voor Facebook?

Er wonen in gemeente Velsen bijna 70.000 mensen en het lukt natuurlijk niet om ieder van hen rechtstreeks te spreken, zeker niet tijdens de coronacrisis. Burgemeester Dales houdt ervan om direct contact te hebben met inwoners. Normaal gesproken gaat hij graag op pad om te zien en te horen wat er leeft in zijn gemeente. Hij houdt individuele gesprekken, bezoekt bedrijven, gaat naar bijeenkomsten bij allerlei organisaties en zorgt dat de mensen weten dat hij aanspreekpunt is en een luisterend oor biedt. Helaas kan hij door de coronacrisis niet langer zijn bezoeken afleggen. Ondertussen blijft  de behoefte om elkaar te spreken. De Facebook live-sessies geven de mogelijkheid om laagdrempelig in contact te blijven met inwoners

Met 40.000 weergaven bereikte de getoonde livestream een groot deel van de inwoners. De livestream werd geplaatst op het gemeentelijke Facebookaccount. Deze pagina telt al meer dan 10.000 volgers. De livestream werd ook gedeeld in besloten Facebook-groepen, waar gemeente Velsen met toestemming van beheerders berichten in mag plaatsen (denk aan: ‘Je bent IJmuidenaar als..’ met 21000 leden of ‘Mooi Velserbroek’ met 6200 leden). Hierdoor konden zij dus een groot deel van de inwoners bereiken.

Hoe bereidde het communicatieteam en burgemeester zich voor?

Er was voor de hoofdlijnen een draaiboek opgesteld. Daarin werden voorafgaande aan de livestream de meest prangende en actuele punten op papier gezet. Deze input kwam uit interne corona-werkgroepen, maar vooral ook uit omgevingsanalyses. Daarin werden kwesties meegenomen die naar voren kwamen via (social) media, websitebezoek en vanuit vragen die door inwoners werden gesteld aan het KCC.

Burgemeester Dales is erg enthousiast over de livestream op Facebook.

Burgemeester Frank Dales: “De Facebook live-sessies waren vanaf de eerste keer een succes. Ik moest natuurlijk wennen aan mijn nieuwe rol en ik denk de inwoners ook. Maar de klik was er meteen, waarschijnlijk omdat we het van beide kanten van het scherm leuk vonden om weer met elkaar in verbinding te zijn. We voeren gesprekken waarbij ik voor alle deelnemers te zien en te horen ben. En waarbij de Velsenaren hun opmerkingen en vragen via hun toetsenbord aan mij voorleggen.”

Er valt dus veel te zeggen voor livestreamen op Facebook of Instagram. Wil je snel en intiem een groot publiek aanspreken, dan is Facebook een geschikt kanaal. Echter, een livestream van een burgemeester is natuurlijk iets heel anders dan een livestream met als doel participatie volgens bepaalde procedures. De vraag is of de Facebook livestream dan nog steeds zo’n goed idee is, of is het dan slimmer om een webinar via bijvoorbeeld Zoom in te zetten. En zouden ze elkaar kunnen versterken? Ik zet het voor je op een rijtje.

De nadelen van livestreamen van Facebook of Instagram

1. Te laagdrempelig

De laagdrempelige livestream-optie van Facebook klinkt velen als muziek in de oren – één druk op de knop en je bereikt je publiek. Handig toch? Zeker weten. Maar de kwaliteit van veel livestreams is zowel op technisch als inhoudelijk vlak vaak niet om over naar huis te schrijven. Doordat het zo gemakkelijk is in gebruik en iedereen de live-knop kan vinden, denken mensen in veel gevallen niet goed na over de livestream. Met veel lef en opportunisme slingeren zij een livestream op Facebook of Instagram. Achteraf blijkt het verhaal zoek, zijn er weinig kijkers en is de video misschien iets té authentiek geworden.

2. Facebook live afhankelijk van je bereik

Waar velen al de mist ingaan, is dat de grootte van je publiek (kijkers) afhankelijk is van het aantal pagina-likes dat je als gemeente, bestuurder of politici hebt.

Bij de livegang krijgen alleen zij een melding van de live-uitzending. Dit zijn alleen de mensen die de Facebookpagina van de burgemeester, wethouder, raadslid of gemeenteraad al hebben geliket. Deze mensen zijn vaak al betrokken zijn bij de gemeente en/of politiek, of mensen die een band hebben met de lokale politici. Een grote groep inwoners die wel binnen de doelgroep valt, wordt dus niet meegenomen.

3. Facebook minder stabiel

De kwaliteit van een Facebook- of Instagram-livestream ten opzichte van een webinar-tool als Zoom of GoToWebinar is minder. Dit heeft grotendeels te maken met techniek. Met een betaalde webinar-tool heb je vaak veel meer opties. Je betaalt voor de kwaliteit. Onthoud echter: techniek is nog altijd secundair aan inhoud. Bereid je vooral goed en tijdig inhoudelijk voor op jouw livestream.

4. Minder marketingtools tot je beschikking

Bij veel webinarplatforms heb je verschillende tools tot je beschikking om deelnemers te betrekken tijdens en na de livestream. Zo kun je in Zoom op de registratiepagina deelnemers bijvoorbeeld vragen om hun e-mailadres, woonplaats en kunnen ze hun meest prangende vragen indienen. Via de e-mail kun je ze voorafgaand het event een reminder sturen.

Na het event kun je een follow-up e-mail met vragen sturen over hoe ze het event hebben ervaren en of ze verder willen participeren over een bepaald onderwerp. Dat zou dan weer kunnen via een enquête of een volgende bijeenkomst. Zo bouw je aan kwalitatieve relaties met je inwoners.

Waarom webinars via betaalde software?

Bij webinars via betaalde software als Zoom is de techniek beter en zijn de opties uitgebreider. Het enige waar Facebook misschien beter in scoort is het sociale bereik. Deze is op Facebook in potentie vele malen groter. Hoe dan ook hangt bij beide platforms het bereik en actieve deelnemers af van de promotie die je in je livestream stopt, maar daar later meer over.

Terug naar webinars. Wat zijn de belangrijkste ingrediënten voor succes? Wanneer spreek je eigenlijk over succes als het gaat over een webinar of livestream? Begin allereerst met het formuleren van een helder doel. Het draait tenslotte om de inhoud. Livestreamen om te livestreamen is geen goed argument. Beantwoord eerst de volgende vragen:

• Wat is je verhaal?
• Wat wil je bereiken?
• Wie is je doelgroep?
• Hoeveel mensen wil je in je webinar?

Heb je deze essentiële vragen beantwoord, dan kun je beter bepalen welke middelen (techniek, organisatie en ervaring) je nodig hebt. Beantwoord de volgende vragen:

• Welke techniek sluit het beste aan bij de behoefte?
• Welke rollen zijn er nodig (host, co-host, moderator, panelist)?
• Wie beantwoordt de vragen? En op welke manier?
• Hoe ga je om met negatieve reacties?
• Soort en mate van interactie (Q&A, polls, chat)
• Wat voor soort promotie zet je in?
• Heb je ervaring met webinars, of moet daar nog aan geslepen worden?
• Hebben je kijkers ervaring met webinars, of is er uitleg nodig?
• Welke opvolging geef je aan het webinar?

Bereid je voor: maak een draaiboek! Een webinar organiseren voor 20 mensen voor een inspraakavond vergt bijvoorbeeld andere aanpak dan een webinar voor 2.000 mensen.

Webinars livestreamen op Facebook

Wist je dat je webinars via betaalde platforms ook live kunt streamen naar Facebook? Zo kun je jouw webinar nog krachtiger maken. In Zoom is deze optie automatisch ingebouwd bij de toepassing Webinars. Mocht dat bij andere tools niet het geval zijn, dan kun je de koppeling leggen via externe software als StreamYard.

Hoe dan ook: webinars combineren met Facebook livestreams zorgt ervoor dat je nog meer mensen kunt bereiken en betrekken. Daar zitten wel wat haken en ogen aan. Je moet dan bijvoorbeeld op twee plekken modereren en vragen beantwoorden. Neem dit dus goed in overweging.

Zoals gezegd kan de Facebook livestream je webinar een boost geven. Wil je hiermee experimenteren, dan geef ik je graag deze voorbeelden mee.

Webinar streamen naar openbare Facebookpagina

Heb je als politicus of bestuurder een eigen Facebookpagina met daarop een mooi aantal volgers? Dan kan het helpen om jouw webinar te streamen naar Facebook. Dit kan via externe software als StreamYard of via de ingebouwde toepassing in Zoom. Nadeel voor veel politici met weinig Facebook volgers is dat de stream naar Facebook niet voor veel extra kijkers zal zorgen. Hou daarbij in het achterhoofd dat de meeste volgers van een wethouder of raadslid al politiek betrokken zijn en dus niet representatief zijn voor alle inwoners van de gemeente.

Een andere optie is de Facebookpagina van de gemeente in te zetten voor de livestream. Deze volgers groep is meestal veel groter en evenwichtiger qua samenstelling.

Hieronder een voorbeeld van een webinar op Zoom dat ook live werd gestreamd op Facebook. Het gaat om een webinar dat wethouder Klaas Valkering van de gemeente Bergen heeft georganiseerd over een bestemmingsplan. Voor de gemeente was dit echt een uitkomst. De procedures moesten doorgaan en dat kon gelukkig door deze tool in te zetten.

Het webinar ging over de structuurvisie Bergen Oost. De wethouder had een presentatie voorbereid die hij afwisselde met zijn webcambeeld (portretstand). Mensen zijn immers gevoeliger voor een menselijk gezicht dan voor een presentatie. Voor de rol van panelist werd gebiedsregisseur Han Eshuijs gevraagd. Hij wist inhoudelijk alles van de zaak en kon daardoor de gewenste ondersteuning bieden bij het beantwoorden en afvinken van vragen.

De vragen werden door de gebiedsregisseur afgelezen op zowel Zoom als Facebook en indien nodig via een briefje aan de wethouder doorgeven. Wij sprongen bij voor de technische kant.

Welke resultaten leverde het op?

Aan het webinar op Zoom deden 13 deelnemers mee. Er werden in totaal 40 vragen gesteld. Via Facebook waren er gemiddeld zo’n 20 kijkers en werden er 30 vragen gesteld. Voor de host/moderator waren deze aantallen goed te overzien. Doordat de meeste vragen goed en snel beantwoord kon worden, werd er goodwill bij de inwoners gecreëerd. Zij voelden zich gehoord en zo werden negatieve segmenten omgebogen naar iets positiefs. Het webinar werd goed voorbereid middels een draaiboek. Zo kon de wethouder goed zijn verhaal vertellen en was er ruimte voor interactie.

Webinar streamen naar een openbare groep

Heeft jouw gemeente een actieve Facebookgroep? Dan kun je ook daar het webinar in livestreamen. Voordeel daarvan is dat groepen veel levendiger zijn qua interactie dan Facebookpagina’s. Een groepslid is zowel zender als ontvanger, terwijl je op een pagina slechts een zender hebt. Het livestreamen naar een groep kan dus positieve effecten hebben op je interactie.

Nadeel kan zijn dat groepen erg explosief kunnen zijn in discussies. Gaat jouw webinar over een lokaal en gevoelig onderwerp? Dan kun je rekenen op veel reacties die lang niet allemaal positief zullen zijn. Het kan ook gebeuren dat de groep ineens met allerlei andere onderwerpen aan de haal gaat. Dan gaat het opeens over kapotte lantaarnpalen of gevaarlijke verkeerssituaties. Op die manier dwaal je snel af van de boodschap die je wil brengen.

Je kunt dit voorkomen door jouw webinar niet in een Facebookgroep te streamen. Deelnemers in jouw webinar hebben zich namelijk moeten inschrijven en doen dat gericht op het onderwerp dat besproken wordt. Helemaal veilig voor trollen ben je overigens nooit, want ook webinars kunnen verstoord worden. Dit wordt ZoomBombing genoemd.

Streamen naar een besloten groep

Een veiligere manier om webinar te streamen naar Facebook is door dat te doen in een besloten groep. Dit kan als je als persoon of gemeente lid bent van een groep. Het handigste is dit te doen in een kleinschalige groep met een duidelijk thema, denk aan buurtgroepen of groepen die gaan over duurzaamheid in de gemeente. Zo creëer je waarde voor specifieke doelgroepen binnen de gemeente en voorkom je dat jouw webinar in een keer linksaf slaat.

Hoe breng je jouw webinar onder de aandacht?

Een webinar plannen en organiseren is een ding, bezoekers trekken is een heel ander verhaal. Om kijkers en deelnemers te genereren is het raadzaam het webinar te promoten met een campagne. Naast de eigen kanalen en mailings kan dit effectief via een Facebookcampagne waarin je doorlinkt naar de registratiepagina in Zoom en/of door een event aan te maken op Facebook. Dit doe je vanuit jouw Facebookpagina.

Geef een goede beschrijving van het webinar en breng het event vervolgens onder de aandacht via advertenties. Je wilt dat mensen het event zien, getriggerd raken en aangeven of ze aanwezig dan wel geïnteresseerd zijn. In beide gevallen ontvangen ze vooraf het event een reminder en een melding bij de livegang. Het is aan mensen zelf of ze zich aanmelden en dus meedoen in Zoom of dat ze deelnemen in Facebook. Het belangrijkste is dat er op deze manier in ieder geval de nodige aandacht is gecreëerd voor de online bijeenkomst.

Zo verliep de eerste digitale Politieke Avond van Gooise Meren. Om inwoners te informeren over de nieuwe manier van vergaderen liet de raad een animatie maken. Deze werd via een socialmedia-campagne breed onder de aandacht gebracht. Er werden 5 bijeenkomsten via Zoom georganiseerd die samen zo’n 360 kijkers trokken. Bij de bijeenkomst over een bestemmingsplan deden 18 personen actief mee. Deze werden gebundeld in blokjes (op straatniveau).

De participanten mochten per 5 meedoen en de rest werd gevraagd de camera uit te doen. Op deze manier ontstaat er meer interactie.

“Technisch verliep alles goed en de deelnemers hadden het gevoel dat ze hun mening kwijt konden”, aldus Rick Nederend, raadscommunicatieadviseur Gooise Meren.

Niet iedereen kon aan bod komen, dus is er een vervolg gepland waarin inwoners alsnog de kans krijgen hun mening te delen. De video is achteraf voor iedereen terug te kijken op de website.

Aandachtspunten van Rick:

• Neem voldoende tijd voor de vergadering en participatie
• Deel deelnemers in in blokken van max. 5
• Informeer inwoners over de digitale vergadering
• Vergader met oortjes dan is er minder omgevingsgeluid
• Voorzitter moet een actievere rol aannemen (tijdmanagement)

Je livestream op Facebook plannen

Op Facebook kun je livestreams ook plannen. Heb je jouw Facebookpagina met een streamsleutel gekoppeld aan jouw webinar-software? Dan kun je het webinar ook op Facebook inplannen. Dan wordt er automatisch een preview van de online bijeenkomst geplaatst op de pagina. Zo weten mensen wanneer de livestream van start gaat.

Wil jij meer weten over livestreamen, webinars, de bijbehorende techniek, inhoudelijke aanpak, het maken van een draaiboek of een plan voor promotie? Laat het weten in de comments.