Hoe gaat thuiswerken bij een universiteit, ziekenhuis of communicatiebureau?

Sinds afgelopen maart werken veel mensen vanwege het coronavirus massaal vanuit huis. Uit verschillende onderzoeken bleek dat dit voor sommigen gesneden koek is, maar voor veel anderen juist ook nieuw. In dit artikel gaan we in op de overeenkomsten en verschillen tussen thuiswerkers van uiteenlopende organisaties, namelijk bij een universiteit, twee ziekenhuizen, een farmaceutisch bedrijf, een energienetwerkbeheerder en vier advies- en communicatiebureaus.

• Hoe ervaren mensen thuiswerken?
• Vergelijking tussen uiteenlopende organisaties
• Thuiswerken vóór corona
• Thuiswerken tijdens corona
• Wat mis je aan je ‘normale’ werksituatie?
• Zou je meer vanuit huis willen werken?
• Welke digitale middelen gebruik je?
• Wat heb je nog nodig?
• Op weg naar een nieuwe balans
• Digitaal (thuis)werken én fysiek samenwerken
• Digitale cultuur verdient nog aandacht
• Wordt vervolgd…

Hoe ervaren mensen thuiswerken?

In ons vorige artikel schreven we al dat niet iedereen thuis kan werken. Vooral kenniswerkers kunnen onafhankelijk van plaats min of meer gewoon hun werk doen. Daarnaast was werken vanuit huis de afgelopen tijd niet vergelijkbaar met de ‘normale’ situatie van daarvoor. Er heerst een pandemie. En de eerste 8 weken waren kinderen bovendien ook thuis, terwijl het onderwijs wel door moest gaan.

Midden in deze uitzonderlijke situatie wilden we in kaart brengen hoe goed (of juist hoe slecht) thuiswerken tijdens de coronacrisis gaat. Dat hebben we gedaan met de ThuiswerkScan/DigitaalwerkScan. We willen met de deelnemende organisaties vinger aan de pols houden als verschillende maatregelen om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan versoepeld worden. En op de langere termijn zicht te houden op hoe hoe organisaties hun medewerkers steeds beter kunnen ondersteunen en faciliteren.

In ons vorige artikel deelden we al de algemene resultaten van het onderzoek. Daarin zagen we hoe vaak mensen tijdens de eerste 8 weken van de coronacrisis thuiswerkten, of dat beter of slechter ging dan ‘normaal’, wat mensen missen aan hun normale werkplek, enzovoort.

Vergelijking tussen uiteenlopende organisaties

Ook wilden we kijken naar de overeenkomsten en verschillen tussen deelnemende organisaties. Daarover gaat dit tweede artikel over de ThuiswerkScan/DigitaalwerkScan. We maken in dit artikel een vergelijking tussen de resultaten van de medewerkers van zeer uiteenlopende organisaties:

• Een energienetwerkbeheerder
• Eén van de grote universiteiten van Nederland
• Twee Vlaamse ziekenhuizen
• Vier commerciële advies- of communicatiebureaus
• Een farmaceutische onderneming

We gaan daarbij in op de volgende vragen:

1. Werkte je voor de coronacrisis wel eens vanuit huis en hoe lukte dat?
2. Ben je in staat je werk vanuit huis tijdens de coronacrisis te doen zoals je dat ook daarvoor kon?
3. Welke aspecten zorgen dat werken vanuit huis nu slecht gaat?
4. Wat mis je aan je ‘normale’ werksituatie?
5. Zou je na de coronacrisis meer vanuit huis willen werken?
6. Welke digitale middelen gebruik je samen met je collega’s tijdens de coronacrisis?
7. Wat zou jou het meest helpen om (nog) makkelijker contact te hebben en samen te werken met collega’s tijdens de coronacrisis?

Thuiswerken vóór corona

Medewerkers van de energienetwerkbeheerder geven aan dat zij voor de pandemie veel vaker thuis werkten (59% regelmatig of vaak) dan de andere organisaties. Van ziekenhuizen (46% nooit) en universiteiten (74% soms of minder) kunnen we de uitkomst verklaren doordat een groot deel van het werk niet op afstand gedaan kan worden en aan een locatie gebonden is.

Ook bij de commerciële bureaus (24% nooit en 36% incidenteel) en de farmaceut (33% nooit en 22% incidenteel) zien we veel minder thuiswerkers. Wel zijn er nog onderlinge verschillen tussen deze adviesbureaus.

Op de vraag hoe het voor corona lukte om vanuit huis te werken, konden respondenten antwoorden met een schaal van 1 tot 7. Hierbij stond 1 voor ‘nauwelijks’, 4 voor ‘redelijk’ en 7 voor ‘uitstekend’.

• Energienetwerkbeheerder: 71% van de respondenten koos 6 of 7.
• Universiteit: 81% vulde 4-7 in, maar ook bijna 10% koos voor een 1 (nauwelijks).
• Ziekenhuizen laten een heel divers resultaat zien: zo’n 28% koos 1 (nauwelijks) en 31% koos 7 (uitstekend). En de tussenliggende scores werden ook veel gekozen.
• Bij commerciële bureaus kan 87% redelijk (4) tot uitstekend (7) thuiswerken.
• Farmaceut: 61% koos voor 6 of 7, maar ook 18,3% voor 1 of 2.

Hieruit kunnen we concluderen dat het thuiswerken voor COVID-19 voor medewerkers van de universiteit en de ziekenhuizen heel verschillend was, terwijl het bij de energienetwerkbeheerder en farmaceutische onderneming het beste ging. Ook voor de commerciële bureaus gold dat het over de linie vrij goed ging.

Thuiswerken tijdens corona

Maar hoe gaat thuiswerken tijdens de pandemie in vergelijking met thuiswerken onder ‘normale’ omstandigheden? Respondenten konden opnieuw op een 7-puntsschaal aangeven wat voor hen van toepassing is, waarbij 1 staat voor ‘slechter’, 4 voor ‘zoals normaal’ en 7 voor ‘beter’.

Bij de universiteit gaat het voor de grootste groep slechter dan normaal: 57% van de respondenten koos voor 1, 2 of 3. Van de ziekenhuizen geven medewerkers juist aan dat het beter gaat dan voorheen: 39% scoorde 5, 6 of 7. Bij de andere organisaties is de verdeling redelijk gelijkmatig verdeeld tussen slechter, zoals normaal of beter.

In het vorige artikel zagen we al dat de aspecten die maken dat thuiswerken tijdens de coronacrisis slecht gaat, de volgende zijn: mensen kunnen niet rustig werken (27%), hebben geen goede werkplek (25%) of niet de juiste apparatuur (11%). Dit zien we ook terug als we de respons per organisatie bekijken. Het gebrek aan een goede werkplek scoorde bij vier van de vijf typen organisatie het hoogste (tussen 20 en 33%).

Ook hier moeten we toevoegen dat veel mensen bij deze vraag voor de optie ‘Anders, namelijk’ kozen. Antwoorden die voorbij kwamen verschilden niet wezenlijk per organisatie: zo werd het thuisonderwijs van kinderen genoemd. Ook is het contact met collega’s is lastiger geworden, omdat even kort overleggen moeilijker is, enzovoort. Bij medewerkers van de universiteit zagen we dat mensen sneller afgeleid en vermoeid zijn. Bij de ziekenhuizen kwam bij de open antwoorden vooral naar voren dat het juist wel goed ging.

De aspecten van thuiswerken die tijdens de coronacrisis goed gaan, zijn: goede toegang hebben tot systemen (49%), rustig kunnen werken (44%), een goede werkplek hebben (42%) een goede internetverbinding (36%) en goede toegang tot bestanden (35%). Ook dit verschilde niet wezenlijk per type organisatie.

Wat mis je aan je ‘normale’ werksituatie?

Het lijdt geen twijfel dat mensen het informeel contact en het samenwerken met hun collega’s missen van hun normale werksituatie. Bij alle vijf de typen organisaties scoren deze twee aspecten het hoogst, hoewel de scores onderling wel verschillen. Bij de farmaceut is dit het laagst (58% mist informeel contact, 57% het samenwerken) en bij de energienetwerkbeheerder het hoogst (84% respectievelijk 72%).

Verder is opvallend dat bij de energienetwerkbeheerder (25%) en de universiteit (31%) de afwisseling in het werk wordt gemist, terwijl bij de commerciële bureaus juist het woonwerkverkeer hoog scoort (22%).

Zou je meer vanuit huis willen werken?

Alle respondenten van alle organisaties geven aan na COVID-19 vaker thuis te willen werken. De ziekenhuizen zijn hierbij de uitschieter: bijna 80% antwoordde ‘ja’. Maar daar moeten we bij vermelden dat deze respondenten ook aangaven voor de coronacrisis het minst thuis te werken.

Dit gaat ook op voor de commerciële bureaus: 69% wil vaker thuiswerken, maar een flinke meerderheid werkte voorheen nooit of slechts incidenteel thuis. De energienetwerkbeheerder is iets meer in evenwicht (58% antwoordde ‘ja’), maar dat heeft er dan allicht mee te maken dat deze mensen al veel thuis werkten.

Welke digitale middelen gebruik je?

Welke digitale middelen gebruiken mensen om contact te hebben en samen te werken met hun collega’s terwijl zij thuiswerken? Respondenten konden op een 7-puntsschaal aangeven hoe vaak zij de diverse typen applicaties gebruiken, waarbij 1 staat voor nooit, 4 voor soms en 7 voor altijd.

We zien dat alle organisaties gebruikmaken van gedeelde mappen. Dit staat in schril contrast met samen tegelijk in documenten werken dat bijna niet wordt gebruikt. Alleen bij de ziekenhuizen (25%) en de farmaceutische onderneming (23%) kozen respondenten voor 6 en 7, terwijl dit voor de andere organisaties rond de 10% schommelt.

Eén-op-één tekst- of chatberichten worden door alle organisaties veel gebruikt, net als interne social media. Bij die laatste categorie zien we dat ongeveer een kwart die vrijwel niet gebruikt, 35% soms tot iets vaker, en nog eens 30% vaak tot altijd. De energienetwerkbeheerder en de commerciële bureaus scoren hier hoger, en de ziekenhuizen juist een stuk minder.

Alleen de energienetwerkbeheerder gebruikt de takenlijst of het scrumboard als digitaal middel om samen te werken, maar zelfs daar gaat het maar om iets meer dan een kwart van de respondenten die een 6 of 7 scoorde bij dit middel. Bij de andere organisaties is dit nog veel lager.

Daar staat videobellen tegenover: bij alle typen organisaties scoort dit het hoogst, en dan steevast hoger dan 4 (‘soms’).

Wat heb je nog nodig?

‘Wat zou jou het meest helpen om (nog) makkelijker contact te hebben en samen te werken met collega’s?’, vroegen we respondenten. Eén van de antwoorden op deze meerkeuzevraag was ‘Niets, ik heb alles wat ik nodig heb’. Bij alle typen organisaties was dit ook het populairste antwoord. Alleen bij de universiteit koos de minderheid voor dit antwoord (45%), bij de andere organisaties koos de meerderheid hiervoor, waarbij de ziekenhuizen (56%) en de energienetwerkbeheerder (57%) het hoogst scoorden.

Wat hebben de andere respondenten dan nodig? Bij het farmaceutische bedrijf vraagt 24% om andere, betere middelen om digitaal contact te hebben en samen te werken. 18% van de respondenten bij de universiteit vraagt om een beter overzicht over de beschikbare middelen en waarvoor die dienen. Bij de adviesbureaus (15%) en ziekenhuizen (14%) gaat het primair om andere, betere middelen.

Op weg naar een nieuwe balans

In de media gaat het vaak over het nieuwe normaal, over een nieuwe balans. Ook wij gaan ervan uit dat de situatie van voor de pandemie niet meer terugkomt. We zien dat mensen in verschillende branches en met uiteenlopende rollen vaker dan voorheen vanuit huis willen werken. En organisaties lijken dat meer en meer mogelijk te willen maken.

Tegelijk zien we dat IT-afdelingen met man en macht hebben gewerkt om te zorgen dat thuiswerken ook kan. Is het perfect? Nee, maar dat was in de uitzonderlijke situatie ook niet te verwachten. Daarom is het voor organisaties zaak om de komende maanden voor te bereiden op dat nieuwe normaal.

 

Digitaal (thuis)werken én fysiek samenwerken

Dat het nieuwe normaal een combinatie wordt van enerzijds digitaal (thuis)werken – waarbij een deel diepe concentratie zal vragen, maar een deel ook vaardigheden als digitaal communiceren en digitaal samenwerken – en anderzijds fysiek bij elkaar komen om samen te werken en elkaar ook echt te ontmoeten, is volstrekt duidelijk. De Denktank Coronacrisis adviseert ook om thuiswerken te blijven stimuleren.

Of de oude, vertrouwde kantoren weer op volle capaciteit gebruikt kunnen worden, is wat ons betreft ook geen vraag. Het antwoord daarop is zeer waarschijnlijk ‘nee’. En het wordt nodig om een (samen)werkplek, vervoer en parkeergelegenheid van tevoren te reserveren.

Eén van de belangrijkste uitdagingen, naast het gemis aan informeel contact en samenwerking met collega’s, wordt waarschijnlijk digitaal (samen)werken en communiceren. Dat toont ook recent onderzoek van Buffer en AngelList aan.

Datzelfde onderzoek laat bovendien zien dat thuiswerkers in hybride teams het anderen niet aanraden om thuis te werken. Met andere woorden: als een deel van je medewerkers wel en een deel niet op afstand werkt, heeft dat vooral voor de thuiswerkers negatieve gevolgen.

Digitale cultuur verdient nog aandacht

Deze combinatie van digitaal (samen)werken en fysiek samenwerken vraagt ook een andere cultuur. We hebben de afgelopen tijd vooral geleerd steeds meer plaatsonafhankelijk te werken, maar de komende periode zullen we ook steeds meer tijdsonafhankelijk (asynchroon) leren werken.

Voor dit laatste lijken de meeste organisaties die aan de ThuiswerkScan/DigitaalwerkScan meededen nog niet klaar:

• We zagen dat de meest gebruikte digitale middelen voor contact en samenwerking vooral nog synchrone tools zijn: videobellen, en één-op-één tekstberichten.
• Terwijl enkele van de minst gebruikte oplossingen juist nodig zijn voor asynchroon werken, namelijk takenlijsten, scrumboards, en interne social media. Hierin verschillen de organisaties ook nauwelijks van elkaar.

Wordt vervolgd…

Bij publicatie van dit artikel zijn de basischolen in Nederland alweer een week of vier open geweest en ook in België gaan de jongste kinderen alweer naar school. Veel thuiswerkers kunnen af en toe naar hun ‘normale’ werkplek terug, hoewel het advies is om voorlopig nog vooral vanuit huis te werken. We zijn benieuwd wat de versoepeling van de coronamaatregelen doet met digitaal (thuis)werkers en hopen de ThuiswerkScan/DigitaalwerkScan daarom binnenkort te herhalen.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het weten en reageer hieronder. Dank aan Nick van den Berg, student communicatiemanagement aan de Hogeschool Utrecht, die ons hielp met de data-analyse.