Videobellen: het kan (en moet) nog zoveel beter

Met de komst van videobellen worden de ‘normale regels’ voor fysieke vergaderingen soms overboord gegooid. Een agenda is bijvoorbeeld ver te zoeken en onze non-verbale communicatie is ronduit slecht. Dat gebeurt vaak onbewust. Toch kan en moet het beter. Want volgens experts moeten we één of zelfs meerdere jaren aan een mate van social distancing doen, en dus vaker thuiswerken. Leer daarom de volgende 10 regels jezelf aan. Videovergaderingen verschillen in principe niet veel van fysieke meetings, dus je hebt het vast snel onder de knie!

1. Zorg dat iedereen goed voorbereid de afspraak in gaat

Ook voor videobellen geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Deelnemers kunnen zich alleen goed voorbereiden als ze tijdig van de meeting af weten. Stuur daarom ruim van tevoren (24-48 uur) een uitnodiging. Doe dit bijvoorbeeld via Outlook of Google Agenda binnen G Suite, zodat deelnemers de meeting direct in de agenda kunnen zetten.

Bij een goede voorbereiding komen een aantal belangrijke zaken om de hoek kijken. Lees hiervoor de basis hygiëneregels voor videobellen. Zorg dat iedereen dit op tijd voor elkaar heeft, zodat de meeting op de afgesproken tijd kan beginnen. Je kunt deelnemers toelaten in de lobby van Microsoft Teams, zodat zij hun beeld en dergelijke kunnen testen.

Ben je nog niet klaar? Een meeting moet in principe altijd op tijd beginnen, maar niet voordat alles werkt. Laat deelnemers dan nog eventjes wachten in die ruimte. Dat is nog altijd beter dan amateuristisch overkomen omdat jouw geluid het niet doet.

2. Volg de meeting in je eentje

Ga niet met z’n tweeën achter één webcam gaat zitten, al helemaal niet met de opgelegde afstand van 1,5 meter. Het is supergoed dat jij je aan de regels houdt, maar achter één webcam is dit niet te realiseren. Samen in beeld komen is vrijwel onmogelijk en de webcam bewegen leidt alleen maar af. Zorg daarom dat ieder zijn eigen webcam heeft en neem in je eentje deel aan de meeting. Zit je bij elkaar in dezelfde ruimte of werken sommige collega’s nog wel samen op kantoor? Zoek dan een aparte ruimte op waar je rustig de meeting kunt volgen.

3. Maak een duidelijke agenda

Zonder agenda weet niemand wat jullie gaan bespreken en wat het doel van de meeting is. Is het een brainstormsessie of wordt er ook daadwerkelijk een beslissing genomen? Zorg daarom dat er een duidelijke agenda bekend is bij de deelnemers door deze mee te sturen met de uitnodiging. Zo kun je ook direct zien of jouw aanwezigheid van toegevoegde waarde is of dat je beter kunt bedanken.

Tip voor extra betrokkenheid: laat iedereen een agendapunt bedenken en/of voorbereiden.

4. Wijs een gespreksleider aan

Een gespreksleider is altijd goed. Soms gaat dat vanzelf, maar meestal kun je beter iemand aanwijzen. Bij videobellen heeft het hebben van een gespreksleider een groot voordeel omdat je naar iedereen moet luisteren. Onderbreken is lastig vanwege de vertraging die op de lijn zit en dit kan voor chaos zorgen.

De rol van gespreksleider is goed weggelegd voor de manager, teamleider of hoe diegene bij jullie ook wordt genoemd. Zij hebben deze functie ooit gekregen omdat ze blijkbaar goed zijn in het individueel aansturen van teamleden en het optimaal laten samenwerken. Dat talent komt goed van pas tijdens een online meeting. Zo worden bijvoorbeeld introverte mensen die minder snel iets zullen zeggen, ook aan het woord gelaten.

5. Hanteer meeting-etiquette

Goede meetings beginnen met een paar simpele etiquetteregels. Die bestaan al heel lang en hebben hun effectiviteit bewezen, dus houd je er ook aan tijdens een online sessie. Zorg dat jouw telefoon op stil staat en schakel andere meldingen op je laptop of desktop uit. Het is echt heel onbeleefd om bijvoorbeeld WhatsApp-berichtjes te sturen terwijl jouw collega een twee uur durende presentatie heeft voorbereid. Ook niet stiekem. Gewoon niet doen.

Besef ook dat de techniek van tegenwoordig heel goed is, maar nog niet perfect. We hebben nou eenmaal te maken met vertraging op de lijn en dat maakt het lastig om direct op elkaar te reageren. Zet daarom je geluid standaard op mute en steek je hand op als je iets wil zeggen. Dat jouw geluid uit staat betekent overigens niet dat je achterover kunt leunen. Onder etiquette verstaan we ook het actief meedoen aan een meeting. Aantekeningen maken en vragen stellen zijn geen uitzondering maar een gewoonte.

6. Steek extra aandacht in je communicatie

Een deel van onze communicatie is non-verbaal en gaat onbewust. Denk aan de reactie op je gezicht en de toon van je stem. Als we videobellen komt dit minder goed over. Denk eens na over wat er mist en wat extra aandacht verdient. Gebruik bijvoorbeeld meer handgebaren of uitdrukkingen op je gezicht. Kijk niet doods naar het scherm maar wees enthousiast, schud met je hoofd of steek je duimen op. Zwaai, lach, juich en bewonder! Ook onze verbale communicatie mag meer aandacht krijgen. Omdat we minder goed op elkaar kunnen reageren is het soms nodig om uitspraken wat meer toe te lichten.

Heb je een moeilijk gesprek of is jouw doel om een belangrijke deal te sluiten? Juist dan verdient jouw communicatie extra aandacht. In de ideale situatie zou je fysiek afspreken met iemand. We begrijpen elkaar dan beter en worden het sneller eens. Mede door de (non-)verbale communicatie en de rituelen die we hanteren. Zorg daarom dat je dit zo goed mogelijk nabootst tijdens het videobellen. Neem bijvoorbeeld het introducerende gesprekje dat je normaal gesproken in de lift zou hebben als je een klant ophaalt bij de receptie, op in jullie call. Wedden dat de sfeer een stuk meer ontspannen is?

7. Connect met de deelnemers

Laten we eerlijk zijn: iedereen zit tijdens de coronacrisis eenzaam thuis en wil het liefst langskomen voor die ene belangrijke meeting. Voorlopig zit dat er nog even niet in, dus het is leuk als je wat meer moeite doet. Laat bijvoorbeeld jouw nieuwe gadget zien of geef een rondleiding door je frisse werkkamer die je afgelopen weekend verbouwd hebt. Hier zou je ook over vertellen bij het koffiezetapparaat of als je een praatje maakt in de lift. Door een klein beetje van jouw leven te tonen, kun je toch een band opbouwen met anderen. Dus wees attent, zoals je dat normaal gesproken ook zou doen!

8. Voorkom groepsdenken en stimuleer teamdenken

Een bekend verschijnsel bij meetings: groepsdenken. Deelnemers zijn het maar al te graag met elkaar eens en mensen met een andere mening laten niet van zich horen. Vooral bij online meetings kan dit spelen omdat mensen op deze manier hopen sneller klaar te zijn. De juiste beslissingen, die goed zijn voor zichzelf en de organisatie of andere partij, worden genomen als er ook afwijkende meningen worden gehoord. In dat geval spreken we van teamdenken.

De attitude moet zijn: we zijn bezig met het zoeken naar de best mogelijke oplossing. Je kunt dit realiseren door vooraf iedereen te vragen zijn mening in te sturen. Wederom een goede reden om een groepsleider aan te wijzen. Zo weet je zeker dat iedereen aan bod komt.

9. Houd het traditionele actielijstje in stand

Meetings hebben een open einde wanneer er geen actielijstje wordt gemaakt. Onduidelijkheid zoals ‘Wie ging dat ook alweer doen?’ is irritant. Stel daarom een notulist aan en grijp aan het einde van de meeting terug naar ieder agendapunt. Herhaal wat er is besproken, wie dat gaat oppakken en wanneer het af is. Stuur de complete to-dolijst binnen een uur naar alle deelnemers. Zo weet iedereen wie verantwoordelijk is en kunnen ze meteen actie ondernemen.

10. Sluit af met een bedankje

Is de meeting klaar? Vergeet mensen dan niet te bedanken voor hun tijd, de extra bijdrage die ze geleverd hebben of wijs ze nogmaals op het doel van de meeting. Zo sluit je positief af en dat levert nieuwe energie op voor de volgende meeting of taak. Heb je een follow-upoverleg met één of enkele deelnemers van de vorige sessie? Doe dit dan gelijk. Het is attent én efficiënt. Normaal gesproken zou je dat ook doen, bijvoorbeeld wanneer je nog even napraat of samen een rondje loopt.

Op naar de ultieme online meeting

Videocalls worden zo goed als wat jij er zelf van maakt. Met bovenstaande regels til je ze in ieder geval naar een veel hoger niveau. Mits iedereen ervan op de hoogte is en zich eraan houdt. Deel dit artikel daarom met zoveel mogelijk connecties (collega’s, klanten en leveranciers), en wees niet bang om sommige punten extra te benadrukken tijdens het overleg. Heb je tijdens het lezen iets gemist op het lijstje? Laat het me dan weten. Wie weet maak ik me er (onbewust) ook schuldig aan.