Hoe hebben 2000 mensen 8 weken thuiswerken ervaren?

De afgelopen weken hebben we vanwege COVID-19 massaal thuisgewerkt. Voor sommigen gesneden koek, maar voor veel anderen nieuw. Daarover passeerden al verschillende onderzoeken de revue. Ook wij doen een duit in het zakje en beantwoorden vragen als: zijn mensen inderdaad vermoeider (antwoord: ja)? Gebruiken zij de goede digitale middelen (niet altijd)? En hoe stuur je als organisatie op digitaal werken? Zo’n 2000 medewerkers van uiteenlopende organisaties laten zien hoe thuiswerken en digitaal (samen)werken gaat en welke verschillen er tussen organisaties én tussen typen medewerkers zijn. In dit artikel gaan we daar uitgebreid op in.

Thuiswerken niet zoals normaal

De afgelopen 8 weken hebben mensen die thuis kunnen werken, vanuit huis gewerkt. Natuurlijk gold en geldt dit niet voor alle beroepsgroepen, zoals de Volkskrant al snel schreef. Vooral kenniswerkers kunnen onafhankelijk van plaats min of meer gewoon hun werk doen: een laptop, wat software en toegang tot je bestanden en je kunt door. Talloze werknemers en zelfstandigen doen dat al jaren.

Toch waren de afgelopen weken van thuiswerken verre van vergelijkbaar met de situatie van daarvoor. Immers, mensen werkten thuis tijdens een internationale pandemie, met thuiswerkende partners en/of kinderen die ook nog eens bij hun onderwijs begeleid moesten worden. Die kinderen gaan intussen weer (ten minste deels) naar school, wat hopelijk voor een beetje verlichting zal zorgen.

Nu is er de afgelopen weken al oneindig veel gepubliceerd over hoe mensen hun werk het beste kunnen doen nu zij min of meer veroordeeld zijn tot de keukentafel, de slaapkamer of een hoekje op zolder. Zelf hebben we daar ook aan bijgedragen. Maar veel van die publicaties gingen over technologie, over praktische tips en trucs, over ervaringen uit het verleden en verwachtingen voor de toekomst. Allemaal interessant en waardevol, maar we misten tot voor kort wat meer gefundeerde informatie.

Verschillende onderzoeken

Gelukkig staken diverse onderzoeken de afgelopen weken de kop op om deze informatie boven tafel te krijgen:

• Binnenlands Bestuur hield bijvoorbeeld een enquête onder 6000 ambtenaren, waaruit blijkt dat vrouwen eerder vermoeid zijn dan mannen.
• Een onderzoek van een zorgplatform laat zien dat “Niet de gestreste ouders van schoolgaande kinderen, maar alleenwonende millennials het meest worstelen met thuiswerken als gevolg van de coronacrisis.”
• Anderen herhalen hun onderzoek regelmatig en bieden zo inzicht in hoe mensen door de tijd heen met de situatie omgaan.
• En weer ander onderzoek laat zien dat de helft van het mkb geen tools had voor thuiswerken en zo’n tachtig procent personeel niet informeerde over beveiliging.

Sommige van deze onderzoeken waren zeer diepgravend en bijvoorbeeld gefocust op wat de coronacrisis en het thuiswerken psychisch en emotioneel met hen doet. Andere initiatieven kozen juist voor de meer technische aanvliegroute en schenen licht op welke tools mensen gebruiken, hoe dat gaat, welke valkuilen er misschien zijn, enzovoort.

Wij hebben juist geprobeerd de ruimte tussen deze twee aanpakken op te vullen, omdat we in onze dagelijkse praktijk juist in het gebied hier tussenin opereren, waar de behoeften en verwachtingen van medewerker, organisatie, technologie en fysieke omgeving bij elkaar komen.

Daarnaast wilden we vooral ook kijken naar de overeenkomsten en verschillen tussen deelnemende organisaties én tussen diverse typen medewerkers. Daar hebben we al interessante inzichten opgedaan, maar de komende weken willen we meer deelnemers aan ons onderzoek om daar, nog beter gefundeerd, nog wat meer over te kunnen zeggen.

Scan voor digitaal (thuis)werken

We hebben ons onderzoek ontwikkeld samen met een aantal organisaties uit ons netwerk: een energienetwerkbeheerder, een van de grootste universiteiten van Nederland, een aantal kleinere commerciële bureaus, en twee Vlaamse ziekenhuizen. De opzet is gericht op:

• Het in kaart brengen van hoe goed (of juist hoe slecht) het thuiswerken tijdens de coronacrisis eigenlijk gaat.
• De komende periode vinger aan de pols houden als verschillende maatregelen om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan versoepeld worden.
• Op de langere termijn zicht te houden op hoe hoe organisaties hun medewerkers steeds beter kunnen ondersteunen en faciliteren.

De naam van dit onderzoek: ThuiswerkScan/DigitaalwerkScan. Waarom deze dubbele naam? Omdat we enerzijds inzichten willen vergaren in hoe het thuiswerken in deze periode gaat, maar tegelijk ook inzien dat er waardevolle lessen te leren zijn over digitaal werken die ook voor de langere termijn relevant zijn. En daarbij zijn thuiswerken en digitaal werken ook lang niet altijd hetzelfde.

Resultaten van de scan

Thuiswerken vóór corona

“Werkte je voor de coronacrisis wel eens vanuit huis?” was de eerste vraag die we stelden. Daarop reageerden de ongeveer 2.000 deelnemers als volgt:

Op de vraag hoe het voor de coronacrisis lukte om te werken vanuit huis, konden respondenten antwoorden op een schaal van 1 tot 7, waarbij 1 stond voor ‘nauwelijks’, 4 voor ‘redelijk’ en 7 voor ‘uitstekend’. Dit kwam eruit:

Op de laatste vraag over de situatie voor COVID-19, namelijk of mensen meer of minder vanuit huis werken dan voorheen, antwoordde nagenoeg iedereen dat zij nu alleen maar vanuit huis werken (87%). Een kleine groep werkt meer dan anders vanuit huis (maar dus niet exclusief) (11%), net zoveel als anders (1%) of helemaal niet vanuit huis (0,6%).

Thuiswerken tijdens corona

Vervolgens vroegen we respondenten of zij in staat zijn hun werk vanuit huis tijdens de coronacrisis te doen zoals dat ervoor kon. Daarop antwoordden de deelnemers opnieuw op een 7-puntsschaal waarbij 1 staat voor ‘slechter’, 4 voor ‘zoals normaal’ en 7 voor ‘beter’.

Overwegend positief, zoals je ziet. Een meerderheid kan werken zoals normaal (29%) of zelfs zelfs beter (24%), maar bijna de helft (47%) kan slechter werken dan normaal.

Waardoor gaat het beter/slechter?

Vervolgens vroegen we welke aspecten zorgen dat werken vanuit huis nu slechter dan wel beter gaat. Respondenten konden bij beide vragen 3 opties kiezen uit een rij van 9, inclusief de optie ‘anders’.

• Thuiswerken tijdens de coronacrisis gaat slechter, omdat mensen niet rustig kunnen werken (27%), geen goede werkplek hebben (25%), niet de juiste apparatuur (11%) of geen goede internetverbinding (10%).
• Thuiswerken tijdens de coronacrisis gaat beter, doordat mensen goede toegang hebben tot systemen (49%), rustig kunnen werken (44%), een goede werkplek hebben (42%) een goede internetverbinding (36%) en goede toegang tot bestanden (35%)

Veel mensen kozen voor bij de vraag over wat het slechter maakt voor de optie ‘Anders, namelijk’ en reageerden vervolgens dat het helemaal niet slecht gaat, dat ze hun normale werkplek missen en het contact met collega’s (waarover we ook een aparte vraag stelden, zie hierna), en dat ze vooral ook ‘last’ hebben van het thuisonderwijs van hun kinderen.

Wat mis je?

Wat missen mensen vooral aan hun ‘normale’ werksituatie? Daarop antwoordden respondenten het meest:

• Informeel contact met collega’s: 81%
• Samenwerken met collega’s: 65%
• Afwisseling in het werk: 26%
• Mijn ‘normale’ werkplek: 23%

Ook hier was de optie ‘Anders, namelijk’ populair (12%). Mensen gaven onder meer de scheiding tussen werk en privé aan als aandachtspunt, net als contact met collega’s, en gebrek aan beweging.

Hoe voel je je?

Vervolgens stelden we de open vraag: “Hoe voel je je tijdens deze coronacrisis na een dag thuiswerken ten opzichte van een dag op je normale werkplek?” Hierop kwam uiteraard een heel uiteenlopende respons, maar veel respondenten antwoordden op deze vraag dat zij vermoeider zijn.

Dat vonden we op zich niet verrassend, maar wel viel ons op dat degenen die aangeven na een dag thuiswerken vermoeider zijn:

• Hun werk minder goed kunnen doen dan voorheen (55%)
• Niet rustig kan werken (31%)
• Iets vaker vrouw is dan man (60%)
• In de leeftijdscategorie van 35-45 jaar vallen (29%)
• En jonge kinderen thuis hebben (34%)

Communicatie en samenwerking

Vervolgens gingen we in op hoe vaak respondenten tijdens contact hebben met hun collega’s en hoe vaak ze met collega’s samenwerken. Bij beide vragen konden mensen kiezen uit een 5-puntsschaal: altijd, vaak, regelmatig, soms, en nauwelijks.

Hoe vaak heb je contact:

Hoe vaak werk je samen:

Digitale middelen

Natuurlijk kwamen ook digitale middelen uitgebreid aan bod. We kozen ervoor om niet zozeer naar daadwerkelijke tools te vragen (bijvoorbeeld Zoom, Teams of Skype) maar juist naar type applicaties, namelijk:

• Gedeelde mappen (documenten/bestanden delen)
• Samen tegelijk in documenten werken
• Tekstberichten, chat (één-op-één)
• Interne social media (in groepen of met iedereen)
• Takenlijst, scrumboard enzovoort
• Videobellen, conference call

Welke middelen gebruik je?

Op de vraag welke digitale middelen respondenten gebruiken tijdens corona, antwoordden zij als volgt:

Hoe tevreden ben je over die middelen?

Daarna vroegen we hoe tevreden zij zijn over de verschillende middelen, waarbij we opnieuw een 7-puntsschaal gebruikten, waarbij 1 staat voor ‘ontevreden’, 4 voor ‘neutraal’ en 7 voor ‘tevreden’, plus een optie ‘niet van toepassing’. Die laatste werd voor het meest gekozen voor takenlijst/scrumboard (47%) en samen tegelijk in documenten werken (35%).

Je ziet dat respondenten overwegend tevreden zijn over de digitale tools die ze gebruiken. Laten we de ‘niet van toepassing’ weg en kijken we alleen naar waar respondenten ontevreden over zijn, dan zien we dat mensen het minst tevreden zijn over:

• samen tegelijk in documenten werken (14%) en takenlijst/scrumboard (10%) — opvallend genoeg ook de middelen die door de meeste mensen überhaupt niet gebruikt worden (‘niet van toepassing’), maar blijkbaar vinden mensen die deze middelen wel gebruiken, ze ook het minst prettig
• gedeelde mappen (7%)
• interne social media (5%)
• videobellen (4%)
• tekstberichten/chat (2%).

Welke middelen gebruik je verder?

We stelden ook nog een open vraag of mensen nog andere middelen gebruiken voor contact en samenwerking met hun collega’s. Bijna de helft van de respondenten gaf hier antwoord op.

We zagen vooral telefoon en e-mail in de antwoorden terugkomen. Dit verraste ons niet. Je denkt misschien ‘waarom heb je die optie dan niet meegenomen?’, maar juist omdat het zulke open deuren zijn, lieten we ze uit de voorgaande vragen weg. Immers, als iemand maar 3 keuzes heeft en altijd e-mail en telefoon selecteert plus een derde optie, levert het onderzoek te weinig nieuwe inzichten op.

Verder zagen we veel specifieke oplossingen terug in de open antwoorden — denk aan ‘Zoom’ of ‘Teams’ — die strikt genomen in een van de categorieën vallen. En veel respondenten antwoordden dat zij WhatsApp veel gebruiken. Dit is interessant, omdat mensen die app blijkbaar niet onder de categorie ‘Tekstbericht/chat (één-op-één)’ scharen.

Wat heb je nog nodig?

Wat zou mensen het meest helpen om (nog) makkelijker contact te hebben en samen te werken met collega’s tijdens de coronacrisis? We vroegen respondenten één optie te kiezen uit een lijstje van 6, inclusief de optie ‘anders’. Het resultaat was als volgt:

Ook hier is het beeld overwegend positief: iets meer dan de helft heeft alles wat nodig is en weet hoe alles te gebruiken. Wat heeft de rest van de deelnemers (49%) nodig?

1. Beter overzicht over welke middelen er zijn en waar ze voor bedoeld zijn: 13%
2. Andere, betere middelen, applicaties en/of apparatuur: 9%
3. Betere opleiding hoe ik de middelen het beste kan gebruiken: 8%
4. Betere training of coaching bij digitaal (thuis)werken: 8%

Waarom is dit interessant?

Thuiswerken en digitaal werken zijn niet hetzelfde. Tijdsonafhankelijk en plaatsonafhankelijk werken zijn ook twee verschillende dingen. We videobellen bijvoorbeeld heel veel: dat is wel plaatsonafhankelijk, maar niet tijdsonafhankelijk, want het is synchroon. Tijdsonafhankelijk werken gaat ook over asynchroon werken en dat kunnen mensen nog maar heel beperkt — dat blijkt ook uit ons onderzoek.

Daar komt bij dat digitaal (samen)werken nog iets meer is dan je werk doen met digitale middelen. Het gaat niet alleen maar over tools, en dus ook niet ‘slechts’ over opleiding om die tools te bedienen, maar gaat over andere (digitale) vaardigheden en nieuwe manieren van werken.

Hoe draagt de ThuiswerkScan/DigitaalwerkScan hier nu aan bij? Het geeft (in elk geval het begin van) antwoorden op vragen als: Hoe wil je hierop sturen als organisatie? Hoe wil je digitaal (thuis)werken kunnen monitoren en controleren? En hoe wil of moet je handvatten bieden aan medewerkers om hun werk anders en beter te kunnen doen? Hiervoor moeten organisaties steeds verder bewegen van weten naar doen, van kennis naar toepassing.

Hoe ervaren we thuiswerken?

We hebben met de ThuiswerkScan/DigitaalwerkScan zo’n 2000 responden vragen gesteld over of zij hun werk vanuit huis kunnen doen zoals normaal, wat maakt dat dit nu beter of juist slechter gaat, hoe zij zich voelen na een dag thuiswerken, welke digitale middelen zij gebruiken en hoe tevreden zij hierover zijn, en wat hen zou helpen om (nog) beter digitaal (thuis) te werken.

De antwoorden op deze vragen geven interessante inzichten voor de korte termijn: hoe kun je als organisatie nog beter zorgen voor je medewerkers? In aandacht, in middelen, in communicatie, enzovoort. En de resultaten geven handvatten om ook keuzes voor de langere termijn te maken: in technologie, in vormen van digitaal (samen) werken, et cetera.

Dit laatste willen we nog wat verder uitdiepen en daarover willen we binnenkort een tweede artikel publiceren. En dan zullen we ook verder ingaan op de verschillen tussen organisaties én tussen verschillende soorten medewerkers.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het weten!

Foto header via Pexels.com