Effectieve samenwerking? Weg met eigenbelang en wantrouwen

“Als je iemand vertrouwt, maak je hem betrouwbaar”, zei de Romeinse filosoof Seneca. Maar geldt dat nog steeds in deze snel veranderende online wereld? Kun je in tijden van alternatieve feiten en online oplichters wel uitgaan van vertrouwen? En als asociaal eigenbelang op de loer ligt?

Zeker in organisaties willen we graag ‘in control’ zijn met strakke regels en procedures, waarmee we misbruik willen voorkomen. Zo raken we gewend aan georganiseerd wantrouwen. Maar kan het ook anders? Is vertrouwen iets voor naïeve dromers of kan het een fundamenteel organisatie-principe zijn waarmee we ons werk beter kunnen doen?

Als complexiteit en dynamiek in ons werk toenemen, worden we onzeker. Daardoor hebben we de neiging om te zekeren, om dingen vast te maken. We maken afspraken, regels en procedures. Dat geeft zekerheid, maar ontneemt ons wendbaarheid, terwijl we die juist in onzekere en snel veranderende tijden nodig hebben. Hoe werk je dan wel effectief samen?

Vier vormen van samenwerking

In het boek Vertrouwen (aff.) gaat Bart Stofberg uit van vier fundamenteel verschillende vormen van samenwerking die gebaseerd zijn op vier verschillende drijfveren.

1. Eigenbelang en wantrouwen

Het uitgangspunt hierbij is dat mensen worden gedreven door eigenbelang, dat we laten aansluiten op het gewenste gemeenschappelijke resultaat met zwaarwegende sancties. Denk aan bonussen en promotie als positieve sancties of boetes en ontslag bij negatieve prestaties. Bij deze vorm van samenwerken vertrouwen we elkaar niet, daarom worden afspraken en sancties vastgelegd in dikke contracten.

Dat heeft een vervelend probleem: als het eigenbelang groter is dan de afgesproken sanctie, wordt de afspraak verbroken. Dus houden partijen elkaar nauwlettend in de gaten. Deze vorm van samenwerken is daarom gebaseerd op wantrouwen. Bij samenwerking op basis van wantrouwen nodig je elkaar feitelijk uit: maak misbruik van de omstandigheden en afspraken. Deze samenwerking is niet bestand tegen complexiteit en dynamiek.

2. Afspraak is afspraak, standaardisatie en betrouwbaarheid

Bij deze samenwerking is de drijfveer dat deelnemers de gemaakte afspraken willen nakomen op basis van afspraakdiscipline. Deze vorm van samenwerking past het beste in processen, procedures en protocollen, bij standaardisatie, als we veel van hetzelfde moeten doen en achtereenvolgende deelnemers een duidelijk vastgestelde bijdrage leveren. Het gaat hier om samenwerking op basis van betrouwbaarheid. Hoe meer herhaling en voorspelbaarheid er is, dus bij lage complexiteit en dynamiek, hoe beter deze vorm van samenwerking past.

3. Kwaliteit leveren, vakmanschap en toevertrouwen

Een andere drijfveer voor samenwerking is die van vakmensen die kwaliteit willen leveren. Kwaliteit betekent ‘fit for purpose’. Het moet optimaal bijdragen en vakmensen kunnen daar vanuit hun expertise uitstekend zelf een invulling aan geven. Hierbij is het belangrijk dat iedereen informatie met elkaar deelt, om goed te kunnen meedenken. Het gaat hier om samenwerken op basis van toevertrouwen. Deze samenwerking past in een situatie met hogere complexiteit.

4. Samen succesvol zijn, partnerschap en trouw

Een volgende drijfveer is dat deelnemers, zoals in een voetbalteam, samen succesvol willen zijn. Er is een duidelijke gezamenlijke ambitie, met verantwoordelijkheid, een rolverdeling op basis van ieders toegevoegde waarde. Kennis van de omgeving, beoordelingsvermogen, ondernemerschap en loyaliteit staan aan de basis van deze samenwerking. Het gaat hier om samenwerken op basis van trouw. Deze samenwerking is geschikt als de dynamiek groot is.

Welke samenwerking past bij jouw afdeling?

Als we samenwerking op basis van wantrouwen niet meenemen, zijn er drie vormen van effectieve samenwerking: op basis van standaardisatie, vakmanschap en partnerschap. Voor elke afdeling in een organisatie kun je vaststellen wat de complexiteit en dynamiek zijn en welke vorm van samenwerking daarom het meest passend is. Dat vraagt een verschillende aansturing. Samenwerking op basis van betrouwbaarheid moet worden aangestuurd door management, terwijl samenwerking op basis van vakmanschap en partnerschap moeten worden geïnspireerd door leiderschap.

Basisdomeinen met hun eigen samenwerking

Binnen organisaties zijn er verschillende domeinen, waar verschillende vormen van samenwerking passend zijn. Bij kernprocessen die betrouwbaarheid moeten leveren, past samenwerking op basis van standaardisatie en betrouwbaarheid.

Daarnaast zijn er sleutelactiviteiten: activiteiten die geen deel uitmaken van het kernproces maar wel bijdragen aan de kwaliteit ervan. Denk bijvoorbeeld aan het selecteren van medische apparatuur voor een ziekenhuis. Voor deze kwaliteitsgerichte sleutelactiviteiten past samenwerking op basis van vakmanschap en toevertrouwen. Daarnaast heeft een organisatie contact met de omgeving en klant. Dit is vaak meer onderhevig aan complexiteit en dynamiek, waardoor op zulke plaatsen samenwerking op basis van partnerschap past.

Zo organiseer je eigenbelang

De verschillende vormen van samenwerking zijn ook geschikt om de balans tussen eigenbelang van de deelnemers en gezamenlijk belang te organiseren. Bij samenwerking op basis van:

• wantrouwen gebruiken we zware sancties.
• betrouwbaarheid zetten we eenduidige spelregels in.
• vertrouwen hebben we kwalitatieve guiding principles.
• trouw richten deelnemers zich op het gezamenlijk succes.

Vertrouwen als guiding principe

Wil je als organisatie overleven en kunnen meedoen in de snel veranderende wereld? Dan is het organiseren van vertrouwen een belangrijke basis. Het boek ‘Vertrouwen’ laat overtuigend zien dat vertrouwen veel meer is goedgelovige naïviteit. Vertrouwen is een belangrijk guiding principe bij het vormgeven van organisaties. Afhankelijk van de complexiteit en dynamiek in de omgeving en de drijfveren van deelnemers laat het boek duidelijk zien welke principes voor samenwerking effectief zijn.

Als je iemand vertrouwt, maak je hem betrouwbaar.

De Romeinse filosoof Seneca wist al dat het zo is. Dankzij het boek ‘Vertrouwen’ van Bart Stofberg weten we nu ook waarom dat zo is en hoe we dat praktisch realiseren in onze organisaties van de 21ste eeuw. Wil je een no-nonsense boek lezen over samenwerken in organisaties? Dan kun je dit boek met vertrouwen van de plank pakken.