Is Office 365 dé oplossing voor je digitale werkplek?

Het gebruik van Office 365 is in opkomst. Maar kun je daarmee ook je digitale werkplek maken? Het antwoord hierop is ja… en nee. Want Office 365 is niet één oplossing, maar eerder een verzameling online diensten. Door de coronacrisis zien we een versnelde invoer en uitbreiding van vooral Teams, dat veel organisaties inzetten als videobeldienst voor hun thuiswerkers. Maar er is meer.

In dit artikel gaan we in op enkele voor- en nadelen van Office 365 in relatie tot de rest van je digital workplace. En we geven handvatten om hier, ook na corona, mee verder te gaan als onderdeel van een goede digital employee experience.

Opkomst van Office 365

Bij zo’n beetje alle organisaties waar wij voor werken, wordt (een deel van) Office 365 al gebruikt óf is er een plan om het te gaan gebruiken. Office 365 is zoals aangegeven niet één oplossing, maar een verzameling online diensten. Het is een zogenoemde software suite, samengebracht onder één naam. En verkrijgbaar voor verschillende doelgroepen en in verschillende abonnementsvormen. Daarmee is de suite vooral ook slimme marketing, zoals Office ook al een marketingterm van Microsoft was voor een softwarebundel. De laatste stap die het bedrijf zet, is de naamsverandering naar Microsoft 365.

De Office 365-suite bestaat uit meer dan 20 applicaties – of meer dan 30, eigenlijk weten we het niet eens – en de suite blijft ook groeien. Bekende producten zijn onder meer Word, PowerPoint, Outlook, OneDrive en OneNote. Maar het gaat bijvoorbeeld ook om Forms, Power BI, Publisher, SharePoint, Sway, Teams, Workflows en Yammer.

Complexiteit en ontwikkelsnelheid

Office 365 bestaat niet alleen uit veel afzonderlijke producten, maar ze variëren ook van eenvoudige upgrades van de tools die we allemaal goed kennen (zoals Word en PowerPoint) tot zeer uitgebreide systemen (zoals SharePoint en Power BI) tot gloednieuwe producten (zoals Teams en Sway). Dit maakt dat de producten enorm verschillend zijn. Bovendien werkt Microsoft ze ook nog eens op verschillende snelheden bij.

De bekende Australische intranet- en digital workplace-specialist James Robertson laat deze diversiteit goed zien in onderstaande diagrammen met de twee assen complexiteit en snelheid. Hierbij brengt de as complexiteit in beeld hoeveel inspanning er nodig is voor het beheren, inzetten (en adopteren) van de tool. De as snelheid geeft het tempo van verandering binnen het Office 365-platform aan (hoe vaak Microsoft nieuwe functies toevoegt).

Normaliter volgt de ontwikkeling van producten en diensten een redelijk lineair pad, waarbij ze van innovatief product uiteindelijk in een stabiele staat komen, zoals in het linker diagram aangeeft.

Atypische ontwikkeling

Bij Office 365 is die ontwikkeling compleet anders. Door de volgens Robertson sterke focus van Microsoft op innovatie, “zwemmen veel van de producten binnen Office 365 tegen de stroom in. In plaats van in de loop van de tijd eenvoudiger te worden, worden ze complexer en vindt verandering ook steeds sneller plaats.” Yammer is daarvan een goed voorbeeld. Dit was een verouderd product dat Microsoft weer heeft opgepakt en dat nu wordt geïntegreerd in Teams.

Hiermee ontstaat er een zeer atypisch evolutiemodel binnen Office 365. Dat heeft voor- en nadelen. Organisaties profiteren enerzijds van de nieuwe functies, maar anderzijds hebben ze last van de grotere en snellere complexiteit, waar ze continu op moeten inspringen. Verder zijn sommige producten redelijk intuïtief en gemakkelijk in gebruik, maar is voor andere producten de leercurve erg hoog. En dit alles heeft natuurlijk gevolgen voor adoptie.

Gevolgen voor adoptie

Medewerkers zijn net gewend aan het gebruik van een bepaalde tool op een bepaald moment en opeens ziet de tool er weer anders uit en zijn ze hun informatie en hun knopjes kwijt. Als dat een keer gebeurt is dat niet erg. Maar als het om de haverklap is, worden mensen dat wel zat.

Daarnaast zien we ook nog de overlap tussen diverse applicaties, waardoor het niet altijd gemakkelijk is om te bepalen welke tool je nu het beste waarvoor, wanneer en met wie kunt gebruiken. Bovendien is er soms goede integratie tussen applicaties in de suite, maar soms ook helemaal niet. Hierdoor zul je als organisatie ook duidelijke keuzes moeten maken waarvoor je wat gebruikt.

Goede informatie, moeilijk vindbaar

Verder is de informatie over de verschillende producten over veel verschillende (deel)websites van Microsoft verspreid. Soms in het Nederlands, maar vaker nog alleen in het Engels. En er zit echt heel goede informatie tussen! Kijk bijvoorbeeld naar deze zeer uitgebreide handleiding ‘De kunst van teamwerk‘. Geweldig handig in deze tijd… maar je zoekt je wezenloos.

Te vaak one size fits all

Onze indruk is dat Office 365 voor veel organisaties veel te veel en veel te snel is en bovendien te vaak als one size fits all wordt ingevoerd. Om in je organisatie succesvol gebruik te maken van de producten, heb je bijna altijd een specialist nodig. Om de producten in optimale samenhang met elkaar en met de rest van je applicatielandschap te gebruiken, heb je zelfs meerdere specialisten (of eigenlijk duizendpoten) nodig. En ze moeten ook nog eens goed met elkaar kunnen samenwerken.

Grip krijgen op Office 365

Om je weg te vinden in Office 365 reiken diverse experts allerlei handvatten aan om grip te krijgen op Office 365. Eén van de bekendste hulpmiddelen is The Periodic Table of Office 365 van Matt Wade. Dit geeft een mooi overzicht, maar wij vinden die nog wel echt een hoog ‘hier heb je alles’-gehalte hebben.

‘Waar wordt werk gedaan’

Handiger vinden wij daarom het overzicht van Brad Grissom in een artikel uit 2018 over welk type werk (communicatie, samenwerking, geconcentreerd individueel werk) je via welke applicatie binnen de Office 365-suite kunt doen.

Een korte toelichting:

• In de core vind je vooral individueel werk, maar ook wel contact met collega’s
• De inner loop is met name voor teamwork, vooral in afdelingen, teams en projecten
• De outer loop is voor organisatiebrede informatie, communicatie en sociale interactie
• De open loop is tot slot waar je buiten de organisatie communiceert en samenwerkt

Belangrijkste kritiek op deze weergave is dat deze (natuurlijk) alleen maar over Office 365 gaat. Alsof er buiten de suite helemaal geen applicaties zijn waarin communicatie en samenwerking plaatsvinden. Dat is natuurlijk niet waar, ook in ons vorige stuk stipten we dit al aan.

Je kunt deze opzet wel als basis gebruiken om al je relevante applicaties in je organisatie, inclusief die uit de Office 365-suite, te plotten om zo helderheid voor management (beslissers) en medewerkers te kunnen bieden.

Managementmodel voor Office 365

James Robertson heeft het eerder getoonde diagram met snelheid versus complexiteit verder uitgewerkt naar een overzichtelijk managementmodel voor Office 365. (Let op: dit diagram is van maart 2020 en kan aan verandering onderhevig zijn.)

We geven kort weer wat Robertson over deze 4 kwadranten schrijft:

• Onderhouden/migreren: ondersteun het aanbod, ‘houd de lichten aan’, of start een migratie naar producten met meer mogelijkheden en snelheid.
• Beheren: meer dan op de winkel passen, monitor gebruik en wijzig in de loop van de tijd zo nodig beveiligingsrechten, functies of architectuur.
• Adopteren: train medewerkers in het effectief gebruiken van de oplossingen, ervan uitgaande dat tools niet zo snel wijzigen dat die training snel achterhaald is.
• Innoveren: werk agile, test en leer, en doe dat in de wetenschap dat snel veranderende tools nog veel inzet zullen vragen om er het meeste uit te (blijven) halen.

Office 365 ≠ digital workplace

Laten we even teruggrijpen op het schema dat we in ons vorige artikel toonden. Office 365 speelt voornamelijk in het technologieperspectief een rol, maar niet exclusief: de andere perspectieven zijn ook zeer relevant voor hoe je met technologie omgaat.

Verder schetsten we in ons vorige artikel ook al dat Office 365 nooit alle processen van je organisatie kan faciliteren. Denk aan je CRM-, personeels- of financiële systemen. En daarmee is Office 365 ‘slechts’ onderdeel van een bredere digital workplace.

Dat probeerden we in het volgende plaatje eerder ook al duidelijk te maken:

Hoe uitgebreid en complex Office 365 ook is, het is dus niet je volledige digitale werkplek. En het mist ook een aantal aspecten, waaronder:

• Office 365 heeft geen enterprise front door (waar we de vorige keer over schreven)
• Het mist een goede, centrale plaats voor nieuws en naslagwerk
• Er is geen overzichtelijke manier om je weg te vinden in het landschap van applicaties (binnen én buiten Office 365)
• Er is geen eenduidige navigatie- en zoekfunctie voor informatie, processen en documenten buiten Office 365

Het gaat misschien te ver om op deze aspecten (en andere) uitgebreid in te gaan, maar een paar punten willen we wel aanstippen.

Enterprise front door

Bijvoorbeeld de enterprise front door: Office 365 heeft zo’n toegangspoort niet, anders dan de bekende pagina met pictogrammen. Die voordeur kan juist helpen om gestructureerd, geïntegreerd en gepersonaliseerd, vanuit medewerkerperspectief, mensen, informatie, documenten en applicaties bij elkaar brengen.

Nieuws en naslagwerk

Natuurlijk, nieuws kun je via Yammer of Teams met medewerkers delen. Je kunt ook SharePoint-pagina’s inrichten. Maar zijn deze opties nu echt duidelijke alternatieven voor een ‘traditionele’ intranet-homepagina waar allerlei zaken samenkomen? Wij zijn daar nog niet zo van overtuigd.

Ook voor naslagwerk – denk aan processen en procedures, afspraken en modelovereenkomsten, richtlijnen en relevante wet- en regelgeving – biedt Office 365 niet zonder meer een (web-based) oplossing anders dan documenten opslaan in SharePoint. Om dat goed in te richten en beheren, zijn er nog best heel wat hobbels om te nemen.

De Britse digital workplace-specialist Sam Marshall schrijft dat juist intranet een bron is voor gestructureerde, betrouwbare informatie met “een veel rijkere presentatie dan aankondigingen in Teams” met “meer redactionele mogelijkheden”, bijvoorbeeld in te plannen berichten. Bovendien heb je ook voor naslag-informatie sjablonen en lay-out nodig om inhoud en lay-out op elkaar af te stemmen.

Integratie is niet vanzelfsprekend

Marshall schrijft ook: “Office 365 is zwak op het gebied van ‘zakelijke toepassingen’, dus een focus op Office 365 negeert al het werk dat gebeurt in SAP, ontwerptools, Oracle, casemanagementtools, lab-notebooks enzovoort.” Daar gingen we in ons vorige artikel ook al even op in. Ook is Marshall kritisch over integraties met Office 365, want het “integreert niet eens zo goed met zichzelf (bijvoorbeeld Yammer, Teams en SharePoint).” Hoewel Microsoft bezig is om Yammer (ook) in Teams te integreren.

Cms-functionaliteit naast Office 365

SharePoint heeft sinds jaar en dag cms-achtige functionaliteit, maar in de kern is het geen contentmanagementsysteem (cms). Met de cms-functionaliteit die SharePoint biedt, is het relatief complex, tijdrovend en (dus) kostbaar bovenstaande te ontwikkelen. Dit is naar ons idee een van de redenen dat er zo veel specifieke systemen – volgens Sam Marshall ten minste 50 stuks; hij heeft er heel veel geïnventariseerd en beoordeeld – en leveranciers zijn die boven op Office 365/SharePoint aanvullende functionaliteit bieden.

Continu op zoek naar goede hulpmiddelen

Office 365 heeft in veel organisaties een hoog IT-gehalte, zoals dat eerder ook al voor veel SharePoint-ontwikkelingen gold. Maar we zien meer en meer aansluiting vanuit andere domeinen. Het thuiswerken door de coronacrisis en het toegenomen gebruik van Teams brengen dit nu al in een enorme stroomversnelling. De eerste weken van de crisis was iedereen vooral bezig met het werkend krijgen van de techniek. Inmiddels zien we op allerlei online locaties informatie en gesprekken over hoe je nu goed met dit soort middelen werkt, wat de voor- en nadelen zijn, en vragen én antwoorden over hoe je een organisatie echt digitaal draaiende kunt houden.

Wij hebben inmiddels ook flink wat kennis en ervaring opgedaan, maar weten ook heel veel nog niet. Soms wordt het ons ook veel te technisch. Daarom zijn wij zelf ook continu op zoek naar goede hulpmiddelen en overzichten die ons en onze opdrachtgevers helpen. En wat we hebben, delen we in dit artikel ook graag met jou. In een volgend artikel gaan we verder met een strategische én tactische aanpak voor digital workplace en digital employee experience waarbij we ook weer zullen teruggrijpen op Office 365.

We zijn benieuwd naar hoe jij hier naar kijkt. Misschien heb je een heel goed voorbeeld van jouw organisatie, of weet je van een bedrijf waar ze het echt niet goed voor elkaar hebben. Stel je vragen gerust via de reactiemogelijkheid hieronder.

Foto’s uit het artikel via Pexels.com.