Je event cancelen of uitstellen: complete checklist om na te lopen

‘The show must go on’, maar tot wanneer precies? Gooit een calamiteit of crisis je congres, cursus of event overhoop? Veel organisaties hebben hier nu mee te maken. Events met boven de 100 bezoekers moeten worden afgezegd. Uiteraard, door het coronavirus. Dus voor nu, maar ook voor in de toekomst bij andere calamiteiten, heb ik een handige checklist gemaakt. Zet je een event door, cancel je, of verzet je het? Met deze 14 punten vergeet je niks.

Wanneer is iets een crisis of een calamiteit? Dat is het geval als het jouw activiteiten, werk of leven overhoop haalt. Of dat van je klanten en relaties. Het kunnen ernstige of droevige zaken zijn, maar ook kwesties van ‘heel jammer, graag een nieuwe kans’. Bijvoorbeeld als je te weinig aanmeldingen hebt voor een cursus.

De onderstaande lijst is chronologisch samengesteld, maar de stappen lopen gelijktijdig en door elkaar heen. Lees dit artikel eerst diagonaal door, dan kun je snel bepalen waarmee je moet beginnen. Dit hangt uiteraard af van het moment waarop de eerste twijfels en zorgen toeslaan. En van de ernst van de aanleiding.

• 1. Het nieuws volgen
• 2. Bronnen en protocollen raadplegen
• 3. Partners consulteren
• 4. Financiën en verzekeringen checken
• 5. Locatie en reserveringen nalopen
• 6. De beslissing nemen
• 7. Maak de basistekst
• 8. Stop de registratie
• 9. Team en personeel informeren
• 10. Sprekers en gasten informeren
• 11. Partners informeren
• 12. Deelnemers informeren
• 13. Promotie en marketing aanpassen
• 14. Externe content wijzigen

Onderin het artikel vind je nog een handige en visuele samenvatting van de belangrijkste checks.

1. Het nieuws volgen

Bij onvoorziene omstandigheden zijn timing en ‘bovenop het nieuws zitten’ cruciaal. Op het moment van schrijven vindt over exact 14 dagen een congres plaats dat ik organiseer. Het is een week nadat bekend is geworden dat er ook in Nederland patiënten met COVID-19 zijn, maar er is nog geen besluit over events genomen vanuit de overheid. Ik houd het nieuws goed bij en ben aardig op de hoogte. Met het congres in mijn achterhoofd.

Hoe reageren wij op het coronavirus met het congres in aantocht? Zetten we door, cancelen of verzetten we het? In Nederland laten we ons niet zo snel gek maken. Maar hoe dichter we bij de datum komen, des te meer merk ik dat het in mijn hoofd aanwezig is bij alles wat ik doe.

2. Bronnen en protocollen raadplegen

Het is een goed idee om naast de krant nog meer betrouwbare bronnen te raadplegen om de ontwikkelingen te monitoren. Zoals bijvoorbeeld de sites van het RIVM, de GGD of andere overheidssites. Corona is geen crisis die er van de een op de andere dag is, maar het overrompelt onze maatschappij en ons leven enorm. Heb je een protocol voor crisiscommunicatie? Dan is dat waarschijnlijk deels bruikbaar, sla het er op na.

Je moet je sowieso continu blijven informeren om op enig moment de beste beslissing te kunnen nemen over het laten doorgaan van je event of niet. Werk je in een team? Verdeel dan de taken om bronnen bij te houden en stem dagelijks met elkaar af.

Heb je een interne aanleiding om stoppen of uitstel te overwegen? Dan kun je deze twee stappen overslaan. Bijvoorbeeld als de directeur van je organisatie of een spreker is overleden. Of als je simpelweg niet voldoende aanmeldingen hebt.

3. Partners consulteren

De bal richting een rigoureuze beslissing gaat bij mij rollen doordat de vertegenwoordiger van de Europese Commissie in Brussel ons laat weten dat zij niet mag komen spreken. De reizen vanuit hun organisatie zijn voor de komende twee maanden gecanceld. Dat is een teleurstelling, maar gelukkig hebben we meer sprekers. Ik bel met de beursorganisator die ons congres host. Zij geven aan nog niet aan cancelen of verzetten te denken.

Ook passeert de revue dat we een deel van het congres online kunnen laten plaatsvinden. De mevrouw van de Europese Commissie stelt voor om voor haar presentatie een online verbinding tot stand te brengen. Maar ze voegt er aan toe dat het tegen die tijd ook zo kan zijn dat zij niet meer naar kantoor mag komen en dan vanuit huis werkt. Ook (regels van de EU) moet zij deze verbinding zelf tot stand brengen. Ze mag ons niet inbellen. Wij moeten bij haar inbellen. Dat is geen fijn vooruitzicht voor mij als organisator. Ik zie mezelf al stuntelen met een verbinding die niet of slecht werkt, met honderd paar priemende ogen in mijn rug. Natuurlijk kunnen we dit vooraf testen, maar je zult net zien….

Werk je in een team? Dan is dit een goed moment om onderling te bespreken hoe iedereen er zelf tegenaan kijkt. Zien zij het zelf zitten om te reizen en zich onder de mensen te begeven? Heb je andere redenen om het doorgaan van je event te heroverwegen? Wat zijn de gevoelens en redenen? Dit geldt natuurlijk ook voor sprekers, partners en sponsoren waarmee je samenwerkt of leveranciers die je al aan het werk hebt gezet voor drukwerk, je website of de organisatie. Bel rond en betrek hen bij je zorgen en overwegingen.

4. Financiën en verzekeringen checken

Dit is des te belangrijker als er financiële afspraken zijn. Wat ga je (moet je) allemaal overhoop halen? Check daarom contracten en afspraken, ook qua marketing en promotie. Is je event verzekerd? Sla dan de polis er op na. Wat is verzekerd, wat niet? Mogelijk kun je de gereserveerde locatie nog afzeggen, als je ruim voor datum zit.

Met een epidemie als het coronavirus heeft niemand ervaring, de verzekering ook niet. Houd er rekening mee dat er door de verzekering niets vergoed wordt. Wat betekent dit voor je eigen organisatie en voor de eventuele samenwerkingen die je hebt?

Heb je al fysieke aankopen gedaan? Vraag dan of je het kunt terugsturen. Misschien is het niet nodig en zijn ze alsnog bruikbaar als je event op een later tijdstip plaatsvindt.

Kun of wil je niet van afspraken af en zijn betalingen nog niet volledig gedaan? Bekijk dan of je betaaltermijnen kunt verleggen. Als dit niet belangrijk is, stop hierin dan geen tijd.

Voor ons congres is het niet zo ingewikkeld: wij krijgen de zaal en koffie van de beursorganisator. Wij betalen zelf de techniek en de borrel. Verder hadden we nog niets besteld. Daaromheen is het vooral een kwestie van uren besteden om het congres te organiseren en te promoten en die zijn gedekt in ons project. Wij lijden in die zin nauwelijks verlies als we het event cancelen, maar dit willen we niet. Uitstel ligt voor ons project iets ingewikkelder omdat we in de afrondende fase zitten. Zet dit goed naast elkaar, zodat je op basis van deze (financiële) informatie een weloverwogen beslissing kunt nemen.

5. Locatie en reserveringen nalopen

Zoals eerder genoemd kun je de gereserveerde locatie mogelijk tijdig afzeggen als je het event niet door wil laten gaan. Wil je het event wel door laten gaan op dezelfde locatie, maar op een later moment? Bespreek dan zo snel mogelijk welke data jou, de locatie zelf en andere belanghebbenden uitkomen. Bij voorkeur communiceer je direct met je besluit tot uitstel óók de nieuwe datum. Dat is twee vliegen in één klap. Maar dan moet je natuurlijk wel eerst weten of de belangrijkste personen voor je event dan ook kunnen. Hier kom ik bij punt 7 op terug.

Is een andere datum op de gereserveerde locatie niet mogelijk of wil je zelf een andere plek? Dan is het slim om meteen om je heen te gaan kijken voor andere locaties. Realiseer je dat je je hiermee nog meer werk op de hals haalt.

Maak een overzicht van alle afspraken die je hebt gemaakt over reserveringen. Zijn er (vlieg)tickets geboekt, hotels, restaurants, heb je afspraken met de catering of over andere faciliteiten, ben je al met entertainment bezig? Als je dit op een rij zet, heb je snel in beeld waar de eerste acties vereist zijn als je cancelt of verzet én wat daarvan de consequenties zijn.

6. De beslissing nemen

In rap tempo ontstaat er rondom het coronavirus een beetje een paniekstemming. Ik kan niet ontkennen dat dit mij ook beïnvloedt. En ineens lijkt het of ik meer hints krijg: internationale events in ons land worden verzet. Ons congres is niet internationaal, maar het coronavirus zal het bezoek aan de vakbeurs én ons congres toch parten spelen. Dit beaamde de beursorganisator vorige week al. Bovendien weet je dat bezoekers een gratis evenement makkelijk skippen. Dat risico willen wij niet lopen.

Voordat ik het mijn projectleider voorleg, bespreek ik het thuis. Wat zou mijn partner doen? Wat zouden mijn kinderen doen? Allen zeggen: uitstellen. En ja, daar zit ik zelf ook sterk aan te denken. Op werk volgt er enig overleg, met als besluit dat we ons congres verzetten. Reden: de snelle verspreiding van het coronavirus in Nederland. We vinden het te riskant om de beslissing verder uit te stellen.

Wij konden deze beslissing vrij snel nemen: we hebben korte lijnen, nog nauwelijks geld uitgegeven en benadelen er niemand financieel mee. Bij jou ligt dit mogelijk iets ingewikkelder. Spelen er wel financiële aspecten? Of zijn er andere belangen? Dan zul je die al eerder in kaart hebben gebracht. Zelf merk ik dat er veel begrip is voor onze beslissing. De beursorganisator en de mediapartner waar wij blogs plaatsen om ons congres te promoten bieden gelijk openingen om ons te helpen, terwijl zij er net zo veel last van hebben als wij.

Het is niet verkeerd om de beslissing tot afzeggen of uitstel zo laat mogelijk te nemen en, in het geval van het coronavirus, te wachten op de updates van het RIVM, de overheid of onze beursorganisator. Maar er is veel voor te zeggen om het heft in eigen handen te nemen en tijdig te beslissen. Dit voorkomt ook dat je ineens halsoverkop in de vijfde versnelling moet, omdat een ander dat doet. Het toont pro-activiteit en dat komt goed over. Bovendien geeft het mij zelf ook een goed gevoel en dat is belangrijk, want ik heb ineens extra werk gekregen waar ik niet op zat te wachten.

7. Maak de basistekst

Heb je dit allemaal op orde? Dan moet je over je beslissing communiceren. Maak een tekst over de beslissing, de reden(en), de eventuele nieuwe datum en locatie en wat dit betekent voor de mensen die zich hebben aangemeld. Dit is de minimale tekst. Ik kan me voorstellen dat je meer wil communiceren, bijvoorbeeld als deelname betaald is.

Deze tekst is bruikbaar als basis voor alle contacten die je hebt: persoonlijk, telefonisch en schriftelijk. En voor alle plekken waar tekst over je event staat en moet worden aangepast. Maak een overzicht van de partijen die je gaat informeren en stem de tekst op hun situatie af. Noteer ook via welk kanaal je hen bericht, eventueel met data erbij.

8. Stop de registratie

Ik kan me voorstellen dat je dit al hebt gedaan. Zeker als je een betaald event hebt. Heb je het nog niet gedaan? Doe het dan nu! Verloopt dat via de eigen website? Pas de aanmeldpagina aan en haal de link naar het aanmeldformulier weg.

Gebruik je hiervoor registratietools? Dan kun je daarin precies nagaan wat je nu moet doen. Die applicaties hebben blogs of tutorials om je hier doorheen te helpen. De basistekst (punt 7) heb je al opgesteld en die is hiervoor goed bruikbaar.

Verloopt de registratie via een partner? Informeer hen en lever een tekst aan die zij kunnen plaatsen. Bij ons was dit het geval. Het kan zijn dat je dit in stappen doet: zo snel mogelijk online zetten dat het nu niet doorgaat. Later een update als je de nieuwe datum hebt. Dat is het fijne van internet.

9. Team en personeel informeren

Of je eerst de mensen intern, de sprekers en gasten of de partners informeert, kan ik niet voor je bepalen. Ze staan hier in dit rijtje onder elkaar. Pak het gerust in een andere volgorde aan, als dat in jouw geval logischer is.

Heb je een event waarbij veel collega’s zijn betrokken? Beleg dan een korte meeting waarin je iedereen tegelijk kunt informeren. Je kunt dit ook in een conference call doen als niet iedereen op dezelfde locatie werkt (of thuiswerkt vanwege…). Betreft het vooral je eigen team? Dan is het intern waarschijnlijk al aan de orde geweest in het werkoverleg.

Informeer hen niet alleen over de beslissing, maar ook over de communicatie en de aanpak voor afzeggen of uitstel. Verdeel nu ook al taken als dit relevant en mogelijk is. Dit ontlast jou!

Bij ons liep het een beetje door elkaar heen. Dat komt vooral omdat een aantal sprekers van ver (buiten Nederland) komen. Ik betrok hen er al bij voordat we de definitieve beslissing namen. Met hun deelname zijn namelijk ook voor ons de grootste kosten gemoeid. Hoe eerder zij vliegtickets en een hotelreservering kunnen omboeken, des te beter.

10. Sprekers en gasten informeren

Op het moment dat je de beslissing voor uitstel hebt genomen en bezig bent met een nieuwe datum, wil je deze datum vóórdat je het gaat communiceren niet alleen intern afstemmen maar mogelijk ook met de belangrijkste sprekers en gasten. Neem daarom tijdig contact met ze op.

Sowieso is het netjes en slim om ze tijdig van je overwegingen en plannen op de hoogte te stellen. Waarschijnlijk heb je dat al veel eerder gedaan. Zeker als je hun mening erover op prijs stelt.

11. Partners informeren

Als je samenwerkt met partners kan het wat ingewikkelder zijn om je besluit te vertellen. Dit hangt af van geld en belangen. Hoe groter het (vermeende) verlies, des te zorgvuldiger je dit moet doorlopen. Daarom adviseerde ik je al ruim van tevoren je zorgen en twijfels met hen te bespreken, zodat ze jou een beeld kunnen geven van wat het voor hen betekent. Het kan handig of zelfs noodzakelijk zijn om de beslissing voor cancelen of uitstel samen met hen te nemen. Hoe meer betrokkenheid en draagvlak, des te beter. Bepaal dus zorgvuldig hoeveel jij op eigen houtje kunt beslissen.

12. Deelnemers informeren

Of deelnemers nu gratis deelnemen of hebben betaald, je moet zorgvuldig communiceren. Als het hele event niet doorgaat en ze hun geld terugkrijgen, moet je dat natuurlijk goed omschrijven. Cancelen kan immers als een zwaktebod worden uitgelegd. Zeker als de oorzaak niet een natuurramp of epidemie is. Het geeft iedereen ongemak. Soms is eerlijk zijn trouwens niet erg. Het kan ook ontwapenend zijn. Dit zal voor iedereen anders liggen.

Vanuit de basistekst stel je de tekst samen voor de deelnemers. Je bepaalt op welke manier je hen gaat bereiken. Is het via een brief, per mail, met een nieuwsbrief, een telefoontje of een combinatie ervan? Bepaal wat mogelijk en haalbaar is. Geeft dit een boel werk? Bekijk dan intern met wie je dit samen kunt oppakken. Het moet snel, maar ook zorgvuldig.

13. Promotie en marketing aanpassen

Op het moment dat wij hebben besloten ons congres uit te stellen, schieten er direct allerlei beelden door mijn hoofd. Ik heb net een paar dagen ervoor advertenties op LinkedIn ingesteld, we hebben een banner op enkele pagina’s van de website staan, er staat een landingspagina online en ga zo maar door. Ik realiseer me dat ik zo snel mogelijk een lijst moet maken zodat ik overzicht krijg. Daarnaast publiceren wij op externe kanalen. Daarover lees je meer in het volgende punt.

De eerste actie die voor jou belangrijk is, is dat je in beeld hebt waar betaalde promotie loopt en hoe je dit kunt stopzetten of onderbreken. Je hebt hierover bij punt 4 al nagedacht. Ga je uitstellen? Dan hoef je campagnes niet stop te zetten. Je moet wel nieuwe content aanleveren.

Dit overzicht vul je aan met alle andere vormen en kanalen waarop je iets over het congres hebt geschreven en gepromoot. Op je eigen kanalen en social media kun je content wijzigen en nieuwe content plaatsen. Denk ook aan kleine dingen als de e-mailhandtekening!

Neem in je overzicht data en (gewijzigde) afspraken op, zodat je in een oogopslag kunt zien wat je wanneer moet doen tegen welke condities.

14. Externe content wijzigen

De externe promotie steken wij in met blogs en artikelen over de kennis die in het project is ontwikkeld. Dit is zo waardevol dat het weinig moeite kost een plek te krijgen voor de artikelen op kanalen van derden, onbetaald. Een luxe die niet voor iedereen geldt, dat realiseer ik me. Gelukkig heb ik al een schema waarin alle URL’s staan van die artikelen, waarin ook de link zit naar het online inschrijfformulier.

Wij hebben ervoor gekozen om het congres te verzetten, maar helaas moeten we ook naar een andere locatie op zoek. We haakten nu namelijk aan bij een vakbeurs die op het moment van schrijven nog doorgaat. Dat geeft een complexiteit in de communicatie. Maar ik neem hierover met alle journalisten die onze content hebben geplaatst contact op.

Voor ons congres hadden we een content’machine’ ontwikkeld. Ik hoop daarom dat ik in de al gepubliceerde blogs de wijziging voor de uitgestelde datum en locatie kan laten opnemen en heb daar goede hoop op. De content die nog op de planning staat zet ik even on hold, want de nieuwe datum is vermoedelijk niet eerder dan over drie maanden. En ook dit bespreek ik met de redacties en journalisten.

De belangrijkste checks op een rij:

Als het goed is heb je nu een helder beeld van de stappen die je moet doorlopen. Om de belangrijkste punten nog even samen te vatten, vind je ze hier nogmaals overzichtelijk onder elkaar:

Heb jij nog meer belangrijke punten voor in deze lijst? Laat dan een reactie achter. Andere aanvullingen en opmerkingen zijn natuurlijk ook welkom, daar heeft iedereen baat bij!