9 opvallende trends voor de digitale werkplek

Voorspellingen voor een nieuw kalenderjaar zijn altijd spannend. Alsof de wereld even tot stilstand komt op 31 december en op 1 januari weer fris en fruitig start. Wat niet zo is. De kruitdampen zijn inmiddels opgetrokken en dat maakt het een goed moment om stil te staan bij de huidige ontwikkelingen rondom de digitale werkplek. Wat gaat er gebeuren en wat mogen we verwachten?

In dit artikel deel ik mijn gedachten over de trends en ontwikkelingen rondom de digitale werkplek voor 2020.

• 1. Digitale transformatie raakt nu echt de digitale werkplek
• 2. Duidelijker beeld en definitie van digitale werkplek
• 3. De tijd van intranet en extranet is nu echt voorbij
• 5. Virtual digital assistant
• 6. Aandacht voor digital dexterity (digitale vaardigheden)
• 7. Doorbraak procesgerichte toepassingen zoals RPA in digitale werkplek
• 8. Focus op meetbaar succes door Digital Adoption Platforms
• 9. Iedereen hoort erbij

1. Digitale transformatie raakt nu echt de digitale werkplek

Er wordt eindelijk serieus naar de digitale werkplek gekeken. Met serieus bedoel ik dat we tegenwoordig met een holistische blik naar de samenhang van applicaties in een organisatie kijken. Digitale transformaties zijn gestart of deels afgerond en logischerwijs is eerst gekeken naar de plekken waar het geld verdiend wordt: de klant. Lees: alle processen die gerelateerd zijn aan omzet en service.

Nu komt het besef dat de medewerkers van diezelfde organisatie ook optimaal digitaal ondersteund moeten worden om de kansen vanuit digitale transformatie te kunnen benutten. Waar we voor de consument nadenken in termen van customer journeys en touch points, zullen we dus ook beter gaan nadenken wat relevant, belangrijk en gebruiksvriendelijk is voor de medewerker. Kortom: de digitale werkplek staat op het menu en gaat er niet vanaf.

2. Duidelijker beeld en definitie van digitale werkplek

In navolging van punt 1 rijst dan gelijk de vraag wat nu een digitale werkplek is. Daarover bestaat nog veel onduidelijkheid. Er worden appels met peren vergeleken en is er geen heldere definitie. Dit jaar gaan we het steeds vaker over hetzelfde hebben:

• Het succesvol benutten van de samenhang van digitale applicaties in het dagelijkse werk,
• waarbij de eindgebruiker centraal staat en niet de technologie,
• er enerzijds gekeken wordt naar de bijdrage aan organisatiedoelstellingen, en
• anderzijds naar het vergroten van de efficiency en tevredenheid van de medewerker,
• waardoor meetbaar succes ontstaat en broodnodige verandering evident is. Broodnodig omdat de menselijke factor cruciaal is bij het succes van deze veranderingen. Niet de technologie.

3. De tijd van intranet en extranet is nu echt voorbij

Lang hebben we gebruikgemaakt van de driedeling internet, intranet en extranet. Iedereen wist wat ermee bedoeld werd. Een makkelijke manier om in hokjes te denken. Door verandering in onder andere cloud, security en de wijze waarop we samenwerken en communiceren is die driedeling overbodig. Overbodig qua concept en overbodig qua technologie.

Door de opkomst van onder andere Digital Experience Platforms (DXP’s) smelten buiten (internet) en binnen (intranet en extranet) steeds vaker samen. Tot nu toe is er nog onvoldoende verbinding tussen binnen en buiten. Medewerkers zijn nog niet altijd aangesloten op nieuwe digitale processen die aan klanten geboden worden. Van belang is wel dat de definitie helder is en iedereen weet wat ermee bedoeld wordt.

Als je anno 2020 met digitale transformatie bezig bent en beseft dat medewerkers hier een significant onderdeel van zijn, zal je moeten bepalen in welke mate je met de digitale werkplek aan de slag gaat.

4. Microsoft Teams – winner takes all

Of het een gedurfde voorspelling is of simpelweg het doortrekken van de huidige ontwikkeling doet niet ter zake. De opmars van Microsoft Teams is overweldigend.

Het aantal gebruikers van is in 2019 significant harder gegroeid dan bij concurrent Slack. En deze groei zal in 2020 verder gaan. Met aangekondigde verbeteringen op het gebied van usability en bijvoorbeeld integratie met Outlook wordt het platform nog aantrekkelijker. Integraties met andere bewezen productivity-tools maakt het tot een krachtig geheel.

Interessant is wat de positie van Microsoft Teams ten opzichte van bewezen oplossingen als Debble, Embrace, Iris en Valo wordt. Nu worden deze vaak naast elkaar gebruikt maar er komt een moment dat organisaties zich afvragen of dat nog het beste scenario is. Productleveranciers zullen nog meer werken aan naadloze integratie met het Office365-platform om hun plek te bewaren.

5. Virtual digital assistant

Noem het een bot of wat dan ook, maar organisaties gaan deze bewezen technologie inzetten voor time consuming secundaire werkzaamheden. Lees: het zoeken naar informatie op het eigen netwerk, intranet of digitale werkplek. Denk aan handboeken, formulieren, arbeidsvoorwaarden en rapporten. Zaken die belangrijk zijn om te hebben maar niet at your fingertips hoeven te zijn.

Nu wordt daar een heel CMS voor ingericht en kost het organisaties veel tijd om dit goed te onderhouden (wat bijna nooit lukt). De vraag is dus ook wat je dan moet oplossen? Ga je met veel mankracht de content doorworstelen, verbeteren en dan beter onderhouden of laat je dat (in bepaalde mate) over aan technologie?

In 2020 is dit het terrein van de virtual digital assistant die met behulp van AI, slimme zoekfuncties en data de beste antwoorden geeft. Let wel: je kunt nog zulke mooie technologie implementeren maar er zal een minimale vorm van afspraken (governance, naam conventies) nodig zijn om niet te belanden in het ‘garbage in – garbage out’-syndroom.

6. Aandacht voor digital dexterity (digitale vaardigheden)

Met het toenemen van aandacht voor digitalisering op de werkvloer worden de digitale vaardigheden van mensen of organisatie alleen maar belangrijker. Het vermogen om met die verandering om te gaan bepaalt in grote mate of de organisatie ook echt de stappen vooruit kan zetten. Meerdere specialisten geven het belang van de mens aan als strategisch punt.

Een logische stap is dat HR-teams zich meer en meer gaan bekommeren om de digital dexterity van de organisatie. Zij zijn degenen die zich doorgaans druk maken om de ontwikkeling van hun medewerkers. Als ‘de organisatie’ aantoonbaar minder digivaardig is, dan is het logisch dat HR zich daar (onder andere) druk om maakt. Zorgen dat iedereen bijblijft. Het succes van de digitale werkplek is in steeds meer mate afhankelijk van verschillende aspecten en dit is er één van.

7. Doorbraak procesgerichte toepassingen zoals RPA in digitale werkplek

De digitale werkplek is niet langer een upgrade van een sociaal intranet. Je bereikt als organisatie niet je doel door simpelweg oude wijn in nieuwe zakken te gieten.

Organisaties kijken onder andere naar de mogelijkheden van RPA (robotic process automation). Dit is het automatiseren van simpele handelingen, zoals het overtypen van klantgegevens van systeem A naar systeem B. Minder fouten, meer snelheid, meer flexibiliteit en daardoor meer aandacht voor kwaliteit en de klant. Het feit dat RPA ook beschikbaar is in Office365 draagt hieraan bij.

8. Focus op meetbaar succes door Digital Adoption Platforms

De ontwikkeling is een paar jaar geleden gestart en bijna geen enkele productaanbieder kan meer zonder succesmanagers. Maar het grote verschil is dat organisaties nu ook echt inzien dat adoptie of verandering de sleutel is tot succesvolle inzet van nieuwe digitale tools. Waar vroeger de focus lag op ‘het is toch geïmplementeerd?’ verschuift die nu naar de vraag ‘wat is het meetbare effect op onze mensen en onze organisatie?’.

Er zijn veel mogelijkheden om dit succes te beïnvloeden. Een optie is de inzet van zogenaamde Digital Adoption Platforms (of Solutions). Vorig jaar heeft Gartner een eigen Magic Quadrant hiervoor bedacht. DAP’s helpen organisaties om op efficiëntie en meetbare wijze adoptie en verandering te organiseren. Het is mogelijk om ‘in app’ te communiceren naar een bepaalde doelgroep en hen aan de hand mee te nemen.

Ter illustratie: je kunt de content die gemaakt is om adoptie te drijven (video’s, FAQ’s, context specifieke instructies) in de applicatie aanbieden. Hiermee kun je specifiek per doelgroep of persona je communicatie en adoptiestrategie invullen. Efficiënter qua resources en meetbaar qua resultaat. Organisaties die verandering hoog op de agenda hebben staan, gaan hier serieus naar kijken. Voorbeelden zijn Walkme, Workplace Buddy, Whatfix en Appcues.

9. Iedereen hoort erbij

Mobiel was al belangrijk en dat wordt alleen maar meer. De draagbaarheid en de eigenschappen van de technologie zorgen ervoor dat iedereen betrokken en geraakt kan worden. Verplegers, docenten, monteurs, de grote groep professionals zonder vaste werkplek wordt 100% onderdeel van de digitale werkplek. Sterker nog, succes in digitalisering is in grote mate afhankelijk van de betrokkenheid en (digitale) verbondenheid van deze ambulante workforce. Betrokkenheid zal steeds meer gerealiseerd worden door werkgerelateerde informatie en processen naar de gebruiker toe te brengen.

5G in 2021

Dit gaat niet perse over 2020, maar alvast voor de jaren erna. Wat wordt de impact van 5G op onze wijze van samenwerken en communiceren? Met het vergroten van de bandbreedte zouden haperende verbindingen nu echt tot het verleden moeten behoren. Google Meet en Skype (Teams) is eigenlijk al goed maar zal dus alleen maar beter worden. Interessanter is welke andere informatie of wijze van samenwerken tot stand kan komen als bandbreedte geen issue meer is. In 2020 zullen de eerste voorbeelden zich aandienen.

Ik ben vanzelfsprekend reuze benieuwd naar wat er echt gaat gebeuren in 2020 rondom de digitale werkplek. Of de voorspellingen uitkomen of niet, verandering en innovatie komen eraan. Graag hoor ik van jou of je dit soort veranderingen ook ziet aankomen en welke uitdagingen je daarbij hebt. Of misschien zie je hele andere trends en ontwikkelingen aankomen? Kortom: laat de discussie starten!