15 tips voor minder werkdruk & betere prestaties

Wij Nederlanders ervaren met z’n allen steeds meer hectiek en werkdruk. Ook het aantal burn-outs is het afgelopen decennium fors gestegen. Grote kans dus dat jij ook te maken hebt met grote werkdruk en dat je hier graag iets aan zou willen doen. Werkdruk verminderen, meer ontspannen en meer focus aanbrengen. Maar hoe voorkom je nou dat het wéér niks wordt met al die mooie plannen. Hoe pak je dat aan en waar begin je?

Ik heb een overzicht voor je gemaakt van de 15 allerbeste tips om werkdruk te verminderen en je focus te verbeteren. Deels op basis van eigen ervaringen, maar ik heb vooral dankbaar gebruik gemaakt van de inzichten en experimenten van top-experts op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, mindset en focus. Het mooie is dat deze veranderingen geen cent kosten en waarschijnlijk zelfs geen zweetdruppel. Je hebt na het lezen hiervan dus geen enkel geldig excuus meer om niet in actie te komen.

De tips komen onder andere uit deze boeken: Focus AAN/UIT door Mark Tigchelaar, De zeven eigenschappen van effectief leiderschap (aff.) door Stephen Covey, Mindset (aff.) door Carol Dweck en Mindlift – Mentale fitness voor het moderne brein door Kasper van der Meulen.

• 1. Besteed de meeste tijd aan belangrijke taken die niet dringend zijn
• 2. Kies voor de groeimindset
• 3. Manage je aandacht en niet je tijd
• 4. Sluit zoveel mogelijk taken af in je hersenen
• 5. Plan je belangrijkste of moeilijkste overleg het eerste
• 6. Deel je persoonlijke doelen met collega’s en vraag om support
• 7. Vind je gouden uren en werk vooral in die periode
• 8. Maak van je werkplek een focus-tempel
• 9. Effectiever werken? Kort de tijdsblokken in
• 10. Taken bundelen
• 11. Meer pauzes voor betere prestaties
• 12. Ga op e-maildieet
• 13. Werk als een atleet
• 14. Maak kennis met de pomodoro-techniek
• 15. Minder snel afgeleid worden? Geef jezelf een extra taak erbij!
• Verminder je werkdruk, welke tips ga jij gebruiken?

1. Besteed de meeste tijd aan belangrijke taken die niet dringend zijn

Hier is de ‘tijdmanagementmatrix’ van Stephen Covey, verhelderend en waardevol. Covey zegt dat een activiteit wordt bepaald door twee factoren. Hoe dringend zij is en hoe belangrijk zij is. Zijn matrix bestaat uit vier kwadranten. Drie daarvan maken je minder effectief. Alleen kwadrant II maakt je heel effectief.

Kwadrant I. Alle taken die dringend én belangrijk zijn.
Kwadrant II. Taken die niet dringend, maar wel belangrijk zijn.
Kwadrant III. Onbelangrijke taken die dringend zijn.
Kwadrant IV. Alle taken die niet dringend en ook niet belangrijk zijn.

Dringende zaken beheersen het leven van veel mensen op kantoor. Zij brengen vooral veel tijd door in kwadrant I en III. Met bijvoorbeeld een telefoon die voortdurend rinkelt, een plotselinge vraag van hun manager (die bij nader inzien heel veel tijd gaat kosten) of een mail die binnenkomt met een uitroepteken erachter.

Veel van die dringende zaken maken je, als je ze telkens meteen oppakt, heel populair bij andere mensen. Maar je haalt jezelf er een heleboel ellende mee op de hals, omdat je vooral bezig bent als crisismanager. De tip hierbij is: analyseer voor jezelf waar jij de meeste tijd en energie in steekt. Verleg zoveel mogelijk je focus naar kwadrant II met bijvoorbeeld het onderhouden van goede samenwerkingsrelaties, preventieve aandacht geven en belangrijke gesprekken voorbereiden.

2. Kies voor de groeimindset

Psycholoog Carol Dweck heeft het over de ‘groeimindset’ versus de ‘vaste mindset’. Mensen met een vaste mindset geloven dat ze geboren zijn met een aantal kwaliteiten en eigenschappen en dat ze het daarmee moeten doen voor de rest van hun leven. Bijvoorbeeld: “Ik ben een chaoot, want ik kan me niet goed concentreren” of “Ik ben nou eenmaal niet zo stressbestendig”. Deze mindset hangt de prestatie op aan een persoonlijke identiteit (“ik ben….”). Als het goed gaat ben je gelukkig. Zo niet, dan zit je in zak en as.

Mensen met de groeimentaliteit daarentegen zien hun kwaliteiten niet als aangeboren. Ze beschouwen die als eigenschappen die ze verder kunnen ontwikkelen door te oefenen. Zij koppelen een ervaring aan een leerproces. Hun bereik in het leven, op allerlei gebieden en ook op het werk, is veel groter dan dat van mensen met een vaste mentaliteit. Begin daarom met het ontwikkelen van een groeimindset. Heel simpel: door je goede voornemens te beschouwen als een kans om iets nieuws te leren over jezelf. De andere tips kun je daarmee veel makkelijker gaan toepassen in je werk.

3. Manage je aandacht en niet je tijd

Gandalf in The Lord of the Rings:

All we have to decide is what to do with the time that is given to us.

Gandalf heeft gelijk. Tijd is lastig te managen, de secondes tikken elke keer net zo snel weg. Wel kun je je aandacht managen en de gegeven tijd optimaal benutten. Elke keer dat je afgeleid wordt, daalt je IQ en ben je 10 punten ‘dommer’ op het moment dat je terugkeert naar de oorspronkelijke taak. Dit blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Londen.

Wat betekent dit voor de manier waarop je nu meestal werkt? Is jouw werkwijze efficiënt en effectief? Een manier om je focus te verbeteren en langer met je aandacht bij je oorspronkelijke taak te kunnen blijven is de volgende. Als je een (te) eenvoudige taak doet, verslapt je aandacht en zoeken je hersenen naar nieuwe prikkels. Als je je focus en je effectiviteit wil verbeteren, zou je bijvoorbeeld je leestempo iets omhoog kunnen schroeven. Je maakt de uitdaging van de taak voor je hersenen dus wat groter, waardoor je je langer en beter kunt focussen.

4. Sluit zoveel mogelijk taken af in je hersenen

Elke keer dat je vlak voor een overleg even iets checkt in je mailbox of je voicemail afluistert, open je als het ware een nieuw programma in je hersenen. Net zoals op je laptop (bij Taakbeheer) of je mobiel. Je prestaties worden daardoor minder, want er staan te veel taken open en je hersenen sluiten die taken niet zomaar af. Beter is het om helemaal niet aan nieuwe taken te beginnen als je niet de kans hebt om een taak meteen ook af te ronden.

Dus vlak voordat je een overleg in gaat blijf je van je telefoon af. Drink liever met volle aandacht (mindful) een kop koffie en doe verder niets dan alleen wat lummelen. Dit verhoogt je focus op het moment dat je het overleg in gaat. Zo houd je het aantal achtergrondprogramma’s in je hersenen laag en blijft jouw ‘batterij’ langer vol gedurende de dag.

5. Plan je belangrijkste of moeilijkste overleg het eerste

Je hersencapaciteit is het grootste als je nog weinig ‘taken’ hebt openstaan. Na een halve dag werken is het aantal geopende taken (taakbeheer in je hersenen) al aardig opgelopen. Als het even kan, plan dan je ingewikkeldste taak als eerste op de dag. Bijvoorbeeld het belangrijkste of moeilijkste overleg, of dat ingewikkelde beleidsplan waar je rustig en geconcentreerd aan wil werken.

6. Deel je persoonlijke doelen met collega’s en vraag om support

Meer focus ontwikkelen is een kwestie van mindset en gedrag veranderen. Een gewenste verandering zul je met behulp van een aantal kleine stapjes in gang moeten zetten en die minimaal zesenzestig dagen moeten volhouden. Uit onderzoek komt naar voren dat je deze periode gemiddeld nodig hebt om gedrag te veranderen en dat is natuurlijk best lang.

Om het vol te houden is het slim om je omgeving erbij te betrekken. Als je collega’s weten wat jouw doel is zullen ze je er regelmatig naar vragen en voel jij een gezonde druk om ermee bezig te blijven. Iemand die tien kilo wil afvallen en die ambitie met niemand deelt krijgt het moeilijker dan iemand die het aan zijn vrienden en familieleden vertelt.

7. Vind je gouden uren en werk vooral in die periode

Volgens auteur, spreker en mindset-expert Kasper van der Meulen zijn de meeste mensen drie tot vijf uur op een dag écht productief en leveren ze in die relatief beperkte tijdsspanne hun grootste prestaties. De rest van de tijd kunnen ze beter aan andere, minder belangrijke taken besteden.

Kijk vanuit dit perspectief eens naar jouw eigen gewoonten. Zijn er bijvoorbeeld dagen bij waarop je bijna acht uur lang achter de computer zit? Misschien dénk je na zo’n dag dat je heel productief geweest bent, maar dat blijkt uiteindelijk toch niet zo te zijn. Is het aantal gewerkte uren dan het criterium of de kwaliteit van het werk dat je hebt afgeleverd? Was je acht uur lang in een staat van moeiteloosheid (flow) of was je vaak afgeleid? Het kan in elk geval geen kwaad om dit soort criteria voor jezelf te gaan hanteren. Experimenteer met het voor jou meest ideale werkritme. Op voorwaarde dat het ook realistisch is.

8. Maak van je werkplek een focus-tempel

Je kunt je hersenen aanleren om in een specifieke omgeving een flow te creëren, een staat waarin je optimaal kunt functioneren. Het lijkt zelfs een beetje op principes die binnen de hypnotherapie worden toegepast. Je hersenen zijn gevoelig voor suggestie. Want wat jij gelooft, dat is jouw realiteit. Het maakt niet uit wat een ander daarvan vindt. Zo heb ik bijvoorbeeld thuis de zolderkamer, waar onze oudste dochter slaapt, als een ruimte waarin ik onmiddellijk rust en focus voel. Hoe het precies komt? Misschien doordat het daar stiller is, omdat je uitkijkt op de wolken en er veel ruimte is.

Van je werkplek kun je ook zo’n focus-tempel maken. Op jouw manier. Misschien werkt het voor jou en je collega’s zelfs beter als jullie afwisselen. Dat er één computer wordt aangewezen als ‘stilte-plek’ of iets dergelijks. Of je zet bepaalde voorwerpen neer rondom je werkplek, op het moment dat je in de flow wil komen. Het maakt niet uit. Het belangrijkste is dat je je hersenen aanleert dat het vanaf dat moment gaat gebeuren. Dat er een topprestatie geleverd mag worden.

9. Effectiever werken? Kort de tijdsblokken in

Doe het net als de docenten in het Finse onderwijssysteem. Zij hebben de duur van de lessen én het aantal lessen verminderd. Ze geven dagelijks drie of vier lessen van maximaal 45 minuten. De resultaten van de leerlingen blijken hoger te liggen dan voorheen. Wat kan deze manier van werken jou opleveren in efficiency en effectiviteit? Stel dat je bijvoorbeeld het aantal overlegmomenten met je collega’s terugbrengt in aantal en in tijdsduur. En dat je bepaalde dagen helemaal ‘vergadervrij’ verklaard, zodat je op die dagen de focus helemaal op andere activiteiten kunt leggen, zoals productief of creatief bezig zijn.

10. Taken bundelen

Hierbij koppel je aan elke werkdag (of een dagdeel) één specifieke taak waar je dan vooral mee bezig bent. Bijvoorbeeld op maandag doe je afspraken met externen, dinsdag wil je productief zijn, woensdagochtend is vrijgemaakt om stukken te lezen of te studeren, ’s middags ga je mails beantwoorden, donderdag doe je het werkoverleg met collega’s en op vrijdag werk je thuis en beantwoord je mails.

11. Meer pauzes voor betere prestaties

Met regelmaat kortere of langere pauzes nemen is essentieel om goed te kunnen focussen. Je hersenen reageren namelijk het beste op nieuwe, verse prikkels. Kortom, als je te lang met één taak bezig bent verslapt de focus en word je minder productief. De tijd die je verliest met een pauze is kleiner dan het productiviteitsverlies als je doorgaat.

12. Ga op e-maildieet

Misschien herken je het. Na een paar vrije dagen is je mailbox he-le-maal volgestroomd. Het grappige is dat lang niet alle mails enige relevantie hebben. Vooral bij interne mails is het vaak onduidelijk wat de zender nou precies verwacht of wil. Ondertussen worden tien collega’s in de cc meegenomen, zodat alle verantwoordelijkheid voor de verdere acties weer kan worden afgeschoven.

Gebruik e-mail daarom alleen nog voor de relatief simpele, snelle berichten en het delen van documenten. Daarmee bestrijd je de obesitas van de mailboxen op kantoor. Voor de complexere zaken is het vaak toch beter om je collega’s persoonlijk op te zoeken. Jullie besparen jezelf daarmee een hele lange mailwisseling en een grote kans op miscommunicaties.

13. Werk als een atleet

Focus is een functie van de hersenen, zoals kracht een functie is van een spier. In de sportschool (waar je sinds kort dat abonnement hebt, weet je nog?) kun je maar een beperkt aantal keren een zwaar gewicht optillen. Dan werk je met behulp van de zogenaamde sets en herhalingen. Dat vinden we allemaal logisch.

Maar waarom passen we dit principe dan niet toe bij onze eigen hersenen? Werk daarom bij voorkeur in korte intensieve blokken. Zoals de atleet nooit doorgaat totdat hij erbij neervalt, zo kun jij leren om optimaal te focussen en productief te zijn. Gun je hersenen de intensiteit van een prestatiepiek en wissel die af met voldoende rustmomenten.

14. Maak kennis met de pomodoro-techniek

De pomodoro-techniek is ontwikkeld door Francesco Cirillo. Hierbij werk je steeds in korte blokken van twintig of vijfentwintig minuten die telkens worden afgewisseld met vijf minuten pauze. Doe dan bijvoorbeeld drie of vier blokken met de korte pauzes tussendoor en wissel ze daarna af met een langere pauze van een kwartier of een half uur. Let wel op dat je pauzeert met zogeheten open aandacht en niet met gerichte aandacht. Ga dus wat lummelen of uit het raam kijken. Je aandacht richten op Facebook of YouTube? Dat doet afbreuk aan de kwaliteit van de pauzes en het vermindert je prestaties.

15. Minder snel afgeleid worden? Geef jezelf een extra taak erbij!

• Geef jezelf eenvoudige deadlines. Normaal duurt een taak bijvoorbeeld zestig minuten, nu probeer je het vijf minuten sneller te doen.
• Tijdens een (saaie) vergadering geef je jezelf een simpele opdracht erbij, zoals dat je wil dat iedereen zich gehoord voelt of dat je zo rustig mogelijk wil spreken of je let op de non-verbale communicatie van de anderen, et cetera.
• Ga een fractie sneller typen.
• Een verslag dat je normaal gesproken routinematig zou typen, zo mooi mogelijk proberen te verwoorden. Je focus neemt dan toe en je aandacht wordt minder snel afgeleid door bijvoorbeeld pratende collega’s.

Wat je dus doet is je hersenen bij een routinematige taak een simpele extra taak geven, een kleine extra uitdaging. Daardoor neemt je scherpte toe en ook je focus. De bijvangst is dat je minder snel afgeleid wordt door anderen. Twee vliegen in één klap.

Verminder je werkdruk, welke tips ga jij gebruiken?

Tot zover de vijftien tips. Kies er één of twee uit die je dit jaar echt gaat gebruiken. Experimenteer ermee en maak er een gewoonte van. Ik weet zeker dat je op termijn dan enorme stappen zult zetten in het effectiever én plezieriger werken. Ook zul je minder werkdruk ervaren.

Tips die mij persoonlijk erg goed geholpen hebben zijn 4, 6, 7 en 8. Ik ben nu ook beter in staat om op basis van lichamelijke energie en gevoel tijdig over te schakelen naar een andere taak. Stel dat ik een leuke nieuwe training wil ontwikkelen, dan kan ik de nodige inspiratie en creativiteit goed gebruiken. Maar die heb ik helaas niet acht uur op een dag tot mijn beschikking. Daarom is het belangrijk om zelf aan te voelen in welke periode van de dag je deze taak het beste kunt doen.

Als ik na een half uurtje voel dat de juiste energie niet meer aanwezig is, ga ik wat anders doen of neem ik pauze. Dit is één van de redenen waarom ik van mening ben dat een 36-urige werkweek volledig achterhaald is. Ik zie veel meer heil in resultaatgerichte werkweken, waarbij je als professional zelf bepaalt wanneer je werkt en waarbij je salaris gebaseerd is op je resultaten.