5 slimme tips om meer uit je werkdag te halen

We werken gemiddeld 90.000 uur. Een kleine verbetering in je productiviteit heeft dus al een enorme impact. Een jaar lang testte ik adviezen uit onderzoek en literatuur om meer uit mijn werkdag te halen. Graag nodig ik je uit om ook te gaan experimenteren: het toont je je valkuilen. Zo weet je waar en hoe je in jouw werkdag de meeste productiviteitswinst kunt halen. Wil je ook 46% productiever werken? Lees de 5 tips in dit artikel.

1. Werk deze week eens een keer niet over

Je totale productie ligt bij een werkweek van 60 uur lager dan bij een werkweek van 40 uur. De kwaliteit van je werk gaat ook nog eens omlaag (check het hier).

De Boston Consultancy Group heeft in een experiment consultants een verplichte vrije avond voorgeschreven. Na zes uur mochten ze niet meer werken en ook niet even hun mail checken. Die verplichting stuitte op weerstand, want lang en hard werken en altijd bereikbaar zijn was de norm.

Het experiment bracht een duidelijk antwoord. Er werd een beter product aan de klant geleverd en de consultants ervoeren een veel betere werkprivé-balans.

Mijn werk vind ik erg leuk en dat is een valkuil. Ik merkte vaak dat ik ’s avonds niet meer zo heel fris was, waardoor het schrijven niet meer zulke mooie resultaten opleverde. Maar ach, dan kon ik altijd nog research doen, toch?

Ik spitte het ene artikel door en en dat leidde weer tot het andere en daar las ik dan weer wat achtergrondinformatie over. En klapte uiteindelijk heel laat mijn laptop dicht. De volgende dag werd ik duf wakker en het schrijven lukte ook die volgende ochtend niet lekker. Weinig efficiënt dus, die avond doortrekken.

Lukt het jou om een week lang echt eens helemaal niet te werken ’s avonds? Wat brengt het je?

2. Ga ook eens staan

Zitten is het nieuwe roken. Het is ongezond, maar het is ook onproductief! Wissel staand en zittend werken af, het maakt je 46% productiever, zo blijkt uit onderzoek. Dus daar is ‘ie, je beloofde 46%!

Kies een concrete taak zoals je mail lezen en beantwoorden en doe die staand. Ook staand vergaderen is een goed idee, dat levert je 34% tijdwinst op, volgens een ander onderzoek. Handig om te weten is dat de kwaliteit van de besluiten gelijk is.

Na het lezen van deze effecten was ik supergemotiveerd om staand te werken. Dacht ik. 30 minuten mail lezen en beantwoorden koos ik als taak om staand te gaan doen. Energiek kwam ik uit mijn stoel. Al snel betrapte ik mezelf erop dat ik toch weer was gaan zitten.

Dat herhaalde zich nog een paar keer, pas toen ik mijn laptop met dozen op exact de goede hoogte had gezet lukte het me om ook het half uurtje mail verwerken helemaal te blijven staan.

En het bleek de moeite waard. Staan bakent de gekozen taak nog duidelijker af en motiveert om die sneller en energieker uit te voeren.

3. Zet je innerlijke stem in als coach

Met een beetje stress is niks mis, het kan ons opzwepen tot grote prestaties. Maar er is ook onproductieve stress. Stress die je lichaam overneemt. Die maakt dat je niet helder meer kunt denken, die je verlamt. Die stress kun je maar beter wel bestrijden, dat maakt je productiever aldus onderzoek.

Afstand nemen van je gedachten helpt: je ervaart je emoties dan minder sterk en je voelt je daardoor minder gestrest.

Eén van de manieren waarop je die afstand van je gedachten kunt creëren, is door het inzetten van je innerlijke stem als coach:

1. Spreek jezelf aan met je voornaam.
2. Stel je voor dat je een reactie geeft zoals je aan een vriend of vriendin zou geven.

Mijn eigen innerlijke stem bleek, toen ik er eens goed naar ging luisteren, een stevige criticus. Door mezelf toe te spreken als Mirjam, en me voor te stellen dat ik iets tegen een vriendin zegt wordt ‘ie automatisch een stuk milder.

Je kijkt vanuit de positie van iemand anders naar je eigen gedachten, je creëert zo dus afstand tot je gedachten. Je laat je minder meeslepen door je eigen negatieve gedachtespiraal en dat laatste doe je nu juist bij stress zo gemakkelijk.

4. Zorg voor muziek als versneller voor de productiviteit

Ieder werk kent saaie klussen. Bij mij is dat met stip op nummer één mijn administratie. Graag stel ik dat ook eindeloos uit, maar ja, het moet wel gebeuren.

Om me er toch toe te zetten en er snel mee klaar te zijn, zet ik lekkere actieve muziek op. Muziek waar ik ook graag op zou dansen. Het geeft me de energie om me snel door dit soort routineklussen te slaan.

Toen ik in onderzoek dook over methoden om productiever te worden, las ik dat dat een goede keus was. Bij een saai repeterend klusje stijgt je productiviteit als je muziek met een lekker tempo draait.

In plaats van muziek kun je ook een werkplek zoeken met een beetje achtergrondgeluid, zoals een lekker koffietentje. Dat achtergrondgeluid maakt je namelijk creatiever. Je kunt natuurlijk ook lekker thuis werken en cafégeluiden afspelen als “achtergrondmuziek”. Als je even googelt vind je ze zo online.

5. Verwerk slimmer info

Informatie opzoeken en er wat mee doen is een groot deel van mijn werk. Ik lees veel en verwerk dat in offertes, trainingen, blogs en boeken. Ik dacht dat ik daar ook best goed in was.

Tijdens het lezen verwerkte ik wat ik las al meteen in samenvattingen of in bijvoorbeeld een opzet voor een blog. Kreeg ik een nieuw idee voor een workshopoefening? Ik opende mijn workshopdocument en voegde het toe.

Dat bleek allemaal een stuk efficiënter te kunnen. Eerst lezen en dan pas verwerken, het duidelijk scheiden van deze twee taken, leverde me een tijdsbesparing van 28% op.

Ik heb het echt geklokt! Eerst heb ik twee hoofdstukken en een gelijk aantal pagina’s geselecteerd. Tijdens de eerst sessie lees ik en vat ik gelijk samen en tijdens mijn tweede sessie lees ik eerst en ga pas daarna samenvatten. De laatste methode blijkt tot mijn verbazing voor mij 28% sneller.

Bepaal dus een eenheid van iets wat je wil lezen, een artikel of een hoofdstuk uit een boek en lees dat dan eerst helemaal door. Ga dan pas een samenvatting schrijven of de info op een andere manier verwerken.

Bonustip voor je productiviteit

Lees alleen dat wat je moet lezen. Voer verder een weekje een info-stop uit. Lees dus geen nieuws en ook geen inspirerende dingen die je misschien eens in je werk kunt gebruiken. Zoek gericht info op die je nodig hebt en lees verder helemaal niets. Probeer het eens een weekje uit. Levert het je veel tijdswinst op?

Heb jij een tip hoe meer uit je werkdag te halen? Super als je die als reactie hier kunt achterlaten!