Culture hacks: stimuleer organisatieverandering in 48 uur

Zit jouw organisatie in een verandertraject en zie je maar weinig beweging, ondanks de doordachte aanpak? Leg de focus dan niet te veel op grote veranderingen die tijd vragen om door te voeren. Zet in op kleine veranderingen die je medewerkers zelf aandragen en ‘morgen’ al kunnen toepassen in hun werk.

Culture hacks

Besluitvorming binnen 48 uur stimuleren. Lange vergaderingen vervangen door korte, dagelijkse stand-ups. Terugkerende vergaderingen uit agenda’s halen en nieuwe overleggen inplannen die de strategie of verandering ondersteunen. Dit zijn zomaar wat voorbeelden van culture hacks. Kleine dingen, waarmee je het verschil kunt maken.

Ongeschreven regels doorbreken

Cultuur (ofwel oude gewoonten binnen je organisatie) kunnen verandering behoorlijk in de weg staan. Tijdens het Gartner IT Symposium/Xpo™ in 2018 in Barcelona werd over de culture hackathon gesproken. Een middel om cultuurverandering binnen organisaties te stimuleren.

Het idee van een hackathon (samentrekking van de woorden ‘hack’ en ‘marathon’) is simpel: non-stop met elkaar aan de slag gaan om in korte tijd (bijvoorbeeld 24 of 48 uur) tot oplossingen voor een probleem of uitdaging te komen. Een aanpak die zijn oorsprong in de ICT-wereld kent, maar ook heel effectief is om ‘ongeschreven regels’ te doorbreken. Laat je medewerkers zelf met ideeën komen. Zo creëer je betrokkenheid, stimuleer je bottom-up verandering en zet je samen stapjes richting de gewenste organisatiecultuur.

Alles wat bijdraagt aan verandering is goed

Bij een culture hackathon gaat het om instinctieve en spontane reacties (emoties). Daarbij zijn er geen goede of slechte ideeën. Alles wat bijdraagt aan de gewenste organisatieverandering is goed. Het moeten wel praktische ideeën zijn die in korte tijd en met relatief weinig inspanning te realiseren zijn. Zo zorg je ervoor dat er (vrijwel) direct verandering zichtbaar wordt binnen je organisatie.

De culture hackathon voor organisatieverandering

• Hoe pak je het aan?
• Hoeveel tijd heb je nodig voor een culture hackathon?
• Hoe krijg je medewerkers enthousiast om mee te doen?
• Hoe zorg je ervoor dat het niet bij een brainstorm blijft, maar dat er echt concrete ideeën uitkomen die ze in hun dagelijkse werk gaan toepassen?

En waarschijnlijk heb je nog meer vragen. Aan de hand van praktische informatie en voorbeelden geef ik je handvatten om zelf een culture hackathon te organiseren.

Pakkend thema

Kies een aansprekend thema voor je culture hackathon. Sluit daarbij aan op de strategische doelen of gewenste verandering binnen je organisatie. Zo maak je de uitdaging waar je samen voor staat meteen duidelijk. Zijn er meerdere veranderopgaven binnen je organisatie? Dan kun je meerdere hackathons (met elk een eigen thema) organiseren.

Stel, je organisatie moet wendbaarder worden om aan de snel veranderende behoeften van klanten te kunnen voldoen. Hierbij is het van belang dat afdelingen hun krachten bundelen door beter samen te werken en dat medewerkers meer kennis delen. Passende thema’s kunnen dan zijn: ‘samenwerken werkt’ of ‘kennis = kracht’.

Duidelijke opdracht

De cultuur binnen je organisatie creëer je met elkaar, door de jaren heen. Die cultuur veranderen vraagt dus tijd en nog belangrijker: inzet van iedereen. Daarom is de opdracht simpel. Wat kun jij bijdragen? Wat kun jij ‘morgen’ al anders doen? Laat medewerkers niet alleen de noodzaak om te veranderen inzien, maar ook welke rol zij daarin spelen. Maak duidelijk waarom je een culture hackathon organiseert en wat je van je medewerkers vraagt.

Als we het thema ‘samenwerken werkt’ als voorbeeld nemen, kun je bijvoorbeeld vragen:

• Hoe creëren we een cultuur waarin we beter samenwerken over de afdelingen heen?
• Hoe kun jij bijdragen aan een betere samenwerking?
• Wat kun jij ‘morgen’ al anders doen?

Interactieve werkvorm

Zorg voor een interactief programma dat participatie stimuleert en waarin alle deelnemers de ruimte hebben om hun ideeën aan te dragen. Op de website van Liberating Structures vind je diverse interactieve werkvormen die hier geschikt voor zijn.

Een goede werkvorm om ideeën te verzamelen is bijvoorbeeld crowd sourcing (of een eenvoudige variant hiervan). Alle deelnemers krijgen een kaart om hun idee op te schrijven of uit te tekenen (voorzijde). Dat doen ze individueel. Daarna gaan ze in een kring staan en geven ze de kaarten door tot het stopsignaal klinkt. Dan geven ze het idee dat ze in de hand hebben een cijfer (achterzijde). Dat kun je bijvoorbeeld vijf keer doen. Na de laatste ronde telt iedereen de totale score op van het idee dat hij of zij in de hand heeft en kijk je welke ideeën de hoogste score hebben. Met die ideeën gaan de deelnemers daarna in groepjes aan de slag. Bepaal vooraf (ook afhankelijk van het aantal deelnemers) hoeveel ideeën je wil uitwerken.

Groepsgrootte en -samenstelling

Laat medewerkers vrij om deel te nemen aan de culture hackathon. Verplichten heeft geen zin. Afhankelijk van het aantal aanmeldingen bepaal je hoeveel groepjes je wil vormen. Elk groepje werkt een idee uit.

Het is mooi als de groepjes uit een mix van medewerkers van verschillende afdelingen bestaan (refererend naar het voorbeeld om samenwerking over afdelingen heen te verbeteren) en ongeveer even groot zijn. Toch is mijn advies om de deelnemers zelf te laten kiezen in welke groep en met welk idee ze aan de slag willen gaan. Hoe groter het enthousiasme waarmee ze dat doen, hoe duurzamer het effect.

Van idee naar concreet voorstel

Voorkom dat de deelnemers bij het uitwerken van de ideeën in een brainstorm blijven hangen. Geef ze handvatten om hun idee in een concreet plan om te zetten en zorg voor facilitators die dit proces begeleiden. Hieronder zie je een voorbeeld van een template met hulpvragen.

Denk vooraf ook na over de criteria waar de ideeën aan moeten voldoen. Algemene criteria, zoals direct toepasbaar, haalbaar en vernieuwend. En criteria passend bij het thema: verbetert samenwerking of bevordert kennisdeling. Deel deze met de deelnemers, zodat ze daar rekening mee kunnen houden in de uitwerking van hun idee (evenals bij het genereren van ideeën).

Dat alleen de ‘top x’ ideeën uitgewerkt wordt, wil overigens niet zeggen dat de andere ideeën verloren gaan. Stimuleer medewerkers vooral om alle ideeën die een positief effect op de verandering hebben in hun dagelijkse werk toe te passen.

Communicatie ervoor én erna

Van je collega’s enthousiasmeren om mee te doen tot aan de opvolging geven aan ideeën om verandering zichtbaar te maken: communicatie is essentieel om de culture hackathon te laten leven binnen je organisatie.

• Bepaald je communicatieaanpak, passend bij het thema.
• Formuleer kernboodschappen.
• Kies voor een aansprekende en herkenbare visual die je in al je uitingen via alle kanalen laat terugkomen.
• Neem het management mee in wat je gaat doen en mobiliseer ambassadeurs.
• Maak beeldmateriaal tijdens de hackathon.
• Zorg dat ideeën na afloop breed gedeeld worden binnen je organisatie. Zo kun je ook collega’s inspireren die er niet bij waren. Laat deelnemers bijvoorbeeld vloggen over hoe zij een idee in hun dagelijkse werk toepassen en wat dat oplevert (ook voor ideeën die de ‘top x’ niet gehaald hebben).
• Heb je een intern socialmediaplatform, dan kun je dat doorlopend benutten om collega’s betrokken te houden en verandering zichtbaar te maken.

Zes praktische zaken om over na te denken

1. Hoeveel tijd wil je voor de culture hackathon uittrekken?

Afhankelijk van de invulling van het programma kun je denken aan een (werk)dag of dagdeel. In principe beperkt de tijdsinvestering van medewerkers zich tot hun actieve deelname aan de hackathon. Het doel is om tot praktische ideeën te komen die eenvoudig in het dagelijkse werk toegepast kunnen worden. Na de hackathon is het dus ‘een kwestie van doen’. Medewerkers hoeven niet ook nog eens tijd te steken in werkgroepen om ideeën door te voeren.

2. Waar organiseer je de culture hackathon? ‘In huis’ of op een externe locatie?

Creëer een inspirerende ruimte die de creativiteit van de deelnemers stimuleert. En zorg dat er voldoende ruimte voor de groepjes is om afzonderlijk aan hun idee te werken.

3. Wie wil je bij de hackathon hebben?

Verandering kun je niet forceren. Laat medewerkers daarom zoveel mogelijk vrij om deel te nemen. Nogmaals: hoe groter de innerlijke drive om mee te doen, hoe duurzamer het effect.

4. Hoeveel groepen verwacht je dat er zullen zijn?

Zorg voor voldoende facilitators om de hackathon te begeleiden. Kies voor facilitators met kennis van de strategische doelen of verandering, zodat zij vragen daarover kunnen beantwoorden.

5. Wil je een spelelement toevoegen?

Bijvoorbeeld door een jury te laten bepalen welk idee naar verwachting de meeste impact op de verandering heeft. Denk dan na over wie je in de jury wil, op welke criteria de ideeën beoordeeld worden en wat een passende prijs is. Neem in de briefing van de jury duidelijk mee dat het om het idee met ‘de meeste impact’ gaat. Je wil medewerkers immers stimuleren en daarbij is alles wat bijdraagt aan de gewenste organisatieverandering goed.

6. Welke bijdrage van het management is nodig om het te laten slagen?

Zorg voor commitment en dat ze medewerkers stimuleren om mee te doen. Goed om aan te geven dat de tijdsinvestering zich in principe beperkt tot actieve deelname aan de culture hackathon.

Make it fun!

Last but not least: zorg dat de culture hackathon plezier brengt en medewerkers inspireert. Laat het enthousiasme zich als een olievlek door je organisatie verspreiden, om zo stap voor stap alle medewerkers mee te krijgen in de verandering. Omdat ze het zelf willen!