Slimmer werken: dé tips & tricks voor de zomer

De Inca Trail hiken, naar een B&B in Frankrijk of gewoon een tentje opgooien in de achtertuin. Iedereen probeert tijdens de vakantie op zijn eigen manier te ontspannen. Je leest het goed, ‘probeert’, want we hebben altijd in ons achterhoofd dat na de vakantie het werk weer begint. Geen slecht idee om daarom even deze beste, belangrijkste en handigste artikelen over slimmer werken te lezen. Zodat je helemaal uitgerust en met een goed gevoel weer terug naar kantoor gaat.

In de Weekly (de zaterdageditie van de Frankwatching-nieuwsbrief) haalde Tineke Pauw het onderwerp ‘slimmer werken’ ook al aan. Het is namelijk nogal een hip onderwerp de laatste tijd. Tineke: “Een vriend van me was jarig, en verzuchtte op Facebook: ‘Weer een jaar ouder. Weer m’n doelen niet gehaald.’ Het is verwonderlijk – en eerlijk gezegd, best deprimerend – om zo naar een levensjaar te kijken. Toch is het in deze tijd niet vreemd. De blogs, boeken, video’s en cursussen om jezelf te verbeteren vliegen je om de oren.”

‘Je werk’ kun je thuislaten

Laten we alvast vóórdat we op vakantie gaan beginnen met slimmer werken. Namelijk: zorgen dat we ook daadwerkelijk werkvrij zijn op vakantie. Uit onderzoek van Multiscope blijkt namelijk dat bijna de helft van de Nederlanders tijdens vakantie dagelijks contact heeft met kantoor. En bijna een derde beantwoordt zelfs zakelijke mailtjes en neemt de telefoon op. Geen goed vooruitzicht toch? Maak jij je ook schuldig hieraan?

Out-of-office

Het begint al met een duidelijke out-of-office e-mail. Wat wil je niet meer terugzien in jouw out-of-office-bericht?

• ‘Ik bekijk mijn e-mail minder vaak.’
• ‘Ik heb waarschijnlijk beperkt toegang tot mijn e-mail.’
• ‘Als je e-mail dringend is, reageer ik zo snel ik kan.’

Deze boodschap is namelijk helemaal niet duidelijk. En je suggereert dat je ‘waarschijnlijk wel gaat reageren’. Geef jezelf geen kans om in deze val te trappen door hier duidelijk in te zijn. Wat vind je van deze optie:

Beste lezer,

Bedankt voor je e-mail, ik ben lekker op vakantie! Daarom gaat dit mailtje de prullenbak in. Ik lees mijn mail namelijk niet in de vakantie. Je kunt, bij spoed, dit mailtje doorsturen naar [naam collega], bellen naar [telefoonnummer] of (als je dan toch echt mij moet hebben) dit mailtje nogmaals naar mij sturen na [datum van terugkomst]. 

Zonnige groetjes,
…

Voordelen: een lege inbox bij terugkomst en (als ze toch echt jou moeten hebben) een actuele versie van de vraag. Andere tips voordat je op vakantie gaat:

• Breng collega’s op de hoogte en draag tijdig werkzaamheden over
• Probeer minder taken op je te nemen in de week voor de vakantie
• Gun je werklaptop en werktelefoon ook vakantie
• Bereikbaarheid noodzakelijk? Spreek dan vaste werkmomenten af

(Dit ziet er misschien wel relaxt uit, maar stockfoto’s geven natuurlijk maar zelden een realistisch beeld :p)

Nog even op een rij:

• Werkvrij op vakantie? 5 tips voor een ongestoorde reis
• Out-of-Office! Minder inbox-stress rondom je vakantie

Leessnacks voor onderweg

Heb je je goed voorbereid? Mooi zo, dan kun je nu ongestoord op vakantie. Naast deze boekentips voor in de vakantie, deel ik hieronder ook nog een aantal interessante leestips.

Ondanks de ruimte in de koffer en het gewicht, zijn er nog altijd liefhebbers van het fysieke boek. En ook van fysieke lijstjes. Geen Trello of andere online taken-tools, maar gewoon een boekje met je to-do’s. Ook al ben je al een structuurfreak en is je mailbox iedere avond netjes leeg, kan ‘De Bullet Journal Methode’ veel positiefs toevoegen aan je drukke bestaan:

1. Een bullet journal helpt je slimmer te werken en prioriteiten te stellen.
2. De methode helpt met denkwerk voordat iets een taak is. Welke intenties heb je met een bepaalde taak of project?
3. Je hebt een gestructureerd plekje om vage plannen en ideeën van je af te krabbelen.
4. Je kunt gemakkelijk even terugbladeren en reflecteren op jezelf en je werk.

De Bullet Journal Methode komt ook naar voren in dit artikel met 21 (gratis) tools die je leven makkelijker maken.

Vind de balans

Het letterlijk ‘van je afschrijven’ van gedachten en ideeën helpt ook bij het behouden van je concentratie. Volgens het boek ‘Focus AAN/UIT’ zijn er namelijk vier verschillende ‘concentratielekken’:

1. Te weinig prikkels
2. Te veel interne prikkels
3. Te weinig brandstof
4. Te veel externe prikkels

Het is al snel ‘te veel’ of ‘te weinig’, dus lastig om de balans te vinden! We denken in gemiddeld 1400 woorden per minuut. En we lezen gemiddeld 200 woorden per minuut. Is dat al te veel? Het schijnt ook zo te zijn dat hoe slimmer je bent, hoe sneller je afgeleid bent. Meer van dit soort weetjes en tips om je concentratie terug te vinden, lees je in dit boek.

Toch niet zo’n fan van het papieren boek? Mijn collega Eline Tullener deelde in dit artikel met 25 podcast-tips een goede tip voor een podcast over productiviteit:

“Ik ben fan van Matt D’Avella’s podcast The Ground Up Show. Hij is een ‘minimalist filmmaker’ en praat elke week 1 op 1 met creatieven over hoe je met meer intentie je content kunt delen, kunt werken aan je bedrijf, je persoonlijke ontwikkeling, je productiviteit enz. Op zijn YouTube-kanaal deelt hij ook mini-documentaires, onder andere met zijn kijk op tech. En hij zoomt in op onderwerpen als ‘social media detoxing’ en upgrades.”

Nog even op een rij

• Frankwatching tipt: deze 10 boeken wil je in de zomer lezen
• De Bullet Journal Methode: wat kunnen drukke professionals daarmee?
• 21 (gratis) tools die je leven makkelijker maken
• Concentratielek? Zo vind je de focus terug
• 25+ podcasts over marketing, social media & persoonlijke ontwikkeling

Tita Tovertools

Als we het over ‘slimmer werken’ hebben, kunnen online tools natuurlijk niet in dit lijstje ontbreken.

Ben je een schrijver, journalist, communicatiemedewerker of schrijf je veel marketingteksten? Dan zijn deze schrijftools iets voor jou. Met zelfs een tool die je na het schrijven van elke 100 woorden een afbeelding van een kitten, konijn of puppy laat zien. De website ziet er niet uit, maar het idee is natuurlijk leuk: jezelf een visuele traktatie geven na een prestatie.

Handig voor na de vakantie, zijn deze 22 ultieme tools voor online samenwerken. Het is natuurlijk heel fijn als je voor jezelf alles op een rijtje hebt, je concentratie kunt behouden en niet overspannen raakt, maar je teamwerk goed organiseren is natuurlijk net zo belangrijk. 

Nog even op een rij

• 8 schrijftools die je vandaag nog moet downloaden
• 22 ultieme tools voor online samenwerken

‘Kom maar met me viben’

Als je er eenmaal weer aan moet geloven, je wekker gaat veel te vroeg en je sleurt jezelf weer in de auto, zou het oh zo fijn zijn als je die vakantievibe op werk kunt blijven voelen. Een belangrijke tip is bijvoorbeeld: begin niet met je inbox. Het is handiger om je mail pas door te ploeteren nadat je met je collega’s bent bijgekletst. Op die manier snap je de verhaallijnen in de mails ook beter en weet je al (een beetje) waar het over gaat.

Daarnaast kun je je stressloze vakantiestemming behouden door ‘breinvriendelijk’ te werken. De burn-out is de ziekte van deze generatie. Ik zie veel tips langskomen: meer planten in je huis, eet ‘s avonds gezonder, doe aan meditatie voor het slapen en beweeg meer. Allemaal tips voor thuis… Hoe kunnen we nou juist op werk goed ontspannen?

De drie geboden voor breinvriendelijk werken:

1. Taakwisseling uitroeien
2. Denkwerk beschermen
3. Loskoppelen om te archiveren

In dit artikel over breinvriendelijk werken wordt dieper ingegaan op deze drie punten en kun je direct aan de slag met leuke oefeningen. Het leren van breinvriendelijk werken is ook een goede investering in jezelf. Als je jezelf wil blijven ontwikkelen, moet je namelijk 5 uur per week besteden aan het leren van nieuwe dingen. Leren is namelijk essentieel voor onze gezondheid en geluksgevoel.

Ondanks deze tips nog steeds geen fan van werken? Dan kun je altijd blijven dromen over de invoer van een 25-urige werkweek.

Nog even op een rij:

• Zo houd je het vakantiegevoel op vakantie
• Minder stress door breinvriendelijk werken
• Besteed 5 uur per week aan het leren van nieuwe dingen
• De 25-urige werkweek is eigenlijk best logisch

Ik las laatst een artikel met de titel ‘The Attention Diet’. Ik zet altijd vraagtekens bij diëten, maar dit klinkt als een gezond dieet! Daarom sluit ik dit artikel over slimmer werken graag af met een quote uit dit artikel:

Basically, the name of the game is quality over quantity. Because in a world with infinite information and opportunity, you don’t grow by knowing or doing more, you grow by the ability to correctly focus on less.

Een ontspannen zomer gewenst!