22 ultieme tools voor online samenwerken

Bij Frankwatching zijn we er fan van: flexwerken. De Frankwatchers zijn overal en nergens, maar toch juist ook altijd dicht bij elkaar. Te danken aan de tools voor online samenwerken. Zelf maken wij gulzig gebruik van Slack, Skype en Google Drive, maar nu waren we benieuwd: wat zijn eigenlijk de ultieme tools?

De eerste stap in deze zoektocht was een open vraag aan onze auteurs: ‘Welke tooltips vind jij op dit moment fijn om mee te werken, samen met je collega’s? En waarom?’ Hier hebben we veel reacties op gekregen! Deze lijst heb ik aangevuld met suggesties van collega’s en The Forrester Wave (pdf): Collaborative Work Management Tools For The Enterprise.

Laat ik het volgende voorop stellen: ondanks dat sommige tools online superveel aandacht krijgen en de hemel in worden geprezen, bestaat er geen ‘one-size-fits-all’-oplossing. De ene tool zal beter werken voor de één en de andere voor de ander.

Om een niet-hiërarchische lijst te krijgen, zodat je voor je eigen bedrijf de beste oplossing kunt vinden – zonder sturing – deel ik deze ultieme tool-lijst op alfabetische volgorde. Dus, ben je klaar voor een ABC’tje?

1. Airtable

Dit schijnt dé tool te zijn voor spreadsheet-fanatiekelingen.

Part spreadsheet, part database, and entirely flexible, teams use Airtable to organize their work, their way. – Airtable

Airtable kan alle soorten content aan. Bijlagen, lange teksten, checkboxes, linkjes naar opnames, barcodes en ga zo maar door. Alles waarvan jij wil dat het mooi onder elkaar georganiseerd staat, kan onder elkaar worden gezet.

Je kunt kiezen tussen verschillende ‘views’. Bijvoorbeeld de Grid view, die erg lijkt op Excel, maar ook de bekende ‘Kanban view’ die veel tools bieden.

Daarnaast kun je heel gemakkelijk content met elkaar linken, wat de kans op dubbele content verkleint. Zij noemen dit ‘smart relationships’.

Airtable is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke tool die beschikt over een gratis versie.

2. Asana

Een tip van onze auteur Daniël Kuipers. Hij laat weten: “Ik werk als zzp’er, soms moet ik mij aanpassen aan het systeem van de klant. Zelf gebruik ik voor alle projecten en abonnementen Asana. Dit werkt veruit het prettigst. Het is overzichtelijk, de app is fijn en alles wat ik nodig heb zit erin.”

De tool is gebaseerd op het idee van een to-dolijst. Het doel van Asana is namelijk om op die manier overzicht te krijgen over wat je nog moet doen. Daardoor kun je prioriteiten.

Make more time for the work that matters most. Asana is the work management platform teams use to stay focused on the goals, projects, and daily tasks that grow business. – Asana

Wat opvalt, is de manier waarop Asana inzichtelijk maakt hoe de werkdruk over de collega’s is verdeeld:

Verder is het hoofdbord een Kanban-bord en beschikt de tool over een gratis versie (tot 15 personen).

3. Azure DevOps

Een tip van onze auteur Lydia van den Brink: “Ik gebruik Azure DevOps voor sprints in websiteprojecten met developers. Het heeft even wat tijd nodig om er goed mee te leren werken, maar als je de mogelijkheden kent, werkt het best fijn! Vooral het overzicht rondom communicatie. Alles is voor de betrokken personen terug te vinden, in plaats van verborgen in verschillende mailboxen. Ook op afstand werken met teamleden werkt handig. Je kunt taken aan anderen toewijzen en zo makkelijk communiceren. Het maakt het makkelijk om samen te werken aan projecten.”

Plan slimmer, werk beter samen en lever sneller met een reeks moderne ontwikkelingsservices. – Azure DevOps

Zoals je in dit screenshot ziet is Azure DevOps een heel uitgebreide tool. Een gratis versie is alleen bruikbaar voor één persoon. Deze is dus echt alleen om de tool te kunnen bekijken.

4. Basecamp

Basecamp is gemaakt om overzicht te bewaren tijdens projecten. Werk je in een groeiende start-up? Dan merk je dat het samenwerken aan projecten via de mail niet heel handig is. Je verliest het overzicht in de afspraken, je bent continu aan het CC’en en RE:’en en je raakt je documenten kwijt.

Basecamp helps you increase accountability, communicate more efficiently, and keep everyone on the same page. – Basecamp

Hieronder zie je een voorbeeld van een project in Basecamp. Alles overzichtelijk naast elkaar.

Er is geen gratis versie beschikbaar. Wel kun je 30 dagen een gratis proefversie proberen.

5. Calendly en Skedda

Calendly helps you schedule meetings without the back-and-forth emails. – Calendly

Auteur Mark Grasmayer laat weten:

(De tool Zoom die Mark ook noemt is bedoeld voor videobellen.)

Deze tool doet mij denken aan Datumprikker.nl, maar dan specifiek voor bedrijven. Ook heeft deze iets meer functies dan gemakkelijk een datum prikken. Het maakt bijvoorbeeld automatisch een webconference-link aan, plaatst de meeting in je CRM-systeem, past de tijden aan de tijdzones aan en stuurt een reminder voorafgaand aan de afspraak.

De tool Skedda past ook in dit rijtje. Auteur Pieter Vlamings licht deze tool toe: “Met Skedda is het gemakkelijk om vergaderruimtes te boeken en te beheren voor teams die op verschillende Outlook-domeinen zitten. Of als externen helemaal geen toegang hebben tot het boeken van ruimtes.”

Bij online samenwerken is het natuurlijk ook van belang dat je elkaar zo nu en dan even ‘in het echt’ spreekt. Als je een tool voor online samenwerken gebruikt die geen goede agenda-plan-optie heeft, zijn Calendly en Skedda allebei een mooie toevoeging aan je tool-pakket.

6. Confluence

Confluence, onderdeel van Atlassian, doet mij denken aan Google Drive (komt ook nog in dit lijstje voorbij). Met deze tool kun je met meerdere personen tegelijker werken in een online document. Confluence biedt meerdere standaardsjablonen aan, waardoor je direct een outline hebt voor een marketing- of projectplan.

Ze omschrijven zichzelf als:

Confluence is in tegenstelling tot documenttools en tools voor het delen van bestanden open en toegankelijk, en helpt je team en je bedrijf om beter samen te werken.

Op de website vind je een calculator die uitrekent hoeveel deze tool voor jouw situatie kost. Tot tien gebruikers is de tool gratis.

7. Flow

Een tip van onze auteur en oud-collega Josien Harder:

In de video op de homepage ziet deze tool er gebruiksvriendelijk uit. Het is een uitgebreide tool met de focus op projectmatig werken, overzicht houden, deadlines halen en de werkdruk verdelen. Zo is een van de opties de uitgebreide tijdlijn:

Daarnaast beschikt ook Flow over een Kanban-bord.

All of your team’s work, projects, and tasks in one collaborative workspace. – Flow

Flow heeft geen gratis versie. Wel kun je de tool 30 dagen gratis testen.

8. G Suite

Een van mijn favoriete tools. Gmail, Google Documenten, Drive (opslag) en een Agenda in één. Doordat de documenten lijken op Word-bestanden, de spreadsheets op Excel-bestanden en de Presentaties op PowerPoint, is de G Suite heel gebruiksvriendelijk.

Je kunt tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken en elkaar feedback geven. Ook via je telefoon werkt deze tool goed.

Alles wat u nodig heeft om optimaal te werken, handig verzameld in één pakket dat naadloos werkt op uw computer, telefoon en tablet. – G Suite

Handig aan Google Drive is dat je per bestand kunt kiezen met wie je het wil delen. En mag deze persoon bewerken, opmerkingen plaatsen of alleen een kijkje nemen? Het maakt hierbij niet uit of deze persoon bij dezelfde organisatie werkt of een externe is.

De eerste 15 GB aan opslagruimte in Google Drive is gratis en je kunt de totale G Suite twee weken gratis proberen.

9. Google Jamboard

Auteur Pascal Vleugels noemt onder andere Google Jamboard en Invision Freehand. Hij beschrijft Google Jamboard als ‘een soort vrije Trello, waarmee je snel kunt mindmappen met digitale stickers’. Google Jam is volgens Pascal geschikt om als een digitaal whiteboard te gebruiken. “Je kunt stickies plakken, simpele vormen tekenen en teksten schrijven. En dat uiteraard met meerdere mensen.”

Zowel Google Jamboard als Invision Freehand (wordt hieronder besproken) zijn tools om op een snelle manier eenvoudig met meerdere mensen tegelijk ideeën uit te wisselen, te visualiseren en te ordenen.

Een slim en krachtig smartboard zoals alleen Google die kan maken. Een whiteboard voor de volgende generatie – Google Jamboard

Het is een gebruiksvriendelijke tool en heel geschikt voor een brainstorm. Helaas zonder gratis versie.

10. Invision Freehand

Pascal Vleugels schrijft: ‘Invision Freehand kun je gebruiken om met een aantal tekentools snelle diagrammen of wireframes te tekenen (een soort Adobe Illustrator, maar dan supersimpel en in schetsvorm). Je kunt realtime met meerdere mensen tegelijk tekenen.

Design better. Faster. Together. The digital product design platform powering the world’s best user experiences. – Invision Freehand

Als ik, op basis van de website, Invision Freehand vergelijk met Google Jamboard, dan is Google Jamboard iets eenvoudiger en Invision Freehand echt ontworpen voor designers.

Het is een overzichtelijke tool die, zoals Pascal al aangaf, inderdaad veel weg heeft van Adobe Illustrator. Een handig programma voor designers om samen aan designs te werken en ook nog eens gratis.

11. Jira

Jira is net zoals Conflurence onderdeel van Atlassian. Zowel auteur Eva Huijts als Pascal Vleugels noemen deze tool. De tool wordt (een beetje eigendunkig) omschreven als:

De #1 software-ontwikkelingstool voor agile teams.

Deze tool is speciaal ontwikkeld voor software-teams. Je kunt problemen inschieten, sprints plannen, roadmaps maken, de werkdruk verdelen en bepaalde taken prioriteit geven. Ook houdt de tool bij hoe de prestaties van je team zijn.

Deze tool doet mij denken aan Clubhouse, dat wij bij Frankwatching gebruiken.

Jira heeft op de website dezelfde prijscalculator als Conflurence en is ook gratis tot en met tien personen.

12. Microsoft Teams

Samen bereik je meer dan alleen. – Microsoft Teams

Lydia, die eerder aan bod kwam bij Microsoft DevOps, is ook fan van Microsoft Teams. Lydia: “Wat bij Microsoft Teams handig is, is dat je ook externe mailadressen kunt toevoegen. Op die manier kun je ook met externen samenwerken, zonder oplossingen als bijvoorbeeld Dropbox in te zetten.”

Microsoft Teams is een beetje vergelijkbaar met Slack (komt verderop aan bod). Je kunt gemakkelijk chatten, vergaderen en bestanden delen.

Microsoft Teams beschikt over een gratis versie.

13. Missive

Deze tool heeft niet veel uitleg nodig, want het is heel simpel: een gemeenschappelijke mailbox.

Auteur Charlotte Meindersma: “Missive is ons e-mailprogramma. Je kunt er ‘chatten’ naast de e-mail en zo bijvoorbeeld overleggen wat er wel of niet in moet komen te staan. Iedereen kan die mail dan ook bewerken. Er is een algemene inbox en vervolgens kun je mails ook aan mensen toewijzen en er samen in werken. Je kunt ook heel makkelijk uitgesteld mails versturen en mails ‘snoozen’ zodat ze na een bepaalde tijd weer opduiken. Zo snooze ik alle mails die iets met administratie te maken hebben tot maandagochtend, want dan is mijn admindag.”

Missive is a collaborative email app where you’ll feel right at home. On top of that, it lets you manage Facebook, SMS and Twitter accounts from a single place. – Missive

Zoals je in het screenshot ziet, kun je met deze tool naast de mailwisseling sparren met je collega’s. Op die manier heb je veel minder losse mailtjes en meer overzicht. Ook kun je de mails gemakkelijk labelen, taken verdelen en kun je ook de socialmedia-accounts koppelen aan de mailbox.

Waar wij bij Frankwatching gebruikmaken van Sprout om social media in de gaten te houden, zou dit met een tool als Missive niet meer nodig zijn. Het enige puntje: als ik het goed heb, kun je geen socialmedia-posts inplannen via deze tool. Jammer!

Charlotte voegt nog toe:

Tot drie gebruikers is de tool gratis.

14. Monday

Je maakt een taak, je koppelt deze taak aan een persoon, geeft hem een status mee (bijvoorbeeld ‘in progress’) en verbindt er een deadline aan. Dat is Monday. Een eenvoudige en overzichtelijke manier om taken te verdelen en deadlines te halen.

Simplify the way your team works Manage your workload, communicate with your team and celebrate success. – Monday

Dit filmpje geeft het overzichtelijk weer in 60 seconden:

Monday heeft helaas geen gratis versie.

15. Paymo

Paymo is een uitgebreide tool voor kleine bedrijven en freelancers. Naast de opties om taken in te plannen, de werkdruk te verdelen, deadlines te stellen en te chatten, houdt deze tool ook financiële gegevens bij. Wat voor betaalafspraak is er gemaakt met de klant (op uurbasis of een vaste prijs), hoeveel uur staat ervoor gepland, hoeveel uur is er tot nu toe aan gewerkt en wat is het realtime bedrag van de factuur?

Paymo helps your team work better by getting everyone on the same page. Planning, scheduling, task management & time tracking seamlessly integrated. – Paymo

Deze tool is geschikt voor complexe projecten waar direct facturen aan zijn gekoppeld. Ben je een freelancer of heb je een eenmanszaak? Dan is deze tool gratis te gebruiken.

16. Podio

Een tip van auteur Angèl Nijskens. Zij gebruikt Podio voor haar projectmanagement. Alle documenten die je in je dagelijkse werk-leven gebruikt, kun je in Podio plaatsen. Deze tool komt op mij over als een mooie totaaloplossing. Het beschikt over onder andere een kalender, taakbeheer, CRM- en projectmanagement-koppeling, chat, geautomatiseerde werkstromen, planning en een optie voor data-visualisatie.

Probeer de aanpasbare oplossing voor werkmanagement waarop leiders vertrouwen en waarmee medewerkers graag werken. – Podio

Tot vijf gebruikers is de tool gratis.

17. RealtimeBoard → Miro

De tool Miro, voorheen RealtimeBoard, is een aanrader van auteur Bas Brouwer:

Experience the power of the #1 visual collaboration platform to create, collaborate, and centralize communication across your company. – Miro

Miro is handig voor productontwikkeling, UX-onderzoek en -design en lean & agile werken. Het interessante aan deze tool is dat de overzichtspagina dit keer geen Kanban-bord is, maar een ‘infinite canvas’. Je kunt alle soorten bestanden en formats kwijt op één ‘whiteboard’, dat je oneindig kunt uitzoomen. Tegelijkertijd kun je in hetzelfde document videobellen.

Miro heeft een gratis versie.

18. Slack

Een enorm populaire tool: Slack. Bij Frankwatching gebruiken we deze tool dagelijks, met maar liefst 125 verschillende channels. Ik hoor je denken: ‘dat is toch helemaal niet overzichtelijk?’. Jawel 🙂 Slack houdt namelijk de ‘threads’ bij als berichten specifiek naar jou of jouw team worden gestuurd. Daarnaast heeft de tool een handige en uitgebreide zoekoptie.

Ook kun je met allerlei stukjes ‘code’ aan Slack bepaalde opdrachten geven. Bijvoorbeeld:

Op deze manier wordt elke vrijdag om 08:45 automatisch dit bericht gedeeld. Onder andere auteurs Bas Verhoeven en Ruud Buijserd zijn ook enthousiast:

Voor kleine bedrijven en start-ups is de tool gratis.

19. Smartsheets

De topper volgens The Forrester Wave (pdf). Deze tool heeft zo veel opties, dat ze niet op één screenshot passen. Naast de voor de hand liggende opties (zoals een plan-board en agenda) beschikt Smartheets ook over real-time dashboards, zoals deze:

Move ideas to impact, fast, with the leading work execution platform built to plan, capture, manage, automate, and report on work — at scale. – Smartsheets

Op het eerste gezicht lijkt dit niet de meest gebruiksvriendelijke tool (je zult denk ik wel even een introductie nodig hebben), maar ik geloof wel dat dit een tool is waar ‘je genoeg aan hebt’. Het enige wat ik mis is, als ik het goed heb, een chat-functie.

Smartsheets heeft geen gratis versie.

20. Trello

Nummertje één van dit lijstje voor het slimmer bewaken van je taken en voortgang. Ik gebruik deze tool zelf ook, maar alleen voor het overzicht van mijn to-do’s. Het is een overzichtelijk Kanban-bord, gebaseerd op het idee van sticky-notes.

Ook auteur Mariko Naber is enthousiast:

De vergelijking tussen Trello en Asana ben ik vaker tegengekomen tijdens het schrijven van dit artikel. Mariko beschrijft het verschil goed.

Trello omschrijft zichzelf als:

De borden, lijsten en kaarten van Trello stellen je in staat om jouw projecten op een leuke en flexibele manier te delen die veel voldoening geeft.

Je kunt gratis gebruikmaken van Trello.

21. Wrike

Een handige tool voor online samenwerken met een clean design. Wrike beschikt over een Kanban-bord, een editor waar je aan elkaar feedback kunt geven, een report-modus om inzichten visueel te maken en een overzichtelijke planning. Wrike staat bekend om het behouden van een gebalanceerde werkverdeling over het team.

Cloud-based collaboration and project management software that scales across teams in any business. – Wrike

Dit filmpje geeft de mogelijkheden overzichtelijk weer:

Tot 5 gebruikers kun je deze tool gratis gebruiken.

22. Wunderlist

En last but not least, een tool-tip van auteur Daniël Kuipers. Hij gebruikt Wunderlist samen met twee van zijn klanten. Beide partijen kunnen taken toewijzen en de voortgang bewaken. Lijstjes en plannen maken staat bij deze tool voorop. Aan de to-do’s in de lijst kun je ook reminders en deadlines koppelen, zodat je niets vergeet.

Een handigheidje aan Wunderlist, is dat je e-mails die eigenlijk meer een ‘taak’ zijn dan een inhoudelijke mail, door kunt sturen naar ‘me@wunderlist.com’. Op die manier komt het vanzelf in je to-dolijstje te staan. Stiekem word ik best enthousiast van deze tool. Een echt ‘wonderlijstje’. Misschien ga ik wel overstappen van Trello naar Wunderlist.

Wunderlist is the easiest way to get stuff done. Whether you’re planning a holiday, sharing a shopping list with a partner or managing multiple work projects, Wunderlist is here to help you tick off all your personal and professional to-dos. – Wunderlist

Duizelen alle tools voor online samenwerken je al?

Ze duizelen mij in ieder geval wel. Er zijn inmiddels zo veel online tools voor online samenwerken, dat je het overzicht al snel kwijt bent. Ik begon met een lijst van rond de 40 tools en heb het tijdens het uitwerken bijna weten te halveren. Tools als Skype en Zoom (eigenlijk alleen voor video-bellen) en WhatsApp (zoals Ruud Buijserd het mooi verwoordde, vooral voor ‘ditjes en datjes’) heb ik uit deze selectie gelaten. Anders is het einde snel zoek.

Het fijne aan alle moderne tools, is dat je deze via Zapier, Workato, Integromat of Automate.io gemakkelijk aan (zo goed als) alle apps en websites kunt koppelen. Dus ook al kies je voor het werken met verschillende tools in plaats van één overkoepelende, kan dit met een goede integratie even makkelijk werken.

Mis jij een handige tool voor online samenwerken in deze lijst die eigenlijk niet mag ontbreken? Deel je tip dan hieronder in een reactie.