Werkvrij op vakantie? 5 tips voor een ongestoorde reis

Even snel je werkmail refreshen voordat je in het zwembad duikt. Begint jouw vakantie ook steeds meer op een verkapte werkweek te lijken? Dan is het de hoogste tijd om daar verandering in te brengen. Hoe zorg je ervoor dat je écht ongestoord kunt genieten van die welverdiende reis? In dit artikel geef ik je 5 handige tips voor een werkvrije trip.

Een werkvakantie voorkomen

Ik kan je alvast geruststellen: je bent niet de enige die werkstress tijdens de vakantie inmiddels normaal vindt. Uit onderzoek van Multiscope blijkt dat ruim 40% van de Nederlanders tijdens vakantie dagelijks contact heeft met kantoor. Maar liefst 30% van de Nederlanders beantwoordt zelfs onverminderd zakelijke mailtjes en blijft telefoontjes aannemen.

Tegelijkertijd neemt het aantal Nederlanders met burn-outklachten door toegenomen werkdruk elk jaar toe. Hoewel een volledig werkvrije vakantie niet altijd mogelijk is, kun je een werkvakantie voorkomen door helder te communiceren en duidelijke afspraken te maken.

Meer dan 40% van de Nederlanders heeft tijdens vakantie dagelijks contact met kantoor.

1. Stel een duidelijke out of office-reply in

Het ligt voor de hand dat je een duidelijke out-of-officereply instelt op je werkmail. Toch blijkt het hier vaak al mis te gaan. Bekijk bijvoorbeeld eens onderstaande afwezigheidsmail:

Geachte heer/mevrouw,

Bedankt voor uw bericht. In verband met vakantie lees ik in de periode van 1 augustus tot en met 14 beperkt mijn e-mail. Hierdoor kan een reactie op uw e-mail langer duren dan u van mij gewend bent. Voor dringende zaken kunt u mij bereiken op het telefoonnummer [nummer].

Op het eerste gezicht lijkt dit een prima afwezigheidsmail. Toch krijgt de lezer van dit bericht het gevoel dat zijn of haar e-mail tijdens de afwezigheidsperiode een antwoord krijgt. Als je zo’n mail instelt, is de kans groot dat je jezelf genoodzaakt voelt om tijdens de vakantie toch je zakelijke mailbox te checken. Daarnaast geeft het noemen van je zakelijke telefoonnummer de lezer de mogelijkheid om jou te storen terwijl je net aan je tweede Mojito nipt. Dat wil je toch niet?

Met een aantal eenvoudige aanpassingen weet de lezer precies wat ze kan verwachten in jouw afwezigheidsperiode en bij wie ze moet zijn voor dringende zaken.

Geachte heer/mevrouw,

Bedankt voor uw bericht. In verband met vakantie ben ik in de periode van 1 tot en met 14 augustus niet bereikbaar en zal ik mijn mailbox niet lezen. Vanaf donderdag 15 augustus ben ik weer op kantoor aanwezig. Ik zal uw bericht dan zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega [naam] via [e-mailadres] of telefonisch via [nummer].

Naast het instellen van een out-of-officereply is het ook verstandig om in de communicatie rondom lopende zaken van klanten of collega’s in de week voor de vakantie je afwezigheid al aan te kondigen. Op deze manier zorg je ervoor dat zij ruim de tijd hebben om eventuele urgente zaken met je te bespreken.

2. Breng collega’s op de hoogte en draag tijdig werkzaamheden over

Een werkvrije vakantie vraagt om de nodige voorbereidingen in de weken voorafgaand aan de vakantie. Zo is het bijvoorbeeld van belang dat collega’s op de hoogte zijn van de periode waarin je afwezig bent en om jouw vaste werkzaamheden over te dragen. Hoewel het natuurlijk hartstikke handig is om in de digitale agenda van collega’s te kunnen kijken, kan jouw lege agenda bij collega’s de indruk wekken dat je in die weken voldoende ruimte hebt voor meetings en andere werkzaamheden. Blokkeer daarom vanaf het moment dat je zekerheid hebt over jouw vakantiedagen deze periode in je digitale agenda.

Bespreek daarnaast met directe collega’s dat zij contactpersoon zijn in het geval van dringende zaken. Om te voorkomen dat jouw tijdelijke vervanger niet op de hoogte is van lopende zaken, is het belangrijk om te bespreken welke zaken er momenteel nog precies lopen en welke dringende zaken je eventueel nog verwacht.

Tot slot is het belangrijk om jouw vaste taken geruime tijd voor je vakantie over te dragen aan collega’s. Het opstellen van een uitgebreid overdrachtsdocument zorgt ervoor dat alles ook tijdens jouw afwezigheid op rolletjes blijft lopen. Wel zo fijn.

3. Probeer minder taken op je te nemen in de week voor de vakantie

Het gebeurt je vast wel eens dat werkzaamheden net wat meer tijd in beslag nemen dan je had verwacht. Nu wil je natuurlijk voorkomen dat de taken waarvoor jij verantwoordelijk bent niet op tijd af zijn. Door in de week voor je vakantie minder taken op je te nemen, zorg je ervoor dat je voldoende tijd hebt om je werkzaamheden voor je afwezigheid af te ronden. Onafgerond werk zorgt er namelijk dat je tijdens de vakantie nog regelmatig met je gedachten bij het werk bent en doorgaans sneller geneigd bent ook tijdens je vakantie de taken af te ronden.

Natuurlijk kun je ter compensatie na jouw vakantie wat extra taken van collega’s overnemen. Tenslotte ben je dan weer voldoende opgeladen van je stressvrije en vooral werkvrije vakantie.

4. Gun je werklaptop en werktelefoon ook vakantie

Handig toch, het checken van je werkmail op je telefoon? Reuze handig als je aan het werk bent, maar tijdens vakanties voornamelijk een extra verleiding om toch elke dag even je mailbox te bekijken. Gun je werktelefoon en werklaptop daarom ook een paar weekjes vrij en laat ze lekker thuis.

Ontvang je werkmail automatisch op je privételefoon? Zet dan de notificaties van de werkmail tijdens de vakantie uit. Door je werklaptop en werktelefoon simpelweg niet mee te nemen of uit te zetten kom je minder snel in de verleiding om met werk bezig te zijn. Wel zo gezellig voor je reisgezelschap, toch?

5. Bereikbaarheid noodzakelijk? Spreek vaste werkmomenten af

Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om gedurende de hele vakantie onbereikbaar te zijn voor je werk. Mocht dit bij jou het geval zijn, dan is het belangrijk om vooraf vaste werkmomenten af te spreken. Spreek bijvoorbeeld af dat je tijdens je vakantie op woensdag tussen 15 en 16 uur belangrijke mailtjes zult beantwoorden en eventueel telefonisch bereikbaar bent voor collega’s.

Op deze manier zorg je ervoor dat niemand je op andere momenten hoeft te storen. Tevreden collega’s en een verder werkvrije vakantie. Laat de vakantie maar beginnen!

Heb jij nog aanvullende tips voor een ongestoorde vakantie? Ik lees het graag in de reacties hieronder.