Minder stress door breinvriendelijk werken

We investeren steeds meer in het ontspannen ná ons werk, terwijl we geen aandacht besteden aan de oorzaak van onze stress. Drukte op het werk bijvoorbeeld. Daarom vraag ik me af: hoe kunnen we ons ontspannen tijdens ons werk?

‘De burn-out is de ziekte van deze generatie’, zo luiden de krantenkoppen. Tussen onze oren wordt het steeds drukker en als reactie hierop groeit de vraag naar yoga of mindfulness-cursussen massaal. We zijn druk opzoek naar kleine oases van rust, maar zodra we de yogamat hebben opgerold, ontmoeten we weer onze oude vrienden: spanning & stress.

Bij Stramark hanteren we een analytische en datagedreven werkwijze. Met deze werkwijze belasten we voornamelijk ons brein. Daarom is het voor ons belangrijk om te begrijpen hoe het brein werkt en welke vorm van belasting het meest efficiënt is. Dit is waardevol voor onze medewerkers én onze klanten. In dit artikel duiken we in de werking van het netwerk van ons brein en behandelen we methodes om breinvriendelijker te kunnen werken.

Het brein zijn netwerk

Als we kijken naar de werking van het brein zien we dat het netwerk van ons brein bestaat uit drie breinnetwerken. Het jongste breinnetwerk is het ‘denken-brein’. Het oudere brein is het ‘reflex-brein’ en het meest primitieve brein is het ‘archiveren-brein’. Allereerst is het belangrijk om te weten hoe deze netwerken afzonderlijk van elkaar functioneren. Daarna kunnen we pas bepalen hoe onze werkzaamheden daarop het best aansluiten.

Archiveren-brein

Het archiveren-brein is het meest primitieve netwerk in ons brein. Dit is het netwerk dat alle informatie en indrukken van de dag onderverdeelt, schikt, herschikt en opslaat. Dit netwerk functioneert optimaal wanneer je in rustmodus bent.

Reflex-brein

Het reflex-brein is de volgende stap in de evolutie geweest na het archiveren-brein. Dit netwerk is supersnel en reageert automatisch en intuïtief op prikkels van buitenaf, zoals geuren, kleuren of gezichtsuitdrukkingen.

Dit netwerk heeft een zeer belangrijke rol gespeeld in onze overleving. Onze voorouders moesten als een reflex kunnen reageren op gevaar. Nu er tijgers in de dierentuin staan en onze gevaren in de vorm van functioneringsgesprekken en deadlines komen, moeten we anders met dit netwerk omgaan.

Denken-brein

Onze uitdagingen in de tegenwoordige tijd belasten hoofdzakelijk ons denken-brein. Dit is het jongste netwerk van ons brein. Het is langzaam en typisch menselijk: we gebruiken het voor bewust analytisch en creatief nadenken over zichtbare en onzichtbare zaken in het heden, verleden en de toekomst. Dit netwerk wordt makkelijk overmeesterd door je reflex-brein. Wellicht ervaar je zelf concentratieproblemen doordat je gevoelig bent voor afleidingen.

Breinvriendelijk werken

We weten nu dat het archiveren-brein optimaal presteert in rustmodus én dat het denken-brein snel wordt overmeesterd door het reflex-brein. Maar nu is de vraag: hoe werken we breinvriendelijk?

De drie geboden voor breinvriendelijk werken zijn:

1. Taakwisseling uitroeien
2. Denkwerk beschermen
3. Loskoppelen om te archiveren

1. Taakwisseling uitroeien

Het denken-brein kan, in tegenstelling tot een computer, niet multitasken. Het kan maar één ding tegelijk. Als je gaat multitasken, heb je volgens de laatste wetenschappelijke onderzoeken maar liefst vier keer zoveel tijd nodig om een taak af te ronden én maak je veel meer fouten dan wanneer je monotaskt.

De mate waarin je geconcentreerd raakt voor een taak ontwikkelt zich relatief langzaam. Bij iedere switch van je concentratie begin je weer opnieuw met de opbouw van je concentratie. Door het multitasken verlies je concentratie, energie en tijd. Voor echt denkwerk is het daarom belangrijk om je los te koppelen van interrupties en afleidingen.

Proef: Inefficiëntie van multitasken
Hier volgt een leuke opdracht om aan te tonen dat multitasking inefficiënt is. Vraag iemand om de volgende twee oefeningen te doen. Gebruik voor deze opdracht een stopwatch. Klok per oefening de tijd die de deelnemer nodig heeft voor de uitvoering.

Oefening 1
Geef de deelnemer de opdracht om eerst in grote blokletters het woord ‘multitasken’ te spellen en onder elke letter een cijfer te noteren (in oplopende volgorde van 1-11).

M    u     l       t      i      t     a      s     k      e       n
1     2     3     4     5     6     7     8     9     10     11

Oefening 2
Vraag de deelnemer daarna om dezelfde opdracht uit te voeren. Alleen moet de deelnemer nu per letter direct het cijfer eronder noteren. Het noteren van een letter en een cijfer wordt dus afgewisseld (M -> 1 -> U -> 2 -> L -> 3 -> enzovoorts).

Vergelijk de tijden van beide opdrachten.

Denkwerk beschermen

Het tweede gebod om breinvriendelijk te kunnen werken is het beschermen van je denkwerk. Hier volgen enkele praktische tips en methoden waarmee je makkelijker focus kan ontwikkelen en behouden. Over dit thema zijn overigens vele boeken geschreven met uitgebreide theorieën en modellen. Allemaal zeer inzichtgevend en zeker de moeite waard om te lezen. Voor degene die zich na het lezen van dit artikel verder wil verdiepen heb ik boeksuggesties en mini-colleges toegevoegd aan het einde van dit artikel.

Batch processing

Een techniek die helpt bij het beschermen van je denkwerk is batch processing. Hierbij verdeel je werkzaamheden in ‘batches’. Iedere batch is toegewijd aan een taak of set van gelijkwaardige taken. Gelijkwaardige taken die dezelfde hulpmiddelen nodig hebben groepeer je in één batch.

Batching is:

Het vooraf bepalen hoeveel tijd je per batch nodig hebt en waarbij je gedurende de uitvoering een gerichte inspanning doet om afleidingen of onderbrekingen van anderen te voorkomen zodat je focus niet wordt onderbroken.

Beloon jezelf na iedere batch met het nemen van een korte pauze (5 minuten). Na de pauze begint de volgende batch. Neuropsycholoog Theo Compernolle MD., PhD. spreekt over vier hoofd batches, namelijk de denk, e-mail, klus en familie (sociale) batch. In dit artikel verdiepen we ons verder in de denk- en e-mail-batch.

Denk-batch

De belangrijkste batch om aandacht aan te besteden is je denk-batch. De taken binnen deze batch vinden logischerwijze plaats in het denken-brein. Je denken-brein wordt makkelijk overmeesterd door je reflex-brein.

Daarom is het tijdens de uitvoering van dit soort taken belangrijk dat je jezelf beschermt tegen afleidingen van buitenaf. De volgende stappen helpen bij het succesvol toepassen van batch processing:

1. Weet wat je prioriteiten zijn (Prioriteitenmatrix Eisenhouwer).
2. Plan en prioriteer de taken die vandaag afgerond moeten worden.
3. Reserveer écht de tijd om ongestoord te werken per batch.
   1. Grotere taken kan je verdelen in meerdere batches. Kleinere taken kunnen gegroepeerd worden in een batch.
   2. Wil je echt controle houden over je tijd, zet dan in het begin een timer.
   3. Neem na afronding van een batch een pauze van 5 minuten.
   4. Begin na je pauze aan een nieuwe batch.
4. Na het afronden van 4 batches neem je een langere pauze van bijvoorbeeld 30 min.

E-mail-batch

Zorg ervoor dat je niet altijd verbonden bent. Verdeel het lezen en schrijven van e-mails in batches van bijvoorbeeld 45 minuten. Sluit vervolgens je mailbox af als je bezig bent met een andere batch. Schrijf in het begin je e-mails met een wekkertje.

Hieronder de 5 nadelen van altijd verbonden zijn:

1. Moordend voor je aandacht.
2. Bijzonder inefficiënt omdat je gaat multitasken.
3. Maakt je reactief. Je reflex-brein wordt dominant over je denken-brein.
4. Creëert in de achtergrond, maar ook in de voorgrond, veel onnodige stress.
5. Verpest vaak echte gesprekken.
   

Weet wat je prioriteiten zijn

Een andere techniek voor het beschermen van je denkwerk is door goed weten wat je prioriteiten zijn. Het is daarom belangrijk om het verschil te herkennen tussen belangrijke en urgente taken.

1. Belangrijke taken

Deze taken brengen je dichterbij je doel. Als je eenmaal je doel hebt vastgesteld, kun je bepalen of een taak belangrijk is. Met focussen op je werk wordt dus bedoeld: je richten op je doel. Veel belangrijke taken geven pas resultaat op lange(re) termijn.

2. Urgente taken

Taken die snel moeten worden afgehandeld. Er zit een korte deadline op. Er wordt om direct resultaat gevraagd.

Het verschil tussen deze twee taken is dat belangrijke taken te maken hebben met doelen en urgente taken te maken hebben met tijd.

Prioriteitenmatrix van Eisenhower

Voormalig president van Amerika, Dwight D. Eisenhower, stelde over belangrijke en urgente taken het volgende:

What is important is seldom urgent, what is urgent is seldom important. – Dwight D. Eisenhouwer

Zijn uitspraak hebben we niet alleen onthouden omdat het cool klinkt, hij heeft namelijk ook het verschil gedefinieerd tussen belangrijke en urgente taken, en formuleerde daarbij een aanpak om prioriteiten te stellen. Dit inzicht heeft geleidt tot de prioriteitenmatrix van Eisenhower.

In de prioriteitenmatrix worden belangrijke en urgente taken met elkaar gecombineerd waardoor er vier kwadranten ontstaan. Hieronder wordt ieder kwadrant behandeld met daarbij een advies voor het stellen van prioriteiten.

	Urgent	Niet urgent
Belangrijk	1. Kritische activiteiten	2. Belangrijke doelen
Niet belangrijk	3. Interruptie	4. Afleiding

1. Kritische activiteiten

Dit zijn de ‘Do First’ activiteiten. Die zijn belangrijk voor je leven of je werk en moeten vandaag worden opgepakt of op zijn laatst morgen. Dit zijn de taken waar je alles voor laat vallen.

Voorbeeld:

Je moet een rapportage reviewen van je manager én er zit een deadline op of er is een conflict met een belangrijke klant.

Gebruik bij het uitvoeren van deze activiteiten in het begin een timer. Dit helpt je concentreren als je probeert zoveel mogelijk van deze taken binnen de beperkte tijd af te ronden.

2. Belangrijke doelen

Dit zijn de taken die je inplant in je agenda. Voor deze taken heb je de ruimte om goed over de uitvoering te kunnen nadenken. Maak hier een goede planning voor.

Voorbeeld:

Iedere maand moet je weer een analyse op een account doen en een rapportage maken voor de klant. Dit hebt je voor volgende week ingepland.

3. Interruptie

Deze taken worden meestal slecht herkend. Ze zijn vaak voor iemand anders urgent en worden urgent gepresenteerd. Ze vallen echter niet binnen jouw verantwoordelijkheden. Natuurlijk help je graag, maar niet ten koste van jouw doelen. Ontwikkel assertiviteit richting de eigenaar van de urgente taak. Deze taken kun je vaak delegeren aan anderen. Zet wel een reminder in je agenda om het proces te controleren zodat je zeker weet dat ze worden uitgevoerd.

Voorbeeld:

Een collega komt naar je toe met een vraag die voor hem urgent voelt, echter zit er geen deadline aan vast. Je hoort je collega aan en laat vervolgens weten wanneer je ermee aan de slag kan. Rekening houdend met je eigen prioriteiten en planning.

4. Afleiding

Taken zonder doel die niet urgent zijn. Als je efficiënt en doeltreffend wil werken, vermijd je deze activiteiten.

Voorbeeld:

Kletspraatjes, WhatsAppen met vrienden, Instagram bekijken en junkmail lezen.

Welke taken zijn belangrijk voor jouw functie?

Om effectief te bepalen welke taken belangrijk zijn voor jou moet je een goed beeld hebben van jouw functie of rol. Om hier beter inzicht in te krijgen begin je met het beantwoorden van de volgende twee hoofdvragen:

1a. Wat is je functie of rol?
1b. Wat zijn jouw verantwoordelijkheden (“Wat moet je?”)?
2. Wat zijn binnen die verantwoordelijkheden jouw taken en projecten (“Wat doe je?”).

Maak daarna drie lijsten waarin je deze taken en projecten verdeelt:

1. Alle Kritische activiteiten (Belangrijk + Urgent).
2. Alle Belangrijke taken die niet urgent zijn.
3. Vaste taken die regelmatig terugkomen.

Bepaal vervolgens de volgorde van prioriteit. Zet de taken van lijst A op volgorde van uitvoeren. Als alle taken dezelfde prioriteit hebben, bepaal dan de impact van het resultaat van deze taak op jouw afdeling of bedrijf. Hoe meer het bijdraagt aan het bedrijfsbelang, hoe hoger de prioriteit.

Blok in de toekomst tijd in je agenda vrij voor taken uit lijst B. Plan vervolgens de taken uit lijst C op een vast terugkerend moment in je agenda.

Planning

Als je taken en projecten op prioriteit zijn ingedeeld, kun je een plan voor jezelf maken. Plan aan het einde van je dag de 6 belangrijkste taken voor de volgende dag. Bepaal in welke volgorde je deze taken de volgende dag oppakt. Stel vervolgens vast per taak hoeveel tijd je nodig hebt. Hanteer hierbij Murphy’s Law:

Een taak neemt altijd meer tijd in beslag dan eerder gepland.

Vermenigvuldig de verwachte tijd die je nodig hebt met 1,5. De uitkomst hiervan is de tijd die je inplant. Start de volgende dag met de eerste taak op je lijst, vervolgens de tweede taak op je lijst, enzovoorts. Herzie aan het einde van de dag je lijst en maak opnieuw een planning voor de volgende dag met de 6 belangrijkste taken.

Assertiviteit

Een belangrijke competentie waarmee denkwerk beschermd kan worden is assertiviteit. Onder assertief gedrag wordt verstaan dat iemand opkomt voor zichzelf en zijn/haar eigen mening, rechten en standpunten, zonder de gesprekspartner agressief te benaderen zodat diegene in zijn waarde gelaten wordt.

Assertief gedrag bevindt zich tussen sub-assertief gedrag (onderdanig) en agressief gedrag (dominant).

LISA

Bij assertief gedrag luister je, geef je duidelijk je grens aan, zet je eigen werk voor en ben je meelevend/inlevend voor het probleem van de ander. Gebruik voor assertief reageren bijvoorbeeld het LISA-principe:

Luisteren > Interpreteren > Samenvatten > Antwoorden

Nee zeggen
Nee zeggen alleen is voldoende. Een simpel ‘nee’ volstaat. Ga niet in discussie als je nee zegt over de relevantie van je reden. Als men toch aanhoudt, herhaal dan de reden. Bied alternatieven aan. Gebruik ik-boodschappen en vermijd jij-bakken. Mensen zullen zich anders snel aangevallen voelen.

Loskoppelen om te archiveren

Omdat het archiveren-brein optimaal presteert in rustmodus, kan spanning het best worden afgewisseld met ontspanning. Niet pas als je gaat slapen, maar na ieder moment van inspanning.

Allereerst wil ik voorop stellen dat spanning niet negatief is. Als spanning op de juiste manier wordt gebruikt, is dit juist ontzettend positief. We hebben namelijk spanning nodig om vooruit te komen. Herinner maar eens een belangrijk moment uit je leven waarbij je geen spanning ervoer.

Om een pijl met je boog weg te schieten moet je eerst spanning aanbrengen op de boog, voordat je de pijl kan wegschieten.

Spanning is gewoon een onderdeel bij vooruitgang. Maar hoe gebruik je spanning positief? Hieronder een toelichting:

1. Houd bij het aanspannen van de boog rekening met de kwaliteit van je boog. Je moet hem niet overspannen. Dan breekt de boog. Houd dus rekening met je eigen kwaliteiten en de eisen die gesteld worden.
2. Ontspan de boog na gebruik. Als de boog na gebruik gespannen wordt achtergelaten, is de veerkracht de volgende dag verminderd. Ontspan na inspanning.
3. In tegenstelling tot een boog, kan je als mens jouw veerkracht verbeteren.
   

Het belang van een goede nachtrust

Tijdens je slaap is je archiveren-brein het hardst aan het werk. Het eerste ⅔ deel van de nacht is dit netwerk bezig met het archiveren van alle informatie en indrukken van de dag. Het laatste deel van de nacht maakt dit netwerk zich klaar voor de volgende dag. Het zorgt dat de informatie die je nodig hebt voor de nieuwe dag klaar wordt gelegd. Op het moment dat je wakker wordt liggen alle taken, plannen en informatie geordend in mappen voor je klaar. Slapen is dus toch echt een activiteit.

Als je aan de dag begint, start dan eerst met de taken die je de dag ervoor hebt bepaald. Open daarna pas je e-mail. De ‘archivaris in je brein’ heeft namelijk net alle dossiers ordelijk voor je klaar gelegd. Het zou een verspilling van energie zijn als je direct alles weer in de war gooit met nieuwe indrukken en informatie.

Tip

Schrijf 1,5 uur voor je gaat slapen maximaal 3 van de belangrijkste taken op voor de volgende dag. Zo kan de ‘archivaris in je brein’ tijdens je nachtrust alle informatie voor je klaarleggen.

Tips om beter te ontspannen

Het verminderen van spanning/stress kan het beste door je prefrontale cortex te stimuleren. Dit gedeelte van je hersenen kun je stimuleren door:

• Goed slapen.
• Tussendoor bewegen. Het liefst met een beetje inspanning.
• Ontdekken wat je leuk vindt, goed kan en dit ook doen.
• Empathie tonen.
• Niet multitasken.
• Naar muziek luisteren tijdens je werk (geïmproviseerde muziek zoals jazz).
• Nieuwe dingen ondernemen.

Dus, wat moet je nu doen?

Hieronder een stappenplan om breinvriendelijker te werken:

1. Voorkom taakwisseling. No multitasking.
2. Bescherm je denkwerk, reserveer echt de tijd om ongestoord na te denken.
3. Neem rust na inspanning. Koppel los van je werk om te archiveren.
4. Schrijf aan het einde van de werkdag 6 van de belangrijkste taken op voor de volgende dag.

Ter verdieping

• Een videoplaylist van Neuropsycholoog Theo Compernolle over breinvriendelijk werken.
• Een college van Neuropsycholoog Erik Scherder (VU Amsterdam) die antwoord geeft op de vraag wat is stress?
• Mini-colleges van organisatiepsycholoog dr. Kilian Wawoe (VU Amsterdam) en Neuropsycholoog Erik Scherder (VU Amsterdam) die antwoord geven op de vraag:
  • Wat draagt bij aan je prestaties?
  • Hoe word je minder gestrest?
• Boeken over het beschermen van je denkwerk en het effectief organiseren/vormgeven van je werk:
  • Getting Things Done (aff.), door David Allen
  • 7 Habits of Effective People (aff.), door Stephen Covey
  • Grip (aff.), door Rick Pastoor.
  • Zo haal je meer uit je brein (aff.), door Theo Compernolle
• Artikel over hoe minder uren tot een productievere werkweek leiden: Meer dan 40 uur werken? Alleen sukkels doen dat!