Hoe ga je van intranet naar een digital workspace?

Al 25 jaar lang werken we op dezelfde manier. Het is tijd dat daar verandering in komt, maar hoe ga je van een statisch intranet naar een gepersonaliseerde digital workspace? Organisaties beseffen zich dat medewerkers hogere verwachtingen krijgen van de digital workspace. De vroeger populaire netwerkschijf is voor de jongere generatie een compleet onbekend en achterhaald concept. Ik wil je daarom inspireren om het werk van alle medewerkers te vereenvoudigen door over te gaan naar een adaptive workspace.

Tijdens het Digital Workspace Event 2019 werden ideeën besproken om in te spelen op de alsmaar groeiende behoefte rond flexibel en eenvoudig werken. De jongere generatie (iedereen onder de dertig) werkt in hun privéleven al volledig op deze manier, zij verwachten dezelfde tools in hun professionele werk.

Het grote verschil tussen een intranet en digital workspace

De meeste organisaties beschikken al over een intranet. Vaak is er veel tijd en moeite ingestopt om het op te zetten en actief te krijgen – bloed, zweet en tranen. Het doel van de communicatieafdeling is om met een sociaal intranet mensen te verbinden. Maar wat is dan het verschil met een digital workspace?

Tijdens een sessie van de Stichting PVP toonde Nelly de Hoog, manager ICT en projecten, een mooi voorbeeld. Naast het aanbieden van een forum, contactpersonen en nieuwsberichten (de standaard intranetcomponenten) besloten zij eind 2014 om een inhaalslag te maken met ICT. Hiervoor inventariseerde zij de wensen vanuit de organisatie en vatte zij deze als volgt samen:

Ik wil op één pagina inloggen om al mijn dagelijkse dingen te doen. Op ieder apparaat.

Dit is belangrijk voor de mensen in haar organisatie, omdat zij vaak op meerdere locaties en zelfs op meerdere apparaten werken. Daarnaast wilde de stichting af van hun lange nieuwsbrief, ouderwetse netwerkschijf – hierover later meer -, wilde ze geen gegevens achterlaten op hardware (daaronder verstaan we computers/laptops/et cetera) en moest het ingericht zijn op basis van de rol van de gebruiker.

Dit is het verschil tussen de intranetten en echte digital workspaces. Het is niet alleen communicatiegericht, maar speelt ook in op de vereenvoudiging van ICT.

Digital workspaces richten zich op het verbeteren van communicatie en vereenvoudigen van ICT.

Voor de ICT-afdeling ligt er een belangrijke rol om belangrijke items op te pakken, zoals een enkele inlog tot applicaties (web-/SaaS- of gehoste applicaties), een app store, alle documenten centraal aanbieden en rol-gebaseerd aanbieden van informatie en applicaties. Stichting PVP heeft de stap gemaakt naar een echte persoonlijke digital workspace en heeft sinds 2014 de beheerskosten gehalveerd.

Al 25 jaar werken we op dezelfde manier, tijd voor verandering?

Bij het opzetten van een digital workspace willen medewerkers (van communicatie, HR en business) vaak ‘iets’ doen met Office 365, terwijl ze vaak geen idee hebben hoe. Daardoor stellen ze foute doelen over het succes van de digitale werkplek. In een sessie van Mixit, een adviesbureau voor digital workspaces, wordt er daarom gesproken over de do’s en don’ts van Office 365.

“Wie weet wat Office 365 inhoudt?” vraagt Arjan Nataraj, directeur van Mixit. Mensen in de zaal kijken elkaar twijfelend aan, een paar handen gaan omhoog maar het gros van de mensen kijkt omlaag. Deze mensen beseffen zich dat zij in hun organisatie bezig zijn met Office 365, maar durven zij in een zaal te zeggen wat Office 365 is? Nee en dat is niet gek want Office 365 bestaat uit meer dan 30 onderdelen.

Te snel wordt Office 365 gezien als de oplossing. Maar het is afhankelijk hoe je het inzet en wat je ervan wil gebruiken. Vaak worden door organisaties slechts een klein deel van de tools gebruikt, namelijk de Office suite en e-mail. Maar doen we dit niet al 25 jaar lang? Is het niet tijd om echt op een moderne manier te werken?

Hoe kun je Office 365 wel goed inzetten als digital workspace?

Tijdens de sessie wordt gesproken over het succesvol maken van Office 365. Er worden een paar belangrijke stappen gesproken die als ze goed uitgevoerd worden tot wel 30 minuten per dag, per persoon besparen. Hierbij zijn de volgende vier stappen belangrijk:

1. Definieer waarom je een digital workspace wil inrichten

Gebruik de Golden Circle van Simon Sinek. Dit bekende model helpt je om te definiëren waarom, hoe en wat je nodig hebt om een goede digital workspace op te zetten. De ‘waarom’ is een belangrijk punt om in gedachten te houden, omdat er anders te snel een focus is op een tool, in plaats van op het einddoel.

2. Integreer Office 365 in je digital workspace

Op de markt zijn er verschillende pakketten waarmee je van Office 365 een ware digital workspace kunt maken. Bijvoorbeeld een aantal Nederlandse leveranciers als Insight, Embrace en Workspace 365. Dit zijn een aantal digital workspaces die Office 365 volledig integreren, waardoor het intranet (communicatiegedeelte) en de techniek (ICT-gedeelte) samenkomen in één adaptive workspace. De sterkste punten van Office 365 worden hierin gebruikt en je hebt zo meer vrijheid in de lay-out en onderdelen die jouw organisatie wil gebruiken.

3. Zorg dat ICT en communicatie samenwerken en projecten bundelen

Er lopen binnen organisaties vaak meerdere losse projecten. Zo is de IT-afdeling bezig om applicaties met één inlog beschikbaar te maken, of migreren ze hun bestanden naar SharePoint. En dat terwijl de communicatieafdeling bezig is om de informatiestroom beter te filteren richting medewerkersgroepen. De echte kracht van een digital workspace is om alle portalen en tools samen te voegen tot één workspace. Hierdoor hoeven mensen niet te zoeken naar tools, maar is alles bereikbaar binnen enkele klikken met een enkele inlog op basis van hun rol.

4. Zonder adoptie geen digital workspace

Bij het overgaan naar een digital workspace zullen er koplopers zijn die enthousiast gebruikmaken van de moderne technieken. Adoptie is belangrijk, want je vraagt van sommige mensen om de manier waarop zij (al 25 jaar lang) bestanden opslaan en kopiëren op hun netwerkschijf, aan te passen naar volledig online werken. Als je de koplopers goed begeleidt, nemen zij de volgers en achterblijvers mee in de adoptie van de digital workspace.

Adoptie, people change management, embracing workspace

Tijdens verschillende sessies en de keynotes was adoptie een aandachtspunt. “It’s by far the easiest to change technology” vertelde Dion Hinchcliffe, IT-expert en enterprise architect. Mensen zijn al jaren gewend aan hun manieren van werken, maar afgelopen jaren zijn we door het internet allemaal aan elkaar verbonden. Hierdoor leven consumenten al op een hele andere manier en zoeken ze zelf tools die een user-centered design hebben. Dit verwachten zij ook van hun werkgever. Zo vertelde ook Victor Jan Leurs van Insight dat een digital workspace gebaseerd moet zijn op de mensen en een brug moet slaan tussen people, process en technology.

We versturen nog steeds 120 mails per dag en zitten 13 uur per week in onze mailbox

Uit een onderzoek blijkt dat 70 procent van de werknemers e-mail nog steeds als nummer 1-tool ziet voor communicatie. Door moderne technologieën te gebruiken zoals chattools (Microsoft Teams, Slack, et cetera.) besparen sommige bedrijven tot wel 30 procent op hun reiskosten. Een zorgklant van Insight bespaarde 30 minuten per persoon, per dag. Hiervoor is het belangrijk dat je niet alleen de tools aanbiedt, maar ook mensen traint in het gebruik ervan.

We zijn al over op een nieuwe manier van werken, jij ook?

Op het gebied van digitale transformatie is Christoph Magnussen, CEO van digital consultancy firm Blackboat een veelgevraagd spreker. Iedere week plaatst Christoph drie video’s en twee podcasts over dit onderwerp. Hij interviewt mensen over de hele wereld en zo ook de bedenker van de term new work, de 88-jarige Duitse professor emeritus-hoogleraar Frithjof Bergmann.

In het interview deelt Frithjof Bergmann de belangrijkste factor voor het succes wat er nu is voor het nieuwe manier van werken:

We have now developed the technologies that allow us to work, to think and to organize ourselves differently.

De tools om sneller te communiceren en digitaal samen te werken zijn beschikbaar. Sommige organisaties zijn al zo ver dat ze kantoren inzetten als sociale plekken waar mensen samenkomen. Nu is het nog de kunst om dit allemaal op de juiste manier aan te bieden.

Breng alles samen in een adaptive workspace

Tijdens veel sessies werden diverse tools besproken. De ene sessie is gericht op contentverspreiding, terwijl de andere focust op het aanbieden van chattools. Maar het belangrijkste element voor de digital workspace, wat in iedere sessie terugkwam, is ‘personalisatie’. Met andere woorden, een digitale workspace die zich aanpast op de persoon die inlogt, om zo een overvloed aan informatie, portalen en applicaties te voorkomen.

De ideale digital workspace is een adaptive workspace. Een waarin je eenmalig inlogt, applicaties aan kunt klikken, niks hoeft te installeren, niet opnieuw hoeft in te loggen en alleen de dingen ziet die jij nodig hebt om efficiënter te werken. Daarbij moet het doel niet zijn om mensen zo lang mogelijk in een digital workspace te houden maar juist om ze zo snel mogelijk uit de IT-wereld te helpen en ze weer te laten focussen op hun hoofdtaken.

Om van een intranet naar een digital workspace te gaan is het belangrijk om als communicatieteam nauw samen te werken met de ICT-afdeling. Op die manier ben je in staat om op een eenvoudige manier te komen tot een workspace die zich automatisch aanpast op de rol van mensen, apparaat en locatie zodat mensen minder bezig zijn met IT en meer met hun hoofdtaak. Wees niet bang om samen te werken met IT, want de technologieën aanpassen is het eenvoudigste wat er is. Daarna volgen de mensen en werkcultuur.