Event organiseren? Zo stel je een succesvol programma samen [8 tips]

De afgelopen jaren mocht ik wereldwijd 50 TEDx-events organiseren en word daarom nu vaak gevraagd om programma’s samen te stellen voor andere events. Ook spreek ik zelf vaak over thema’s zoals blockchain. Helaas zie ik bij beiden nog te vaak dat er fouten worden gemaakt in het proces van sprekers zoeken, vragen en succesvol op een podium zetten. Zaken die niet alleen fouten kunnen voorkomen, maar ook kunnen zorgen voor een veel succesvoller event.

Heerlijk eten, een prachtige locatie en een goed gevulde zaal. Alles in de startblokken voor een mooi event, denk je als organisator van een event. Helaas zegt een van de sprekers – waar je het meest enthousiast over was – op het laatste moment af en blijkt een andere spreker ontzettend tegen te vallen. Om maar niet te spreken over de laatste spreker, die ver over de aangegeven spreektijd gaat, waardoor de bitterballen koud worden. Veel tijd en geld gestoken in de organisatie en nu zorgt een handjevol sprekers ervoor, dat de bezoekers teleurgesteld naar buiten gaan.

Uit de vele onderzoeken die zijn uitgevoerd naar de redenen waarom mensen een zakelijk event of congres bezoeken, blijkt dat netwerken en sprekers altijd veruit de twee belangrijkste redenen zijn om hun tijd hiervoor vrij te maken. Mensen komen voor inspiratie, om hun kennis te updaten en nieuwe invalshoeken te horen.

Mijn top 8 aanbevelingen

1. Haastige spoed is zelden goed

Vaak krijg ik event-organisatoren aan de lijn, of ik ‘nog even een spreker ken’. Het hele event is geregeld, maar de content moet nog. Helaas, vaak is men dan te laat. Veel goede sprekers hebben hun agenda vaak al vol, een maand voor jouw event en wat resteert zijn óf sprekers met een verhaal waar niemand blij van wordt óf zeer duurbetaalde sprekers, die budget-technisch vaak niet passen.

Direct bij de start van de organisatie van een event, verdient het heel erg de moeite om ook direct te beginnen met het samenstellen van het programma. Voordat je lukraak sprekers gaat vragen, is het goed om eerst met je collega’s te kijken naar het programma zelf en de insteek van het event. Vaak wordt er een lijst sprekers gevraagd en blijkt achteraf dat er te veel sprekers gevraagd zijn of dat de sprekers weinig óf niets met het thema van het event hebben óf over aan zeggen.

Maak alvast een draft programma om te kijken naar de ruimte die je hebt (tijd, aantal sprekers) en ga met je collega’s kijken naar de why van je event. Wat wil je bereiken met je event en hoe moeten bezoekers naar buiten lopen? Cruciale input bij het samenstellen van een programma en vaak ook de eerste vragen die sprekers stellen, als je ze vraagt, om hun verhaal op af te stemmen.

Er zijn tienduizenden events op jaarbasis in Nederland, dus het is belangrijk om jezelf te onderscheiden van anderen. Dat kun je proberen met een mooie locatie en een lekkere lunch, maar zoals al aangeven, blijkt uit veel onderzoek dat dit geen overtuigende factoren zijn voor mensen om langs te komen.

2. Don’t invite celebrities on your stage, create them on your stage!

Als ik terugkijk op 50 TEDx events, dan waren het altijd de sprekers waar je het minste van verwachte, die de grootste verrassing bleken te zijn. Maar ook omgekeerd: de grootste namen waren leuk voor een selfie, maar droegen qua inhoud verder weinig bij aan de dag zelf. Als ik programma’s samenstel voor organisaties, dan hoor ik vaak een standaardlijstje met sprekers, die helaas half Nederland al een paar keer heeft gehoord. Dit, terwijl er zoveel bijzondere mensen zijn met een inspirerend verhaal, maar je moet ze wel goed zoeken!

Google geeft, indien je niet heel specifiek op een bepaalde thema zoekt, vooral de bekende sprekers en sprekers met een groot eigen marketingbudget voor zaken als Google Ads. Zelf vond ik de mooiste pareltjes door ze zelf op te zoeken binnen universiteiten, niche communities, maar ook via bepaalde media. Zelfs mijn moeder hielp mee met het aandragen van sprekers en uiteraard hadden wij op het laatst ook door open calls te doen voor sprekers, een mooie aanloop van bijzondere verhalen. Het kost uiteraard meer tijd, maar de beloning voor het ontdekken en op het podium zetten van onbekende namen met een bijzonder verhaal, was voor ons altijd een van de mooiste momenten van een dag. Niks leukers als een reeks onverwachte toppers, die het programma naar een hoger level tilt.

3. Spectacular achievement is always preceded by unspectacular preparation

Bij een verkeerde locatie staan, een veel te lange presentatie geven en een grote overlap hebben met het verhaal van een andere spreker. Het simpelweg enkel doorgeven van een tijd, datum en locatie, zorgt vaak voor vervelende fouten, gemaakt door sprekers.

De sprekers bij TEDx, gaven we altijd standaard een handleiding met alle mogelijke informatie over het event, zodat ze zich perfect konden voorbereiden. Niet alleen het adres, maar ook duidelijk de juiste ingang en ruimte, wat is er geregeld met parkeren? Zijn er die dag werkzaamheden op de weg of aan het spoor?

Maar ook de presentatie zelf; je ziet nog te vaak sprekers een zaal binnenrennen en er, al stresszweet wegvegende, achterkomen dat de aansluiting van de laptop niet klopt of de presentatie verkeerd op het beeldscherm komt. Verloren tijd of zelfs het niet kunnen geven van een presentatie als vervelend resultaat. Verplichten om een presentatie eerder te ontvangen, om zo door te testen met de techniek, voorkwam veel extra hartkloppingen bij mijn TEDx-teamgenoten.

Inhoud van de presentatie

Er wordt ook vaak weinig tot geen tijd genomen om met de sprekers uitgebreid naar de inhoud van het verhaal te kijken. Een gemiste kans, want het kan zoveel ergernis op de dag zelf wegnemen en het verhaal zelf en de aansluiting op het doel van het event, zoveel meer versterken. Het voorkomt ook dat sprekers hetzelfde verhaal gaan vertellen en geeft je als samensteller van een programma een goed overzicht of alle belangrijke thema’s wel zijn gedekt, het verhaal goed aanspreekt en er geen gekke dingen in staan. Stel van tevoren een duidelijke tijdlijn vast voor de sprekers, met de verschillende aanlevermomenten (eerste versie, final versie, et cetera).

Zet in de handleiding voor je sprekers ook duidelijk het format voor het aanleveren van de presentatie en de maximale tijdsduur. Helaas zie ik nog te vaak dat sprekers duidelijk net zijn begonnen met hun verhaal, maar omwille van de tijd al moeten stoppen. Zoals ik al in mijn mijn eerdere artikel over ‘fouten die je direct uit je presentatie moet halen’ schreef: respectloos voor het publiek.

Ga je de presentaties opnemen? Vraag dan van tevoren of het goed is, om deze online te publiceren. Dit moet, vanwege de GDPR-wetgeving, tegenwoordig ook voor het maken van foto’s. De meeste sprekers zullen met beiden juist blij zijn, maar je zal maar net die ene spreker hebben, die amok gaat maken. Uit ervaring kan ik vertellen: het kan voor een bittere nasmaak zorgen, na een event.

4. Size does matter

De TED Talks staan onder andere bekend om de korte duur (maximaal 18 minuten), maar wij lieten sprekers liever 12 minuten of zelfs korter spreken. Zoals ik al in mijn eerdere artikel ‘5 quick fixes voor je volgende presentatie‘ aangaf: millennials hebben inmiddels een aandachtsspanne die korter is als een goudvis en veel onderzoek laat zien dat een aandachtsspanne van een mens normaliter maximaal 20 minuten is.

Het verdient daarom ook echt de aandacht om jezelf af te vragen of je écht 2 sprekers een uur moet laten praten, of dat je beter een paar sprekers kan vragen om kortere presentaties te geven. Naast het ‘aandachtsspanne-argument’, is het voor de bezoeker ook aantrekkelijker om een gevarieerder programma te hebben en is de kans dat er ook echt interessante content tussen zit, een stuk groter.

5. Unexpected crossovers

Een spreker vragen om een verhaal te komen doen, is één. Helaas blijft het daar meestal bij, terwijl een spreker op verschillende andere manieren kan bijdragen aan een succesvol event. In aanloop en na afloop samen content produceren en verspreiden, of zelfs een stap verder gaan en bijvoorbeeld een webinar opzetten voor aanvullende vragen.

Wellicht kan de spreker iets mee nemen voor in de pauzes of voor op het podium, wat op een leuke manier bijdraagt aan de beleving van de bezoeker? Bij TEDx ging dat van een insectenbitterbal tijdens de lunch, meegenomen door onze spreker over insecteneten, tot een VR-oorlogssimulatie door een spreker vanuit Defensie. Het verdient altijd de aandacht om in gesprek te gaan met de spreker, om te kijken of deze zijn bijdrage nog meer kan versterken.

6. Surprise is the greatest gift which life can grant us

Het is altijd fijn, om tussen de sprekers door, even de hersenen te laten ontspannen. Vooral als de verhalen langer zijn of bijvoorbeeld emotioneel beladen, is het voor de bezoeker fijn om ook even een korte rustpauze te hebben, voordat de volgende spreker op het podium verschijnt. Bij TEDx kregen we door een combinatie van korte, gecondenseerde verhalen en een dagvullend programma, regelmatig de feedback dat mensen het bijna niet volhielden om hun aandacht vast te houden.

Bij de wereldwijde TED-conferentie (die normaliter 4 dagen duurt), haken mensen hierdoor zelfs al een dag voor het einde af. Een van de simpele oplossingen, die zorgde voor een frisser publiek? Het programma verrijken met een of meerdere leuke acts! Dans, zang, muzikanten, beginnende enthousiastelingen van het Conservatorium of professionals met een lange staat van dienst; het waren altijd leuke verrassingen voor de bezoekers en gaven het geheel veel cachet. Uiteraard niet de eerste de beste clown die we konden vinden. Een mooie aansluiting op het thema of de spreker die daarvoor of daarna sprak, zorgde voor de ultieme rode lijn waar wij als organisatoren altijd de mooiste feedback op kregen.

Kijk naar de gemiddelde ‘line-up’ van een event en je ziet wel heel veel blanke mannen.

7. Diversity is the key

Kijk naar de gemiddelde line-up van een event en je ziet wel heel veel blanke mannen. Helaas bevestigen veel onderzoeken (bijvoorbeeld Harvard Business Review, Forbes en Fastcompany) dit beeld en noemen schrikbarende cijfers van bijvoorbeeld minder dan 10% vrouwelijke sprekers op wereldwijd bekende events. Er zijn verschillende mooie initiatieven om dit aan te pakken, zoals aparte sprekersbureaus voor vrouwelijke deskundigen en charters zoals The Diversity Charter en RampUp.

Het verdient als organisator niet alleen de aandacht om te kijken naar een juiste verhouding van man/vrouw en kleur op het podium, maar ook het type sprekers. TEDx-collega Lucien Engelen lanceerde bijvoorbeeld de Patients Included Charter, om op medische events en congressen ook altijd patiënten op het podium te hebben staan. Een verrijking van het programma en ook zeker iets, wat door het publiek positief wordt ontvangen.

8. Prepare for the worst

Ik heb letterlijk een boek volgeschreven met de naarste dingen die ik heb meegemaakt, tijdens de organisatie van 50 TEDx-events wereldwijd. Hoeveel budget, hoe professioneel het team en hoe goed de voorbereiding ook, er gebeurden de meest bizarre dingen op D-day, waar we van tevoren weinig aan konden doen.

Ook met sprekers. Door ziekte, zegden bijvoorbeeld een dag voor een groot event, 3 van de 10 sprekers af. Ook geboren kinderen, heftige files en andere uitdagingen, zorgden ervoor dat sprekers niet op tijd of zelfs helemaal niet kwamen spreken.

Je werkt met mensen, dus helaas is dit ook nooit te voorkomen. Je kunt je wel goed voorbereiden, door back-upplannen te hebben. Wij zorgden er bijvoorbeeld altijd voor, dat we een TED Talk hadden klaar staan om een gat op te vullen, als een spreker uit viel. Daarnaast hielp het geven van veel input aan de dagvoorzitter goed, om lege gaten ‘vol te lullen’. Bij sommige evenementen hadden we zelfs een back-upspreker beschikbaar.

Heel veel inspiratie toegewenst, bij het organiseren van jouw volgende event!

Foto header: MichielTon.com