Het juiste talent aantrekken en behouden? Investeer in de employee journey

Medewerkers bepalen het succes van jouw organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat het juiste en vaak schaarse talent voor jou kiest? Dat medewerkers met passie bijdragen aan de ambities van jouw organisatie? En oud-medewerkers nog steeds fan zijn? Investeer bewust en structureel in een optimale employee experience en in de gehele employee journey. In dit artikel neem ik je in vogelvlucht mee in de employee journey: de 3 fases en de belangrijkste contactmomenten die daarbij horen.

In het vierde kwartaal van 2018 steeg het aantal openstaande vacatures tot 264.000. Hiermee zijn we de economische crisis lang voorbij. Dit is enerzijds goed nieuws, maar aan de andere kant zijn organisaties niet in staat hun ambities waar te maken.

Zo heeft de energiesector een groot tekort aan technisch talent om de energietransitie te realiseren. Restaurants moeten sluiten door 30.000 openstaande vacatures in de horeca. En in Zaanstad werd de vierdaagse schoolweek geïntroduceerd vanwege het lerarentekort. Werkgevers concurreren om de juiste talenten aan te trekken, te boeien en te behouden. Organisaties moeten alle zeilen bijzetten om de concurrentie voor te blijven.

Concurrenten zijn op zoek naar jouw beste mensen.

Behoud van talent is het nieuwe recruitment

Tijdens de crisis was het credo ‘blijven zitten waar je zit’. Nu ontstaan er legio mogelijkheden voor medewerkers – vooral voor talenten waar een tekort aan is – waardoor de mobiliteit van medewerkers toeneemt. Het behoud van talenten verdient daarom minstens zoveel aandacht als het aantrekken van nieuwe medewerkers. Concurrenten zijn immers op zoek naar jouw beste mensen. In een tijd waarin medewerkers steeds minder loyaal zijn aan hun werkgever is het behoud van medewerkers een flinke uitdaging.

Goed salaris niet meer voldoende

In die strijd om talent is een goed salaris niet meer voldoende. Millennial of niet, medewerkers kiezen voor een bedrijf dat aansluit bij hun eigen identiteit. Zij vragen zich steeds vaker af: past de organisatievisie bij mijn eigen overtuigingen? Kan ik op een slimme en efficiënte manier mijn werk doen? Is er voldoende ruimte voor mijn persoonlijke en professionele ontwikkeling? Spreekt de organisatiecultuur aan? Maakt deze organisatie de wereld mooier/beter?

Zo heeft Shell grote problemen met het aantrekken van technisch talenten, die de voorkeur geven aan duurzame organisaties. Om als organisatie nu en in de toekomst het juiste talent aan te trekken en te behouden, is het belangrijk dat je investeert in de optimale employee experience, zodat mensen bij je willen (blijven) werken en succesvol kunnen zijn.

De employee journey

De employee experience is de optelsom van alle ervaringen die een medewerker heeft met een organisatie. Vanaf voordat hij bij de organisatie in dienst treedt tot na zijn vertrek.

Voorbeelden van deze ervaringen zijn een bezoek aan de ‘werken bij’-site, een sollicitatiegesprek, de eerste werkdag, een medewerkersbijeenkomst, het contact met de leidinggevende en een feedback-, waarderings- of een exitgesprek. Met de employee journey breng je al deze ervaringen, of contactmomenten, tussen een medewerker en de organisatie in kaart.

De employee journey is (zoals ook te lezen is in het boek ‘De employee journey‘ (aff.) dat ik samen met Sascha Becker schreef) een instrument om de belangrijkste contactmomenten tussen een (potentiële) medewerker en een organisatie in kaart te brengen. Daarmee krijg je inzicht in de kracht en de valkuilen in de organisatie en ontdek je waar je de employee experience kunt verbeteren.

Voor de perfecte invulling van de employee journey bestaat geen one size fits all. Maar de factoren en belangrijkste contactmomenten die elke organisatie kan beïnvloeden om een goede employee experience te creëren, zijn universeel.

In dit artikel neem ik je mee in de drie fases van de employee journey en de belangrijkste contactmomenten die de employee experience beïnvloeden. De factoren behandel ik in een volgende blog.

 

 

Fase 1: oriënteren & solliciteren

In de huidige war for talent is het belangrijk dat je als werkgever aan talent laat zien wie je bent en wat je te bieden hebt. In deze fase bouw je als organisatie aan een sterk werkgeversmerk dat helpt het juiste talent aan te trekken. De contactmomenten ‘zichtbaarheid van het werkgeversmerk’ en ‘pre-boarding’ zijn daarbij cruciaal.

1. Zichtbaarheid van het werkgeversmerk

Om op elk moment het juiste talent aan te trekken, is het belangrijk dat je als werkgever structureel en op consistente en relevante wijze zichtbaar bent bij potentiële medewerkers. En dat je op een aantrekkelijke manier jouw werkgeversverhaal vertelt.

De eerste indruk is van groot belang voor de positionering als werkgever.

Als potentiële medewerkers weten wie je bent en wat je als werkgever te bieden hebt, gaan ze sneller over tot solliciteren. Het is belangrijk dat de belofte aan potentiële medewerkers vanaf het allereerste moment doorklinkt in het contact met de potentiële medewerker. Dat kan onder meer via de ‘werken bij’-site, maar ook via online banners en eigen medewerkers: wat vertellen zij op een verjaardag over werken bij jouw organisatie? De eerste indruk is van groot belang voor de positionering als werkgever.

Schets een aantrekkelijk, maar eerlijk beeld van hoe het is om bij jouw organisatie te werken. Je wil vooral het juiste talent aantrekken: talent dat past bij jouw organisatie, talent met de juiste mindset en attitude, dat een essentiële bijdrage kan leveren aan het behalen van de ambities van jouw organisatie.

Een inkijkje in Blendle met het Employee Handbook
Een organisatie die eerlijk schetst hoe het is om daar te werken is de Nederlandse digitale kiosk Blendle. Het ontwikkelde het Blendle’s Employee Handbook: een levend document waarin alles te vinden is over werken bij Blendle. En alles is openbaar: van salarissen en aannamebeleid tot hoe je elkaar feedback geeft.

Ook schreven alle leidinggevenden, waaronder ook oprichter Alexander Klopping, een personal user guide. Hierin wordt hun mindset, attitude en manier van werken beschreven. Blendle geeft met het employee handbook en de personal user guide een echt inkijkje in hun organisatie en hun manier van werken.

2. Preboarding

Als een potentiële medewerker uiteindelijk besluit te solliciteren, is het essentieel dat je dit verlangen vasthoudt en versterkt. Voorkom dat de kandidaat in het sollicitatieproces afhaakt. En zorg dat het beeld dat over jouw organisatie is gevormd ook in het sollicitatieproces betekenis krijgt, zodat je de kandidaat bevestigt in zijn keuze om te solliciteren.

De contactmomenten, zoals de sollicitatie, de reactie daarop, een uitnodiging voor een gesprek en uiteindelijk het afwijzen of aannemen van een nieuwe medewerker kun je als organisatie positief beïnvloeden. Dat vergroot de kans dat de kandidaat uiteindelijk voor jou kiest, of bij afwijzing, met een goed gevoel terugkijkt op het sollicitatieproces.

Realtime inzicht in je sollicitatieproces bij Johnson & Johnson
Een bedrijf dat goed inspeelt op het sollicitatieproces is het farmaceutische bedrijf Johnson & Johnson. Kandidaten krijgen realtime inzicht in hun sollicitatieproces.

Via de app Shine kunnen kandidaten zien wat de status is van hun sollicitatie. Ondertussen worden ze voorzien van interessante artikelen en video’s over werken bij Johnson & Johnson. Bij elke nieuwe stap in het proces ontvangen kandidaten relevante tips. Als ze tussentijds vragen hebben, kunnen ze die stellen via Twitter. Binnen één werkdag krijgen ze antwoord.

Fase 2: Werken bij de organisatie

Als een talent eenmaal aan boord komt bij jouw organisatie, is het belangrijk dat hij continu in zijn keuze wordt bevestigd. Dat betekent dat het verhaal en de belofte van jouw organisatie betekenis krijgen en dat ze in het vervolg van zijn reis worden bevestigd.

Een inspirerende werkomgeving met slimme systemen en structuren, maar ook een prettige cultuur die prestaties stimuleert. Een top en leidinggevenden die het goede voorbeeld geven en continue ontwikkelingsmogelijkheden zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers hun bijdrage willen en kunnen leveren. Zo versterken medewerker en werkgever elkaar.

Veel verschillende factoren bepalen of een medewerker gelukkig is in zijn werk en bereid is elke dag het beste van zichzelf te geven. Er zijn in het dienstverband van medewerkers een aantal essentiële momenten waarop een medewerker kan besluiten te vertrekken of juist kan besluiten zijn carrière bij dezelfde werkgever te vervolgen. Vul deze momenten op de juiste manier in, zodat je als organisatie de employee experience positief beïnvloedt. De tweede fase bevat twee cruciale contactmomenten ‘onboarding’ en ‘re- en crossboarding’.

3. Onboarding (de eerste 100 dagen)

De eerste 100 dagen bij een nieuwe werkgever zijn cruciaal voor de employee experience. Deze periode is dé kans om nieuwe medewerkers mee te nemen in het verhaal van de organisatie: wie zijn we, waar staan we voor, waar gaan we voor en hoe kunnen wij ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker daar op de juiste manier aan bijdraagt?

Het is belangrijk dat het beeld wat tijdens de eerste fase is gevormd, wordt bevestigd. En dat je de interesse van de nieuwe medewerker vasthoudt en verder versterkt. Met een effectief onboardingprogramma laat je nieuwe medewerkers op interactieve wijze en gefaseerd kennismaken met de organisatie.

Met de juiste informatie en tools zorg je ervoor dat medewerkers betrokken raken en kunnen bijdragen aan de ambities van de organisatie, zodat ze op het juiste moment de juiste dingen doen. Op deze manier kunnen nieuwe medewerkers zo snel mogelijk business value creëren.

Starten als nieuwe Tony’s
Het chocolademerk Tony’s Chocolonely stuurt aan alle nieuwe medewerkers een ‘blije doos’ toe: vol met chocolade, kleding van Tony’s, een boek over het bedrijf en een routekaart voor de eerste drie maanden bij Tony’s Chocolonely. Zo weet de medewerker wat hem of haar te wachten staat. In de eerste week woon je als nieuwe ‘Tony’ presentaties bij over het bedrijf en leer je wat de verschillende teams doen. Medewerkers maken een chocoladereep en krijgen een fotoshoot voor een foto op je eigen mok. Ook krijgt elke nieuwkomer een chocomaatje – een buddy die helpt met de eerste vragen: waar staat de printer, hoe gaat het hier met lunchen etc.

4. Reboarding/crossboarding

Na 100 dagen onboarding stopt de employee journey niet. Zorg ervoor dat medewerkers ook daarna de aandacht krijgen die ze verdienen. Zeker wanneer medewerkers te maken krijgen met een grootschalig verandertraject, zoals een nieuwe manier van werken, fusie, overname of grootschalige strategiewijziging, is het van belang de medewerker met een reboardingprogramma te begeleiden.

Extra aandacht voor alignment is noodzakelijk: neem medewerkers mee in het nieuwe verhaal, manage hun verwachtingen en help ze om tijdens en na de transformatie succesvol te blijven.

Alles Kan bij VodafoneZiggo

Een goed voorbeeld van een organisatie die extra aandacht besteedde aan alignment van medewerkers tijdens een roerige periode was VodafoneZiggo.

Begin 2017 gaan Vodafone en Ziggo samen verder als VodafoneZiggo. Voor Ziggo de tweede grote verandering in korte tijd, na de fusie met UPC in 2015. VodafoneZiggo wil de 7.000 medewerkers van de twee separate afdelingen Customer Operations goed meenemen naar het nieuwe VodafoneZiggo. Niet alleen om te zorgen dat ze elkaar kennen, maar ook weten hoe zij wederzijds waarde toevoegen richting klanten. Dat doen ze met de interne campagne ‘Alles Kan’.

Deze campagne draait om de juiste mindset en het geloof dat alles kan voor de klanten en dat de medewerkers alles samen voor elkaar krijgen. Dat resultaat en onderling plezier hand in hand gaan. Niet denken in beperkingen, maar in oplossingen. Zeker als het om zoiets essentieels gaat als de service aan de klanten.

Fase 3: uitstroom

De laatste indruk die je als organisatie maakt heeft gevolgen voor hoe oud-medewerkers terugkijken op jouw organisatie en op de periode dat ze bij jou in dienst waren. Als je de contactmomenten in deze fase op de juiste manier invult, blijven oud-medewerkers ambassadeur van jouw organisatie. Dan heb je goud in handen.

Ambassadeurs dragen bij aan een sterke reputatie en geven toegang tot een groot relevant netwerk. Zij zijn het visitekaartje richting potentiële medewerkers en potentiële klanten. Daarom is het van belang om medewerkers ook tegen het einde van hun reis de aandacht te geven die ze verdienen. Dit doe je door de contactmomenten ‘afscheid nemen’ en ‘alumni-activiteiten’ op de juiste manier invulling te geven.

5. Afscheid nemen

In de fase van uitstroom zijn diverse doelgroepen te onderscheiden die met hun eigen emoties, wensen en behoeftes afscheid nemen van de organisatie.

Wat de reden van vertrek ook is – vrijwillig vertrek, reorganisatie, ziekte of pensioen – neem op een goede manier afscheid.

Wat de reden van vertrek ook is – vrijwillig vertrek, reorganisatie, ziekte of pensioen – neem op een goede manier afscheid. Dat begint met een goed gesprek over het vertrek van de medewerker, en het creëren van wederzijds begrip. Begrip voor de keuze van de medewerker of de werkgever en begrip voor de reactie van de ander.

Omdat al vaststaat dat de medewerker de organisatie gaat verlaten, is hij meestal eerlijk en geeft hij verhelderende inzichten over de verschillende factoren die de employee experience beïnvloeden. Hoe kijkt de vertrekkende medewerker tegen de organisatie aan? Wat vond hij prettig, wat had beter gekund?

Hoe beter je in staat bent een veilige omgeving te creëren voor een respectvol en transparant gesprek dat twee richtingen opgaat, hoe meer je over je eigen organisatie kunt leren. Een medewerker die zich gehoord en gewaardeerd voelt, die zich verbonden voelt met het verhaal van de organisatie en de kans heeft gekregen daaraan mede vorm te geven, blijft een goede ambassadeur – en potentieel een waardevolle relatie – ook als hij is uitgestapt.

Zorg vervolgens voor een persoonlijk afscheid. Spreek waardering uit voor de periode die de medewerker bij jouw organisatie heeft gewerkt en bedank hem daarvoor. Een goed afscheid hoeft niet moeilijk te zijn.

6. Alumni-activiteiten

Of je nu zo klein bent als een koffietentje of zo groot als AkzoNobel, contact onderhouden met oud-medewerkers biedt veel voordelen.

Dit geldt voor medewerkers die zijn vertrokken en ergens anders aan de slag zijn, maar ook voor medewerkers die met pensioen zijn. Contact blijven houden met oud-medewerkers is niet alleen slim omdat zij dan het actuele verhaal van jouw organisatie kunnen blijven vertellen, maar ook om als organisatie toegang te blijven houden tot hun specialistische kennis, jarenlange ervaring én (nieuwe) netwerk.

We zien steeds vaker dat oud-medewerkers terugkeren naar hun voormalige werkgever.

Bovendien zien we steeds vaker dat oud-medewerkers terugkeren naar hun voormalige werkgever. Dit zijn de zogenaamde boemerang-medewerkers. Dat betekent dat de employee journey niet stopt bij het vertrek van een medewerker. Wel wordt de relatie tussen oud-medewerkers en de organisatie op een andere manier ingevuld; als een netwerk van alumni.

Xoogler voor (ex-)Googler

Xoogler (of: ex-Googler) is een community die is opgericht om oud-medewerkers en huidige medewerkers van Google met elkaar te verbinden. Samen helpen zij ex-Google-ondernemers bij het slagen van hun startups. Het Google-netwerk wordt actief ingezet om start-ups een toekomst te bieden. Regelmatig worden events georganiseerd om ex-Google-ondernemers te helpen, zoals meet-ups over groeitactieken en brainstormsessies om uitdagingen te tackelen. Ook helpt de community bij het aantrekken van investeringen. Tijdens Xoogler Demo Day pitchen ex-Google-ondernemers hun ideeën aan investeerders. Instagram en Pinterest zijn voorbeelden van startups die zijn opgericht door Xooglers.

Geen eindpunt

De employee journey is eigenlijk nooit af. In een ideale journey houd je ook met vertrokken medewerkers contact. Bijvoorbeeld via alumni-activiteiten.

Ook voor de organisatie zelf houdt de journey nooit op. Behoeften van medewerkers veranderen continu, nieuwe generaties komen op de arbeidsmarkt en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt zijn niet bij te benen. Investeren in de employee journey is dan ook iets voor de lange termijn. Alleen dan haal je nu en in de toekomst alles uit de meest waardevolle asset van je bedrijf: je medewerker.