Vergader makkelijker online met deze 9 gratis tools

Slimmer werken en vanuit huis werken valt niet altijd mee. Gelukkig komt er steeds meer tooling beschikbaar die je daarbij helpen. Welke tools zijn handig als je online wil vergaderen?

Online vergaderen is handig als je collega’s op meerdere vestigingen hebt, als collega’s thuiswerken of als je klanten op afstand hebt. Je kunt dan allemaal deelnemen aan een vergadering.

Een bijkomend voordeel: bij de meeste software kun je je scherm delen om iets te presenteren, uit te leggen of hulp of afstand te bieden! Dit scheelt veel reistijd en kosten, maar iedereen kan toch ‘fysiek’ aanwezig zijn.

Spreek met je team af welke tool je gebruikt voor online vergaderen. En zorg ervoor dat dat iedereen de tool op mobiele device installeert. Thuiswerken of? Dit zijn 9 tools op een rij om de koppen (op afstand) bij elkaar te steken.

1. Google Hangouts

Google Hangouts is een uitgebreide chatdienst van Google waarmee je zowel kunt (video)bellen als chatten. Dit kun zowel één-op-één doen als met een groep. Gebruik het bijvoorbeeld voor teammeetings of voor een brainstorm met een of meerdere collega’s. Een perfecte manier om contact te onderhouden met collega’s en prima voor online vergaderen.

Waarom is Google Hangouts handig?

• In Hangouts kun je met maximaal 10 mensen tegelijk videochatten
• Het is via je computer, laptop, smartphone en tablet te gebruiken
• Het gebruiksgemak is groot
• Je kunt gemakkelijk je scherm delen met anderen

Wat is wat minder handig?

• Hangouts werkt niet als meer dan 10 mensen inbellen, dus niet geschikt voor hele grote teams
• Alle deelnemers hebben een Google-account nodig

2. Whereby

Whereby (voorheen Appear.in) is een app waarmee je gemakkelijk een videogesprek kunt houden met collega’s. Het grote voordeel is dat je nergens hoeft in te loggen. Daardoor is de tool net even wat makkelijker en sneller in gebruik.

De pluspunten van deze app:

• Je hoeft je niet te registreren. Je kunt gewoon een link naar alle deelnemers sturen
• Het is gebruiken via je computer, laptop, smartphone en tablet
• Het werkt in Chrome, FireFox en Opera, zonder dat je iets hoeft te installeren

Hier moet je rekening mee houden:

• Je kunt met maximaal 4 mensen tegelijkertijd videobellen
• Met ieder gesprek maak je een nieuwe link aan

Wat biedt de Premium-versie?

Hier heb je beschikking over meer functies, zoals de mogelijkheid om een speciale link te reserveren voor eigen gebruik.

3. Skype

Net zoals Google Hangouts en Appear.in is Skype een internetdienst waarmee je gratis kunt videobellen met mensen uit de hele wereld.

Waarom zou je het willen gebruiken?

• Je kunt zien wanneer de ander beschikbaar is en je eigen status aanpassen
• Tegen geringe kosten kun je naar vaste lijnen bellen
• De verbinding is voorzien van een encryptie, anderen kunnen dus niet meeluisteren

Hier moet je rekening mee houden:

• Je moet Skype downloaden en installeren op je computer. Daarna moet je ook een account aanmaken.
• De andere persoon moet ook een Skype-account hebben
• Je kunt met maximaal 5 mensen tegelijkertijd videobellen
• Er is een grote bandbreedte vereist om een goede gesprekskwaliteit te waarborgen

4. Google Meet

Met Google Meet kun je gemakkelijk met collega’s (video)bellen. De integratie met G-suite zorgt ervoor dat het mogelijk is om tijdens het bellen documenten en presentaties te maken. Met een specifieke inbelnummer kun je zorgen dat alleen uitgenodigden toegang hebben tot de vergadering.

Wat is er zo handig aan Google Meet?

• In de proefperiode van 14 dagen kun je testen of het iets voor je is
• Je kunt gebruikers van je bedrijf toevoegen, maar ook mail-aliassen gebruiken
• Er zijn mogelijkheden om externe gebruikers toe te voegen

Hier moet je wel even op letten:

• De premium business-mogelijkheden kosten 23 euro per maand per gebruiker na de 14-dagen proefperiode
• In de premiumversie kunnen maximaal 150 deelnemers aan een gesprek deelnemen

5. BlueJeans

Dit is een videoconferentietool voor bedrijven die je in je browser gebruikt. Met deze tool kun je in meer dan 40 landen gratis bellen, ook met externe partijen. BlueJeans heeft de mogelijkheid om speciale opties voor evenementen aan te schaffen.

Wat is een voordeel van de app?

• Er is een gratis proefversie van 30 dagen
• het is gemakkelijk aan populaire integraties te koppelen

Hier moet je rekening mee houden:

• Premiumversie voor 15,82 euro per maand
• Alleen beschikbaar in de browser

6. Anymeeting

Met Anymeeting kun je in HD videobellen en verder bestanden delen. Je kunt dit met collega’s en externe partijen gemakkelijk doen. Met de 30 dagen gratis proefversie kun je een maand bekijken of Anymeeting schikt voor jou.

Waarom handig?

• 30 dagen gratis proefversie
• Veiligheid gegarandeerd met de SOC 2-audited cloud
• Met de light versie kunnen er 50 mensen worden toegevoegd worden aan een webinar

Hier moet je rekening mee houden?

• De premiumversie kost per gebruiker 298 dollar per maand

7. Zoom

Als vooroploper op het gebied van videobellen biedt Zoom uitstekende audio- en videofunctionaliteiten. Met de gratis versie is het al mogelijk om 100 deelnemers toe te voegen aan een vergadering. Hiermee kun je ook buiten kantoor vergaderingen houden.

Waarom zou je voor Zoom kiezen?

• Het is makkelijk te koppelen aan populaire integraties
• Bellen met externen gaat gemakkelijk
• Het heeft uitstekende audio- en videofunctionaliteiten
• Er zijn mogelijkheden om schermen te delen

Hier moet je rekening mee houden:

• De premiumversie kost 18,99 euro per maand, per gebruiker

Lees ook hoe je Zoom privacyvriendelijk instelt.

8. WebEx

WebEx van Cisco is te vergelijken met Zoom: het is ook met deze tool niet moeilijk om met interne en externe gebruikers te (video)bellen. Je kunt het koppelen aan je e-mailclient en zo afspraken gemakkelijk inplannen.

Waarom handig?

• Je koppelt WebEx makkelijk aan populaire integraties
• Bellen met externen gaat gemakkelijk
• Met de WebEx-app kun je buiten de deur vergaderen
• Er zijn e-mailnotificaties voor herinneringen

Hier moet je rekening mee houden:

• De premiumversie kost per gebruiker maandelijks 25,65 euro

9. Join.me

Met Join.Me heb je mogelijkheid om te videobellen. Je kunt presentaties tijdens het gesprek houden en maken en je scherm delen. Met de overzichtelijke rapportages kun je gemakkelijk zien hoeveel er gebeld is.

Wat zijn de voordelen?

• Met één klik plan je een vergadering
• Met de whiteboard-functionaliteit kun je een brainstormsessie houden
• De app is fijn om onderweg te kunnen vergaderen

Hier moet je rekening mee houden:

• De premiumversie kost maandelijks 24 euro per gebruiker

Ben je met name geïnteresseerd in de whiteboard-functionaliteit? In dit artikel vind je verschillende whiteboard-tools op een rij.

Online vergaderen, hoe doe jij dit?

Vergaderen jullie al online in jullie organisaties? Zo ja, welke tools gebruiken jullie daarvoor?