Continu communiceren met je team: 6 gratis tools

Met (gratis) digitale samenwerkingstools maak je je werk net iets slimmer, leuker en makkelijker. En als je vanuit huis of op afstand werkt, zijn ze onmisbaar. In dit artikel komen tools aan bod die je helpen continu te communiceren met je team.

Op afstand communiceren is vaak een hele klus. Als je je collega’s minder vaak ziet, vergeet je soms elkaar goed op de hoogte te houden van wat er is besproken of afgesproken. Maar we weten ook allemaal hoe lastig het is om up-to-date te zijn over actualiteiten in het team. Maar daar kan teamcommunicatiesoftware bij helpen!

7 keer efficiënter door software

Als we kijken naar het belang van teamcommunicatiesoftware, zien we minstens 7 punten van efficiency:

1. Thuiswerkende medewerkers praten mee met collega’s op kantoor
2. Gesprekken worden keurig georganiseerd. Dat levert over een maand veel tijd opQ
3. Punt 2 zorgt ervoor dat je minder vaak kostbare informatie mist bij een beslissing.
4. Discussies krijgen een historische en voor iedereen toegankelijke context
5. De betrokkenheid van medewerkers wordt groter als ze zelf kunnen meepraten
6. Diezelfde medewerkers worden ook meer verantwoordelijk voor het zelf halen en brengen van informatie
7. Heb je nú een vraag? Stel hem direct en iedereen kan ook het antwoord meelezen.

Gratis tools om continu te communiceren

De volgende tools maken het net wat makkelijker om continu met elkaar te communiceren als team.  En… Ze zijn GRATIS!

1. Slack

Slack is een populair communicatiehulpmiddel waarin je verschillende chatkanalen kunt aanmaken. Per chatkanaal kun je een bepaald onderwerp bespreken. Iedereen kan er een aanmaken. Je kiest zelf uit wie lid mogen zijn van de groep.

Waarom is het een handig tool?

• Via de chatfunctie is het eenvoudig en snel afstemmen met een collega of met je hele team
• Door de koppeling met Google Drive en je eigen drive kun je snel bestanden delen
• Er zijn nog meer koppelingen mogelijk om processen te automatiseren
• Er is inzicht in welke collega’s online zijn
• De data zijn veilig en encrypted

Maar er zijn ook beperkingen:

• In de gratis versie van Slack is het niet zo handig samenwerken met externen. Zo kun je geen teamvideoconferenties houden (alleen een-op-een) en kun je niet je scherm delen
• Je kunt binnen je team alleen de laatste 10k aan berichten terug zoeken
• De datalimiet is 5 GB in totaal

Als we kijken naar de premium-versie:

• Voor 6,25 euro per actieve gebruiker per maand heb je extra functionaliteiten, zoals toegang voor externen en kun je schermen delen
• De gehele berichtgeschiedenis blijft in deze versie staan en je kunt het altijd doorzoeken
• Er is een datalimiet van 10 GB  per lid

2. Workplace by Facebook

Iedereen kent Facebook, maar niet iedereen weet dat het sinds 2016 ook een eigen digital workplace heeft om slimmer met elkaar samen te werken. Je kunt organisatiebreed met je collega’s communiceren, bestanden delen en feedback geven via de welbekende ‘vind-ik-leuks’ en opmerkingen.

Waarom is Workplace handig?

• Het  is mobile first, dus overal en altijd beschikbaar via je mobiel
• Je kunt kiezen voor een-op-eencommunicatie of met je hele team in overleg
• Je geeft snel en eenvoudig feedback en kunt zaken afstemmen
• Videobellen is mogelijk, dus je kunt real-time op afstand afstemmen
• Je kunt met elk e-mailadres inloggen en hebt dus geen zakelijk e-mailadres nodig

Waar moet je rekening mee houden?

• De reputatie van Facebook: het wordt vooral als iets voor privégebruik gezien
• Dataveiligheid

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams is de hub voor samenwerking in Office 365 die inhoud en hulpmiddelen integreert om mensen meer betrokken en effectiever te laten (samen)werken. Het is gemakkelijk om voor nieuwe teams kanalen aan te maken om zo subprojecten te bespreken.

Waarom is het handig?

• Je werkt samen met collega’s real-time in documenten
• Communicatiefuncties zoals chat, bellen en videobellen verbeteren de samenwerking
• Koppelingen met bijvoorbeeld OneDrive, GoogleDrive en Dropbox en aan Office 365 in het algemeen zijn mogelijk
• Je kunt externe partijen (gasten) uitnodigen om mee samen te werken aan projecten of taken

Hier moet je rekening mee houden:

• In de gratis versie kun je niet videobellen of je scherm delen

Wat de premium-versie biedt:

• Voor 10,50 euro per actieve gebruiker per jaar krijg je extra functionaliteiten zoals desktop-apps
• Er is 1 TB per gebruiker aan bestandopslagruimte

4. Zoho Cliq

Zoho Cliq is opgebouwd om met collega’s te chatten en bestanden te delen. Zelfs in de gratis versie is er de mogelijkheid om onbeperkt te videobellen om zo productiviteit te verhogen.

Waarom is Zoho Cliq handig?

• Het heeft SSL-versleuteling en absolute chatprivacy
• Het werkt goed op alle Software as a service-platforms.
• Zoho Cliq is makkelijk te integreren met tools zoals bijvoorbeeld Dropbox, Surveymonkey en Zendesk
• Je hebt geen serveronderhoud nodig voor integraties

Hier moet je rekening mee houden:

• Het is lastig om automatische processen in te stellen
• Er is geen standaardintegratie met e-mailsystemen

Wat de premium-versie biedt:

• Voor 3,00 euro per maand heb je de mogelijkheid tot onbeperkte integraties
• Er is opslagbeheer voor historie
• Je hebt 100 GB bestandopslag per gebruiker tot je beschikking

5. Fleep

Met Fleep is het mogelijk om digitaal gesprekken met medewerkers te voeren. Je kunt taken overzichtelijk verdelen binnen je team, bestanden delen en vastzetten binnen de kanalen. Dit zorgt ervoor dat het duidelijk is welke taken nog moeten worden gedaan om een project af te ronden.

Waarom is Fleep handig?

• Taken zijn makkelijk en overzichtelijk binnen een project te verdelen
• Er is overzicht van notities, bestanden en kalender binnen je groepen
• Alle Fleep-accounts (ook externen) kunnen gemakkelijk samenwerken

Hier moet je rekening mee houden:

• Je kunt jouw profiel niet koppelen aan een project. Zo kan het lastig zijn om georganiseerd aan het werk te gaan als je meerdere projecten hebt

De premium-versie:

• Voor 5 euro per maand kun je alle taken zien die aan jou zijn toegewezen
• Je kunt een bedrijfslogo en naam toevoegen aan jouw Fleep-profiel
• De mogelijkheid bestaat om profielen te verwijderen of bewerken

6. Rocket.chat

Rocket.chat is een chatplatform om met medewerkers te chatten en bestanden te delen. Met de communicatiefunctionaliteiten is het zelfs mogelijk om geen e-mails te versturen. Doordat het een open source-platform is, kun je de code aanpassen om verdere functionaliteiten toe te voegen.

Waarom is het handig?

• Het is open source
• Het biedt gratis audio- en videoconferenties
• Het geeft toegang voor 1.000 gebruikers

Hier moet je rekening mee houden:

• Er is geen support in de browser
• De privacy settings kunnen niet aangepast worden

Wat geeft de premium-versie je?

• Voor 3 dollar per maand (of 30 dollar per jaar) heb je een toegewezen teleconferentieserver en kun je een onbeperkt aantal gebruikers toevoegen
• een toegewezen Rocket.Chat service

Andere voorbeelden van tools om te communiceren?

Gebruik jij Slack, Workplace by Facebook of een van de andere genoemde tools? Of gebruik jij juist hele andere tools? Laat het weten in de comments! In mijn volgende artikel neem ik je mee in digitale tools die zich focussen op online vergaderen.