12 (bijna) gratis communicatietools voor non-profits

Laten we de wereld even zwart-wit bekijken: je hebt profit-marketeers en non-profitmarketeers. De zakken van non-profitmarketeers zijn vaak ondiep. Profit-marketeers daarentegen willen hun branding een positieve flow geven door iets goeds te doen voor ‘de wereld’ (lees: producten gratis weggeven). Je voelt hem al aankomen: daar is de match. In dit artikel zetten we voor je op een rij bij welke bedrijven non-profitmarketeers terecht kunnen voor gratis communicatietools.

Een disclaimer voordat je enthousiast dit artikel begint te lezen: voor elk bedrijf gelden andere regels rondom donatieprogramma’s. Kijk daarom altijd bij de richtlijnen en toelatingsvoorwaarden of je in aanmerking komt voor een programma en welke producten je kunt aanschaffen tegen een lager tarief.

Voor bijna alle organisaties geldt dat je in het bezit moet zijn van een ANBI-status. Als het lukt om je hiervoor aan te melden, staan de gratis (of bijna gratis) tools tot je beschikking en kun je aan de slag!

1. Workplace by Facebook (gratis)

In 2016 lanceerde Facebook Workplace: een nieuw samenwerkings- en communicatieplatform dat teamwerk optimaliseert. De tool is een aparte applicatie voor persoonlijke accounts die Facebook creëerde. Door TechSoup Nederland kunnen gevalideerde non-profitorganisaties (check even of je in aanmerking komt) Facebook Workplace Premium gratis gebruiken in plaats van €2,65 per maand te betalen.

Workplace Premium

Met Workplace Premium beheer je interne communicatie op een eenvoudige manier en met een vertrouwde interface, namelijk die van Facebook. Ook vereenvoudig je er teamwerk mee via gedeelde agenda’s, video-oproepen en onbeperkte opslagruimte.

De voordelen van de Premium-versie zijn dat je toegang krijgt tot bedrijfsfuncties en admin-ondersteuning. Ook kun je ermee integreren met andere applicaties, zoals G Suite, Dropbox of Microsoft Azure. Zo heb je vanuit één applicatie toegang tot al je bronnen. Lees hier meer over hoe je Workplace aanvraagt.

2. Google for Nonprofits (gratis)

Door de samenwerking met Google for Nonprofits kan Google organisaties gratis toegang geven tot Google-producten en -diensten. Het gaat om de volgende functies:

• Ad Grants: biedt je een waarde van $10.000 (ongeveer €8800) per maand aan advertentiemogelijkheden via Google Ads.
• YouTube: geeft je toegang tot functies speciaal voor non-profitorganisaties. Zo kun je de upload-capaciteit verhogen, heb je de mogelijkheid om aangepaste thumbnail-beelden te selecteren en kun je call-to-action-overlays op je video’s plaatsen. Verder kun je met vrije linkkaarten aanhangers doorverwijzen naar externe URL’s, fondsen werven via donatiekaarten en speciaal voor non-profits ontwikkelde lessen volgen in de Creator Academy.
• G Suite: geeft je toegang tot een reeks zakelijke tools, zoals cloud-programma’s voor kantoorautomatisering. Deze programma’s bieden je de mogelijkheid om je eigen domein te gebruiken en de productiviteit, samenwerking en beveiliging te verbeteren. Denk hierbij aan Gmail, Google Docs, Google Spreadsheets, Google Calendar, Google Presentaties, Google Formulieren, Google Drive en Google Sites.

3. Microsoft (gratis)

Ook Microsoft geeft graag iets terug aan de non-profitsector. Je moet er wel je best voor doen, want het aanvraagproces is vrij ingewikkeld. Maar vervolgens kan het zomaar zijn dat je op organisatiecomputers gratis Microsoft Office mag gebruiken! Dat wil zeggen: PowerPoint, Outlook, Skype en een aantal serverprogramma’s.

Microsoft geeft deze licenties voor twee jaar vrij. Binnen deze twee jaar mag je voor maximaal tien zogenaamde productgroepen een aanvraag doen. Onder de productgroepen vallen de volgende titelgroepen: desktopproducten, besturingssystemen, license only-producten, corebased-licensing en serverproducten. Per productgroep geldt een maximum van vijftig licenties (vijftig computers).

Trainingen

Super tof, die gratis programma’s. Maar hoe krijgen je collega’s die onder de knie? Met de trainingen van BetterinOffice leren medewerkers hoe zij gemakkelijk kunnen werken met de Microsoft-programma’s. Microsoft breidt het aanbod online trainingen maandelijks uit met nieuwe toepassingen en updates.

4. idloom (gratis)

idloom biedt non-profits een complete toolbox om vlot evenementen te organiseren. Denk hierbij aan de creatie van websites, beheer van registraties, verwerking van betalingen, automatische facturering, enzovoort.

De alles-in-één-oplossing is er voor bedrijven en organisaties die onder andere professionele congressen en seminars organiseren. Ideaal als je als theater verhuringen of evenementen moet coördineren! Non-profitorganisaties kunnen gratis een idloom light-abonnement krijgen ter waarde van €95 per maand. Hier komen wel nog administratieve kosten bij.

5. Minute (gratis)

Minute is een door Decos ontwikkelde vergadertool die je kunt gebruiken in browsers, op iPads en op iPhones. Met de tool kun je vergaderingen voorbereiden, opvolgen en beheren. Je hoeft je laptop dus niet meer mee te slepen naar elke vergadering.

Doordat je samen vooraf de agenda bepaalt, is het doel van de meeting duidelijk voor alle deelnemers. Door het toevoegen van timers en het vastleggen van afspraken en beslissingen, is na de meeting duidelijk wat ieders verantwoordelijkheid is. Omdat Minute ook graag een steentje bijdraagt aan de non-profitsector, biedt het de vergadertool twee jaar lang gratis aan.

6. Tableau (gratis)

Het Tableau-donatieprogramma biedt data-analyse en visualisatie-software aan non-profitorganisaties. De business intelligence-software helpt mensen data om te zetten in bruikbare inzichten. Bouw bijvoorbeeld dashboards en voer ad hoc-analyses uit in slechts een paar klikken. Met een minimum aan kennis kun je al gebruikmaken van Tableau.

7. Slack (gratis)

In de categorie ‘favorieten’ laten wij je graag kennismaken met Slack. Slack is een chatprogramma dat je kunt gebruiken op internet, op je bureaublad, of op een mobiel apparaat. De zogenaamde kanalen binnen Slack kun je verdelen per team, project, klant, of een rubriek die je zelf maakt. Teamleden kunnen aan kanalen meedoen en ze verlaten waar nodig.

Upgrades

De Slack App Directory heeft meer dan 1500 apps die je kunt integreren. Slack biedt ook gratis (of tegen een gereduceerde prijs) één werkruimte in een betaald plan aan. Een betaald plan bevat de volgende features: onbeperkt zoeken, onbeperkte apps, groepsgesprekken met beeld, gastaccounts en gedeelde kanalen.

Wat betekent dit? Slack biedt aan non-profits met een werkruimte van minder dan 250 leden een upgrade vanuit het standaard plan. Dit bevat een korting van 85% om je werkruimte te upgraden naar een werkruimte voor boven de 250 leden. Vanuit dit plus-plan biedt Slack non-profits een korting van 85% op werkruimtes van iedere grootte. Dus weg met alle apps en Slacken maar!

8. Worknets (gratis)

Worknets is een communicatiesysteem. Met Worknets bespaar je jezelf het bouwen van een portal of intranet. Het is simpelweg een samenwerkingsplatform dat samenwerkingsverbanden faciliteert. Het platform biedt je de mogelijkheid om stap voor stap een infrastructuur van mini-portals op te zetten.

Deelnemers kunnen aan meerdere ‘werknetten’ deelnemen en ontvangen een eigen overzicht op een privé-overzichtspagina. Worknets kan je ook per mail op de hoogte houden. Kijk bij de randvoorwaarden of je in aanmerking komt.

9. Benevity (eerste drie cheque-betalingen gratis)

Voor non-profitorganisaties is het duidelijk dat het niet eenvoudig is om geld of vrijwilligers te zoeken als de prioriteit vooral bij andere zaken ligt. Benevity biedt daar een oplossing voor. Benevity is een online platform waarmee non-profits donaties van bedrijven en hun werknemers kunnen ontvangen. Het betalingsverkeer van donaties verloopt digitaal.

Nadat je organisatie drie gratis cheque-betalingen ontvangt, geldt er een administratieve toeslag vanaf de vierde cheque. Dit kost $25 (ongeveer €22) of 7% (tot een maximum van 100%) per cheque.

10. Zoom (één kortingsproduct per fiscaal jaar)

Het Zoom discount-programma bij TechSoup Nederland biedt video- en webconferenties en webinar- en roomconnector-software aan voor non-profitorganisaties én bibliotheken. Je kunt Zoom-producten gebruiken om te communiceren met collega’s, partners, donoren, vrijwilligers en deelnemers van vergaderingen en webinars.

Kom je in aanmerking? Dan ontvang je één kortingsproduct per fiscaal jaar (1 juli tot en met 30 juni). De kortingsproducten bestaan uit producten en diensten tegen een lager tarief.

11. Het Rooster (50% korting)

Ben jij ook altijd lang bezig met het maken van roosters? Dat hoeft niet meer door Het Rooster. Het Rooster maakt vanzelf roosters en past zich aan op basis van aangegeven beschikbaarheid van medewerkers en vrijwilligers.

Meer dan zeventig organisaties gebruiken Het Rooster al, waaronder Stedelijk Museum Amsterdam, De Kessler Stichting, Theater De Nieuwe Regentes en DSV Full Speed. Non-profitorganisaties ontvangen 50% korting op de aanschaf van de tool. Een groot voordeel: via TechSoup ontvang je naast de 50% korting gratis een kennissessie ter waarde van €297 en een jaarlijkse rooster-assessment ter waarde van €198!

12. MailChimp & CleverReach (gratis tot 2000 inschrijvingen, daarna 15% korting)

Nieuwsbrieven sturen is onmisbaar voor non-profits. Met MailChimp en CleverReach kun je gratis, en later met korting, nieuwsbrieven versturen naar je klantenbestand. Met minder dan 2000 inschrijvingen op je nieuwsbrieflijst en niet meer dan 12.000 verstuurde e-mails per maand, is MailChimp sowieso gratis.

Als je wel over deze aantallen heengaat, krijg je 15% korting. Dit is erg handig voor non-profits met een groot klantenbestand. Je hoeft de korting alleen maar aan te vragen. Dit doe je door contact op te nemen met het facturatie-team.

Naast MailChimp kun je ook een donatie aanvragen via CleverReach. Het CleverReach-donatieprogramma biedt e-mailmarketing-software voor non-profits. Je mag één aanvraag doen per fiscaal jaar.

Tools op het gebied van marketing en technologie

Het lijstje van producten en diensten op TechSoup is nog veel langer, maar dit is een mooi begin. TechSoup heeft nog veel meer handige tools op het gebied van marketing en technologie. Heb jij nog tips & tricks voor non-profitmarketeers? Laat het ons weten in een reactie hieronder.