Slimmer samenwerken in documenten: 5 (gratis) tools

Vergaderingen op kantoor worden ingeruild voor conference calls in de auto, overdrachtsmomenten worden takenlijstjes op de tablet en de tekst van dat mailtje stem je af in een Google Doc. Teamwerk vindt digitaal plaats. Hoe kun je slimmer samenwerken in documenten?

‘Het nieuwe werken’

Steeds meer organisaties hebben in de afgelopen – pak ’m beet – 10 jaar een nieuwe manier van werken geïntroduceerd, waarbij medewerkers tijd-en plaatsonafhankelijk werken. Ze hebben dankzij allerlei digitale (en steeds vaker mobiele) mogelijkheden steeds meer vrijheid in waar en wanneer ze werken. En het zorgt ervoor dat medewerkers productiever zijn. Of toch niet?

Ik hoor in mijn werk regelmatig de klacht dat het nieuwe werken ook een keerzijde heeft. Je collega’s weinig zien, niet goed met ze kunnen afstemmen en communiceren, niet de juiste documenten kunnen terugvinden en daardoor veel tijd kwijt zijn aan zoeken of reproduceren…

Waarom belangrijk?

Het belang van slim digitaal samenwerken is enorm. Als organisatie bespaar je veel kosten en tijd, bijvoorbeeld omdat collega’s niet elke keer hoeven te reizen om bij elkaar te komen. Zo bellen sommige collega’s bij Mixit liever in op de wekelijkse teambespreking. Dat is niet altijd de gezelligste optie, maar wel heel efficiënt. Of wat dacht je van wereldwijde gebruikerstrainingen die je gewoon kunt geven via een videoconferentie?

Slim digitaal samenwerken biedt niet alleen intern voordelen, maar ook extern. Het levert ook blijere klanten op. Je biedt de klant veel meer en continu inzichten in voortgang en planning en daarnaast kun je snel en gemakkelijk over zaken afstemmen met behulp van digitale tools.

Gratis tools om slimmer samen te werken

Met de juiste digitale samenwerkingstools zorg je dat je collega’s ook op afstand optimaal kunnen werken aan een gezamenlijk resultaat. Ik laat je daarom in deze blogserie kennismaken met een aantal gratis digitale samenwerkingstools. Ik focus daarbij op onderstaande vier grote thema’s.

1. Samenwerken in documenten
2. Continu communiceren
3. Face-to-face contact, ook digitaal door videobellen
4. Samen zicht op voortgang en taken

Slimmer samenwerken in documenten

Ik neem je direct mee naar ons eerste onderwerp: samenwerken in documenten. Nooit meer een bestand kwijt omdat jouw collega het bestand op zijn/haar eigen pc heeft opgeslagen en nu op vakantie is. Tegelijkertijd in een bestand kunnen werken, in plaats van wachten tot jouw collega het bestand heeft opgeslagen.

Doordat je bestanden nu in ‘de Cloud’ staan, kun je er overal en altijd bij. Waar je ook bent. Hieronder deel ik een aantal gratis tools om net wat makkelijker samen te werken in documenten.

#1 Dropbox en Dropbox Paper

De meesten van ons kennen Dropbox wel. Je kunt bestanden in de cloud opslaan en synchroniseren met andere apparaten. Je kunt hierdoor bestanden delen met andere personen en de documenten via elk apparaat bekijken. Dropbox Paper, een nieuwe functie van Dropbox geeft je nu ook de mogelijkheid om makkelijk feedback of notities toe te voegen aan bestanden.

Waarom handig?

• Gebruiksvriendelijk
• Gebruikers kunnen notificaties ontvangen als een bestand wordt gewijzigd
• Altijd en overal bij je bestanden
• Bestanden op bestandsniveau met iedereen kunnen delen

Hier moet je rekening mee houden

• Weinig gratis opslagruimte (2 GB). Opslagruimte vergroten naar 2 TG kost 9,99 euro per maand

#2 Google Drive

Google Drive is ook een veelgebruikte cloudopslagdienst. Hier krijg je 15 GB gratis opslag als je een account aanmaakt.

Waarom handig?

• Goede versleuteling en beveiliging
• Veel gratis opslagruimte
• Office Suite is geïntegreerd, waardoor je tekstdocumenten, tabellen en presentaties direct in je browser kunt bewerken
• Tegelijkertijd met anderen in documenten, slides of spreadsheets werken
• Documenten slaan automatisch op

Hier moet je rekening mee houden

• Je kunt bestanden alleen delen met mensen die ook een Google e-mailadres hebben. Samenwerking met externen gaat vaak lastig daardoor.
• Internationale server locaties, je weet niet waar je gegevens worden opgeslagen

Naast Dropbox en Google Drive zijn er nog veel meer alternatieven om samen in documenten te werken.

#3 Zoho Writer

Gemakkelijk online samenwerken in een tekstdocument met collega’s, tegelijkertijd. Met Zoho Writer kan dit zonder enig probleem. Chat tijdens het werken en voeg notities toe waar nodig. Daarnaast is Zoho Writer volledig gratis en worden er geen advertenties getoond!

Waarom handig?

• Tegelijk samenwerken en notities toevoegen
• Mogelijkheid om de Mail Merge-functie te gebruiken met e-mails
• Automatiseringsmogelijkheden, zoals gegevens inladen in een document

Hier moet je rekening mee houden

• Je kunt alleen in de browser werken op je computer
• Alleen voor ODT-, HTML- en .docx-bestanden

#4 Microsoft Office Online (Word, Excel, Powerpoint)

Met Microsoft Office Online kun je gemakkelijk allerlei documenten maken met collega’s. Denk hierbij aan bijvoorbeeld tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. Werk realtime samen om deze documenten te creëren of te bewerken. Ook is er de mogelijkheid om offline te werken – synchronisatie van de aanpassingen worden automatisch geüpload zodra je weer online gaat.

Waarom handig?

• Naadloze integraties met het MS Office-pakket
• Makkelijk met collega’s realtime werken
• Automatisch versiebeheer
• Documenten slaan automatisch op

Hier moet je rekening mee houden

• Alleen beschikbaar met het gehele Office-pakket (betaald)
• Minder functionaliteiten dan de “offline” versie van Microsoft Office

#5 Microsoft Onenote

Houd notities van vergaderingen en interviews overzichtelijk bij met Microsoft Onenote. Deel en werk samen aan notities (in realtime) met medewerkers. Doordat de UX lijkt op een “echt” notitieboek, kun je gemakkelijk notities creëren voor verschillende projecten of onderwerpen.

Waarom handig?

• Eenvoudig notities bijhouden voor vergaderingen en projecten
• Overzichtelijk
• Offline mogelijkheden
• Desktop- en app-versie

Hier moet je rekening mee houden

• Alleen beschikbaar met een Microsoft Office-pakket

Meer tips?

Gebruiken jullie ook DropBox, Google Drive of andere tools? Waarom wel of niet? Laat het weten in een reactie!