9 tips voor een strakke event-organisatie

Een event kan bijdragen aan fijne nieuwe relaties, maar hoe organiseer je dat? Vooral hoe organiseer je het goed? Ik geef je negen tips die zorgen dat jij de touwtjes strak in handen kan houden en een event organiseert waar nog lang over nagepraat wordt.

Face-to-face contact met potentiële klanten is ontzettend belangrijk! Juist nu we alles online doen, is het belangrijk om daar af en toe even uit te stappen en iemand recht in de ogen aan te kijken. John Verhoeven bevestigde dat recentelijk nog in zijn trendartikel over contentstrategie.

Laat ik voorop stellen dat ik het organiseren van events een vak apart vind. Maar toch zul je als marketeer af en toe te maken krijgen met het organiseren van een (klein) event. Zo organiseer ik bijvoorbeeld regelmatig meetups voor één van de softwarebedrijven waar ik voor werk. Waar in het begin nog weleens wat mis ging, ben ik door schade en schande wijzer geworden. Die lessen deel ik graag.

1. Maak de meest uitgebreide checklist ooit

In de haast is het heel menselijk om dingen te vergeten. Daarom is mijn advies: maak een zo uitgebreid mogelijke checklist. Wat is het grootste event dat je kunt organiseren bij het bedrijf waar je werkt? Schijf op wat je daarvoor allemaal zou moeten regelen. En wees gedetailleerd. Denk aan: het bestellen van voldoende glazen tot het informeren van de buren en het ervoor zorgen dat alle collega’s hun naambordjes hebben. Laat de checklist ook door een paar collega’s bekijken. Zo heb je altijd een template die compleet is en die als startpunt kan dienen.

2. Zoek betrouwbare partijen

Besteed aandacht aan het vinden van betrouwbare partijen voor bijvoorbeeld levering van spullen en catering. Begin daar echt op tijd mee en wacht niet tot je ook iets nodig hebt. Het scheelt een hoop narigheid als je gewoon weet dat die zaken goed gaan. Hoe ik dat heb aangepakt? Vraag in je eigen netwerk wie ervaring heeft met een partij en hoe dat is bevallen en bel ze ook gerust eens op om al je vragen te stellen. Leveren ze tot binnen, of alleen tot aan de deur bijvoorbeeld?

3. Informeer je collega’s

Een event heeft invloed op het hele bedrijf. Zorg dan ook dat je op tijd een save-the-date naar collega’s stuurt. Vermeld duidelijk wat er die dag of avond gaat gebeuren en vooral wat er van de collega’s verwacht wordt. Kunnen ze bijvoorbeeld na een bepaalde tijd geen afspraken meer op kantoor ontvangen? Of verwacht je dat ze allemaal hun eigen bureaustoel wegzetten?  Of zoek je hulp voor tijdens het event? Bespreek dan duidelijk wie welke taak heeft.

Over op de hoogte zijn, vergeet ook eventuele buren niet op de hoogte te stellen van mogelijk overlast en vermeld een nummer waar ze eventueel naartoe kunnen bellen als er die dag of avond toch iets is. Daar voorkom je een hoop gedoe mee.

4. Berg privé-spullen en vertrouwelijke informatie op

Klinkt vanzelfsprekend, maar dit is precies zo’n punt dat je vergeet. Er komen opeens een paar vroege vogels binnen en dan liggen die belangrijke papieren daar. Meestal stuur ik de ochtend van tevoren even een berichtje of alle collega’s willen zorgen dat alle vertrouwelijke spullen zijn opgeborgen. Voor ik überhaupt iets aan de voorbereidingen van het event ga doen, controleer ik het kantoor nog even of ik echt niets meer zie liggen en alles op slot zit wat op slot moet zitten.

5. Voorkom uitgedroogde gasten

“Nou, ze zullen toch maar maximaal twee drankjes doen”, aldus ik op één van mijn eerste events dat ik organiseerde. Dat je dan bibberend hoopt met nog één krat bier en een paar flessen fris dat niemand opeens heel dorstig wordt. Bestel genoeg, want het gaat nooit zoals je van tevoren bedenkt. Voor een borrel van 1,5 uur ga ik zeker uit van vier drankjes per persoon.

Verwachten de gasten ook eten? Daar ben ik wat zuiniger mee, ook een beetje afhankelijk van het tijdstip van het event. Direct na werk? Dan wil iedereen vast wel iets eten. Later op de avond? Grote kans dat je gasten zelf al wat geregeld hebben. Of juist einde van de middag? Dan zijn mensen vaak redelijk bescheiden en is een snack voldoende. Om je een idee te geven: ik ga bijvoorbeeld uit van twee broodjes per persoon, want ongeveer gelijkstaat aan een halve pizza en ga zo maar door. Op een kleiner event eten gasten bijna nooit een volledige portie, want dat praat lastig. Wel zorg ik altijd voor wat extra snacks, mocht het opeens toch hard gaan.

En denk trouwens ook goed na over wat je serveert. Het moet makkelijk te eten zijn (niet heel knoeibaar) en je moet het in één hand kunnen houden. Nog een ander punt: zorg dat je ook aan de rest van de boodschappen denkt. Je wil echt niet zonder wc-papier, servetten en meer van dat soort zaken zitten.

6. Wees direct duidelijk over de huisregels

Als het feest dan eindelijk kan beginnen, helpt het om vooraf duidelijk te zijn over de huisregels. Introduceer de avond bijvoorbeeld door iedereen van harte welkom te heten, en even kort uit te leggen wat het programma is, hoe het eten en drinken is geregeld, of er verboden ruimtes zijn, waar de toiletten zich bevinden en uiteraard deel je de (gasten)wifi. Zo voorkom je dat je de rest van je avond bezig bent met het beantwoorden van vragen, of mensen weg moet halen van plaatsen waar ze niet mogen komen.

7. Wees aanwezig: op iedere kanaal!

Ik ga ervan uit dat jouw potentiële klanten een leuke avond hebben gehad en je wil dat ze dat niet vergeten. Kun je ze iets kleins meegeven als herinnering aan de avond? Het liefst iets wat op de koffietafel op kantoor belandt. En zorg uiteraard ook voor goede opvolging. Stuur de aanwezigen achteraf een bedankmail, maar stuur degenen die zich hebben afgemeld ook een bericht, bijvoorbeeld met eventuele presentaties. En natuurlijk altijd leuk om de foto’s te delen, als die zijn gemaakt.

Die foto’s kun je ook heel goed op social media gebruiken, voor, tijdens en na het event. Laat van je horen en zorg dat al je collega’s ook mee liken en sharen voor een groter bereik.

8. Opruimen en evalueren

Of je nu je eigen kantoor hebt moeten verbouwen, of er nog allerlei spullen opgehaald moeten worden: de eerste paar uur van de volgende dag zal er niet tot weinig gewerkt worden. Communiceer dat duidelijk naar collega’s en zorg dat er geen klanten op kantoor verwacht worden. Terwijl je met z’n allen de handen uit de mouwen steekt, kun je mooi bijpraten over het event. Wat ging er goed? Wat kun je de volgende keer toch beter anders aanpakken?

9. Meten blijft weten: ga je het nog eens doen?

Wat heb je uit het event gehaald? Hoewel dat soms moeilijk te meten is, vind ik het toch heel belangrijk om bij stil te staan. Je hoeft niet gelijk te besluiten om als je niet veel uit het event hebt gehaald het nooit meer te doen, want het is vaak goed voor de naamsbekendheid. Maar blijf je wel beseffen waar je het voor doet.

Wat doe jij om een event te organiseren waar nog lang over nagepraat wordt? Ik ben heel benieuwd naar jouw tips!