21 (gratis) tools die je leven makkelijker maken

In ons drukke (werk)leven zijn we dagelijks op zoek naar manieren om tijd te besparen, stress te vermijden en meer overzicht te krijgen. Wil jij je productiviteit verhogen? Dan komt deze lijst met 21 tools & tips ongetwijfeld van pas.

De afgelopen weken verzamelden we de beste tips, trucs & tools van onze auteurs én van onze Frankwatching-achterban via social. Deze lifehacks maakten jullie leven in 2018 een stuk makkelijker (in willekeurige volgorde):

1. Trello (gratis)

Hoewel deze lijst verder compleet random is samengesteld, kunnen we niet anders dan Trello op nummer 1 zetten als meestgenoemde tool. Voor wie ‘m nog niet kent: Trello fungeert als een to-dolijst, waarbij je een onderscheid kunt maken tussen diverse projecten en makkelijk bijlagen toevoegt aan een taak (zoals beeldmateriaal). Ook kun je taken toewijzen aan bijvoorbeeld collega’s of familieleden en via diverse devices gebruikmaken van de tool. Trello is populair in het bedrijfsleven, maar wordt ook veel gebruikt voor persoonlijke doeleinden.

2. Monday

Ook in Monday kun je je werkzaamheden op een overzichtelijke, visueel aantrekkelijke manier verzamelen. Voor elk project of elke workflow kies je een geschikt template, dat je kunt customizen voor jouw team. Ook Monday biedt de optie taken te verdelen onder teamleden, en linkjes, locaties en andere bijlagen toe te voegen. Monday synchroniseert gemakkelijk met bijvoorbeeld Google Drive & Calendar, Slack en Trello en wordt al gebruikt door bijvoorbeeld Philips, Discovery Channel en DHL. Monday is niet gratis, maar je kunt wel kiezen uit diverse soorten abonnementen.

3. Buffer (gratis)

Voor wie alle social media op één plek wil managen, kan Buffer een oplossing zijn. Niet alleen plan je gemakkelijk posts in via Buffer, met de tool kun je ook meten hoe je posts presteren. Daarbij zit er een image creator bij en komen je posts overzichtelijk in een contentkalender te staan. De tool kun je gratis gebruiken, maar hoe meer je betaalt, hoe meer opties je hebt. Zo zit Pinterest niet in het gratis pakket, mis je ook analytics als je hiervoor kiest en kun je slechts 3 socials toevoegen aan dit Buffer-account. Ook kun je maar 10 posts tegelijk inplannen met deze gratis versie.

4. Bullet journal

Bullet journals worden steeds populairder. Een bullet journal is niets anders dan een papieren notebook, waarin je volgens auteur Ellen op een uitgekiende manier overzicht houdt over je werk en leven. Door offline te werken, dwing je je hoofd langzamer te gaan en zo goede prioriteiten te stellen. Ellen gebruikt de methode al 2 jaar – en met succes. Lees dit artikel en ontdek of de bullet journal ook iets voor jou kan zijn. Voor minder dan 10 euro kun je al een bullet journal scoren.

5. Calendly (gratis)

Calendly is ideaal voor mensen die nog weleens meetings inschieten met mensen van buiten hun eigen organisatie. Daarbij hebben zij niet alleen rekening te houden met individuele agenda’s, maar ook bijvoorbeeld met verschillende tijdzones. Calendly is vergelijkbaar met Datumprikker, waarbij de eventorganisator de ontvangers de keuze geeft uit vaste data en tijdstippen.

Is er een meeting ingeschoten? Dan zorgt Calendly dat deze automatisch wordt toegevoegd aan bijvoorbeeld een Google Calender of Outlook-agenda. Ook krijgen deelnemers nog een reminder voorafgaand aan de bijeenkomst. Calendly is ook te integreren met Zoom, bijvoorbeeld voor conference calls via video. Calendly kun je gratis gebruiken, maar voor 8 dollar per maand heb je al veel meer opties.

6. ActiveInbox

Verander je mailbox in een handomdraai in een to-dolijst met ActiveInbox. Volgens auteur Eric een simpele Gmail-extensie, waar hij het afgelopen jaar gretig gebruik van maakte. “Ik mis geen mailtjes meer en kan voor mezelf bepalen wanneer ik wat doe. En aan het eind van elke dag is mijn mailbox léég. Reuzehandig!” ActiveInbox is niet gratis. Wel kun je kiezen uit diverse abonnementsvormen met bijbehorend prijskaartje.

7. Google Data Studio (gratis)

Om de data en statistieken die je verzamelt inzichtelijk te houden, kun je gebruikmaken van Google Data Studio. Het dashboard visualiseert je marketingactiviteiten op een overzichtelijke manier en zorgt dat je resultaten mooi weergegeven kunt presenteren aan bijvoorbeeld collega’s of klanten. Nieuwsgierig geworden naar Google Data Studio? Experts Pascal en Leon vertellen je graag meer.

8. Unfold (gratis)

Volgens diverse Instagrammers is Unfold een onmisbare app geworden. Aan een simpele foto kun je met Unfold diverse gave templates, lettertypes, gifjes en polaroideffects toevoegen, zodat jij opvalt tussen al die andere stories. Next level storytelling, noemen we dat. De app is vooralsnog gratis.

9. Sway (gratis)

PowerPoint, eat your heart out. Met Sway van Microsoft maak je binnen handomdraai een gelikte nieuwsbrief, presentatie of andersoortige communicatie-uiting. Kies uit diverse templates en maak er je eigen verhaal van in de gewenste stijl. Ook handig: ‘sways’ passen zich moeiteloos aan aan het diverse devices. Sway is gratis te gebruiken.

10. Google Keep (gratis)

Mijn persoonlijke favoriet. In Google Keep houd je je notities overzichtelijk bij elkaar (ook onderweg via je smartphone). Ook kun je diverse notities verschillende kleuren geven en daarmee projecten bundelen. Foto’s zijn daarbij simpel toe te voegen en heb je een taak af? Dan kun je ‘m letterlijk wegstrepen. Heerlijk toch?

11. Braintoss (bijna gratis)

Een van de toptools op het lijstje van auteur en tevens getting things done-expert Arjan, is Braintoss. Voor ongeveer 2 euro kun je Braintoss downloaden. “Je kunt op de gekste momenten een goed idee hebben, een leestip krijgen of bijvoorbeeld een erg prettig biertje ontdekken. Hoe leg je al die verschillende zaken vast?” Braintoss – vergelijkbaar met Google Keep – is het antwoord, volgens Arjan. “Je hebt alleen een mailadres nodig en vervolgens kun je notities maken, inspreken of een foto maken en die met één druk op de knop naar je inbox sturen.”

12. WorkFlowy (gratis)

Ook over WorkFlowy is Arjan enthousiast. Deze eenvoudige editor is makkelijk te gebruiken voor schrijfklussen, maar ook om projecten en taken te managen. De minimalistische vormgeving maakt dat je een erg rustige, prikkelarme plek hebt om in te werken. Voor elke schrijftaak maak je een raamwerk (outline) en vervolgens werk je die deel voor deel uit. En maak je bijvoorbeeld een lijst ‘Projecten’ en voor elk project een sublijst, dan kun je doorklikken tot op taakniveau in een project – of juist uitzoomen naar het hoogste niveau voor overzicht. Tot slot kun je tags toevoegen en taken aan personen koppelen door hem of haar te mentionen met de ‘@’. En wil je lijsten of aantekeningen delen, dan kan dat ook via WorkFlowy.

13. Todoist (gratis)

Collega Tineke is misschien wel een van de grootste fans van Todoist, dat vergelijkbaar is met bijvoorbeeld Google Keep en Trello. Ze gebruikt het voornamelijk voor het inplannen van taken (zowel privé als werkgerelateerd). “Hoe fijn is het dat je bijvoorbeeld ‘volgende week maandag’ invult, en dat de tool dat gewoon begrijpt?” Ook Todoist kun je helemaal gratis gebruiken.

14. Noise cancelling-koptelefoon

Een andere favoriet van Tineke is de noise cancelling-koptelefoon die ze onlangs kocht. “De beste aankoop van dit jaar, al was ik eerst een beetje sceptisch. Maar in een kantoortuin zoals die van Frankwatching helpt het echt om de ergste ruis weg te filteren en je goed te kunnen concentreren.”

15. SEMrush

SEMrush staat te boek als all-in-one marketingtoolkit en is geschikt voor iedereen die bijvoorbeeld wil werken aan zijn SEO-positie, of zich bezighoudt met keyword-management, social-strategieën, concurrentieanalyses en contentoptimalisatie. Voor 99 dollar per maand kun je gebruikmaken van de uitgebreide opties van SEMrush.

16. Mapstr (gratis)

Collega Larissa tipt Mapstr als app die haar leven het afgelopen jaar heeft verrijkt. “Je kunt locaties opslaan en aangeven om wat voor locaties het gaat. Word je bijvoorbeeld op een goed restaurant in Utrecht gewezen? Dan zet je er bijvoorbeeld bij ‘proberen’ of ‘optie voor kerstdiner’. Mapstr is daarbij ook superhandig voor reizen naar het buitenland, bijvoorbeeld als je alvast wat bezienswaardigheden wil pinnen. En leuk detail: je kunt in Mapstr ook de favorieten van vrienden of collega’s inzien!”

17. Planoly (gratis)

Een andere app waar Larissa fan van is, evenals ondergetekende, is Planoly. Zelf gebruik ik de app fanatiek voor het automatisch inplannen van Instagram-posts op mijn zakelijke account. Je ziet dan direct hoe je feed eruit komt te zien. De app geeft me een seintje als de post online staat – of klaarstaat om gepost te worden, als ik zelf nog iets wil toevoegen vlak voor publicatie. Ook handig: de analytics-functie van de app. Planoly is tot 30 posts per maand gratis te gebruiken.

18. Lightroom

Voor (professionele) fotografen is Lightroom een ideaal programma, aldus Larissa. “Je kunt met Lightroom eigen voorinstellingen maken, zodat je met één klik de juiste instellingen hebt (handig ook voor je grid in Instagram). Je creëert als ware een eigen filter voor je foto’s. Ook voegt het programma automatisch tags toe aan je foto’s, zodat je ze makkelijk terug kunt vinden. Je foto’s behouden daarbij hetzelfde formaat, en worden niet kleiner gemaakt als je ze via bijvoorbeeld Instagram of WhatsApp deelt.” Lightroom is helaas niet gratis, maar voor iedereen met een passie voor fotograferen zeker de moeite waard volgens Larissa.

19. OneTab (gratis)

Een tip die collega Arwen jou als lezer niet wil onthouden. “Handig voor iedereen die met Chrome werkt. De tool is gemaakt om in één keer alle tabbladen die je open hebt staan weer in te klappen, maar wél alle linkjes in een overzichtelijke lijst te behouden. Dat lijstje kun je vervolgens opslaan om later weer te openen tijdens bijvoorbeeld een meeting.” OneTab is geheel gratis.

20. Stocard (gratis)

Puilt jouw portemonnee ook uit van de pasjes, van pinpas tot kadokaart? Deze app als mobiele portemonnee is gratis te downloaden en ook een van Arwens favoriete lifehacks van 2018. Je voegt je passen heel simpel toe aan de app en krijgt vervolgens notificaties van aanbiedingen en acties (die je uiteraard ook uit kunt zetten).

 

21. Uitwisbaar notitieboekje

Collega Linda tot slot is fan van haar uitwisbare notitieboekje, gemaakt van whiteboard-achtig materiaal. “Heerlijk, geen volgeschreven boekjes meer die ik niet weg durf te gooien, en minder papierverspilling! Voor iedereen die af en toe de behoefte heeft offline dingen te noteren.” Vanaf ongeveer 15 euro heb je al een uitwisbaar notitieboek.

Disclaimer

Dan nog even een disclaimer bij bovenstaande lijst. Auteur Arjan verwoordde het al mooi met deze anekdote: “Ik noem graag het voorbeeld van Stephen Covey. Hij vroeg iemand eens of zij tevreden was met haar bril. ‘Zeker’, was het antwoord. Daarop vroeg Covey of zij de bril aan de buurman wilde geven. Zo geschiedde. De buurman werd gevraagd of hij ook zo enthousiast was over de bril. Dat was natuurlijk niet zo. Met de bril zag hij slechter dan zonder de bril. Maar het was toch zo’n goede bril? Kortom, een bril – of in dit geval tool – kan perfect voor jou zijn, maar het is vaak op maat gemaakt voor jou. En daarmee precies het verkeerde voor een ander.” Probeer dus vooral eens uit welke tools wel en niet voor jou werken. 🙂

Welke ultieme tools, programma’s, apps of gadgets die het komende jaar nu al geslaagd kunnen maken mis je nog in dit rijtje? Ik ben benieuwd naar jullie reacties. Op naar een productief 2019!